オフィス移転の流れと進め方｜費用やオフィス移転事例も（チェックリスト付き）
オフィス移転
オフィス移転はさまざまな手続きや準備が必要なため、何から着手すべきか戸惑う方も多いでしょう。移転の目的を明確にし、スケジュールを立てることが、スムーズに進行する上で重要です。本コラムでは、オフィス移転を成功させるための進め方や費用・相場を解説します。
オフィス移転の事例も紹介していますので、オフィス移転を担当する方は参考にしてみてください。
目次
オフィス移転を成功させるには目的の明確化が必要
オフィス移転の目的を明確にすると、移転先の選定やレイアウト・内装デザインを決める上での基準も明確になります。目的を明確にするには、現状を調査することが有効です。
現オフィスの課題を洗い出し、移転先のオフィスに求めるものを具体的にまとめましょう。なぜ移転するのか、移転することで克服したい課題は何か、どんな働き方をしたいのかなどをはっきりさせることが重要です。
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オフィス移転の流れ・スケジュール
オフィス移転は企業の規模にかかわらず、大規模なプロジェクトです。オフィス移転における流れやスケジュールの目安は次のとおりです。
| オフィス移転の流れ | スケジュールの目安 | 注意点・ポイント |
| 計画の立案 | 移転日の6～8ヵ月前 | 移転予定日から逆算して計画を立てるとスムーズ。 |
| 移転先の選定 | 移転日の6ヵ月前 | 物件はすぐには見つからないので、早めに選定をスタートする。 |
| 現オフィスの解約 | 移転日の6ヵ月前 | 解約予告の時期は6ヵ月前が一般的。賃貸契約書の内容を確認する。 |
| 新オフィスのレイアウト決定 | 移転日の4ヵ月前 | オフィスデザインの専門業者にレイアウトを依頼するのも一つの方法。 |
| 業者の選定・手配 | 移転日の3ヵ月前 | 移転先の管理会社によっては内装工事業者が指定されていることもあるため、事前に確認しておく。 |
| 原状回復の工事 | 現オフィス解約日の2ヵ月前 | 原状回復工事には1ヵ月以上かかることもあるので、早めに実施する。 |
| 引越し | 移転日 | 現オフィスの積み残しや新オフィスへの搬入トラブルがないかを確認する。 |
| 移転の届出 | 移転後 | 届出先によっては書類の提出期限が定められているため、移転後は速やかに手続きをする。 |
オフィス移転にかかる費用の目安
オフィス移転にかかる費用の目安は次のとおりですが、オフィスの規模や内装へのこだわりによって異なります。また、人件費や資材の高騰により、費用は上昇傾向にあります。
| オフィス移転にかかる費用 | 予算の目安 |
| 引越し費用 | 3万円／人 |
| 内装工事費用 | 10～30万円／坪 |
| インフラ整備費用 | 5～10万円／人 |
| 原状回復工事費用 | 3万円／坪（50坪未満）
5～10万円／坪（50坪以上） |
この他、オフィスの規模によって変わる前家賃・敷金・礼金・仲介手数料・火災保険料などの費用がかかります。さらに、デスク・チェアなどの備品や什器購入費用、不用品の産業廃棄物費用なども必要です。
【現オフィス】オフィス移転時に発生する業務
オフィス移転をおこなう際に発生する、現オフィスでの業務を詳しくみていきましょう。
1. 解約予告
オフィス移転を決めたら、6ヵ月前までに現オフィスの解約予告をおこないます。6ヵ月以内に解約する場合、解約料の発生や解約の不成立を招く可能性があります。トラブルを避けるためにも、事前に賃貸契約書を確認しておきましょう。
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2. 原状回復工事の依頼
移転する際には、現オフィスを入居前の状態に戻して返却する（原状回復工事をおこなう）義務があります。原状回復の期限や範囲を事前に契約書で確認しておきましょう。
【新オフィス】オフィス移転時に発生する業務
新オフィスへの移転時に発生するおもな業務は次のとおりです。
1. 移転目的の設定
移転目的を明確にすると、移転先の選定がスムーズに進みます。従業員の通勤しやすさ、業務の利便性・生産性の向上など、移転する新オフィスに求めるものを洗い出して目的を設定しましょう。
2. 新オフィスの物件探し
物件探しの際は、次のような要素をチェックします。
- 立地
- 従業員の通勤時間
- 主要取引先へのアクセス状況
- 周辺環境
- 入居コスト
- 各種設備の状況
- 駐車場の有無
- ビルの使用可能時間 など
希望する条件に優先順位をつけておくと、物件が探しやすくなります。
3. コンセプト設計・レイアウトプランニング
設計した移転目的に沿ってコンセプトを設計します。レイアウトや必要な機能、デザインなどを検討する際は、常にコンセプトを軸にし、イメージを統一させて設計を進めましょう。
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4. オフィス家具の選定～発注
レイアウトプランに沿って必要なオフィス家具を洗い出します。オフィス家具は、機能性とデザインを考慮して検討することが重要です。既存のオフィス家具がレイアウトプランにそぐわない場合や劣化している場合、購入・リース・レンタルのいずれかを検討しましょう。
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オフィス家具の購入を検討するなら、アイリスチトセにご相談ください。アイリスチトセでは、デスクやチェアを始めとするさまざまなワークシーンに対応するオフィス家具をラインナップ。多様なニーズに応えるオフィス家具からレイアウトプランニングまでご提案します。
5. 業者の選定～打ち合わせ
引越し・電気工事・内装・LAN通信工事などの業者を選定し、契約や打ち合わせをおこないます。オフィス移転の繁忙期である1～3月や9～12月は引越しの予約がとりにくくなるため、早めに予約しましょう。また移転先から業者を指定されるケースもあるため、事前に確認しておくと安心です。
6. 従業員を対象に引越し説明会をおこなう
引越しの日程が決まり次第、従業員に向けた引越し説明会をおこないましょう。
事前に説明しておくと、移転や新オフィスでの運用をスムーズに進められます。
＜説明会で伝えること＞
- 移転後のレイアウト
- 書類収納庫の棚割り
- パソコンなど電子機器の移動方法
- 廃棄物の処理方法
- 作業スケジュール
- 新オフィスのコンセプト
- 新オフィスでの運用ルール など
7. 引越し作業
移転当日に向けて、全体スケジュールの確認・共有をおこないます。各従業員、各部署では、移転物品・残留物品・廃棄物などのチェックリストを作成しましょう。細かくリストアップしておくと、移転作業がスムーズです。
移転当日は、現オフィスの積み残しや新オフィスへの搬入トラブルがないかなどの確認も重要です。現オフィスに忘れ物がないかチェックする従業員を決めておくとよいでしょう。
8. 施主検査
入居前に、実施図面のとおりに工事がおこなわれているか、家具・OA機器に不具合がないか、配置が正しいかなどを確認しましょう。
9. 各種届出
新オフィスへの移転後は、関係各所に届出が必要です。届け先によっては提出期限があるため、早めに書類を準備して提出しましょう。
オフィス移転後の運用・効果検証について
オフィス移転により、これまで抱えていた課題や見込まれる効果が実際に達成できたかを検証する必要があります。移転効果を検証するためには、前オフィスでの課題や移転で見込まれる効果を明確にしておくことが大切です。
また従業員にアンケートやヒアリングを実施し、快適性や業務成果を比較する方法もあります。検証後も課題が残るようであれば、よりよいオフィス環境の実現に向けて、解決策を検討しましょう。
オフィス移転先・業者選びのポイント
オフィス移転は6ヵ月〜1年ほどかかるのが一般的です。長期にわたるプロジェクトをスムーズに進めるためには、希望に合う移転先や業者を選ぶ必要があります。オフィス移転をスムーズに進めるためのポイントを紹介します。
オフィス要件を整理する
事前にオフィス要件を整理すると、移転先や業者を選定しやすくなります。
＜整理しておきたい要件＞
- 予算
- 新オフィスへの移転対象人数
- 新オフィスの面積
- 移転実施時期
- 業者への依頼範囲
サポート体制が整ったオフィス移転業者を選ぶ
オフィス移転にかかわる作業は、書類申請から引越し、内装工事まで多岐にわたります。社内担当者の負担を軽減するためにも、サポート体制が整ったオフィス移転業者を選定しましょう。移転後のアフターフォローが充実しているかどうかも確認しておくと安心です。
専門業者に依頼すれば、計画の立案から各種手配、移転先オフィスのレイアウトなどトータルで任せることができ、移転に関するアドバイスももらえます。
アイリスチトセのオフィス移転トータルサービスは、年間1,000件以上の移転・改修実績を誇ります。計画の立案から物件紹介、オフィスデザイン、内装工事、オフィス家具の納品、引越し作業までトータルでサポート。移転をお考えの方はぜひ一度ご相談ください。
オフィス移転の手続きに関する注意点
オフィスを移転する際には、さまざまな手続きが必要です。オフィス移転に関する手続きの注意点を解説します。
解約予告は撤回できない
旧オフィスの管理会社に対しておこなう解約予告は、基本的に撤回できません。自社都合、移転先が見つからないなどの理由で解約予告を取り消したくても、民法540条2項で撤回できないと定められています。期日になったら退去する必要があるため、解約予告は慎重におこないましょう。
入居審査に必ず通るとは限らない
入居審査には、書類審査と面談審査があります。審査基準は明確に決まっていないため、オフィスのオーナーごとに審査基準が異なります。
入居審査では資本金や業種が注目されやすいですが、資本金が多くても希望するオフィスの入居審査に通る保証はありません。審査を通りやすくするには、実績が豊富で、移転を希望するオフィスの系統を得意としている仲介業者を選ぶのがポイントです。
「本店移転登記」はかかる労力が大きい
会社の登記簿に記載されている本店のオフィスを移転する際は、大きな労力がかかります。必要な処理や提出書類が多く、準備だけでも手間や時間がかかることを念頭に置いておきましょう。
＜本店移転登記で必要な書類＞
- 本店移転登記申請書
- 株主総会議事録
- 株主リスト
- 取締役会議事録
- 印鑑届書
取締役会を設置している場合は取締役会議事録、取締役会を設置していない場合は取締役決定書を添付する必要があります。
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オフィス移転事例
他社の事例は、オフィスの移転を成功させるために役立ちます。ここからは、オフィスの移転に成功した企業の事例を紹介します。
◾️事例1：コーナン商事株式会社
コーナン商事株式会社は、2020年6月に大阪府堺市から大阪市のホームセンターコーナン新大阪センイシティー店に本部機能を移転しました。大阪市への移転のきっかけになった要素の一つは、大阪市が陸や空の便が利用しやすいことです。
クリエイティブなオープンイノベーションができるオフィスを目指し、ワークスペースは交流やコミュニケーションの向上を意識したレイアウトに仕上げています。オフィス内に商談コーナーを作る際には、実際に商談をおこなう従業員の意見を参考にしています。
従業員すべての意見の反映は難しかったものの、自社の方向性とすり合わせ、できる限り図面に落とし込みました。その結果、移転後は従業員から商談スペースが使いやすいといった意見が多く寄せられています。
◾️事例2：ハドラスホールディングス株式会社
ハドラスホールディングス株式会社は、脱コロナ禍を見据えた2022年5月に東京都中央区の晴海トリトンスクエアにオフィスを移転しました。移転のきっかけになったのは、従業員にとって快適で働きやすい環境を実現したいと願う社長の想いでした。
移転前は東京都の施設にオフィスを構えていたものの、会議室は別に借りなければならない状況でした。コロナ禍ではWeb会議が主流となりましたが、オープンスペースでは周囲の雑音が入ったり、背景に従業員が映り込んだりする課題が浮き彫りになりました。
そのため、新オフィスへの移転では、特に会議室のデザインや設計にこだわっています。会議室は完全に仕切られた空間であるものの、ガラスパーティションを使用することで、透明性を確保できています。また、ワークスペースには、Web会議がしやすいよう、集中ブースを設置しています。
◾️事例3：フジテック株式会社
フジテック株式会社は、2020年8月に横浜支店オフィスをJR横浜タワーに移転しました。移転前の課題は、支店規模の拡大によってオフィスが手狭になったことや、コミュニケーションが取りづらいレイアウトだったことです。
移転と同時にフリーアドレスを導入し、従業員同士がコミュニケーションをとりやすいワークスペースを実現しました。全国的にも珍しく、移転後の横浜支店では他社の従業員の利用も歓迎しています。
移転前は、会議をする際に時間を設定し、会議室にメンバーが集まっていました。しかし、移転後のワークスペースには打ち合わせテーブルを複数設置したため、ショートミーティングが増え、コミュニケーションの活性化につながりました。
オフィス移転の流れを把握して計画的に進めよう
オフィス移転はオフィスの規模にかかわらず長期プロジェクトになるため、全体の流れやスケジュールを確認しながら必要な作業や手続きを進めていくことが重要です。作業や手続きの抜け漏れを防ぐために、チェックリストの活用やオフィス移転をトータルでサポートしてくれる業者への依頼も検討してみましょう。
移転先の選定から移転完了までに必要なことをまとめたチェックリストを無料でダウンロードできます。
オフィス移転のチェックリストは、次の記事でも紹介しています。
【PDF付き】オフィス移転のチェックリスト｜やることや手続きを詳しく解説はこちら
アイリスチトセでは、オフィス移転トータルサービスを展開しています。年間1,000件以上の実績から、適切なオフィス移転をプランニングできます。オフィス解約と移転を検討されている企業の担当者様に向けて無料のご相談も承っているので、ぜひお気軽にお問い合わせください。