オフィス移転で失敗しない業者の選び方とは?業者の種類や依頼時の注意点も解説

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オフィス移転で失敗しない業者の選び方とは?業者の種類や依頼時の注意点も解説

オフィスの移転は、大量の荷物や機器の運搬、移転先のネットワーク工事など、一般的な個人の引越しよりも注意しなければいけない点が多くあります。そのため、オフィスを移転する際は、業者にサポートを依頼するのが一般的です。

しかし、いざオフィス移転を進めようと思っても、サポートする業者の選び方がわからない担当者の方も多いのではないでしょうか。そもそも、どのような業者があるのか知らないというケースも多いかもしれません。

そこで本記事では、オフィスの移転を担当する方向けに、業者の選び方や移転で失敗しない方法をご紹介します。オフィス移転をご検討中の方や、今後予定がある方はぜひ参考にしてください。

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オフィス移転を業者に依頼するメリット

オフィス移転の専門業者は各手続きに関する専門知識があり、またさまざまなノウハウも持ち合わせています。移転の計画から実施まで具体的にサポートしてくれるため、自社だけで進めるよりもスムーズに移転プロジェクトを進行できます。レイアウトやデザインに関しても、自社のニーズを汲み取ったうえでの提案を受けられるでしょう。

「移転先をどのようなオフィスにするか迷っている」といった場合には、過去の実施事例などの写真を見て参考にすることも有効です。業者側へ自社ニーズと参考にした事例をあわせて伝えれば、経験をもとに自社側のイメージ固めに協力してくれるでしょう。

ワンストップ対応が可能な業者なら打ち合わせも少なく、担当者の負担もおさえたオフィス移転を実現できます。

オフィス移転のサポート業者選定前に検討すべき内容

事前にオフィスの立地条件や予算などを決めておくと、業者に依頼した後に打ち合わせをスムーズに進められます。また、サポート内容は業者ごとに異なるため、どこまでを業者に依頼するのかも併せて検討しておきましょう。

 

■予算

オフィスを移転する際には新オフィスへの入居時や旧オフィスの退去時、引越しの際にまとまった費用が必要です。費用は企業の規模が大きいほど高くなる傾向にあり、数千万円以上になるケースもあります。

選ぶ物件や内装デザインなどによってはさらに費用が膨らむ可能性があるため、事前に各工程で必要な金額を洗い出し、予算計画を立てておくことが大切です。予算によっては業者に依頼できるサービス内容が変わり、必要な設備を検討する際にも選択肢が限られることもあります。

 

■立地条件や必要な広さ

オフィスの立地や必要な広さは候補となる物件や予算などの根本的な部分に影響します。企業にとって立地条件は重要な要素の一つです。主要な取引先との距離が近ければ移動時間を短縮でき、業務効率化を図れます。また、交通の便が良い場所であれば通勤しやすくなるため、従業員が働きやすい環境の整備につながります。

業務内容や従業員の数に合わせて、必要な広さの検討も必要です。事務所衛生基準規則第2条では従業員一人当たり1.4坪以上の確保が必要と定めています。

※出典元:e-GOV法令検索「事務所衛生基準規則」

ただし、多くのオフィス家具メーカーでは、従業員一人当たり2~4坪を推奨しています。快適な業務環境の整備に必要な広さを見極め、自社にとって適切な広さを確保できるよう十分に検討しましょう。

 

■必要な設備

必要なオフィス面積を割り出す際には、設置する各種設備のスペースも十分に考慮しましょう。事務所衛生基準規則第2条で定められている面積の目安には、設備類も含まれています。

必要な設備が多い場合やサイズの大きい設備を設置する場合は、従業員一人当たりに必要な面積が確保できない可能性があるので注意が必要です。移転先で必要となる設備の種類や数、サイズはあらかじめ把握しておきましょう。

 

■必要なサポート内容

サポート内容は業者によって異なり、予算によっても変動します。特に予算に制限がある場合は、絶対にサポートが必要な内容とできればサポートが必要な内容など、優先順位を踏まえて洗い出しましょう。優先順位をつけておけば、業者を比較する際にも役立ちます。

オフィス移転のおもな作業とは

オフィス移転の計画から実施後までのプロセスに必要な作業を把握しておきましょう。プロセスの理解は、業者との打ち合わせを円滑にすることはもちろん、自社でおこなうべきタスクも逃さないためにも重要です。

オフィス移転で必要な作業は、おもに次の4点です。

  • 移転のための計画立案
  • デザインやレイアウト、家具などの選定
  • 社内整備と引越し
  • 各種申請手続

計画立案から完了までには約1年ほどの時間がかかるとされています。担当者にはそれぞれの作業内容を把握し、計画的な移転をおこなうことが求められるでしょう。

 

■移転のための計画立案

まずは移転の担当者を定め、計画立案をおこないます。いつ・どこに・何のためにオフィス移転をおこなうのかを具体的にしたうえで計画を立てることが大切です。

そのためには、まず現状のオフィス課題を明確にしましょう。たとえば、「再来年度から人員を増加する予定だが、オフィスが手狭になるかもしれない。また、現在の社員から交通の便に不満が出ている。」という課題がある場合には「来年度末までに、駅に近く、現在より広いオフィスに移転したい」という計画が導き出されます。

働きやすいオフィスにするためには、計画段階での社内ヒアリングも重要です。現場従業員の意見も踏まえて、可能な限り多くの課題を解決・予防できる移転計画を組み立てましょう。

また、現在のオフィスの原状回復工事が必要になる可能性もあるため、管理会社や原状回復工事業者との打ち合わせも予定しておきましょう。

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■デザインやレイアウト、家具などの選定

移転先の物件が決まったら、次はオフィスのデザインやレイアウト、家具を選びます。壁紙や家具を選ぶ際は、企業のコンセプトやブランドイメージも意識してみましょう。あわせて快適性や機能性など、従業員にとっての使いやすさなども大切です。

部署ごとのゾーニング計画や適切な動線の設置も重要です。オフィス内のスペースを機能や用途ごとに区分けし、スペースごとの機能や目的の関連性、セキュリティレベルに合わせてレイアウトを決めていきましょう。

オフィス家具は働き方に合ったものを選ぶことが大切です。たとえばフリーアドレス制を採用する場合は、配線機能付きのものやキャスター付きのデスクが選択肢となります。Web会議やオンライン商談が多いような場合は、個室ブースの設置も検討が必要かもしれません。

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■社内整備と引越し

オフィス移転は、旧オフィスに勤務する全従業員に関係することです。移転に関する社内告知や具体的な移転計画の説明は、なるべく早めにおこなうことが求められます。メールなどで概要を説明し、必要であれば説明会の開催も検討してみましょう。

また、各従業員に移転先に持っていく物品リストや廃棄物リストの作成、梱包作業などの協力を要請することも忘れてはいけません。遅くとも1週間前までには、引っ越し当日のタスク分担を完了させておきましょう。

引越し当日、担当者は旧オフィスと新オフィスの入退去に立ち会うようにしましょう。それぞれに積み残しや搬入などのトラブルがないかをチェックする必要があります。

 

■各種申請手続

オフィス移転の作業が終わったあとは、法務局や税務局、社会保険事務所などに法的な届出をおこなう必要があります。

また、会社の住所が変わったことによる混乱を避けるために、取引先に移転完了を連絡することも大切です。旧オフィスが賃貸であれば原状回復工事も必要になります。

オフィス移転に際しては複数のタスクが発生します。次の記事をあわせてご覧いただき、移転業務に備えてください。

旧オフィスが賃貸であれば原状回復工事も必要になります。

オフィス移転のサポート業者を選ぶ5つのポイント

次に、オフィス移転のサポート業者を選ぶポイントを5つご紹介します。ポイントを抑えて、最適な業者を選びましょう。

■1.サポート範囲を決める

まず、業者にどこまでサポートしてもらいたいのか明確にしましょう。業者によって、できることの範囲が異なるため、サポートしてもらいたいことに対応可能な業者を選ぶ必要があります。

そのために、まずは自社で対応可能なことと、業者に依頼する必要があることを洗い出しましょう。業者に依頼することが増えればその分費用は上がるため、予算との相談も必要です。

自社で対応できないことのみ業者に依頼することで、費用を抑えられます。たとえば、移転に伴う荷物の運搬は、荷物が少なければ業者を使わずに社員だけで対応できる可能性があります。

業者に依頼することを明確にしたら、それに対応できる業者を選びましょう。

■2.業者独自のサービスやアフターフォローの充実度

依頼する業者の種類を決定したあとは、さらにアフターフォローの充実度や、書類申請の代行までしてくれるなど、オフィス移転で役立つサービスを複数社で比較しましょう。同じ種類の業者でもサービスやアフターフォローの内容は異なります。

オフィス移転を進めていくなかでは、トラブルや解決しなければいけない問題が発生する可能性があります。そのため、トラブルが発生した際にどこまで対応してくれるのか、どのような対応をしてくれるのかは非常に重要です。

トラブルが起きた後に対応を話し合っても、スムーズに進まなかったり、さらにトラブルが大きくなったりするリスクがあります。そのため、事前にサービス内容やアフターフォローの充実度を明確にしておきましょう。

■3.オフィス移転の実績

オフィスを移転では、いかに移転先でスムーズに業務を開始できるかが重要です。そのため移転の際は、家具や荷物を運搬するだけではなく、パソコンやプリンタなど機器の接続まで行う必要があります。

個人の引越しのみを扱う業者では、機器の接続までは対応できません。Webサイトから実績をチェックして、メインの事業もしくはそれに準ずる事業としてオフィス移転を扱っている業者に依頼しましょう。オフィス移転のサポート実績が豊富な業者であれば、新しい業務環境を整えるにあたって、適切な対応をしてもらえる可能性が高いと考えられます。

実績をチェックする際は、オフィスの移転を扱った件数だけではなく、内容もチェックして、安心してまかせられる業者かを判断しましょう。公式サイトに写真付きで実績が紹介されている業者は、行った作業内容や移転した結果もわかりやすくて参考になります。

■4.依頼にかかる費用

業者に対して正式に依頼する前にはまず見積もりをとる必要がありますが、その際は複数の業者へ相見積もりをとりましょう。1社だけの見積もりでは、その価格が適正なのか判断できません。相見積もりをとることによって、費用の相場も見えてきます。

業者から見積もりをとる際は、見積もり有効期限日に注意が必要です。大抵の場合、見積もり書には見積もり有効期限日が記載されています。受け取った見積もりに記載されている内容は、いつまで有効なのか常に把握しておきましょう。

もし、検討に時間を要して見積もり有効期限日を超えてしまいそうな場合は、再度見積もりをとる必要があります。

■5.オフィス移転業者の口コミ・評判

業者の公式サイトやパンフレットには、おもに業者がアピールしたい内容が掲載されています。ただし、業者を選ぶ際には公式情報以外に、利用者の口コミ情報も確認すると良いでしょう。

公式サイトには料金や事例などは掲載されていますが、業者にとってマイナスとなる情報や過去に利用した方のネガティブな意見は掲載されないません。インターネットで、その業者を利用した企業担当者のリアルな口コミを探してみましょう。

口コミにはどうしても私見が混ざりやすいため、一つだけの口コミで判断すると意見が偏ってしまう可能性があります。そのため、なるべく多くの口コミを確認すると良いでしょう。

オフィス移転のサポート業者に依頼するときの注意点

オフィス移転をサポート業者に依頼する際には、いくつか注意しなければいけない点があります。スケジュールの進捗遅延、ネットワークトラブル、金銭トラブルを起こさないため、次に解説する点に注意しましょう。

■依頼のタイミングによっては予定通りに進捗しない

オフィス移転の繁忙期は業者も忙しいため、依頼をしてもこちらの予定通りに進行できなかったり、料金が上がったりする可能性があります。

一般的に、オフィス移転の繁忙期は1月から3月と、9月から12月です。また、5月も比較的、オフィスを移転する企業が多くみられます。これらの時期は、なるべく避けるのが無難です。

一方、6月から8月は比較的、オフィスを移転する企業が少ないため、スムーズに移転しやすいです。サポート業者の日程も都合がつきやすく、繁忙期より安い料金で依頼できる可能性もあります。

どうしても繁忙期にオフィス移転をする必要がある場合は、なるべく早めに業者へ連絡しましょう。オフィス移転の実行日から逆算して、2ヶ月から4ヶ月の余裕をもって業者に相談や依頼をするのが理想的です。移転の計画をたてる際は、業者に依頼するタイミングも意識したうえで、無理のないスケジュールを組みましょう。

■配線に伴うネットワークトラブル

オフィスを移転する場合は、移転先でもスムーズにネットワークが使える環境にしなければなりません。そのためには、移転先オフィスのネットワーク構築を、ネットワーク工事や移設の専門業者にサポートしてもらうと良いでしょう。

ネットワークは多くの企業で必須となっているため、ネットワークトラブルが起きると、業務に多大な影響を及ぼします。万一トラブルが起きた場合は、早急に原因を特定して対処しなければなりません。

多くの場合、ネットワークトラブルの原因は配線や接続のミスです。自社でこれらの接続を行うと、どうしてもミスが発生する可能性は高くなってしまいます。ネットワークトラブルのリスクを考慮すると、費用はかかっても専門業者に工事や配線、接続まで依頼したいところです。

さらに、移転先で業務を開始する日も専門業者に立ち会ってもらうと安心です。業務開始から数時間はオフィスに滞在してもらい、何かトラブルが起きたらすぐに対処してもらえるようにしましょう。

 

ネット回線の必要な手続きに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■原状回復に伴う金銭トラブル

今まで利用していたオフィスの原状回復に伴う金銭トラブルにも注意が必要です。過去には、敷金や保証金が返却されなかったり、原状回復工事の施工業者から追加費用を請求されたりするなどのトラブルが発生した事案もあります。

敷金の返却に関しては、今まで使用していたオフィスのオーナーが提示する原状回復の費用が妥当な金額か、事前に相場を調べたうえで交渉しましょう。賃貸借契約書の内容も再度確認しておくと交渉の際に役立ちます。

オーナーと交渉した結果、当初提示された費用よりも安くなって敷金が返却されたケースは少なくありません。提示された金額が高いと感じても、支払った後だと交渉するのは極めて難しくなるため、支払う前に情報を収集して、必要に応じて交渉するようにしましょう。

原状回復に関することで追加費用を求められた場合は、本当に追加で支払う必要があるのか、最新の国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」を参考に対処すると良いでしょう。自力で解決するのが難しい場合は、弁護士のような専門家への相談も検討してみてください。

 

オフィスの原状回復に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

オフィス移転の事例5選

ここからは、アイリスチトセがサポートさせていただいた、オフィス移転の事例をご紹介します。

アイリスチトセでは、オフィス移転の計画立案から引越しまで、ワンストップでサポートしております。年間1,000件以上の実績から、お客様のニーズに沿ったオフィスづくりをお手伝いさせていただきます。

アイリスチトセのオフィスサービスはこちら

 

事例①コーナン商事株式会社

全国にホームセンターを展開するコーナン商事株式会社様の事例では、2箇所に分かれていた旧オフィスを移転で新大阪に統合し、交流を促進できるオフィスづくりをおこないました。新大阪という、人と情報が集まる土地の力を活かす設計となっています。

打ち合わせをおこなえる環境を整えることで外部との商談も増加し、ミーティングテーブルの配置は社内コミュニケーションの深化にもつながりました。食堂のワークスペースとしての活用など、当初は想定していなかったメリット得られました。

【インタビュー】コーナン商事株式会社のオフィス移転プロジェクト

 

事例②フジテック株式会社 横浜支店

エレベーター・エスカレーターなどの専業メーカーであるフジテック株式会社様の事例では、「旧オフィスが手狭になった」「好条件の物件が新築された」という自社・周囲環境の変化に適応する移転をおこないました。

見晴らしの良さを活かすため、エントランスから最奥の窓と、横浜の街並みが見えるよう設計しております。メイン動線の中央通路は複数の部署にアクセスしやすく、交流を図りやすいレイアウトとなっています。

【インタビュー】フジテック株式会社「オフィス移転で生まれた社内の活気」

 

事例③株式会社ミュゼプラチナム

美容サロン運営や化粧品の開発・販売をおこなう株式会社ミュゼプラチナム様のオフィスでは、オフィスのコンセプトに「行きたくなる場所にする」「行く(集まる)価値を高める」を据え、オフィス家具コレクション「enKAK (エンカク)」を導入しました。

enKAKは円形と角を組み合わせたフレキシブルな組み替えのできるデスク・椅子などの家具コレクションです。円の柔らかさで人の交流をおこないやすくする、角のシャープさで空間をシャープに整えるといった効果を発揮します。

【インタビュー】株式会社ミュゼプラチナム「コミュニケーションの醸成に重点をおいた、社員の活躍を推進するオフィス空間作り」

 

事例④ハドラスホールディングス株式会社

ナノテクノロジーベンチャー企業のハドラスホールディングス株式会社様のオフィス移転では、コロナ禍以後高まったリアルで顔を合わせることの重要性を意識し、コミュニケーションの取りやすさと感染対策を両立したゾーニング・設計をおこないました。

元々は都立施設で業務をおこなっていましたが、会議の際に会議室を別途借りなくてはならないという課題もあり、移転によるコミュニケーションや業務の自由度も向上できました。フリーアドレスも導入することで、部署の垣根を超えた交流も実現しています。

【インタビュー】ハドラスホールディングス株式会社「ピンチをチャンスに」アフターコロナを見据えたオフィス移転

 

事例⑤セキュリティスタッフ株式会社

愛知県名古屋市の警備会社、セキュリティスタッフ株式会社様の事例では、現場で働く警備員と、事務職などの内勤者の方それぞれの動線や働き方に注目した設計をおこないました。外で働く人、中で働く人の両方が心地よく働けるオフィスとなっています。

旧オフィスでは人口密度が高く手狭でリフレッシュができなかったという課題を、広々としたフロアやジム、ウォーターサーバーの設置といった健康経営的なアプローチで解決しています。DXツールの導入などを通じた働き方改革も、移転と同時に進行しました。

【インタビュー】セキュリティスタッフ株式会社「先を見据えたオフィスデザインとDXの推進」

最適なサポート業者を選んでオフィス移転を成功させよう

オフィス移転のサポート業者には、いくつかの種類があります。移転をスムーズに進めるためには、それぞれの特徴を踏まえて、最適な業者に依頼することが大切です。業者を選ぶ際は、サービスやアフターフォローの充実度、実績、費用などを比較しましょう。実際にその業者を利用した方の口コミも参考になります。

業者に依頼する際、タイミングには注意しましょう。繁忙期はどの業者も日程の都合がつかなかったり、料金が高くなったりするため、なるべく避けたいところです。余裕をもったスケジュールで依頼できるように計画を立てるのが理想的です。

必要なサポート内容を明確にしたうえで、サービス内容やアフターフォローの充実度を比較して、最適な業者を選びましょう。

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