【PDF付き】オフィス移転のチェックリスト｜やることや手続きを詳しく解説

オフィス移転をスムーズに進めるためには、チェックリストがあると便利です。しかし、チェックリストをゼロから作成するのは、知識がないと難しいもの。そこで、オフィス移転を検討している企業の担当者様向けに、オフィス移転のチェックリストを紹介します。
PDFとしてダウンロードできますので、ぜひ自社のオフィス移転にお役立てください。

オフィス移転の具体的な流れは、次のとおりです。

1. 計画の立案
2. 移転先の選定
3. 現オフィスの解約
4. 新オフィスのレイアウト決定
5. 業者の手配
6. 引越し
7. 原状回復の工事
8. 移転の届出

オフィス移転をスムーズに進めるために重要なのは、目的とゴールを明確にすることです。移転先の選定や内装デザイン、レイアウトの決定に大きく関係するため、しっかりと目的とゴールを明確にしたうえで、オフィス移転を計画的に進めていきましょう。

＜移転8～7ヵ月前までにやることチェックリスト＞

• 移転の目的・ゴールの設定
• 現オフィスの解約について確認
• 移転スケジュールの策定
• 移転先の物件探し
• 業者の選定

オフィスの規模にもよりますが、遅くとも移転日の8ヵ月くらい前には準備をスタートしましょう。

1. 移転の目的・ゴールの設定

まずは、オフィス移転で達成したい目的やゴールを設定しましょう。現状オフィスの課題を洗い出し整理することで、目的が見えてきます。次に洗い出した課題点を改善するため、新オフィスのコンセプトを決めていきます。コンセプトが偏らないよう、複数の部署からチーム編成するのがポイントです。

担当者の負担を減らしたい、移転までの時間が短いなど、社内チームだけで進めるのが難しい場合は、オフィス移転をトータルでサポートしてくれる業者の利用も検討してみましょう。

2. 現オフィスの解約について確認

現オフィスを解約するには、オーナーまたは管理会社に解約通知を出す必要があります。解約通知は6ヵ月前に出すのが一般的です。

契約内容に違反すると違約金がかかる可能性があるため、オフィス移転のスケジュールを決める前に現オフィスの契約内容を確認しておきましょう。

＜契約書のおもな項目＞

• 解約予告期間
• 解約予約
• 原状回復の費用・範囲
• 敷金・保証金などの扱い
• その他、特記条項

3. 移転スケジュールの策定

オフィスの移転には、6ヵ月以上の準備期間が必要です。移転後の稼働日を決め、そこから逆算してスケジュールを策定しましょう。

すべてが予定どおりに進むとは限らないため、余裕をもったスケジューリングが必要です。

4. 移転先の物件探し

移転の目的やコンセプトをもとに、移転先の物件を探します。

＜オフィス物件選びで重視される条件例＞

• 賃料・共益費・保証金
• 面積
• 立地条件・周辺環境
• 従業員の利便性（通勤時間など）
• オフィス設備（電気容量・空調など）
• 階数・占有部分の方角や位置
• 専有部分・共用部分の設備
• 契約条件
• フロアの使用可能時間
• 駐車場の有無　など

候補物件の目星がついたら必ず現地まで出向き、物件や周辺の状況を細かく確認しましょう。

5. 業者の選定

オフィス移転にかかわる作業を依頼する業者を選定します。不動産業者や引越し業者、内装業者、原状回復業者、清掃業者など依頼する業者は多岐にわたるので、個別に依頼するとそれぞれ調整の手間がかかる他、費用もかさむ可能性があります。そのため内装や設計、引越しなど、オフィス移転をトータルで任せられる業者を選ぶのも方法の一つです。

アイリスチトセでは、オフィス移転のトータルサービスを展開しています。アイリスグループの総合力でプランニングから内装工事・引越しまでトータルでサポート。オフィス移転の際はお気軽にご相談ください。

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＜移転6～3ヵ月前までにやることチェックリスト＞

• レイアウトの検討
• 内装の検討
• オフィス家具やインフラの手配
• 各業者との契約・打ち合わせ

移転の6ヵ月前には、新しいオフィスのレイアウトや内装を具体的に決めていきます。

1. レイアウトの検討

オフィスのレイアウトを考える際はまず、各部署に必要なスペースを洗い出し、部屋の広さ・役割・つながりを考えて大まかにゾーニング計画を立てます。次にオフィス移転の目的・コンセプトに沿って、社員の声・安全面・生産性などを考慮しながらレイアウトを検討します。

新オフィスをよりよい環境にするために、オフィスレイアウトを業者に依頼するのもよいでしょう。

オフィスレイアウトを業者に依頼するメリットとは？選び方や費用の節約方法も解説！

2. 内装の検討

レイアウトと合わせて、オフィスの内装も検討します。

オフィスの内装は、コンセプトをもとに企業のブランディングと機能性の両軸から考えるのがポイントです。デザイン性を重視するあまり使いにくいものとなると、生産性の低下が懸念されます。また、機能性重視でデザイン性がないオフィスでは、従業員のモチベーションに影響を与えかねません。

オフィスのコンセプトに合わせてコーポレートカラーを取り入れるといった、ブランディングの要素も含めて考えるとよいでしょう。ただし、内装にこだわりすぎるとその分費用と時間がかかるため、予算やスケジュール内で収められるように計画します。

3. オフィス家具やインフラの手配

オフィスの移転日に合わせて、オフィス家具やOA機器の発注、インフラの手配などをおこないます。

オフィス家具は、すべてを新しくする必要はありません。移転後も使い続けるものと、移転を機に買い替えるものを選別しておきましょう。オフィス家具を選別する際は、コンセプトに沿って判断します。

オフィス家具の新調を検討するのであれば、アイリスチトセにご相談ください。さまざまなワークシーンに対応するオフィス家具のラインナップで、多様なニーズに応えます。

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4. 各業者との契約・打ち合わせ

移転にかかわる業者を決定し、契約と打ち合わせを進めます。

契約時は互いの認識に齟齬がないよう、作業範囲や工程についても綿密にチェックします。「スケジュールどおりに作業が進まない」「作業に漏れや抜けがあるが責任の所在がわからない」といった事態を防止するためにも、十分に注意して打ち合わせをしましょう。

＜移転2～1ヵ月前までにやることチェックリスト＞

• 取引先への挨拶の準備
• 書類・備品などの住所変更
• 社内周知・移転準備
• 施主検査

移転の2～1ヵ月前には、オフィス移転に伴う事務的な作業も進めます。

1. 取引先への挨拶の準備

オフィス移転のお知らせをする取引先のリストアップや、挨拶状の準備をします。お知らせの文面やデザインを考える必要があるため、2ヵ月前には準備をスタートさせましょう。

＜お知らせに記載する内容＞

• 挨拶文
• 移転先の情報（住所・電話・ファックスなど）
• 稼働開始日と休業期間

取引先以外では、顧客・会計事務所・弁護士事務所・各種加盟団体・リース会社・定期購読している新聞や雑誌・会員制サービスなどにも通知します。

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2. 書類・備品などの住所変更

住所が記載されている書類や備品があれば、移転後すぐに使用できるよう、新しい住所が印刷されたものを準備しておきます。作成に時間がかかるものもあるため、早めに手配することが大切です。

＜住所変更が必要なもの＞

社判

契約書・請求書・見積書

名刺

社員証

伝票

封筒　など

企業のホームページやSNSなどがある場合は、合わせて変更する準備をしておきましょう。

3. 社内周知・移転準備

オフィス移転の詳細をマニュアルにまとめ、社内向けにも通知や説明会をおこないましょう。引越しまでのスケジュールや役割分担表、移転物品・残留物品・廃棄物リストなどをまとめ、社内説明会でもその内容を伝えます。

4. 施主検査

施主検査とは、依頼した建設工事の仕上がりを施主が確認する作業のことです。依頼した図面どおりに工事がおこなわれているか、入念にチェックします。また、運搬時に家具やOA機器が破損していないか、設置された家具やOA機器に不具合がないかも確認しましょう。

＜移転1ヵ月前～当日までにやることチェックリスト＞

• 移転当日の作業確認・立ち合い
• 原状回復工事の完了・引き渡し
• 口座・クレジットカード情報の変更
• 各機関への手続き・届出

オフィス移転の直前や当日に加え、移転後にもやるべき手続きがあります。

1. 移転当日の作業確認・立ち合い

移転日当日は、新旧オフィスそれぞれに立ち合い、荷物の搬出・搬入時の確認をします。

＜搬出時のチェック項目＞

• 積み残しがないか
• 移動するオフィス機器の傷やへこみなどの写真を撮ったか
• 破損の可能性があるものは養生されているか　など

＜搬入時のチェック項目＞

• 搬出されたものがすべて届いているか
• オフィス機器の傷やへこみなどを、搬出時に撮った写真と照合したか
• 破損や汚損がないか　など

2. 原状回復工事の完了・引き渡し

引越し作業が完了したら、現オフィスの原状回復工事を開始します。家具・備品・パーテーションなどの撤去、床や壁に施した加工の復元といった修繕をおこないます。指定したとおりに原状回復されているかしっかりと確認したうえで、解約日に引き渡しができるようにしましょう。

3. 口座・クレジットカード情報の変更

法人で契約している銀行口座やクレジットカードがあれば、情報を変更しておきましょう。

カード情報の変更方法は、銀行やカード会社によって異なるため、事前に問い合わせて変更方法を確認し、転居後すぐに対応できるように準備しておきます。また、銀行やクレジットカード以外にも、書籍やオフィス用品など定期的に購読・購買しているものがあれば、合わせて情報を変更しておきます。

4. 各機関への手続き・届出

オフィス移転の前と後に、関係各所への手続き・届出が必要です。

＜オフィス移転前の手続き・届出＞

この他、契約中のライフライン（電気・ガス・水道・インターネット・電話回線）も移転が決まり次第、手続きを進めましょう。

＜オフィス移転後の手続き・届出＞

法人の住所変更に伴う手続き｜必要書類から申請期限まで詳しく解説【司法書士監修】

オフィス移転を成功させるには、効率的な引越し準備や費用をおさえるための施策がポイントです。該当する補助金・優遇措置制度もうまく活用しましょう。

余裕をもって解約予告をする

オフィスを解約する場合、建物のオーナーに解約予告をする必要があります。一般的には、解約する日の半年前までに解約予告が必要です。ただし、契約内容によって異なるため確認しておきましょう。

一度解約予告をすると撤回はできません。解約予告日までに準備が間に合わない場合でも撤去しなければならないため、困ることのないよう余裕のあるスケジュールで進めましょう。

使用頻度の低いものから引越し準備をする

移転準備は通常業務と並行しておこなうため、使用頻度の低いものから荷造りを始めると効率的です。あらかじめ荷物を選別してリスト化しておくと、当日の作業がスムーズに進められます。

移転後すぐに使用したいものをまとめておくなど、通常業務や移転後のことも考えて荷造りをしましょう。

オフィス移転向けの補助金・優遇措置を利用する

オフィス移転にはコストがかかるため、補助金や優遇措置を利用しましょう。

＜利用できる制度＞

• ものづくり補助金
• IT導入補助金
• 事業承継・引継ぎ補助金
• 小規模事業者持続化補助金
• 地方拠点強化税制　など

移転先の地域によっては税制などの優遇措置が受けられない場合もあるので、事前に確認しておくことが大切です。

オフィス移転で補助金・助成金を申請しよう！費用の捻出方法まで解説

オフィス移転後のコスト削減も意識する

オフィス移転の際は、移転先でのコスト削減にも目を向けてみましょう。移転に伴いリモートワークなどの在宅勤務を導入すれば、オフィス規模を縮小できるため、オフィス賃料の削減に有効です。

また、オフィス移転を機にペーパーレス化を導入することで、紙の購入費や印刷代はもちろん、書類の廃棄にかかるコストも削減できます。書類をデジタル管理するようになると書類保管の棚やスペースを減らせるので、オフィスの縮小にもつながります。

「通常の業務があるためオフィス移転にまで手が回らない」「何から始めればよいのかわからない」といった悩みを抱えているのであれば、物件探しから引越しまでトータルでサポートしてくれるオフィス移転サービスを利用してみてはいかがでしょうか。オフィス移転サービスのメリットや選定基準などを紹介します。

オフィス移転サービスを利用するメリット

オフィス移転サービスを利用するおもなメリットは次のとおりです。

• 通常業務に専念しながらオフィスの移転が可能。
• オフィス移転計画を立てる時間や作業コストを削減できる。
• 移転方針の設定・不用品の廃棄処分・移転先のレイアウト作成などに関するアドバイスがもらえる。

信頼できる業者を探して依頼をすれば、手間をおさえて満足度の高いオフィス移転を実現できます。

オフィス移転サービスの選定基準

オフィス移転の専門業者を選ぶ場合は、次の選定基準をチェックし、総合的に見て判断するとよいでしょう。

• オフィス移転の実績
• サポートの範囲
• アフターフォローの充実
• 価格
• 口コミ・評判

アイリスチトセでは、物件探しから内装・家具の提案、引越しまでオフィス移転に関する業務をワンストップでサポートするトータルサービスを提供しています。年間1,000件以上の実績とグループの総力で、費用をおさえつつも良質なオフィスの実現をサポートします。オフィス移転を検討中の方は、お気軽にアイリスチトセへご相談ください。

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オフィス移転は工数が多く、時間や手間もかかるため、効率的に進めるためにチェックリストを活用しましょう。オフィス移転が成功すれば、生産性の向上や社員のモチベーションアップ、企業ブランディングの確立といった成果を得られます。ぜひ、本記事で紹介した内容を参考に「移転してよかった」と思えるオフィス移転を実現してください。

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