フリーアドレスオフィスを導入する3つのメリットと失敗させないコツを徹底解説

各個人の席を決めず、オフィス内の席を自由に選べるフリーアドレスオフィスを採用する企業が増えています。近年、新しい働き方として注目されていますが、実は1980年代から提唱されているオフィス形態です。

フリーアドレスはただオフィス内に自由席を作れば良いわけではありません。メリットやデメリットを踏まえたうえで、自社に適した導入方法を検討する必要があります。

この記事では、フリーアドレスオフィスの特徴やメリット、デメリットなどの基本から、導入の流れや失敗しないためのコツも解説します。フリーアドレスを検討予定の企業はぜひ参考にしてください。

近年注目されているフリーアドレスオフィスの歴史は意外に古く、最初に登場したのは1980年代です。当初は、外回りや出張などで不在となる社員の座席を有効活用するのが主な目的とされていました。社員は各個人の席を持たず、空いている席に座って働きます。

近年、政府が働き方改革でテレワークを推進しています。その影響もあり、社内にいる社員分の席だけあれば良い、フリーアドレスオフィスを採用する企業が増加傾向です。新しい働き方として、今後もますます浸透していくことが予想されます。

ただし導入すれば、すべての企業でプラスの効果を期待できるわけではありません。導入を検討する際は、その特徴やメリット、デメリットを知ったうえで、自社に適しているか見極めることも大切です。

フリーアドレスオフィスの導入によって、得られる可能性が高い3つのメリットをご紹介します。

■1. コミュニケーション活性化につながる

フリーアドレスオフィスでは、出社するたびに違う席に座ることになるため、同一プロジェクトやチームの社員だけではなく、さまざまな社員と隣席になる可能性があります。そのため、今まで話す機会のなかった社員とも話しやすくなったり、業務でもやり取りをしやすくなったりするなどの効果が期待できます。

日によって隣席にいる人が違うため、社員によっては慣れるまでに時間がかかるかもしれません。しかし長期的に見れば、企業の利益に繋がる可能性は十分考えられます。

さまざまな社員と関わりを持つことによって、普段の顔ぶれでは思いつかないアイデアや企画が生まれる可能性もあるでしょう。

■2. スペースの有効利用やコスト削減に繋がる

フリーアドレスオフィスでは社員一人ひとりに席を用意する必要がないため、各個人のデスクやチェアの購入費を削減できます。また座席数の減少に伴い、空いたスペースを別の用途に活用したり、オフィスの面積を小さくすることで賃料の削減ができたりと、オフィス空間のコスト削減にもつながります。特に出張や外回りなどで不在になる社員が多い企業は、空席率を下げてオフィスの空間を効率よく利用できます。

省スペース化を図れるため、オフィスが狭いと感じている企業にもおすすめです。また、人事異動や人数の増減が生じても、レイアウトを変更せずにそのまま対応可能な点もメリットと考えられます。

■3. 主体性のある働き方を促進させる

フリーアドレスオフィスでは、集中できる席を選んだり、その日の業務内容に関連する社員の近くの席に座ったりするなど、社員自身で利用する席を自由に選択可能です。

出勤のたびに自分で考えて働きやすい環境を作る必要性から、社員の主体性や自主性が育まれて、業務に良い影響をもたらすことが期待できます。

フリーアドレス導入でのコミュニケーション活性化に関する事例はこちらの記事でも解説しています。

フリーアドレスオフィスの導入によって、懸念されるデメリットを6つご紹介します。導入を決定する前に、どのようなデメリットが生じる可能性があるのか知っておくことも大切です。

■1.私物を管理する手間が発生する

フリーアドレスにおいてデスクは社員共有です。使用しているデスクは明日には別の社員が使う可能性があり、また引き出しなどのデスク収納がないことから、私物を置いておくことができません。仕事に必要な私物や事務用品、資料などは日々持ち運ぶ必要があります。

多くの企業では私物を管理するためのロッカーを設置し、退勤時や長時間離席する際に収納できるようにしています。慣れてしまえばそこまで負担に感じることはありませんが、今まで自分の席があって私物を保管していた人は不便に感じるかもしれません。

■2.人材の育成や管理に支障が出る

オフィス内であればどの席でも自由に座れるため、常に上司や直属の先輩が近くにいるとは限りません。そのため、新入社員や若い社員が、先輩の仕事ぶりを見ながら学んでいくスタイルは難しくなります。先輩や上司に質問したくても、近くにいなくてすぐに聞けない事態も発生するかもしれません。

上司の立場から見ても、部下との距離が物理的に離れてしまうため、管理に支障が出る可能性があります。そのため人材の育成や管理には、従来のオフィス以上に気を配る必要があるでしょう。必要に応じてメールやチャットで連絡をとったり、たまには席に様子を見に行ったりするのもおすすめです。

■3.従業員の場所を把握しづらい

固定席の場合、従業員は常に同じ席で仕事をするため、離席していない限りは居場所を特定しやすい傾向にあります。一方のフリーアドレスは従業員が自由に席を選べるため、誰がどこで仕事をしているのかを把握しづらい側面があります。

仕事を進めていく上で、従業員の居場所がわからないと困ることも少なくありません。たとえば電話を取り次ぐ場合、従業員の居場所を探す手間が増え、すぐに見つからなければ相手を待たせてしまう可能性もあります。

また、上司が部下の居場所を特定しづらい状況では、管理をしにくくなります。上司が部下の業績やパフォーマンスを把握しづらい場合、適切に人事評価することも難しくなるかもしれません。

■4.集中力が低下しやすい

オフィスのレイアウトは、従業員の集中力を左右する要素の一つです。フリーアドレスを導入するメリットには、社内コミュニケーションの活性化が期待できることも含まれています。

フリーアドレスは、部署を超えたコミュニケーションのきっかけになる一方で、雑談が増えやすい側面もあります。アイデアが鍵となるクリエイティブな職種の場合、些細な雑談がきっかけで新たなアイデアの創出につながることもあるでしょう。

しかし、業務内容によっては、ほかの従業員に話しかけられることで、仕事に集中しづらくなる可能性もあります。フリーアドレスによってコミュニケーションを活性化させたい場合は、従業員が集中して仕事ができる環境整備も必要です。

■5.部署やチームでの連携が難しい

従業員が共通の目標に向かい、効率的に働くためには、部署やチームのメンバーとの連携が不可欠です。固定席の場合、部署やチームの席がまとまっているため、情報や知識の共有がスムーズです。

しかし、フリーアドレスを導入すると、部署やチームでの連携が難しい側面があります。部署やチームのメンバーは、さまざまな席で仕事をするようになるためです。必要なタイミングでメンバーが見つからず、コミュニケーションが疎かになる可能性もあります。

メンバー同士のコミュニケーション不足は、ミスやトラブルにつながるおそれもあるので注意が必要です。些細なミスが大きなトラブルに発展し、組織全体に深刻なダメージを与えるリスクもあります。

■6.固定席と変わらない状況になる

フリーアドレスは、従業員が自由に席を選べるワークスタイルです。毎日異なる席を選ぶことで、これまでは交流が少なかった他部署のメンバーとのコミュニケーションが生まれる可能性があります。

しかし、フリーアドレスを導入した企業の中には、席の固定化を課題に抱えるところも少なくないのが現状です。フリーアドレスを導入しても、毎日同じ席を選んだり、同じメンバーが同じエリアに集中したりすることもあります。

このような状況になると、固定席のときとの変化が少なく、フリーアドレスのメリットが薄れてしまいます。フリーアドレスの効果を高めるためには、席の固定化を防ぐ対策が必要です。

導入作業は闇雲に進めるのではなく、しっかり計画を立てて進めていく必要があります。ここからは導入の流れを解説します。

■導入目的を明確にする

まずはフリーアドレスを導入する目的を明確化することが大切です。なぜ導入するのか、導入すればその目的は達成できるのかなど、具体的にイメージしましょう。目的を明確化することによって、導入計画も立てやすくなります。

さらに社員に目的を理解してもらうことも重要です。でなければ、出社の度に同じ席に座る社員が出てくるなど、フリーアドレスのメリットが得られない状況になりかねません。経営側だけで話を進めるのではなく、社員に対しても導入の目的を明確に説明できるようにしておきましょう。

なお、フリーアドレスを採用した企業の導入理由として多いのは「社員同士のコミュニケーションを活性化したい」「オフィスの空間を有効活用したい」などです。

■適用範囲を決める

すべての業種や部署がフリーアドレスに向いているわけではありません。最初から全部署に適用するのではなく、まずはフリーアドレスが向いていると考えられる部署から適用するのがおすすめです。部署ごとに導入したほうが良いか、現状のままが良いか検討しましょう。

一例として、ノートパソコンが1台あれば業務可能な部署は、自由席になっても業務に支障がなく、フリーアドレスに向いていると考えられます。ペーパーレス化が進んでいる部署も席を移動しやすいため、スムーズに導入できる可能性が高いでしょう。

映像編集やデザインなど、大きなディスプレイで作業することが求められる職種の場合は、デスクに共用の外部ディスプレイを設置するのも一つの手です。

一方、総務や労務、人事などのコーポレート部門や営業アシスタントなどは、固定電話の対応や社内でやり取りすることが多いため、席は移動しないほうが効率的です。日によって席が違うと、用事のある社員が社内で探す手間と時間がかかってしまう可能性があります。

また、セキュリティレベルが高い内容を扱う部署も、情報漏えいのリスクを考慮すると固定席がおすすめです。

■レイアウトを検討する

どの程度の座席数が必要か、オフィスを使用する社員人数や勤務形態などから、レイアウトを検討しましょう。

座席数とともに、完全なフリーアドレスとするか、部署ごとで利用できるエリアを限定するかも決める必要があります。自社の組織編成などを鑑みて、どちらの運用形態が向いているかもしっかり検討しましょう。

レイアウトを考えるうえで、考慮しなければならないのが感染症対策です。ソーシャルディスタンスを確保できるようなレイアウトにする必要があります。対面となる箇所には、飛沫防止パネルを設置するのが効果的です。真正面で対面とならないように、横並びにしたり、斜め前にレイアウトしたりするのも効果があります。

席を使用した後は、除菌シートでデスクや椅子を拭くなどのルールを決めるのがおすすめです。各座席に除菌シートなどを設置しておくと良いでしょう。社員一人ひとりが、次に使用する人のことも考えて、気持ちよく使用できる環境を心がけることが大切です。

■新しいオフィスの使用ルールを作る

最後に新しいオフィスのルールを策定します。特にセキュリティに関することや私物の扱い、感染対策については明確にルールを定めておきましょう。例として、次のようなルールが考えられます。

・使用後はデスクを除菌シートで拭く
・使用後はデスク上に物がない状態にする
・長時間、席を外すときはデスク上に物を放置しない
・ロッカーは施錠する

いつも座る席が同じだったり、仲の良い社員でかたまっていたりする場合は、「出社時にくじ引きなどで座る席を決める」などのルール策定が効果的です。

使用ルールは一度策定したら完了ではなく、アップデートしていくのがおすすめです。運用していくなかで、都度見直しを行いましょう。

オフィスレイアウトに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

企業がフリーアドレスを導入すると、コミュニケーションの活性化や主体性のある働き方の促進などのさまざまな効果が期待できます。しかし、フリーアドレスを導入したからといって、必ず成功するとは限りません。フリーアドレスの失敗を防ぐためには、デメリットに関する十分な対策を検討しておく必要があります。

■パーソナルロッカーを導入する

固定席の場合、従業員一人ひとりに席が割り当てられるため、私物をデスクに収納することが可能です。しかし、オフィスをフリーアドレス化すると、従業員の席が固定されないため、これまでのように私物をデスクに収納できません。

フリーアドレスを導入した企業の中には、私物管理を課題に抱えるところも少なくありません。このような課題を解消するために効果的な方法は、パーソナルロッカーの導入です。

従業員の人数分のパーソナルロッカーを設置しておけば、私物を持ち歩く必要がなくなります。鍵付きのロッカーならセキュリティを向上できるため、紛失や盗難リスクも低減できるでしょう。

■座席管理システムを導入する

フリーアドレスは、従業員が自由に席を選べるワークスタイルです。従業員は毎日異なる場所で仕事をするようになるため、上司や同僚が居場所を特定することが難しい側面があります。

このような課題を解消するためには、座席管理システムの導入が効果的です。座席管理システムとは、従業員の座席をリアルタイムで管理できるシステムです。座席管理システムを導入すれば、従業員の居場所を即座に把握できます。

システムの中には、座席予約に対応しているものもあります。従業員が必要なタイミングで座席を予約することで、空席や重複利用のリスクを最小限におさえ、効率的な運用が実現できるでしょう。

■個人ワークに集中できるエリアを設ける

オフィスをフリーアドレス化すると、従業員同士のコミュニケーションが発生しやすくなります。その一方で雑談が増え、業務に集中できない従業員が出てくる可能性もあります。

すべての従業員に快適に仕事をしてもらうためには、個人ワークに集中できる環境を整備することも大切です。このような環境を整備する際には、ワークスペース内に集中エリアを設ける方法があります。

しかし、集中エリアだけでは整備が不十分なこともあります。たとえば、Web会議をする場合です。オープンスペースの集中エリアでは、周囲の雑音が影響し、Web会議に対応しづらいため、集中ブースを設置すると良いでしょう。

■グループアドレスを導入する

部署やチームの連携力を強化するためには、グループアドレスを導入する方法があります。フリーアドレスには、完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類があります。完全フリーアドレスは部署やチームを問わず、すべての従業員が自由に席を選べるタイプです。

一方のグループアドレスは、部署やチームごとに場所を固定し、その中で席を自由に選べるタイプです。グループアドレスを導入すると、部署やチームのメンバーがまとまって仕事をすることから、連携を取りやすくなります。

メンバー同士で、気軽にコミュニケーションを取りながら業務を進められるため、困ったときに相談しやすく、トラブルが発生したときでもすぐに対応しやすくなります。上司は部下が仕事をする様子を管理できるため、適切な人事評価にもつながるでしょう。

■席の固定化を防ぐ工夫をする

フリーアドレスを導入する際のデメリットの一つは、席が固定化する可能性があることです。席が固定化されてしまうと、フリーアドレスのメリットが薄れてしまうため、固定化を防ぐ工夫が必要です。

席の固定化を防ぐためには、くじ引きで席を決める、ランダムで席を決めるシステムを導入するなどの方法があります。このほかには、前の日とは別の席を選ぶといったルールを策定するのも一つの方法です。

しかし、毎日くじ引きで席を決める場合、無駄な時間が発生します。座席管理システムの中には、ランダムで席を選ぶ座席抽選機能が搭載されたものもあります。座席抽選機能のあるシステムを導入すれば、席を決めるまでの時間を短縮できるでしょう。

■ペーパーレス化を図る

オフィスをフリーアドレス化すると、従業員は自分のデスクを持たなくなるため、仕事道具の管理に手間がかかります。席を移動する度に私物を持ち歩くと、書類の紛失や盗難リスクが高まります。

書類の紛失や盗難は、情報漏洩が起きる可能性があるので注意が必要です。情報漏洩がきっかけとなり、社外からの信頼性の損失や企業イメージの低下が起き、大きなダメージにもつながりかねません。

このような課題を解消するためには、ペーパーレス化が効果的です。ペーパーレス化を図ると、手持ちの機器で書類を取り扱えるようになるため、紛失や盗難による情報漏洩を低減できるでしょう。

フリーアドレスはすべての企業に向いているわけではありません。自社に適したワークスタイルを見極めるためにも、フリーアドレスが向いている企業の特徴をおさえておきたいところです。

本章ではフリーアドレスが向いている企業の特徴を紹介するので、自社に当てはまるかをチェックしてみてください。

■ABWを導入している企業

近年は、多様な働き方を導入している企業が増えています。多様な働き方のうち、ABWを導入している企業はフリーアドレスが向いています。ABWとは、オフィス内を中心に働く場所を選べる働き方のことです。

働く場所はオフィスのほか、自宅やカフェ、コワーキングスペースなども選択肢に入ります。フリーアドレスの場合、周囲の視線や雑音が気になり、個人ワークに集中できない従業員が出てくる可能性があります。

フリーアドレスに不満を持つと、モチベーションの低下やストレスにつながることもあるかもしれません。しかし、ABWは業務内容や気分に応じ、別に設けられたワークエリアで働けるため、従業員の不満を低減できるでしょう。

■ペーパーレス化を推進している企業

ペーパーレス化を推進している企業は、フリーアドレスが向いています。フリーアドレス化すると、従業員の固定席がなくなるため、離席時や終業時などには書類を持ち運ばなければなりません。

使用後は保管場所にその都度戻す必要もあるため、書類を紙媒体で運用している企業では、フリーアドレスが非効率になります。一方でペーパーレス化を推進している企業であれば、従業員は書類をデータで閲覧することが可能です。

また、ペーパーレス化を推進すると、書類の保管スペースが不要になります。企業はフリーアドレスとペーパーレス化により、オフィススペースをより有効活用できるようになるでしょう。

■従業員の在籍率が低い企業

フリーアドレスの向き不向きは、企業が提供している働き方や在籍率が大きく影響します。オフィス出社が原則で従業員の在籍率が高い企業の場合、フリーアドレスを導入しても常にほぼ満席の状態になります。

従業員の在籍率が高いと選べる席に限りがあり、フリーアドレスを導入しても、固定席と変わらない状況になりかねません。一方で従業員の在籍率が低い企業は、フリーアドレスの導入で高い効果が期待できます。

在籍率が低いと席の選択肢が増え、従業員が望む働き方を実現しやすくなります。フリーアドレスによる高い効果を得るためには、従業員が社外でも働ける環境を構築し、オフィス出社を分散化させる工夫も必要です。

フリーアドレスオフィス導入に関して、よくある質問をご紹介します。導入前に疑問点を解消しておきましょう。

■ABWとは何が違うのか

フリーアドレスオフィスと似ている働き方としてABWが挙げられます。ABWとは「Activity Based Working」の略で、作業内容に応じて働く場所を変えることが可能です。個人専用の席がない点はフリーアドレスオフィスと同様ですが、次のような点が異なります。

• 働く場所がオフィスに限定されない
• デスクだけではなくソファや個室、特別な設備を備えた部屋など業務に最適な場所で働ける

ABWでは自宅やレストラン、カフェ、コワーキングスペースやレンタルオフィスなども働く場所の選択肢に入ります。社員はその日の業務内容や自分自身の都合に合わせ、場所を選んで働けます。一方、フリーアドレスオフィスは、オフィス内で自由に移動できる勤務形態です。

ABWに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■導入は専門業者へ相談したほうが良いか

自社で検討から導入まで行って成功させるのは、ハードルが高い場合もあるかもしれません。なぜなら先述したように、フリーアドレスを導入するまでには、目的の明確化やレイアウトの検討、社員への周知など多くの手間や時間を要するためです。

導入を成功させるために、専門業者に相談するという手段もあります。専門業者は、現状の問題を正確に把握して導入目的を明確化し、レイアウトの設計やルールの策定などもサポートしてくれます。さらに必要に応じて、家具や備品の手配なども可能です。

相談だけではなく、専門業者のサポートを受けると通常業務を行いながら無理なく導入を進めることができます。プロの目線でサポートしてもらえるため、無駄なく的確に進められるのも専門業者に相談するメリットです。

アイリスチトセでも、オフィス移転のトータルサービスを提供しています。物件探しやレイアウトの設計はもちろん、必要な家具や備品の手配、引っ越し作業までワンストップでサポート可能です。アイリスグループのネットワークを活用して、最適なサポートを提供します。

オフィスの移転や導入などで多くの実績を持つアイリスチトセでは、運用まで考慮したご提案が可能です。フリーアドレスオフィス導入を検討の際には、ぜひお気軽にご相談ください。

以下では、オフィス改修のタイミングでフリーアドレス化を行った村田機械株式会社様のインタビュー記事がご覧いただけますので、ぜひ参考にしてみてください。

フリーアドレス導入で起きたコミュニケーションの変化

フリーアドレスオフィスは、固定席を設けず空いている席を自由に使用できる働き方です。導入することによって業務の効率化や生産性の向上、空間コストの削減などが期待できます。ただし、業務内容によって向き不向きがあるため、その点をしっかり見極めることが大切です。

導入に関しては、自社ですべてを行おうとせず、専門業者に相談するのがおすすめです。専門業者はプロの目線で的確にサポートしてくれます。アイリスチトセでもワンストップで導入のサポートが可能です。ぜひオフィスをフリーアドレス化して、快適に働ける環境を実現しましょう。