オフィス移転はコンサルに依頼？メリットや選び方から徹底解説
オフィス移転
オフィスの移転には多くの業務が発生しますが、オフィス移転はそれほど頻繁に行われるものではないため、自社にノウハウやスキルを持っていないケースも多いでしょう。
そこで検討されるのが、オフィス移転のコンサルタントへの依頼です。
本記事では、オフィス移転におけるコンサルの役割や依頼のメリット、自社にあったコンサルの選び方について説明しています。オフィス移転を検討されている企業担当者の方は、ぜひお役立てください。
目次
オフィス移転のコンサルとは
オフィス移転のコンサルとは、オフィスの移転や規模の拡大縮小といった際に、業務の代行とサポートを請け負うコンサルタントです。
◾️オフィス移転にともなう業務の代行・サポートを行う
オフィス移転には、さまざまな業務が発生します。これらの業務をすべて自社で遂行できれば問題ないのですが、人員不足やスキル不足で思うように進められないケースもあります。
オフィス移転をコンサルに依頼した場合、次のような業務の代行やサポートを任せることが可能です。
- オフィス移転で発生する業務代行
- 移転に関するアドバイス
- 業者のあっせん・交渉
- 移転スケジュールの調整 など
オフィス移転の専門家に任せることで、自社だけでは気づかない部分へのアドバイスや業者との調整といったサポートが期待できます。なお、コンサルによってサポートの範囲や得意分野が異なるため、自社にあったところを探すようにしましょう。
オフィス移転で発生する業務一覧
オフィス移転の際には、大小さまざまな業務が発生します。具体的な内容については、次のとおりです。
| 現オフィスの解約 | 解約の手続き、原状回復工事の範囲確認、敷金・保証金の扱いの確認 など |
| 現オフィスの原状回復 | 工事業者の選定、費用と工事内容の確認・調整、工事の発注 など |
| 新オフィスの選定 | 移転プロジェクトの策定、条件の洗い出し、物件情報の収集、移転スケジュール調整、契約手続き など |
| 新オフィスのレイアウト設計 | レイアウト設計業者の選定・連絡、設計案の考案、工事業者の選定・連絡 など |
| オフィス家具・インフラの手配 | オフィス家具・OA機器の選定、業者への発注、現オフィスから移動するものの選定 など |
| オフィス移転に関わる業者の手配 | 内装・設備・移転・廃棄に関する業者の選定、それぞれのスケジュール調整・発注 など |
| 移転にともなう各種手続き | 行政（税務署・警察など）への届け出、電気・ガス・水道・通信回線などインフラ関係の手続き、関係各社への連絡 など |
やることが多いため、自社で全て行うとなると、プロジェクト担当者の負担は大きくなることが懸念されます。
自社のリソースを把握した上で、コンサルへの依頼も検討してみましょう。また、これらすべてをオフィス移転コンサルに任せるのではなく、自社で対応可能な範囲と任せる範囲をあらかじめ確認し、必要な部分のみを依頼することでコストをおさえられます。
◾️コンサルの業種によって得意分野に違いがある
オフィス移転コンサルはさまざまな業種の企業が提供しており、得意分野が異なります。自社で不足している部分や強化したい部分を洗い出しておき、その分野を得意とするコンサルへ依頼するようにすると、理想を実現しやすくなります。
それぞれの業種の得意分野を次の表にまとめていますので、コンサル選びの参考にしてください。
| 業種 | 得意分野 |
| 不動産会社 | ・物件探し
・新オフィスへ入居する際の条件交渉 |
| デザイン・設計会社 | ・目的やコンセプトに合わせたデザイン設計
・デザイン性の高いオフィスの提案 |
| 建設会社 | ・工事業者との折衝
・工事スケジュールの調整 |
| 運送会社 | ・移転日程の調整
・移転コスト削減の提案 |
| IT系・システム系会社 | ・オフィス全体のIT化
・オフィスに合わせたシステムの提案 |
| オフィス家具メーカー | ・オフィス家具・OA機器の選定
・オフィスにあった文具・備品管理の提案 |
| オフィス移転会社 | ・オフィス移転をワンストップで実施
・移転後のアフターフォロー |
オフィス移転会社は、他の業種と違いオフィス移転が本業のため、オフィス移転にともなう全領域での手厚いフォローが可能です。
◾️相場は移転するオフィスの規模次第
オフィス移転コンサルへ依頼する際の費用は、移転するオフィスの規模によって大きく変化します。
コンサル費用の目安としては、次の金額です。
- 小規模オフィス（10名未満）：50万円未満
- 中規模オフィス（10名～100名未満）：100万～300万円
- 大規模オフィス（100名以上）：300万円～
また、オフィス移転にはコンサルティング費用だけではなく、次にあげる各種費用がかかります。
- 現在のオフィスの原状回復費用
- 新オフィスの契約費用
- 新オフィスの工事・設備費用
- 新オフィスへの引越し費用
- オフィス移転の諸手続きの経費
大規模オフィスの場合、すべて合計するとトータルで1,000万円を超えるケースもあります。
依頼するコンサルによって、業務内容や金額設定はまちまちです。オフィスの規模と全体の予算を検討して、複数のコンサルから相見積もりの取得や無料相談をした方がよいでしょう。
オフィス移転をコンサルに依頼する4つのメリット
オフィス移転をコンサルに依頼することで、次のメリットが考えられます。
- オフィス移転失敗のリスクを低減できる
- オフィス移転に関わる業務負担を軽減できる
- オフィス移転方法の選択肢が広がる
- コストをおさえられる可能性がある
それぞれについて、詳しく説明します。
◾️オフィス移転失敗のリスクを低減できる
オフィス移転コンサルには、これまでに手がけた実績やノウハウが蓄積しているため、移転失敗のリスクを防ぐための適切なアドバイスがもらえます。
オフィス移転の失敗とは、例えば次のようなことです。
- 物件の申し込みに時間がかかり、他の企業に先を越された
- 解約と契約のタイミングがずれ、二重に家賃の支払いが発生した
- 搬入経路の確認を怠り、中に入れられないサイズのオフィス家具を手配した
- 当初のイメージと異なる内装・レイアウトとなっており、働きにくくなった
- 工事の日程調整がうまくいかず、移転日を過ぎても業務に取りかかれなかった など
オフィス移転コンサルに依頼することで、このようなトラブルを未然に防ぎ、スムーズに移転を進められるでしょう。
アフターフォローもあるオフィス移転コンサルであれば、移転後に問題が発生しても対応してもらえます。
◾️オフィス移転に関わる業務負担を軽減できる
オフィス移転に関わる従業員の業務負担を軽減できるのも、オフィス移転コンサルへ依頼するメリットです。
自社の従業員がオフィス移転に関するすべての業務を担う場合、通常業務に加えて移転業務に時間を割く必要があります。不慣れな業務の増大で従業員への負担も増え、モチベーションや業務効率の低下を招く可能性も否定できません。
オフィス移転コンサルに移転業務の窓口を一本化することで、従業員が各業者へ個別連絡する必要がなくなります。これにより担当従業員の負担が大幅に軽減され、連絡漏れや調整の不備といったリスク回避にもつながるでしょう。
◾️オフィス移転方法の選択肢が広がる
オフィス移転コンサルへの依頼で、自社だけでは思いつかなかった方法やアイデアを提案してもらえる可能性があります。
オフィス移転コンサルは、オフィス移転に関する専門知識が豊富です。これまでの経験やノウハウを元に、自社にあった内装や設備、レイアウトの提案が望めます。また、オフィス設計のコンセプトを伝えることで、それをより具体的な形に落とし込む作業も期待できるでしょう。
オフィス移転コンサルから具体的なアドバイスを受けることで、意思決定のスピードも速くなり、時間と手間が短縮されるのもメリットの一つです。
◾️コストをおさえられる可能性がある
オフィス移転コンサルへ依頼するとコンサル料がかかってしまい、コスト負担が大きくなると思われがちです。しかし、全体のコストで考えた場合、コストをおさえられる可能性も考えられます。
移転に関する業務をすべて自社で行う場合、それに関わる従業員の人件費がかかります。業者の選定や交渉の経験が少ない場合、費用の相場や工期の設定がわからず、余計な費用がかかってしまうことも懸念されます。
オフィス移転コンサルに任せると、業者選定・スケジュール調整・費用の相場などすべて把握した上で業務を進めるため、無駄な費用が発生しにくくなります。担当従業員の手間も軽減され、余分な人件費も計上されません。
オフィス移転でかかる経費を考慮した場合、コンサル料を支払ってでも依頼した方が結果的にコスト削減となる可能性があります。全体の費用を算出し、自社の負担が大きい部分に関してはオフィス移転コンサルへ外注を検討してみるのも良いかもしれません。
コンサルにオフィス移転を依頼する際の注意点
オフィス移転コンサルへ依頼を検討する際は、次の点に注意しましょう。
- 移転の目的や条件を明確にしておく
- 複数のコンサルを比較して依頼先を決める
それぞれについて、詳しく説明します。
◾️移転の目的や条件を明確にしておく
オフィス移転コンサルへ依頼するとさまざまなアドバイスがもらえますが、オフィス移転の目的や条件が曖昧ではコンサルも適切な提案ができず、自社の理想とする移転が実現できないかもしれません。
また、アドバイスや回答を得られても、ゴールが明らかになっていないと的確な判断ができません。コンサルはあくまでもコンサルティングが仕事であり、最終決定権は自社にあります。移転の目的や達成したいゴールをしっかりと設定しておくことで、オフィス移転コンサルとの相談も円滑に進められるでしょう。
◾️複数のコンサルを比較して依頼先を決める
前述したとおり、運営している企業の業種によって得意分野が異なります。オフィス移転の特にどの部分を任せたいのか、どういったアドバイスが欲しいのかを洗い出し、要件に適したオフィス移転コンサルを選ぶ必要があります。
さらに、同じ条件内でも複数のコンサルを比較して、費用やサービス提供内容などがより自社のニーズに合ったところを選ぶようにしましょう。
オフィス移転は、企業にとっても一大プロジェクトです。コンサル選びにはじっくりと時間をかけて比較検討し、納得の上で依頼先を決めるとトラブル防止にもつながります。
オフィス移転を依頼するコンサルの選び方
実際にオフィス移転コンサルを検討する際は、次のポイントに注目して選ぶようにします。
- サポート範囲・内容
- 実績の多さ
- トータルの費用
- 利用者からの評判
それぞれについて、詳しく説明します。
◾️サポート範囲・内容
オフィス移転コンサルのサポート範囲と業務内容が、依頼したい分野に対応しているか確認します。
自社の望むサポート範囲に対応していないコンサルを選ぶと、内容のすり合わせがうまくできずにトラブルを招く可能性があります。前述のとおり、依頼するオフィス移転コンサルの業種によって得意分野があるので、請け負えるサポート範囲がある程度事前にわかります。
立地条件を最重要とする場合は不動産業者が運営するコンサル、内装デザインを充実させたい場合はデザイン設計企業が運営するコンサルといったように、重視する部分を得意とするコンサルに依頼すれば満足度が高まるでしょう。
また、自社では対応が難しい業務を洗い出し、その部分だけオフィス移転コンサルへ依頼するのも一案です。アフターフォローが充実しているオフィス移転コンサルであれば、移転後の心配も軽減されます。
◾️実績の多さ
これまで請け負ってきた実績の多さも、重要な判断材料の一つです。
実績のあるオフィス移転コンサルはこれまでのノウハウの蓄積も多く、臨機応変で適切なアドバイスが期待できます。
実績の多さと合わせて、これまで手がけてきた内容もチェックしておきましょう。業務の実績は多くても、自社が希望する分野やトータルで請け負っている経験は少ないケースも考えられます。
これまでの実績数と業務内容を確認し、自社の希望に近いものがある場合は、理想を実現できる可能性は高まるでしょう。公式サイトやパンフレットなどに施工事例が記載されていれば、詳細のチェックがしやすくなります。
◾️トータルの費用
オフィス移転コンサルへ依頼する際は、トータルで費用がいくらかかるか確認するようにします。
出された見積もりが安くても、自社の求めるサービスが入っていなければ意味がありません。どのようなサービスを含んだ価格となっているのか、詳細もしっかりチェックしましょう。
また、見積もりを取る際は複数の業者へ相見積もりを取るのが理想的です。1社だけの見積もりでは全体の相場がわかりにくく、適正価格かどうか判断できません。複数社から見積もりを取り、サービス内容と費用のバランスが取れているところを選ぶと良いでしょう。
◾️利用者からの評判
公式サイトやパンフレットの確認、直接の商談によってオフィス移転コンサルを決めるのが通常の流れとなります。しかし、その中ではマイナス面の情報や不得意な部分などの問題点は説明されないものです。
インターネット上でオフィス移転コンサルの口コミを探し、実際に利用した方の意見も参考にすると良いでしょう。ただし、口コミには私見が大きく反映されます。SNSや各種口コミサイトなどを活用し、偏った意見で判断しないように注意が必要です。
スムーズにオフィス移転を進めるポイント
オフィス移転コンサルへ依頼してオフィス移転を進める際、次のポイントに注意するとスムーズに進められます。
- オフィス移転の流れを把握しておく
- 余裕をもったスケジュールを立てる
- チェックリストを作成しておく
それぞれについて、詳しく説明します。
◾️オフィス移転の流れを把握しておく
オフィス移転にはさまざまな準備や手続きが必要です。オフィス移転コンサルにすべて任せるのではなく、自社でも全体の流れを把握しておくと、前もって準備を進められます。
基本的な流れとしては、おおむね次のようになります。
- オフィス移転計画の立案
- 移転先の選定
- 現オフィスの解約手続き
- 新オフィスのレイアウト決定
- 各種業者の手配
- 新オフィスへの引越し
- 原状回復の工事
- 関係各所へ移転の届け出
これらを半年から1年の間に進めます。どのタイミングでどういった動きをすれば良いか、十分理解しておくことが大切です。
◾️余裕をもったスケジュールを立てる
オフィス移転コンサルのサポートを受けてプロジェクトを進めていても、不測の事態が発生してスケジュールどおりに進まないケースも考えられます。余裕のないスケジュールを立ててしまうと、変更があった場合にそのあとのスケジュールすべてに影響してしまい、計画が大きくずれてしまう可能性も否定できません。
オフィス移転は6ヶ月から1年ほどかかるプロジェクトです。不備が見つかっても対応できるよう、柔軟なスケジュールを立てましょう。
◾️チェックリストを作成しておく
オフィス移転に関わる業務は、多岐にわたります。スケジュール上で同時進行となるものもあり、漏れが発生すると他の業務に影響を及ぼしかねません。
そういった業務の漏れを防ぐためにチェックリストを作成し、一つずつ業務を確認しながら進めると良いでしょう。
なお、次の記事にオフィス移転の際にチェックしておく項目の詳細が説明されています。実際のチェックリストのダウンロードもできますので、オフィス移転を検討中の企業様はぜひご利用ください。
まとめ：コンサルにうまく依頼をしてオフィス移転をスムーズに進めよう
オフィスの移転には、非常に多くの業務が発生するものです。オフィス移転コンサルへ依頼することで移転に関する業務を一本化でき、従業員の負担減が期待できます。
実際にコンサルへ依頼する際は、自社の求める部分を得意分野とする業種を選ぶと、スムーズに進められます。サポート範囲やこれまでの実績、かかる費用をよく検討し、複数の業者内から選ぶようにすると良いでしょう。
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