ハイブリッドワークとは?導入するメリットや課題に対する解決策を徹底解説

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ハイブリッドワークとは?導入するメリットや課題に対する解決策を徹底解説

企業の働き方改革の推進により、新しいワークスタイル「ハイブリッドワーク」に注目が集まっています。2020年にはハイブリッドワークライフ協会が設立されており、それぞれの生活様式に合わせて柔軟に働けるワークスタイルが社会全体で推進されています。

しかし耳慣れない働き方なので、「ハイブリッドワークとは何か」「どのようなメリットがあるのか」など気になる方も少なくないのではないでしょうか。

この記事ではハイブリッドワークの定義をはじめ、導入するメリット、効果を最大化させるための方法などを詳しく解説します。ハイブリットワークの課題に対する解決策も併せて解説するので、ハイブリッドワークの導入を検討している企業の担当者はぜひ参考にしてください。

ハイブリッドワークに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

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ハイブリッドワークとは

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ハイブリッドワークとは、従来の出社型「オフィスワーク」と離れた場所で働く「テレワーク」を組み合わせた働き方のことです。それぞれのメリットを掛け合わせ、デメリットを補い合う特徴があるため、働き方改革の一貫として多くの企業が取り入れています。

さらに詳しく見ていきましょう。

 

ニューノーマルな働き方

ハイブリッドワークの特徴は、オフィスでの業務とオフィス以外の場所での業務を自由に組み合わせられる点です。たとえば事務作業はテレワーク、ほかの社員との共同作業が必要な場合はオフィスワークを選ぶなどです。

オフィスだけで業務する従来のノーマルな働き方に対し、ハイブリッドワークは複数の働き方ができるという点で「ニューノーマルな働き方」と言われています。

社員は自分自身で業務内容に応じた働き方を選択できるので、自主性を育むことが可能です。

 

コミュニケーション不足を解消する新しいワークスタイル

ハイブリッドワークでは、社員同士のコミュニケーションが必要な際はオフィスワークに切り替えられるため、コミュニケーション不足の解消が期待できます。

社員の働く場所が異なるテレワークではテキスト、もしくはWeb会議サービスでのやり取りが大半です。そのため、文意が伝わりにくい、会話にタイムラグが生じてレスポンスが遅れるなど、コミュニケーションがストレスにつながっていました。

実際、総務省の「令和2年版情報通信白書」では、「同僚や上司などとの意思疎通・営業、取引先との意思疎通」など、コミュニケーションに課題があったと回答した方が18.9%となりました。

テレワークを実施してみて問題があったこと 割合
会社でないと閲覧・参照できない資料がデータなどがあった 26.8%
同僚や上司などと連絡・意思疎通に苦労した 9.7%
会社のテレワーク制度が明確ではないため、やりづらかった 9.6%
営業・取引先等との連絡・意思疎通に苦労した 9.2%
自宅に仕事に専念できる物理的環境がなく、仕事に集中できなかった 7.0%
自宅で仕事に専念できる状況になく、仕事に集中できなかった 4.8%
セキュリティ対策に不安があった 3.1%
その他の問題があった 2.0%
特に問題はなかった 27.8%

出典元:厚生労働省「令和2年度版情報通信白書」

ハイブリッドワークは、テレワークのデメリットをカバーし、オフィスワークとテレワークのメリットを活かせる新しい働き方です。

ハイブリッドワークの効果とメリット

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ハイブリッドワークを導入すると、企業や社員にさまざまなメリットをもたらします。ここからは、ハイブリッドワークの効果とメリットを解説します。

 

1.コミュニケーションの活性化

ハイブリッドワークは業務内容によって働く場所を選べるので、必要に応じて対面でのコミュニケーションもおこなえます。

オフィスでは社員同士が顔を合わせられるため、自然なコミュニケーションが生まれやすくなります。。オフィス内にマグネットスペースや気軽に会議できるスペースを設置すれば、より効果的になります。

オフィスコミュニケーションの活性化に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

2.社員の満足度向上と離職率低下

ハイブリッドワークを導入すると、社員の満足度向上と離職率低下が見込めます。社員のニーズに合わせて多様な働き方を提供することで、満足度のアップが期待できるためです。

社員満足度が向上すれば企業に対する愛着心も芽生え、離職率もおさえられるでしょう。さまざまなライフステージに直面しても柔軟な働き方ができるので、社員が離職を選ぶ必要がなくなります。

また、社員満足度が高い企業としてブランド力も高まるため、優秀な人材が集まりやすくなり採用で有利に働く可能性があります。

 

3.業務効率化と企業の業績アップ

ハイブリッドワークを導入すると社員自身が主体的に集中できる環境を選べるため、モチベーションや能率アップ、ひいては生産性の向上にもつながります。

オフィスとは違う環境で業務をおこなえばリフレッシュにもなり、アイデアが浮かびやすくなります。対面でのコミュニケーションが必要な業務の際はオフィスに集まることで、チームとしての一体感も高まるでしょう。

チーム力が高まり業務が効率的に行えるようになれば、社員のモチベーションもアップします。。仕事とプライベートにメリハリがつくと、より一層仕事に集中でき業績アップも現実的になるでしょう。

 

4.コスト削減につながる

ハイブリッドワークを導入すると、次のコストを削減できる可能性が期待できます。

  • 不動産コスト
  • 交通費
  • 光熱費 など

企業のランニングコストで多くの割合を占めるのは、不動産コストです。出社する社員が減るため、既存の規模のオフィススペースが不要になります。導入を機にオフィス縮小を試みると、不動産コストの削減につながります。

このほかに削減できるコストは、社員に支給する交通費やオフィスの光熱費などが挙げられます。

削減できたコストは、セキュリティ対策の強化に活用するのも手段の一つです。人材流出を防ぐためにも、福利厚生の充実や人事評価の見直しにコストを有効活用するのもよいでしょう。

コスト削減に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

5.ワーク・ライフ・バランスの実現

人生では育児や介護、家族の転勤など、さまざまなライフステージが訪れます。オフィスワークに限られた職場の場合、ライフステージによっては離職を余儀なくされるケースも少なくありません。

しかし、ハイブリッドワークを導入している職場なら働く場所を選べるため、勤務を継続しやすくなります。ハイブリッドワークを導入するとワーク・ライフ・バランスを実現しやすくなるため、ウェルビーイングの向上も期待できます。

ウェルビーイングとは心身の健康と社会的な健康を意味し、持続的な幸福状態を指す言葉です。ハイブリッドワークを通じて社員の幸福度や充実度を底上げできます。

ワーク・ライフ・バランスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

ハイブリッドワークの課題とデメリット

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生産性の向上やコスト削減が期待できるハイブリッドワークですが、いくつかのデメリットもあります。ここからはハイブリッドワークの課題とデメリットに加え、解決策を併せて解説します。

 

1.ワークスタイルの二極化

ハイブリッドワークでは、ワークスタイルが二極化するリスクがあります。社員によって働きやすい環境が異なり、オフィスワークとテレワークのどちらか一方に偏る傾向があるためです。

双方に負担や不利益が生じる可能性があるため、導入前に二極化への対策が必要です。

【対策】出社比率を決める

ワークスタイルの二極化を防ぐためには、事前に出社比率を決めておくと効果的です。たとえば、「勤務日数のうち○日は出社して業務をおこなう」「定期的に社員全員が参加するWeb会議を開催する」などです。

 

社員が出社比率に沿った働き方を選ぶことで、オフィスワークの社員に業務が集中する、テレワークの社員に必要な情報が伝わらないなどの課題を解決できます。

2.社内における情報格差

ハイブリッドワークを導入すると、オフィスワークの社員が話した内容をテレワークの社員にきちんと共有できない可能性も考えられます。特にチームで進めるプロジェクトの場合、チームワークに影響が出る懸念もあります。

情報共有できていないとミスやトラブルにつながるため、情報格差への対策が必要です。

【対策】情報共有の方法を決める

ハイブリッドワークによる情報格差を防ぐためには、事前に情報共有の方法を決めておくとよいでしょう。たとえば、報連相や情報共有の仕組みのシステム化です。

出社の有無に関わらず、チームメンバー全員で情報をキャッチできるよう、情報共有の方法やタイミングを社内で明確化しておきましょう。

 

3.適正な人事評価が困難

オフィスワークを前提として作られた人事評価では、適切に社員を評価できない可能性があるため、ハイブリッドワークを導入する際には、評価制度の見直しも必要です。

特にテレワーク環境下では上司が勤務態度を直接観察しにくいので、マネジメントの質の低下が懸念されます。正当に評価されないとモチベーションの低下につながるリスクもあるため、新しい評価制度を導入しましょう。

【対策】適切な勤怠管理システム・人事評価プロセスを導入する

人事評価を見直す際には、適切な勤怠管理システムや人事評価プロセスを導入するのも手段の一つです。テレワーク環境下では、上司から直接見えない部分の評価をどのようにおこなうかがポイントです。

さまざまな働き方に対応できる評価方法の一つとして、360度評価があります。360度評価は同僚や上司などの立場が異なる関係者が評価をおこなうため、どのような働き方でも多角的に評価できます。

また、オフィス以外の場所では勤怠管理が難しいので、ツールやグループウェアを導入して正確な勤務状況を把握できる環境を整えましょう。

 

4.情報漏洩の懸念

社員が働く場所が広がると、同時に情報漏洩に対する懸念が生じます。セキュリティ面のリスクは、端末の紛失や盗難、盗聴、覗き見など多岐にわたります。

ハイブリッドワークに限らず、オフィス以外での働き方を提供する際には、セキュリティ対策が必要です。

従来のセキュリティ対策では防ぎきれないリスクもあるため、既存の対策の見直しや新たな対策も求められます。

【対策】セキュリティ対策を強化する

ハイブリッドワークによる情報漏洩を防ぐためには、セキュリティ対策の強化が有効な手段です。たとえば公衆Wi-Fiは利用しない、ルーターは暗号化設定してから利用するなど、業務で利用するインターネット回線を指定し、自社でルール化しましょう。

ルール化した後は社内研修を実施し、周知徹底を図ることが大切です。なお、有効なセキュリティ対策は、総務省が提供している「テレワークセキュリティガイドライン」が参考になります。

セキュリティ対策に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

ハイブリッドワークの効果を最大化させるポイント

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ハイブリッドワークは、導入しただけで効果が得られるとは限りません。ここからは効果を最大化させるポイントを解説するので、自社で導入する際の参考にしてください。

 

オフィスレイアウトの最適化

ハイブリッドワークを導入する際には、同時にオフィスのレイアウトも見直してみましょう。既存のオフィスのままで導入すると、テレワークとオフィスワークの二極化やコミュニケーション不足をより一層加速させる可能性があります。

ハイブリッドワークの効果を発揮するためには、テレワークとオフィスワークのそれぞれの社員をシームレスにつなげるオフィスづくりが大切です。フリーアドレス制を導入すると、余剰スペースが生じます。

余ったスペースにマグネットスペースや集中ブースを設置すれば、これまでにはない新たな空間機能を生み出します。導入を機に、オフィスの縮小を図るのも選択肢の一つです。

マグネットスペースを導入したオフィス作りは、こちらの記事で詳しく紹介しているので、チェックしてみてください。

マグネットスペースを導入してオフィス作り!設置するメリットから方法まで

社員が働きやすい環境はオフィスごとに異なるため、迷った場合は専門家に相談してアドバイスを受けましょう。アイリスチトセでは、企業のニーズに対応したオフィスデザインを承っています。

求められる機能や役割に応じたオフィスを実現するためにも、ぜひアイリスチトセにご相談ください。

 

コミュニケーション環境の整備

オフィス以外の場所で働く社員が増えると、コミュニケーション不足が懸念されます。課題を解決するためには、コミュニケーションが活性化しやすい環境作りが大切です。

ハイブリッドワーク導入後は、定期的に社員同士が顔を合わせてやり取りできる機会を提供してみましょう。コミュニケーションを活性化するおもな対策は、次のとおりです。

  • Web会議
  • チームミーティング
  • 1on1 など

オフィスワーク以外の社員は、上司や同僚と気軽にやり取りできずに孤立を招くリスクもあります。そのため、フォーマルコミュニケーションだけでなく、インフォーマルコミュニケーションにも着目して環境整備をおこないましょう。

インフォーマルコミュニケーションとは社員同士でおこなう雑談や日常的な会話のこと。インフォーマルコミュニケーションを生み出す環境整備は、こちらの記事で詳しく紹介しています。ぜひ参考にしてください。

インフォーマルコミュニケーションを社内に生みだそう!必要性から活用事例まで

ハイブリッドワークに関するよくある質問

最後に、ハイブリッドワークに関するよくある質問をご紹介します。

 

どんな職種でも導入できるのか

職種や業種によっては、ハイブリッドワークが向かないこともあります。たとえば、次のように対人対応が求められる職種や現場にヒューマンパワーが必要な業種です。

  • 医療従事者
  • 製造業
  • 接客業 など

すべての職種や業種にハイブリッドワークが適しているとは限らないため、社員のニーズやオフィス形態に合う働き方を選びましょう。

 

細かい社内ルールの見直しが必要か

ハイブリッドワークの導入後は、社内で混乱が生じる可能性があります。混乱を避けるためにも、次のようなルールを事前に策定しておいたほうが良いでしょう。

  • 端末の管理
  • 緊急時の対応
  • 交通費
  • 勤務場所や時間 など

ハイブリッドワークを導入すると、社員に支給する交通費が曖昧になりやすいです。勤務場所や時間を正確に把握できるシステムを導入し、きちんと管理できるように環境整備しましょう。

ただし、ルールを細かくし過ぎると社員の負担になるケースもあります。そのため、部署やプロジェクト単位で柔軟に検討するようにしましょう。

まとめ:導入前にルール化や社員研修を実施しよう

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ハイブリッドワークには、セキュリティ面やコミュニケーション不足などさまざまな課題もあるのが現状です。影響を最小限におさえるためには、事前の対策やルール化が大切です。

そうすることで導入後の混乱を避け、スムーズに業務がおこなえる流れを作れます。しかし、社員がルールを遵守しないと狙った効果が期待できないため、社内報や研修などで周知徹底するようにしましょう。

ハイブリッドワークライフ協会では、導入事例や有効な活用方法などのセミナーが定期的に開催されています。導入時の参考にもなるため、気になる方はぜひ参加してみてください。

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