生産性を向上できるオフィス環境の整え方｜快適なオフィス環境を整備するメリットと注意点を解説
オフィスレイアウト・デザイン・設計
従業員の生産性向上には快適なオフィス環境づくりが欠かせません。働きやすい職場では従業員のストレス度合いが低く、仕事への活力に満ち溢れています。
その一方で、「オフィス環境を改善するだけで生産性が上がるのか」「具体的には何をしたら良いのだろうか」と疑問を抱く企業の労務担当者の方も少なくないでしょう。
そこで、本記事では、快適なオフィス環境が生産性向上につながる理由や取り組むメリット、具体的な実施方法などをご紹介します。
記事の後半ではオフィスづくりに活用できる補助金制度も取り上げているので、最後まで読み進めていただき、ぜひ自社のオフィスレイアウトの刷新に役立ててください。
目次
生産性が向上するオフィス環境の特徴とは
生産性が向上するオフィス環境には、「スペース」「レイアウト」「オフィス家具」の3つの要素が関係しています。それぞれの特徴は次のとおりです。
| 要素 | 特徴 |
| スペース |
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| レイアウト |
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| オフィス家具 |
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「スペース」において重要なのはリフレッシュスペースの有無です。一般的に人の集中力は45〜90分しかもたないとされています。長時間の労働は生産性が低下しやすいため、適度に休めるスペースが確保されています。
「レイアウト」では、ゆとりあるスペースを担保した配置が重要です。オフィス内で移動をする際に、通路が狭く、他人のデスクやチェアに接触するような狭さだとストレスが溜まってしまいます。
仕事の疲労感を軽減するチェアやデスクといった「オフィス家具」にも注目できます。最近では、デスクワークによる座りすぎの健康被害も報告されているため、スタンディングデスクを導入する企業も増えているようです。
スタンディングデスクを導入するとちょっとした打ち合わせやブレストがしやすくなり、コミュニケーションが活性化され、生産性向上にもつながります。次の記事ではスタンディングワークの効果について解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
快適なオフィス環境が生産性向上につながる理由
快適なオフィス環境は、社内に次のような恩恵を与えるとされています。
・従業員の業務効率化を図れる
・従業員のストレスが緩和される
・従業員同士のコミュニケーションが活性化される
なぜそう言えるのか、生産性向上につながる理由と一緒に解説していきます。
■従業員の業務効率化を図れる
オフィス環境が整っていると仕事が円滑に進み、従業員が集中した状態を保ちやすくなります。たとえば、空調の温度や照明の明るさが適度に保たれて、必要な備品や資料がすぐに取り出せるように整理整頓されていると、仕事の集中を妨げる要因が限りなく少なくなります。
これらの環境面により、従業員一人ひとりのパフォーマンス最大化につながるため、結果的に業務効率化を図れ、従業員の生産性向上に寄与していきます。
オフィスの業務効率化するアイデアと施策例に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
■従業員のストレスが緩和される
ストレスが溜まると従業員のモチベーションは低下し、会社全体の生産性に悪影響を与えてしまうのは容易に想像できるでしょう。そこで、ストレスを緩和させるためにも、十分な作業スペースや仕事に集中できる環境を確保することが重要だと言えます。
たとえば「デスクが狭くてPCモニターが置けない」「移動の際に他の従業員とぶつかってしまう」といったストレスを感じ続けている従業員がいるならば、どうでしょうか。きっと仕事中に高い生産性を維持するのは難しく感じることでしょう。
このように従業員のストレス要因となる要素を少しでも排除することが、やがては会社全体の生産性維持につながっていくわけなのです。
オフィス環境のストレスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
■従業員同士のコミュニケーションが活性化される
オフィス環境が快適であれば、従業員同士のコミュニケーションが活発になり、対人関係が改善され、結果的に生産性にも良い影響を与えます。
従業員が抱えがちなストレス要因の一つに対人関係がありますが、仕事に関係する内容だけでなく、雑談や些細な会話が生まれるようになると良好な人間関係を築きやすくなります。
オフィスコミュニケーションの活性化に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
快適なオフィスづくりに取り組むメリット
快適なオフィスづくりに取り組むことで組織や会社全体のメリットは数多くあります。どんなメリットがあるのか詳しく見ていきましょう。
■従業員のエンゲージメントを上げられる
まずは、従業員のエンゲージメント向上につながるというメリットがあります。快適なオフィス環境を導入することで、従業員の働きやすさに良い影響を与え、結果的に、ポジティブな雰囲気づくりや良好な人間関係の構築につながっていきます。
企業において重要となる従業員のモチベーション維持に大きく貢献するというのは、非常に重要なメリットであると言えるのではないでしょうか。
■ワーク・ライフ・バランスを実現できる
業務を遂行する上で、言うまでもなく大切なのが従業員一人ひとりの健康状態です。特にテレワークを導入している企業にとっては、従業員のメンタルケアに気を配っていることでしょう。
仕事に集中できる環境が整うとストレス軽減にも効果があり、労働時間も減らせます。心身ともに健康を維持できると仕事と生活のバランスがとれるようになり、従業員の生産性にも良い影響を与えます。
ワーク・ライフ・バランスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
■不要なコスト削減につながる
働きやすい環境であれば、肉体的・精神的に不調になる従業員が少なくなるので、余計なコストが発生しにくくなります。
たとえば、従業員が肉体的・精神的に不調となり休職してしまう場合、新たに人員確保するうえで採用活動をする必要が出てきます。さらに休職期間中の対応も必要となるため、余計なコストがかかってしまうケースもあります。
また、長時間労働が是正されている環境になれば、余計な光熱費もカットできます。快適なオフィス環境であれば、不必要な費用が発生しづらい、企業の経営体質を良好な状態に維持しやすいという傾向にあるのです。
オフィス環境の生産性向上を実現させる方法
オフィス環境を改善するためには、オフィスレイアウトやオフィスの配色の変更、防音・防臭対策などが必要になります。それぞれ具体的な方法を見ていきましょう。
■オフィスレイアウトを変更する
オフィスの環境の生産性を向上させる方法の一つとして、オフィスのレイアウト変更を検討する必要があります。無駄な動きをなくすために動線を意識したオフィスレイアウトにすることで、従業員がストレスなく業務に臨むことができます。
オフィスレイアウトの動線は、次の3つの要素をチェックしましょう。
| 動線の特徴 | 導入例 |
| 動きやすさ |
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| 設備の使いやすさ |
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| 安全面 |
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また動線に加えて、業務をおこなう場所自体の自由度を高めることで、さらにオフィスの生産性が向上します。
これらの要素をすべて取り入れたオフィスレイアウト、「フリーアドレスオフィス」と「ABWオフィス」についてご紹介します。
フリーアドレスオフィス
フリーアドレスオフィスとは、デスクの指定がなく自由な場所で業務をおこなえるオフィス形態のことです。空いている席に自由に座れるので、部署に関係なくさまざまな従業員とコミュニケーションが取れます。
フリーアドレスは、従業員全員分の座席を用意しないことが一般的。たとえば日中外出することの多い営業部やミーティングの多い企画部は、席数を従業員数に対して80％にすることで、スペースの最適化を促進できます。
次の記事ではフリーアドレスにするメリットや導入方法について詳しく紹介しています。ぜひお読みください。
フリーアドレスオフィスを導入する3つのメリットと失敗させないコツを徹底解説
ABWオフィス
ABWオフィスとは、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど仕事内容やその時の気分に応じて働く場所を選べるオフィス形態のことです。出勤の義務がないため、ワーク・ライフ・バランスを維持しやすくなり個々の生産性アップを期待できます。
また、ABWの導入と同時にフリーアドレス化を進めることで、オフィス縮小にもつながり、設備コストの削減も期待できます。次の記事ではABWの導入の方法や得られるメリットなどを解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。
ABW型オフィスの導入で働き方改革！導入する流れから企業事例まで
■一人当たりのスペースを増やす
オフィスで一人当たりに確保するスペースの目安は約3坪です。一人当たりのスペースが3坪を下回ると、機密情報が漏れるリスクや生産性が下がると言われています。
作業スペースが狭くなって常に窮屈さを感じてしまい、働きにくさを感じる原因になってしまいます。
従業員の作業効率は作業スペースの広さに左右されますが、オフィススペースを拡大しすぎると光熱費や賃料コストが高くなってしまいます。オフィスのスペースを効率よく活用するために、不要なものを処分して、共有できるものは共有するなど、私物を減らすための工夫をしましょう。
■オフィスの配色を変更する
オフィスの配色により、オフィスの雰囲気や従業員の働き方に影響します。色は人間の心理に影響を与えるので、色を意識したオフィス作りをする必要があります。
たとえば、従業員が和気あいあいと仕事ができる様に明るいオフィスにする場合には、柑橘系のカラーにするなど、オフィスの配色による効果はさまざまです。
また観葉植物を設置すると、心理的なストレスの軽減や空気の清浄化などメリットが多数あります。適度に緑色を目に入れられるオフィスは、リラックス効果があり、従業員の集中力を高めます。
■リフレッシュできるスペースを設置する
オフィス内に、オフィスカフェや休憩ができるリフレッシュスペースを作ることで従業員がリフレッシュできるスペースを導入できます。
オフィスカフェ
オフィスカフェを導入することで他部署との交流が活発になります。普段よりもリラックスした状態で会話を楽しむことができるため、リフレッシュ効果の他にも、連携が取りやすくなるため、仕事の効率が上がる効果があります。
また、オフィスカフェは会議室や接客室など多目的に使えます。多目的に使う場合は、機能性が高く収納しやすいオフィス家具が適しています。
その点、アイリスチトセで取り扱っている「EASAC-イーザック-フラップテーブル-」は、一人での利用やグループでの利用など用途に応じてフレキシブルに使え、収納性も高いフラップテーブルとなっています。
リフレッシュスペース
リフレッシュスペースを設置すると仕事中に気分転換や休憩ができ、心理的・肉体的なストレスが溜まりにくくなります。集中力の回復も見込めるため、効率低下を防ぐことが可能です。
効果的なリフレッシュスペースにするには、ワーキングスペースとの違いを明確にした空間にしましょう。たとえば、コーヒーサーバーや暖色系のソファを置く、観葉植物を取り入れる、広い窓に面して眺望を眺められる様にするなどです。
リフレッシュルームに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
■オフィスの温度・照明の調整
空調の温度や照明の明るさを適切にすると風邪の予防や健康維持に効果があります。体調不良の原因となる問題を排除していくことが重要です。
温度対策
空調の温度は季節毎に見直し、冬は乾燥を防いで湿度を保つようにしましょう。夏は27度前後、冬は22度前後が適正な温度です。湿度は40〜60％をキープするようにしてください。
照度対策
明るさは、机上で750ルクス以上が適切になります。暗すぎると疲れ目の原因になるので注意しましょう。
最近では、健康維持のために、サーカディアンリズムに合わせた照度変更が可能な自動照明制御システムを導入している企業もあります。サーカディアンリズムとは一日の自然光の変化に合わせて体温やホルモン分泌の調整が行われる体内機能のことです。
次の記事ではサーカディアンリズムと生産性の関係、サーカディアンリズムを整える自動照明制御システムについて紹介しています。ぜひご一読ください。
■オフィスの防音・防臭対策
人の会話や騒音、不快な臭いなど、集中力を低下させる原因はさまざまな場所にあります。臭いや音は小さな問題の様に思えますが、集中力や仕事のパフォーマンスに大きな影響があります。
臭いや音による問題は大きく発展してしまうと、チームワークや人間関係に悪影響をおよぼす可能性もあるため、事前の対策が必要です。
防音対策
会議中の話し声や、隣の人のタイピングがうるさいと感じるなど、音に関する問題は少なくありません。仕切りがない場合は、間仕切りとして吸音パーテーションを設置することで遮音性を高められます。
また、デスク毎に吸音パーテーションを設置することもできるため、隣の席に聞こえる音を和らげる効果があります。
オフィスの防音対策に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
防臭対策
不快な匂いには汗や強すぎる香水、タバコなど人間が原因となるものとエアコンや水回り、ホコリやカビなど設備が原因となるものがあります。臭いの対策として、部屋の空気を入れ替えるのは最も簡単で確実な臭い対策の一つです。
窓を空けるときは2カ所開けることで空気の流れを作り効率よく換気ができます。デスク毎にできる対策として、卓上扇風機などを活用しましょう。淀んだ空気を循環させる効果があります。
エアコンやカビの臭いなど、素人が掃除をしても限界があるものは専門の業者に依頼をしましょう。
■ツールやシステムを導入する
名刺管理やタスク・プロジェクト管理ツールなどの業務効率化ツールの導入を検討しましょう。導入するにあたって、工数が多くかかっている業務やリソースが足りない業務、業務に付随する課題などを洗い出し、目的に応じたツールを選定します。
たとえば、顧客管理に時間がかかるなら名刺管理ツールやSFA（営業支援ツール）、データ収集や登録・転記をするリソースがないならRPA（一定の作業を自動化するツール）、情報共有に課題があるならコミュニケーションツールを利用すると業務がスムーズに進みます。
ただし、従業員によっては使い方が分からずに活用できないこともあります。直感的に操作できるもの、トラブルサポートが充実しているものであればより導入しやすいでしょう。初期費用がかかるツールもあるので、予算に合わせて選ぶのも重要です。
■ルールやマニュアルを作成する
生産性アップのためには、効率よく仕事を進められるルールやマニュアルが必要になります。無駄な工程がないか、時間がかかりすぎている作業はないかのチェックが重要です。
まずは、現状把握のために、手間を減らすべき業務を洗い出していきましょう。業務にかかる工数と必要なリソースについて確認し、削れそうな工程がないかそれぞれを具体的に可視化するのがポイントです。
そのうえで、業務品質を一定に維持するためにルールやマニュアルを作成していきます。担当者が不在の場合、退職する場合でも、スムーズに引き継ぎが可能となるので、非常に大切な取り組みだと言えます。
■ペーパーレス化を推進する
ペーパーレス化とは、紙の書類や契約書をデータで保存することです。コスト削減や文書作成の効率化、スペースの有効活用が可能になるといったメリットがあります。
書類や資料を紙で管理している場合、紙代や印刷代、文書の郵送、運搬費用といったコストが発生しますが、ペーパーレス化により、これらのコストを削減でき人的ミスも防ぐことができます。
実際に導入する際は、自社にあったペーパーレス化のためのツールを選んで推進させていきましょう。
ペーパーレス化に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
快適なオフィスづくりを成功させるためのポイント
快適なオフィスを実現させるために、押さえておきたいポイントを次にまとめています。オフィスは作って終わりではないので、快適なオフィスを上手く活用できるようにしましょう。
■予算と補助金制度を考慮する
生産性を上げるためのオフィスリノベーションには1,000万円以上かかる場合があります。オフィスリノベーションに活用できる補助金や助成金もあるので、予算を決めて取り組みましょう。
ものづくり補助金
設備投資により生産性アップを目指すことを目的とした補助金です。申請する場合にオフィスの改装が生産性アップにどうつながるのかを証明する必要があります。
出典元：ものづくり補助金総合サイト
事業継承補助金
既存事業とは別に新たな取り組みをする際、その事業を支援することを目的とした補助金制度です。最大300万円の支援が受けられる規模の大きい補助金ですが、オフィス改装が新規事業にどう寄与するのかを証明する必要があります。
出典元：事業継承・引継ぎ補助金」公募要領
IT導入補助金
ITツールを導入することで業務効率化・データ利用による顧客獲得につながる施策をおこなう中小企業向けに作られた制度です。Web会議システム導入やモバイルPCの準備などの環境整備でも申請できます。
出典元：IT導入補助金
■機密情報の取り扱いに注意する
快適なオフィス環境の一つである「オフィスカフェ」は、会議室や接客室としても使用できるのが特徴ですが、リスクとして機密情報の漏洩が懸念されることがあります。
その対策として、オフィスを仕切るためのブースやパーテーションが重宝します。アイリスチトセでは、集中したい業務やWeb会議に最適な遮音性の高い集中ブースやパーテーションを取り扱っています。ぜひ自社にあったものを取り入れてみてください。
■ルールを決めて従業員に徹底させる
生産性をあげるために業務の仕方を変更することは多々あります。そういった場合、スムーズに移行できるようにルールを設定し、従業員に徹底させる必要があります。
次の4つを意識すると、ルールが従業員に浸透しやすくなります。
・従業員の意見を取り入れる
・目的を理解してもらう
・ルールに関して事前に通知し説明をする
・例外を作らない
また、ルールを作る際は従業員の不満を解消できるかどうかも重要です。たとえば、このようなものがあります。
| オフィスカフェを導入する場合 |
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| 仮眠室を設置する場合 |
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| Web会議を導入する場合 |
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これらはルールを設定しておかないと従業員の不平・不満につながりやすいので注意しておきましょう。
まとめ：オフィス環境へのストレス要因を排除して生産性向上を目指そう
オフィス環境を改善すると、従業員のワーク・ライフ・バランスが保たれ、離職率の低下も期待できます。快適なオフィス環境を実現するためには、オフィスレイアウトの工夫や適切なツールの導入などが鍵を握ります。
さらに、適切な温度管理や防音・防臭対策もおこなうとストレスが軽減され、生産性アップにもつながります。
ぜひあなたの会社でも、生産性を維持しやすい快適なオフィス環境を目指して、自社のオフィスづくりに精力的に取り組んでみてはいかがでしょうか。