オフィスに「集中ブース」を設置するメリットとは？設置方法やおすすめブースもご紹介

最近ではワークスタイルの多様化にともない、オフィス内に集中ブースを設置する企業が増えています。しかし、さまざまなタイプの集中ブースがあり、自社にとってどれが最適なのか決めかねているケースもあるようです。

そこでこの記事では、集中ブースの意味やメリットなどをわかりやすく解説します。具体的な方法や集中ブースに適した家具も紹介するので、これから設置を検討している企業や担当者の方はぜひ参考にしててみてください

音性の高いフルクローズ型のブース「TELECUBE by IRISCHITOSE」

集中ブースとは、業務に集中して取り組むためのパーソナルスペースです。別名では、「個室ブース」や「パーソナルブース」と呼ばれることもあります。オフィス内の一角に専用のアイテムやパーテーションを活用して作ることが多いです。

集中ブースがフォーカスされるようになった背景には、ワークスタイルの多様化があります。最近では働き方改革の一環として、リモートワークやワーケーションなどを導入する企業も増えました。また、業務の効率化や社員同士のコミュニケーションを活性化するなどの目的で、オフィスをフリーアドレス化した企業もあります。

フリーアドレス化は従来型のような固定席を持たず、社員が自由に席を選んで働くワークスタイルです。しかし、開放感あふれるフリーアドレスには、業務に集中するのが難しいといった側面もあります。

そこで、必要性が高まったのが集中ブースの設置です。開放的で自由度の高いレイアウトでも、集中ブースがあればオフィスの使い方の幅が広がります。

フリーアドレスオフィスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

初めに、オフィスに集中ブースを設置するメリットを解説します。

■個人ワークに集中できる

集中ブースは、すべてのオフィス環境で求められているわけではありません。特にニーズが高いのは、フリーアドレスやABWを導入しているケースです。

ABW(Activity Based Working)とは、オフィス内に関わらず業務内容に応じて働く場所を自由に選べるワークスタイルです。フリーアドレスも働く場所を自由に選べますが、オフィス内に限定されます。

両者とも開放的なワーク環境なので、周囲の視線や雑音が気になるケースも多いです。集中ブースは、余計なものが視界に入らず雑音も聞こえにくいため、一人で集中して業務をおこなうスペースとして適しています。

ABWに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■Web会議がしやすい

ここ最近はWeb会議が急速に普及し、インターネット環境があればどこでも参加できるようになりました。しかし、オフィス内の会議室を利用するためには事前予約が必要なケースもあり、ほかの社員とブッキングする可能性もあります

集中ブースは複数設置できるため会議室よりもおさえやすく、よりスムーズにWeb会議がおこなえます。

また、共有スペースでは雑音が気になるだけでなく、話し声が周囲に迷惑をかけることもあります。そのような心配がある場合は、防音や音漏れ防止機能が備えられている集中ブースを選ぶと安心です。特に秘匿性の高いやり取りをおこなう際には、共有スペースよりも情報漏洩のリスクを下げられます。

■感染症対策になる

集中ブースはほかの社員との接触を最小限に抑えられるため、飛沫感染のリスクを下げられます。

2020年に入ってからは新型コロナウイルス感染拡大の影響で、新しいワークスタイルを導入する企業も増えました。しかし、職種によってはリモートワークが難しく、オフィスでの業務が必要なケースもあります。

飛沫感染は、席の間をアクリルのパーテーションで仕切るだけでは感染症対策として不十分な可能性もあります。そこで、効果的なのが集中ブースの設置です。

オフィス内に集中ブースを設置すると、勤務する社員の安心・安全の確保にもつながります。

ここからは、オフィスに集中ブースを設置するための方法をご紹介します。おもな設置方法は次の4つです。

基本的に入り口や通路から離れ、人通りが少ない場所に設置するのがベストです。ただ無理にスペースを確保しようとすると、共有スペースを圧迫することがあるので注意が必要です。

集中ブースの設置によって共有スペースでの業務に支障が出る可能性もあるため、設置方法は自社で確保できるスペースに合わせて検討しましょう。

■1．個室のボックスを設置する

個室ボックスは、周囲や天井を完全に囲った電話ボックスのようなタイプで、クローズ型と呼ばれることもあります。ブース内にはデスクや照明、電源などの業務に必要な基本的な設備が備わっています。

周囲の視線や雑音をカットできるため個人ワークに集中しやすく、またWeb会議やオンライン商談が多い企業のワークスペースに適しています。個室ボックスの中には個人ワークだけでなく、複数人でミーティングがおこなえるタイプもあります。数やタイプは、自社の業務内容に適したものを選ぶようにしましょう。

設置する際は、事前に消防法を確認しておく必要があります。消防法上で個室扱いになると、管轄の消防署への申請や確認が必要になることもあるためです。オフィスビルの階数や仕様によっては自動火災報知機や煙感知器、ブース内へのスプリンクラーの設置が必要になる可能性があります。

■2．デスク周りをローパーテーションで区切る

デスク周りをローパーテーションで区切った集中ブースは、背面や側面がオープンになっていることからセミクロース型とも呼ばれています。デスク周りはローパーテーションで区切られているため、周囲の視線をカットできます。

誰が使用しているかが視覚的に見えやすいため、共有スペースから自分の居場所がわかるように業務をしたい場合に最適です。

また、ローパーテーションのデザインや機能性は豊富なので、スペースに制限がある場合や予算に余裕がない場合でも自社の希望に合わせてカスタマイズしやすいという利点もあります。

たとえば吸音性に優れた商品を選ぶと、四方八方が囲まれていなくても一定の防音効果が期待できます。標準タイプの商品でも、後から防音パネルを貼り付けて防音対策する方法もあります。DIYによって設置できる商品も多いですが、中には工事が必要なものもあるので事前に確認しておきましょう。

■3．デスクにパネルを設置する

既存のデスクを活用して集中ブースを設置する方法もあります。デスクの上にパネルを設置し隣接するデスクと区切る方法は、卓上スタンドタイプとも呼ばれています。オフィス内に十分なスペースを確保できない場合に適しています。

デスクの正面と左右にパネルを設置すれば、周囲の視線をカットできるだけでなく、防音性も期待できます。卓上スタンドタイプは新たに集中ブース用のスペースを確保する必要がないため、手軽で導入しやすい方法です。

■4．窓際にカウンターテーブルを設置する

窓に向かってカウンターテーブルを設置する方法は、集中ブース用のスペースが十分に確保できない場合や窓際のスペースを有効活用したい場合に適しています。

カウンターテーブルを設置する際は、隣接するテーブルの高さを変えて設置すると、他の利用者の様子が気になりにくくなります。卓上スタンドタイプのように、席の間にパネルを設置して視界を遮るのも良いでしょう。

また、正面から入る自然光や眺望によるリラックス効果も期待できます。

オフィスを個室化する方法に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

ニーズの高まりを受けて、最近では集中ブース向けの商品が数多く販売されています。ここからはアイリスチトセのオフィス向け商品の中から、集中ブース向けのアイテムをご紹介します。

■TELECUBE by IRISCHITOSE

一人で集中して業務に取り組みたいときやWeb会議の際に便利な、完全個室タイプの集中ブースです。2人用や4人用もあるため、個人ワークのほか複数人でのミーティングにも利用できます。

Web会議では周囲の光の入り方で表情が暗く映りこんでしまうケースもありますが、デスクの両サイドに表情を鮮やかに映し出すライン上の照明が配置されているため、光の入り方を気にする必要がありません。

また、換気ファンが標準装備されており、常に新しい空気が入る仕組みになっています。

TELECUBE by IRISCHITOSE

■Focus booth series

背面や天井、側面の一部がオープンになっているセミクロース型の集中ブースです。シリーズは全7種類あり、用途や確保できるスペースに応じて選べます。

テレフォンブースは、立位の姿勢で業務をおこなえるスタンディングデスク付きです。座位の姿勢が続くと、腰や肩に負荷がかかりやすいです。一時的にスタンディングデスクを利用すると、身体への負担を軽減できます。

Focus booth series

集中ブースの設置による効果を高めるためのポイントをご紹介します。

■利用ルールを策定する

集中ブースは、単に設置するだけで個人ワークにおける集中力の向上やWeb会議の快適さが実現できるとは限りません。適切に利用されない場合や効果が得られない場合もあるため、社内でルールを策定しておきましょう。

設置の目的は、個人ワークに集中することやWeb会議をしやすくすることです。目的に適うルールの例は、次のとおりです。

• 周辺での通話や私語は控える
• 利用時間や飲食に制限を設ける
• Web会議はイヤホンを使用する
• 業務に無関係のものは持込まない
• 緊急時以外は基本的に話しかけない　など

ルールを策定後は社内報や掲示板などを活用して、すべての社員にルールを周知しましょう。運用後は、利用状況に応じてルールを適宜変更することも大切です。

■オフィス運用の専門家に相談する

自社に適した集中ブースは、確保できるスペースや想定される利用者数などによって異なります。

適した設置方法がわからない場合やオフィス全体のレイアウトの変更が必要になる場合は、専門業者に相談するのも手段の一つです。費用はかかりますが、その分「自社に合わなかった」という失敗のリスクは低くなります。また、導入にかかる社員の負担を減らすことにもつながります。

最後に、集中ブースに関するよくある質問をご紹介します。

■購入・リースのどちらが良いか？

集中ブースは購入するほかリースを利用する方法もあります。

デザイン性や機能などにこだわってアイテムを選びたい場合は、購入を検討しましょう。ただし、数や価格によっては初期費用が高額になる可能性があります。常に予算を念頭に置いたうえで選定した方が良いでしょう。

初期費用をおさえたい場合は、リースを検討します。リースは毎月の支払いが定額なので、資金繰りの計画も立てやすくなります。しかし、どんなに長く利用しても所有権が自社に移ることはないため、長期的には購入する場合よりも費用がかかる可能性があります。

最近では、高品質なうえに価格がリーズナブルなプライベートブランドのアイテムも登場しています。プライベートブランドで揃うものは購入し、それ以外のアイテムはリースするなど、両者を上手く使い分けるのも一つの手です。

■ほかに集中できる空間を作る方法はある？

社員が業務に集中しやすい環境作りとして、サウンドマスキングを導入する方法があります。サウンドマスキングとはスピーカーから特殊な音を拡声し、周囲の音を聞こえにくくするシステムです。遮音や吸音とは違い、ノイズとも異なる音で空間全体の音を調律する仕組みです。

サウンドマスキングは、クリニックや金融機関などの個人情報が飛び交う現場でも導入されています。天井にスピーカーの設置工事が必要ですが、1～3日程度で完了するケースも多いです。

オープンスペースでも周囲の話し声や雑音が聞こえにくくなるため、業務に集中できる空間を作れます。

自社に適した集中ブースは、確保できるスペースや想定される用途などによって異なります。サイズ感や使用感は実物を見ないとわからないことも多いため、導入する前にはショールームを見学しておくと良いでしょう。

アイリスチトセでは、グループ会社が実際に働いているオフィスを見学していただけます。設置されているスペースや実際に社員が利用している姿を確認できるため、集中ブースの導入方法を検討する際に役立ちます。東京・大阪・仙台のオフィスを見学していただけるので、興味がある場合は公式ホームページの専用フォームからお問い合わせください。

集中ブースの設置でより良いオフィス環境を整えませんか。