オフィス移転で補助金・助成金を申請しよう！費用の捻出方法まで解説

オフィス移転は、従業員の増減対応やスペースの質・規模の改善など、さまざまな目的に対して利用できる施策です。しかし移転にかかる費用は決して軽視できるものではないため、可能な限り費用をおさえたいものです。

国や地方自治体では企業のオフィス移転に対して、さまざまな補助金や助成金を設けています。オフィス移転の費用の負担を軽減するために、制度の詳細や申請方法を把握して利用を検討しましょう。

この記事では、オフィス移転における補助金や助成金の基本から制度の詳細、申請時の流れや注意点を詳しく解説します。移転にかかる費用そのものを節約する方法もあわせて紹介するため、オフィス移転を検討中の方はぜひご覧ください。

まずはオフィス移転に利用できる補助金・助成金に関する基本的な情報やルールを把握しておきましょう。次の3点から基本を紹介します。

• 補助金・助成金の支給はオフィス移転後
• 支給された補助金・助成金は課税対象
• 補助金と助成金の違い

それぞれの詳細を解説します。

◾️補助金・助成金の支給はオフィス移転後

オフィス移転の補助金や助成金が支払われるタイミングは、実際の移転後となっています。そのため、移転をおこなう際にはまずは自社で費用を全額負担する必要があります。

たとえば、「移転費用の半分を支給する」内容の補助金・助成金制度を利用するケースを考えてみます。300万円の費用がかかる場合、実負担は150万円ですが、補助金・助成金は移転後に支給されるため、移転時には総額の300万円を自社で用意する必要があります

補助金・助成金が後払いの点を踏まえると、オフィス移転の計画にあたってはまず移転費用を確保することが重要であるとわかります。補助金・助成金支払いまで、当面の運転資金が不足しないように移転費用を確保しましょう。

◾️支給された補助金・助成金は課税対象

オフィス移転に利用できる補助金・助成金は、課税対象となる点を踏まえておきましょう。支給された補助金・助成金は雑収入の勘定科目で仕訳され、法人税や所得税の対象となります。なお、消費税は課税対象外です。

また、補助金・助成金を申請するタイミングによっては、申請年度と支給年度の間にズレが生じることもあるため会計に注意が必要です。。たとえば、年度末に補助金・助成金の申請をおこなうケースでは、支給タイミングは新年度以降になることが予想されます。

◾️補助金と助成金の違い

補助金と助成金はどちらもオフィス移転を支えてくれるものですが、それぞれ詳細な内容が異なる点には留意しておきましょう。補助金・助成金の違いは次のとおりです。

一般的には補助金には支給額の高さにメリットが、助成金には支給要件の緩さにメリットがあるといえます。補助金・助成金ともに便利な制度ではありますが、申請をおこなう際には性質の違いを意識するようにしましょう。

オフィス移転に利用できる補助金や助成金には多種多様なものが存在します。全国的に利用できる補助金や助成金は主に次のとおりです。

これらは主に全国区で利用できるものとなっています。地方自治体によって独自の制度を実施している場合もあるため、移転候補地の自治体ホームページなどで制度の有無も確認しておきましょう。

また、制度の内容や受給条件などは変更される可能性があります。詳細は必ず最新の公式情報をご確認ください。

全国向けの補助金・助成金について、順に解説します。

◾️ものづくり補助金

ものづくり補助金は、中小企業や小規模事業者の設備投資を支援する制度です。生産性向上を目的とした革新的サービス開発や試作品開発、生産プロセスの改善に必要な設備投資が対象となっており、オフィス移転もその一環として見なされます。

2024年1月現在では、最新となる第17次の公募が開始されています。電子申請受付は2024年2月13日（火）17:00以降となっており、申請締切は2024年3月1日（金）17:00までです。

第17次受付におけるものづくり補助金の費用対象や上限、助成率は次のとおりです。

※参考：ものづくり補助金総合サイト

◾️IT導入補助金

IT導入補助金は、主に中小企業・小規模事業者向けのITツール導入の補助に利用できる補助金制度です。ソフトウェアやクラウドなどを対象としており、2024年度からはインボイス制度への対応に特化した支援枠が設けられました。制度内には次の枠が存在します。

• 通常枠
• インボイス枠
  ・電子取引類型
  ・インボイス対応類型
• 複数社連携IT導入枠
• セキュリティ対策推進枠

2024年1月現在では、2024年度版の申請受付を2024年2月中旬頃から開始する予定となっています。締切は枠別に数次においてわかれており、概ね3月から5月までの受付がおこなわれる予定です。

2024年度におけるIT導入補助金の費用対象や上限、助成率は次のとおりです。

なお、2024年度のIT導入補助金は枠によって補助率や補助額が大きく違うため、自社で利用する枠の詳細をチェックすることが大切です。

たとえば、インボイス枠の電子取引類型では、インボイス制度に対応した受発注ソフト（クラウド利用料・最大2年分）の導入に関して最大350万円の補助額を提供します。補助率に関しては中小企業・小規模事業者は2/3、大企業は1/2となっています。

※参考：IT導入補助金2024

◾️事業承継・引継ぎ補助金

事業承継・引継ぎ補助金は、事業再編や事業統合、事業承継などをきっかけに経営革新をおこなう中小企業を支援する制度です。事業転換や経営革新に伴うオフィス移転では、この制度の経営革新枠を利用できる可能性があります。

2024年1月9日に8次公募の公募要領が公開され、交付申請の受付が開始されています。申請方法はjGrantsを用いた電子申請となっており、受付日次は2024年2月16日の17：00までの予定です。 

8次公募の公募要領が開示されており、事業者はこの要領に基づいて申請をおこなうことができます。補助金の申請にあたっては、事業の現状と目指す方向性、必要な資金の規模などを明確にすることが重要です。

8次公募における事業承継・引継ぎ補助金の費用対象や上限、助成率は次のとおりです。

※参考： 事業承継・引継ぎ補助金

◾️小規模事業者持続化補助金

小規模事業者持続化補助金は、小規模事業者を対象とした支援制度です。働き方改革や被用者保険の適用拡大、賃金引上げ、インボイス導入などの制度変更に伴う経費の一部を補助することで、小規模事業者の経営を支える目的を持ちます。

小規模事業者持続化補助金は、商工会と商工会議所のそれぞれ2つで別に管轄されている点に注意が必要です。商工会の管轄地域で事業を営んでいる小規模事業者は商工会で、商工会議所の地区で営んでいる場合は商工会議所で申請をおこないましょう。

小規模事業者持続化補助金の費用対象や上限、助成率は次のとおりです。

※参考：小規模事業者持続化補助金

◾️事業再構築補助金

事業再構築補助金は、新しい分野への展開や事業転換を目指す中小企業や小規模事業者に対する支援制度です。ポストコロナ・ウィズコロナ時代の経済社会の変化に対応するため中小企業等の事業再構築を支援し、日本経済の構造転換を促すことを目的としています。

現在、第11回までの公募がおこなわれており、第12回以降の実施も予定されています。第11回までには、次の6つの支給枠が存在している点も特徴的です。

• 通常枠
• 大規模賃金引上枠
• 回復・再生応援枠
• 最低賃金枠
• グリーン成長枠
• 緊急対策枠

第11回における事業再構築補助金の費用対象や上限、助成率は次のとおりです。枠によって上限額や補助率が異なる点には注意しておきましょう。

※参考：事業再構築補助金

◾️キャリアアップ助成金

キャリアアップ助成金は、非正規雇用者の正社員化や待遇改善を促進するために設けられた制度です。企業が非正規雇用者を正社員に転換する際や、彼らの待遇を改善する際の支援として提供されます。

複数のコースが存在し、それぞれ内容も変わる制度となっています。2024年度からコースが改定されており、次の6つのコースが利用可能です。各コース実施日の前日までに労働組合等の意見を聴いてキャリアアップ計画を作成し、提出することが求められます。

• キャリアアップ助成金（正社員化コース）
• キャリアアップ助成金（賃金規定等改定コース）
• キャリアアップ助成金（賃金規定等共通化コース） 
• キャリアアップ助成金（賞与・退職金制度導入コース）
• キャリアアップ助成金（短時間労働者労働時間延長コース） 
• キャリアアップ助成金（社会保険適用時処遇改善コース）

2024年のキャリアアップ助成金の費用対象や上限、助成率は次のとおりです。コースによって上限額や補助率が異なる点には注意しておきましょう。

※参考：キャリアアップ助成金

◾️補助金・助成金の重複受給について

補助金や助成金を活用する際には、重複受給が可能かどうかに注意しておきましょう。主に、同じ事業を支援する補助金同士は併用できない傾向にあります。

たとえば、今回紹介した補助金・助成金制度を併用し、重複受給をしようとした場合は次のようになります。

ものづくり補助金、IT導入補助金、事業承継・引継ぎ補助金、小規模事業者持続化補助金、事業再構築補助金の5種は同じ事業で申請する限りは併用が難しいでしょう。特に、オフィス移転という単一の目的のもとでは併用は難しいといえます。

補助金・助成金の重複受給の可否は、各種制度の規約によって異なるケースも多くあります。重複受給ができるかどうか、既に利用している制度との競合に不安がある場合には、あらかじめ制度の管轄省庁に確認してください。

補助金・助成金制度に申請し、実際に支給が開始されるまでの流れはどのようなものになるのでしょうか。ここでは、ものづくり補助金の交付申請プロセスを例に、次の流れで紹介します。

1. 公募に申請
2. 公募結果発表
3. 交付申請
4. 補助事業の開始
5. 補助金額の確定

まずは事業計画書を作成して公募申請をおこない、補助対象として認められることが大切です。対象に選択されていなければ、支給の対象にもなりません。公募結果発表で補助金の対象に認められてはじめて、具体的なステップに進むことができます。

公募対象となったあと、交付申請をおこないます。交付申請には経費に関する見積書が必要です。交付申請にて提出した見積書に基づき、金額や事業が補助金の目的に合致しているのかが再確認されます。

交付申請に通過後、補助金の対象となる事業を開始します。事業中は遂行状況の報告書作成や中間監査が求められる場合があります。補助事業の期間終了後、実績報告書を作成して補助金額が確定されます。

報告書に不備がないことの確認後、補助金が実際に支給されます。支給後事業に関する報告が必要になるため、注意しておきましょう。

オフィス移転で補助金・助成金を申請する際には、次の点に注意しておきましょう。

• 各種書類作成の事務負担が大きい
• 制度の詳細は変更される可能性がある
• 申請通りの取り組みが必須

申請の前だけでなく、申請後にも注意すべき点は存在しています。それぞれの詳細を見ていきましょう。

◾️各種書類作成の事務負担が大きい

補助金や助成金を利用する際には、各プロセスで大きな事務負担が発生することに留意しておきましょう。各種制度の申請時はもちろん、申請後の手続き、事業実施中の中間報告や監査、支給後の対応など、事務負担の増加機会は数多く存在しています。

また、補助金や助成金の支給額によっては、事務にかかる人件費の方が高くなる懸念もあります。申請する補助金・助成金の規模と、それに伴う事務作業の負担を事前に見積もったうえで検討することが大切です。

◾️制度の詳細は変更される可能性がある

補助金・助成金の申請を検討する際には、制度の詳細が変更される可能性があることを念頭に置きましょう。実施年度や時期による変化はもちろん、制度そのものが大きく変化する、廃止されるといったケースも想定できます。

そのため、利用を検討している補助金・助成金があれば早めに情報を確認し、申請した方が良いでしょう。

◾️申請通りの取り組みが必須

補助金や助成金を利用するためには、企業自身が申請書に記載した事業・取り組みの内容を厳守する必要があります。申請書に基づく計画通りに事業を進めないと、中間監査などで不適格と判断され、支給された補助金や助成金の返還を求められる可能性があります。

しかし、やむを得ない事情で計画通りの取り組みができないケースも想定されます。申請書に記載した事業・取り組みが難しくなってしまった場合は、速やかに申請した窓口に連絡し、相談することが必要です。

オフィス移転の補助金・助成金を使用する以外にも、費用をおさえる手段は存在しています。オフィス移転の移転費用をおさえるその他の方法は、おもに次のとおりです。

• オフィス規模を縮小する
• 移転先オフィスの選択肢を広げる
• 不要なオフィス家具は売却する
• 自治体独自の補助金・助成金もチェックする
• オフィス移転の専門業者に依頼する

それぞれの詳細を解説します。

◾️オフィス規模を縮小する

移転先のオフィス規模を縮小すれば、家賃や光熱費などのランニングコストをおさえられる可能性があります。ハイブリッドワークやフリーアドレスのオフィスを採用する場合や、出社する従業員の数が減る場合に考えられる手段といえるでしょう。

ハイブリッドワークはリモートワークとオフィスワークを組み合わせて働くワークスタイルで、フリーアドレスは固定デスクを持たないオフィスのレイアウトです。いずれも各従業員に固定のデスクを割り振る必要が減るため、省スペース化を実現できます。

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◾️移転先オフィスの選択肢を広げる

移転先オフィスの選択肢に次のものを加えることも検討してみましょう。

• 居抜きオフィス
• フレキシブルオフィス

居抜きオフィスは、前の入居者が設置した設備や内装をそのまま利用するスタイルのオフィスです。内装工事やオフィス家具類の調達コストが不要なため、自社で改装をおこなう場合よりも費用おさえやすくなります。

フレキシブルオフィスは、サービスオフィスやセットアップオフィスなど、契約の柔軟性が高いオフィスです。数週間から数か月の使用料を支払って既存のオフィスを利用する形式のため、短期間の利用ならば長期契約を前提とした賃貸よりも安価といえます。

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◾️不要なオフィス家具は売却する

移転先に持ち込まない予定のオフィス家具を売却し、得られたお金をオフィス移転費用に充てることも有効な選択肢です。

不要になったオフィス家具の処分手段としては産業廃棄物としての処理もありますが、こちらは処理費用がかかり出費が増す選択肢のため、売却が可能になれば処分コストの抑制にもつながるでしょう。

また、売却にあたっては査定をおこない、複数社を比較することで利益を最大化できます。

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◾️自治体独自の補助金・助成金もチェックする

各地方自治体独自の補助金や助成金制度が、オフィス移転に利用できないかをチェックしましょう。この記事で紹介した補助金・助成金制度はあくまで国が提供するものが主であるため、各地方ごとの制度を含めると選択肢はより多様に広がります。

移転先のオフィスの所在する都道府県や市町村のホームページなどから、オフィス移転に利用できる制度がないか確認しましょう。

◾️オフィス移転の専門業者に依頼する

オフィス移転に必要な作業を全て自社でおこなうと、従業員の労力を浪費してしまい本業に支障が出る可能性があります。生産性が落ちてしまえば結果的に移転のコストが増大してしまうため、オフィス移転の専門業者の利用を検討することも大切です。

また、オフィス移転にあたっては移転先の厳選や内装、レイアウトのデザイン、家具の調達など知識が必要な場面が数多く存在します。移転業務をまとめて任せられる専門業者であれば、自社のコストをおさえつつ、スマートな移転を実現できるでしょう。

アイリスチトセでは、オフィス移転に関わる業務をフルサポート可能なオフィス移転トータルサービスを提供しております。移転にかかる費用をおさえつつも良質なオフィスを実現したい場合には、ぜひアイリスチトセへご相談ください。

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国や地方自治体が提供する企業向けの補助金・助成金制度は、オフィス移転にかかるコストをおさえるうえで役に立ちます。各種制度で適用条件が異なる、事務負担がかかるなどのポイントを把握したうえで制度を利用することが大切です。

補助金や助成金は事後支給となるため、オフィス移転そのものを自社負担でおこなえるだけの資金は確保しておく必要もあります。オフィス移転の費用そのものをおさえる施策もあわせて実施することも求められます。

補助金や助成金が活用できれば、自社にかかったオフィス移転の負担も緩和できます。資金計画をしっかりと立てたうえで、自社で利用可能な補助金・助成金制度を探し、コストをおさえたオフィス移転を実現しましょう。