オフィス移転はどのような理由で実行される？成功のポイントも解説
オフィス移転
現在のオフィスが抱える問題を解決する手段として「オフィス移転」という選択肢もありますが、移転に必要な費用や時間の問題を考えると気軽に踏み出せる選択肢ではありません。実際、単純にオフィスを移転すればすべての問題を解決できるとは言えず、行動の理由と目的を明確にしてからおこなわないと適切な効果を得ることはできません。
この記事では、オフィスの移転を考えているものの、実行に移す段階の手前で検討をしている企業に向けて、他社はどのような理由でオフィス移転をおこなっているのか、どういったポイントに注意しておこなったのかをご紹介します。自社の施策を検討する際の参考にしてみてください。
目次
オフィスの移転理由を明確にする重要性
移転で問題を解決し生産性を向上させたいと考えるならば、まずは移転理由と目的、目的の達成手段を明確に決定することが第一です。オフィスの移転にはコストや時間、労力がかかります。問題解決手段として適切なのかを吟味しないまま、曖昧な理由で移転を進めることは企業にとってマイナスになる可能性がでてきます。
たとえば、オフィスが手狭になってたことを理由に移転を決めたにも関わらず、家賃や立地などの条件にこだわり過ぎた場合には、肝心のオフィス面積を確保できないということになりかねません。
一度目的を決めたら、その目的を最優先事項として計画を進めることが大切です。確かに、オフィスにはさまざまな課題がついてまわりますが、一度に多くのことを解決するのは困難な道です。解決したい課題に対しては、しっかりと優先順位をつけるようにしましょう。移転の理由が明確になっていれば、移転先選びや移転後のレイアウト設計もスムーズにおこなえます。
オフィス移転のよくある8つの理由
「自社が抱える課題の解決策として、オフィス移転は適切か」という点は気になるものです。理由によっては移転が効果的な選択肢とならないこともあるため、既存の事例に習うことも重要です。
オフィス移転を実施する会社はどのような理由に基づいて実行しているのか、よくある事情は次のとおりです。
- 従業員の増加に対応するため
- 従業員の生産性やモチベーションを高めるため
- 人材確保のため
- ブランディングのため
- 新しい働き方に対応するため
- コスト削減のため
- オフィスの集約・分散のため
- カーボンニュートラル実現のため
これらの理由を詳しく解説します。自社が抱えている問題が、こうした移転理由に関連付けられるかどうかを考えてみましょう。
■1．従業員の増加に対応するため
オフィス移転を実施する企業に多いのは、従業員の増加で足りなくなったスペースを確保するためという理由です。現状の人数だけでなく、将来的な従業員の増強を見越してあらかじめ広いオフィスに移転するケースもあります。
業績が好調で成長を続けている会社の場合、こうした理由での移転は非常に有効な手段と言えるでしょう。勢いのある事業と優秀な人材を抱えているにも関わらず、オフィスが手狭になったせいで生産性が下がるような事態は避けたいものです。
優れた業績を従業員の待遇に反映するという意味合いでも、スペースの確保は重要な課題です。スペースに加えてデザイン性や立地、ビルの品質に気を使い従業員の満足度を向上させることも意識すると、移転がより価値ある施策になります。
■2．従業員の生産性やモチベーションを高めるため
従業員の生産性やモチベーションは、オフィスの質やスペースの使い方に左右される部分が多くあります。たとえば、陽の光が当たりにくいような立地は従業員の心身に良いとは言えず、人数に対してスペースが足りないことは業務効率や能率に影響します。
このように立地や建物の物理的な制限によって問題が生じている場合は、移転も一つの解決策として有効です。
移転先は日当たりが良い、公共交通機関が充実している、広いスペースを確保できるなどが基準となります。従業員のモチベーションや集中力を高める観点から、リラックスのできるスペースや個人用の集中ブース、リフレッシュゾーンなどをもうけることも有効です。
▼関連記事
オフィスに「集中ブース」を設置するメリットとは？設置方法やおすすめブースもご紹介
オフィスにリフレッシュルームを設置する際のポイントとは｜成功事例も紹介
■3．人材確保のため
人材市場でのアピール材料にすることを目的の一つとする企業もあります。求人活動の際、働きやすいオフィスを条件にしている求職者は少なくありません。求職者にとっては立地やオフィス内の設備だけでなく、ビジュアル的な洗練度も企業選択の重要なポイントとなります。従業員にとって魅力的なオフィス環境を整備することは、新規人材の確保にも有益だということです。
オフィス環境はリノベーションなどで改善できることもありますが、立地や建物のスペースが原因で実現できない場合には移転が必要です。また、通勤が困難な立地も求職者にとってマイナスポイントとなるため、移転が解決の手段となります。
▼関連記事
【2023年最新版】オフィスリノベーションの成功事例5選を紹介
■4．ブランディングのため
企業のイメージはオフィスの立地にも影響されるため、ブランディングを目的に移転をする企業も多く存在しています。
たとえば、東京都の渋谷はIT企業が多い、表参道はデザインやアパレル系の企業が多いなど、業種と立地のイメージは強く結びついています。同業種の大手企業が多いエリアにオフィスを構えると、こうした認識を利用して自社のブランド化につなげられます。
また、同業他社との情報交換や必要なマーケティング情報を入手しやすくなるという実務的なメリットもあります。
■5．新しい働き方に対応するため
テレワークやハイブリッドワークを推進すると、従来の出社を基本としたワークスタイルよりも従業員の出社率が下がります。それにより発生したオフィスの余剰スペースの無駄を減らすために、小規模なオフィスへの移転をおこなうケースもあります。
コロナ禍に対応するためやむを得ずテレワークをしている場合で、さらにいずれオフィスに出社するワークスタイルに戻すことを想定している場合は、オフィスを維持する必要があるかもしれません。しかし、ハイブリッドワークのように新しい働き方を推し進めるのであれば、オフィス規模の見直しは検討の価値があります。
また、フリーアドレス制やAWBなど従業員個人の専用席を設けないスタイルの場合も、オフィス規模を縮小する余地があります。オフィス移転を働き方改革やコスト削減の手段として考える場合には、フリーアドレス化などを前提としたレイアウトなどもあわせて検討してみましょう。
▼関連記事
ハイブリッドワークとは？導入するメリットや課題に対する解決策を徹底解説
フリーアドレスオフィスを導入する3つのメリットと失敗させないコツを徹底解説
■6．コスト削減のため
オフィス移転はコスト削減にも有効です。移転にはまとまった費用がかかるため短期的には出費が増えますが、長期的にはコストの削減につながります。
オフィスの維持にかかる固定費のうち、もっとも高額なものは賃料です。移転によりオフィス規模を縮小できれば負担を軽減できるでしょう。光熱費のコストカットも期待できます。
■7．オフィスの集約・分散のため
オフィスの集約にはコスト削減や部署間の交流促進の効果があり、一方で分散には従業員の通勤のしやすさや災害時のリスク分散における利点が存在します。
集約をおこなう場合は、近隣地域に展開している複数のオフィスをまとめるため、複数の部署が働ける規模やシステムを実装する必要があります。人数や部署数をまかなうことのできない面積、室数では生産性が下がる場合もあるため注意しましょう。
オフィスの分散は、BCP対策としておこなわれる場合もあります。BCPはBusiness Continuity Planの略語で、日本語に翻訳すると事業継続計画という意味を持ちます。東日本大震災やコロナ禍によって、何か一つのトラブルが原因となってオフィス全体が機能を停止し、事業に大きな影響を与える可能性があると考えられるようになりました。こうしたリスクに対し備えるのがBCP対策です。
BCP対策については、こちらの記事でより詳しく解説しています。あわせて参考にしてみてください。
BCP対策とはなにか基本から解説｜6つのステップで策定・運用しよう
■8．カーボンニュートラル実現のため
カーボンニュートラルとは、CO2の排出量と植物による吸収量をプラスマイナスゼロとしていくための試みで、持続可能な社会の実現のために重要視される考え方です。
これからの社会に必要な考え方であると認知されているため、カーボンニュートラルの導入には企業イメージの向上だけでなく、再生可能エネルギーを導入によるエネルギーコストの削減も期待できます。
持続可能な社会に対して貢献しているかどうかは、消費者や業界、投資家など、企業の利益に欠かせないステークホルダーに対する印象としてとても重要な要素です。古い建物ではこうした試みを実現できない場合もあるため、移転は有効な選択肢となるでしょう。
オフィスとカーボンニュートラルの関わりについては、次の記事も参考となります。ぜひご覧ください。
オフィス移転の流れ
実際にオフィス移転をする際の実務的な流れを把握しましょう。一般的には、次のようなプロセスでおこなわれます。
- オフィス移転計画を立案
- 移転先オフィスのレイアウトや導入家具の決定
- 各種業者を手配してオフィスの移転
- 各種機関で手続き
それぞれの段階でおこなうことについても、詳しく解説します。
■1．オフィス移転計画を立案
これまで解説してきたとおり、オフィス移転では計画性が重要な要素となります。どのような目的で、どのような条件のオフィスに移転するのかを考えましょう。目的に合わせて最適な物件選びをおこないます。
また、オフィスの移転目的だけでなく移転スケジュールも検討しましょう。現オフィスの管理会社に対しての解約予告は数ヶ月前におこなう必要があります。解約予告は取り消しができないため、移転先の入居日や引越し作業、原状回復工事など全スケジュールを把握した上で進めることが大切です。
オフィスの移転にあたっては、移転先での作業以外にも、現オフィスの引き払い作業が必要です。解約の手続きや、原状回復のために必要な費用、期間も計画に盛り込むようにしましょう。
▼関連記事
オフィス移転マニュアル完全版｜スケジュール通りに新天地で業務開始
■2．移転先オフィスのレイアウトや導入家具の決定
新しいオフィスの移転先物件が確定したならば、つぎはその物件の図面などを確認しながらレイアウトや導入するオフィス家具を決めていきます。
オフィス移転の目的を達成できるように設計していくことが大切です。新しい働き方に対応するために移転をする場合は、フリーアドレスを意識して固定的に割り当てるためのデスクを減らしたり、従業員が行き来しやすい動線を敷かなければなりません。
また、今ある家具をそのまま使うのか、新しく購入するのかも検討が必要です。現有の家具がリース品である場合には、リースを継続するのか、解約するのか、新しい家具のリースを受けるのかも判断しましょう。
▼関連記事
オフィスレイアウトの考え方とは｜パターン別の特徴やポイントを解説
■3．各種業者を手配してオフィスの移転
移転先となるオフィスの工事や引越し、家具の購入・リースなどを承っている業者に手配をおこないましょう。順次、オフィス移転の作業を進めていくことになります。
工事の立ち合いや家具などの搬入などを問題なくおこなえるように、従業員には事前に移転スケジュールを周知します。住所変更による混乱を防ぐため、取引先企業への連絡も不可欠です。オフィス移転作業における役割分担もあらかじめ設定し、スムーズに引越しをおこなえるようにしておきましょう。
▼関連記事
オフィス移転で失敗しない業者の選び方とは？業者の種類や依頼時の注意点も解説
■4．各種機関で手続き
オフィス移転の際には各機関への届け出が必要です。提出期限が定められている届け出もあるため、もれがないようにおさえておきましょう。
手続きをおこなう行政機関と、必要な提出物は次の表のとおりです。
| 提出先 | 必要な届け出 |
| 消防署 | ・防火対象物使用開始届出書
・防火対象物工事等計画届出書 |
| 税務署 | ・異動届出書 ・給与支払事務所等の届出 |
| 労働基準監督署・ハローワーク | ・労働保険名称、所在地変更届の届出
・雇用保険事業主事業所各種変更届 |
| 法務局 | ・本社（または支店）登記申請書 |
| 年金事務所 | ・適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄内）
・適用事業所所在地・名称変更（訂正）届（管轄外） |
| 郵便局 | ・郵便物届出変更届 |
| 警察署 （社用車がある場合） |
・自動車保管場所証明申請書 ・安全運転管理者変更届 （ナンバープレート変更がある場合） |
オフィスの移転で年金事務所の管轄が変わる場合、提出書類にも変化があるため注意しましょう。
チェックするべき事項は多岐にわたるため、リストアップして確実に実行することが大切です。次の記事では手続きのより詳細な解説や、チェックリストを紹介しています。オフィス移転をおこなう際はぜひ参考としてください。
オフィス移転を成功させるポイント
チームオフィス移転を成功させた企業はどのようなポイントに注意してプロセスを進めていったのでしょうか。この項目では、オフィス移転を成功させるポイントをご紹介します。
代表的なポイントは次の3つです。
- オフィス移転のプロジェクトチームを結成する
- 移転のスケジュールに余裕を持たせる
- 補助金・優遇措置で移転費用を削減する
それぞれのポイントの内容を解説します。
■オフィス移転のプロジェクトチームを結成する
プロジェクトチームを結成してタスクごとに担当者を決めておくと、移転計画を具体的に進めやすく、進捗の確認も容易になります。
オフィス移転は、そのオフィスで働く人すべてに影響の出る事柄であるため、複数の部署から人員を募るようにしましょう。各部署の従業員の意見を汲み上げ、全員にとって利益となるようなオフィス移転を実現するためには、チームにも多様性が必要です。
集められた意見から、新オフィスにもっとも求められている要素はなにか、移転の目的とするものはなにかをチーム全体で検討しましょう。
独善的な計画によって実施された移転は目的を達成できず、また移転の実務においても混乱を招く可能性があります。オフィス移転のメリットを最大化するためにも、チームを組み、従業員が納得しやすく、確実に実行できる移転計画を組み立てていきましょう。
■移転のスケジュールに余裕を持たせる
手続きや準備が想定通りに進むとは限らないため、イレギュラーな事態が発生しても問題がないようにスケジュールに余裕を持たせるようにしましょう。
オフィス移転においては工事や業者、オーナーとの話し合いなど、自社都合だけではどうにもならない要素が多く、予定の詰まったスケジュールでは通常業務に支障をきたす可能性もあります。
一般的に、オフィス移転は少なくとも半年程度の時間を要するとされています。このことを念頭に置き、解約予告の日から逆算してオフィスの移転計画を組み立てていくことが大切です。
■補助金・優遇措置で移転費用を削減する
国や行政機関が提供する補助金や優遇制度を利用すれば、移転費用を削減できます。
オフィス移転の際は引越し費用、新オフィスの取得・工事費用、旧オフィスの原状回復費などなにかと出費が増えてしまいます。補助金や優遇措置を利用できれば出費を補えるため、欠かさず利用するようにしましょう。
利用できる制度には、ものづくり補助金や地方拠点強化税制などがあげられます。どのような企業でも無制限に利用できるものではないため、適用が可能かどうかはあらかじめチェックしておきましょう。
また、自治体が独自に支援をおこなっている場合もあるため、細かく調べるようにしましょう。
▼関連記事
【オフィス移転に必要な14の手続き】スムーズに移転を進めるコツや補助金制度も解説
■オフィス移転の専門業者を利用する
移転の際には専門業者を利用することで、より質の高いオフィスを実現できます。新オフィスのレイアウト設計など専門知識が必要な分野が関わってくるため、より精度の高い課題解決を実現する場合には業者の利用が確実です。
物件探しやレイアウトデザインに対する協力など、自社に適したオフィスづくりを提案してもらえます。また、オフィス移転の計画から実施までをワンストップでおこなってもらえるため、自社負担の軽減にもつながります。
オフィス移転の計画段階で、オフィス移転を専門とする業者に移転を依頼しましょう。複数の業者に見積もりを依頼し、実績やサービス内容、見積もり価格を比較して、納得のいく業者と進めていきましょう。
アイリスチトセでは、オフィス移転を含め、オフィスに関するあらゆる課題について相談を承っております。豊富な実績と蓄積したノウハウから、お客様のニーズに沿った課題解決方法をご提案します。
オフィスの移転を検討されている場合は、ぜひ一度アイリスチトセにご相談ください。
オフィス移転を実行する前によくある疑問
実際に計画を動かす前に、オフィス移転を考える企業が頻繁に直面する疑問を把握しておきましょう。疑問を先回りで解消しておけば、よりスムーズに計画を進められます。
■フレキシブルオフィスは移転先として有用か？
フレキシブルオフィスは、一般的なオフィスよりも移転をおこないやすく、初期費用が低い点がメリットです。
フレキシブルオフィスとは、コワーキングスペースやシェアオフィス、レンタルオフィスなどの柔軟な契約形態を持つオフィスサービスの総称です。いずれも短期契約が可能であり、年単位の契約を前提とする一般的なオフィスよりも利用のハードルが低いと考えられます。
こうしたハードルの低さはデメリットとしても現れます。たとえば使用するときだけ契約をおこなうという形態のオフィスが多いため、自社設備やセキュリティの管理に問題が残ってしまいます。
設備を常設できず、資料の置き忘れから機密漏洩が発生するリスクがあるため、利用にあたっては注意が必要ですが、サービスによってはオプションとして鍵付きロッカーや常設許可がある場合もあります。コストの軽さがリスクに見合うのかどうかを踏まえてから利用することを考えましょう。
関連記事▼
フレキシブルオフィスの6つの種類を徹底比較！メリットを理解して新しいオフィス選びを実現
■移転に反対意見がでたときはどうする？
経営者側に強い移転の意思があれば移転の強行は可能です。しかし合意の取れない施策は従業員との間に軋轢を生む原因となり、従業員のエンゲージメントや離職率に影響を与えることは見逃せません。
オフィスの移転を考えた経営陣が「移転費用があるならば給料を上げてほしい」と大反対を受けたような例もあります。お互いに意見を譲れず議論が荒れてしまえば労使間の信頼関係を損ない、移転による生産性の向上など見込めないような状況に陥ります。
経営者の強行を禁ずる法律はありませんが、授業員のモチベーション低下によって業績が悪化してしまっては本末転倒です。移転先でも納得して仕事をしてもらうため、議論を尽くして移転の必要性を納得してもらうことが最善と言えるでしょう。
■オフィス移転は途中で中止できるのか？
既にオーナーに解約予告を出してしまっている場合、中止は難しい可能性があります。賃貸物件の経営は入居者が居なけれ利益を生まないスタイルのビジネスであるため、既に次の入居者と契約済みである可能性があります。
新たな入居者が現れている場合は中止は困難ですが、新しい入居者が決まっていないならば交渉の余地はあります。しかしその可能性は、期待をかけるにはあまりにも不安定なものです。
移転の中止を迫られるような事態とならないため、計画的にプロセスを進めていきましょう。
まとめ：オフィスの移転目的はしっかりと定めよう
現在使用しているオフィスの問題が移転によって解決できる場合ならば、オフィスの移転は課題解決のための大きな選択肢の一つとなるでしょう。その場合は、問題意識をオフィス移転の目的の中心に定め、解決のための施策をプロジェクトチームで深めていくことが大切です。
オフィスの移転プロセスは複雑で、押さえておきたいポイントや注意点も多岐にわたります。専門知識が必要な場合は業者の力を借り、自社の負担を減らすことも考えましょう。
アイリスチトセではオフィス移転を含め、オフィスのリノベーションなどオフィスに関するあらゆる課題について相談を承っております。豊富な実績と蓄積したノウハウにより、課題の把握から解決までトータルで最善の方法をご提案させていただきます。オフィスに関するお悩みはぜひお気軽にご相談ください。