オフィスの業務効率化するアイデアと施策例を紹介！抱える課題を解決しよう
働き方
近年は、多くの企業で業務効率化の考え方の見直しがおこなわれています。見直されている背景には、働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策によってワークスタイルが多様化したことが挙げられます。
一方で業務効率化見直しの必要性を感じていても、具体的な方法がわからず、いまだ取り組めていない企業も多いようです。そこで本記事ではオフィスの業務効率化を進めたい企業向けに、具体的なアイデアをご紹介します。
業務効率化による効果や着手するタイミングも併せて解説するので、自社の業績アップにつながる見直しができるよう、ぜひ参考にしてください。
目次
業務効率の見直しが加速
働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策を実現するために、ワークスタイルの変革に取り組む企業が増加しました。
しかし、コロナ禍で準備が万全でないままに、リモートワークを始めとしたワークスタイルの変革を余儀なくされた企業も多く、業務を進めていく上で不都合や課題が表面化しています。たとえば、セキュリティ強化によるコスト増や従業員同士のコミュニケーション不足などです。
企業にとって業務効率化はいつの時代も課題の一つですが、このような背景から業務効率化を見直す必要性が高まっているため、今一度見直すタイミングだと言えるでしょう。
・ワークスタイルを変革すべき理由に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
オフィスの業務効率化による効果
ここからは、企業がオフィスの業務効率化を図る上で得られる効果を解説します。
■コスト削減
業務効率化への取り組み次第では、人件費や固定費の削減につながります。たとえばルーティンワークを自動化すると、同じ作業でも必要な時間や従業員数が減少します。従業員一人当たりの業務工数がスマート化された結果、人件費の削減を期待できるでしょう。
また、オフィスの面積を縮小すれば、賃料や水道光熱費など固定費の削減が可能です。なお、コスト削減を図る具体的な方法は、「オフィスの業務効率化につながる5つの施策例」で解説します。
■生産性の向上
時間やコストを削減できる業務効率化は、生産性の向上にもつながります。削減した時間やコストは、メイン事業や新たな事業に充てられるためです。また、マネジメントやガバナンス強化といった付加価値の高い業務にも注力できます。
特に慢性的な人手不足に陥っている企業では、従業員がバックオフィス業務とフロントオフィス業務の両方を担っているケースも少なくありません。顧客に直接対応するフロントオフィス業務をおこないつつ、バックオフィス業務で事務処理をこなす場合は従業員の負担が大きいでしょう。
そこでバックオフィス業務の効率化を図ると、従業員の負担軽減につながります。バックオフィス業務の効率化は、フロントオフィス業務に集中しやすい環境になります。顧客との対応に注力できることで、業績アップも期待できるでしょう。
■従業員のモチベーションアップ
企業が働きやすい環境を提供できれば、従業員の仕事に対するモチベーションのアップが期待できます。業務効率化によって生産性の向上やコスト削減につながることで、福利厚生や労働環境の整備に充てられるコストが増加するためです。
また、残業や休日出勤が減少すると、従業員一人ひとりのワーク・ライフ・バランスを実現しやすい環境を整備できます。
従業員のモチベーションアップを図るには、業務効率化と並行してウェルビーイングに取り組む方法もあります。
ウェルビーイングとは心身ともに良好で満たされている状態を指し、企業の経営戦略の一つです。企業がウェルビーイングに取り組めば従業員のモチベーションを高められるだけでなく、心身の健康を維持できるので健康経営にも寄与します。
【インタビュー】アイリスチトセ株式会社「WELL認証取得がもたらす社内への好影響とは」
■業務におけるミスの軽減
企業が業務効率化を図ることは、ヒューマンエラーを減らす対策にもなります。バックオフィス業務は、人の手でおこなう作業が多いほどヒューマンエラーにつながる可能性が高いのが実情です。
また、従業員一人当たりの業務量が多い場合も、心身の疲労によって判断ミスや見落としなどが起こりやすくなります。
ヒューマンエラーは事業運営を脅かす重大インシデントにつながるリスクもあるため、ルーティンワークを自動化するなどして従業員の負担を軽減させましょう。
■業務の属人化回避
属人化とは、業務の手順や進捗状況などを特定の担当者しか把握していない状態です。業務の属人化が定着するとその業務に対応できる従業員が限られるため、業務効率の低下や業務の停滞などの状態に陥るリスクがあります。
属人化は特定の従業員が専門性を高められるという側面もありますが、企業にとって決して良い状態とは言えません。
ツールの導入やマニュアルの整備など業務効率化を図ることで、従業員間で知識の共有化が進み、業務を円滑に進められるようになるでしょう。
業務効率化に着手するタイミング
企業が業務効率化に着手するタイミングは、現在抱えている課題の深刻度によって異なります。課題がすでに事業に深刻な影響をおよぼしている場合は、すぐに取りかかるべきでしょう。
何らかの課題を抱えているものの、現状が上手くいっている場合は、社内の体制変更や法改正のタイミングで検討するのも選択肢の一つです。
たとえば働き方改革関連法は、内容によって義務化の施行時期が設けられています。中小企業で月60時間超の残業の割増賃金率引き上げが2023年4月からスタートします。（※大企業は2020年4月から開始済み）
違反するとペナルティが科せられるため、企業によっては義務化に向けた体制変更が必要です。業務効率化は働き方改革につながるため、なるべく早いタイミングで着手すると良いでしょう。
また、企業経営アドバイザーや中小企業診断士などの専門家からアドバイスを受けるのも手段の一つです。専門家は第三者的な立場から企業を検証しているため、アドバイスを受けたタイミングで業務プロセスを見直すと、業務効率化を上手く進められる可能性があります。
働き方改革については次の記事で詳しく解説していますので、併せて参考にしてみてください。
今すぐ取り入れられる業務効率化のアイデア
新しいシステムの導入や、一部の業務を外部に委託するアウトソーシングの活用など、業務効率化の方法によってはコストがかかります。
しかし、コストをかけずに実行しやすい方法もあります。ここからはコストをかけずにすぐに着手できる方法を解説するので、ぜひ参考にしてください。
■業務手続きの見直し
すぐにでも取りかかれる業務効率化の方法の一つは、業務手続きの見直しです。まずはオフィス業務の工程を可視化し、無駄な作業やボトルネックになっている部分を見つけましょう。たとえばツールを導入し、ルーティンワークを自動化する方法があります。手続きを進める上で不要な作業を排除することで、同じ作業でも短時間で互角の結果が出せるようになります。
■業務のマニュアル作成
どの従業員でも同質の作業がおこなえるように、業務マニュアルを作成しましょう。異動や退職によって担当者が変わった場合、業務マニュアルがないと引き継ぎがスムーズに進まないことがあります。
引き継ぎで伝達漏れが発生すると、その後の業務に支障が出るかもしれません。しかし、業務マニュアルがあれば、作業内容や手順を把握できるので標準化が図れます。従業員全体に浸透すれば属人化を回避でき、専門の担当者以外でも対応しやすくなるでしょう。
オフィスの業務効率化につながる5つの施策例
ここからは、オフィスの業務効率化につながる施策例をご紹介します。しかし、ここで紹介するのは大きなコストが発生する施策例です。大掛かりになりやすいため、自社の必要性と効果を十分に検討した上で進めるようにしましょう。
■書類のペーパーレス化
これまでに書類を紙ベースで管理・運用していた企業は、業務効率化の実現に向けてペーパーレス化を図ってみましょう。書類のペーパーレス化には、次のようなメリットがあります。
- 経費削減につながる
- 多様なワークスタイルに対応しやすい
紙ベースで運用すると、用紙やトナーなどにコストがかかります。さらに、書類を保管するスペースの賃料や電気代などの固定費も発生します。
ペーパーレス化を図って紙の書類をなくした場合、運用にかかるコストや固定費の削減につながるでしょう。書類はすべてデータベース化されるため、資料の検索も容易になります。
また、情報をデータベース化してクラウド上で一括管理すれば、オフィス以外の場所で働く従業員とも共有できます。仕事に必要な書類がペーパーレス化されればどこでも書類を閲覧できるため、自宅でのテレワークだけでなく、サテライトオフィスやシェアオフィスなどの多様なワークスタイルにも対応できます。
・ペーパーレス化に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
■RPAやITツールの導入
バックオフィスのルーティンワークは、RPAの導入で自動化を図れます。RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、認知技術を活用して人による定型業務をロボットが代行するシステムです。
近年、労働人口減少による深刻な人手不足や働き方改革の一環としてRPAが注目を集めています。RPAを導入すると、おもに次の業務を自動化できます。
- データの登録・転記
- システム管理
- Webサイトからの情報収集
- 社内アプリ操作
- 同一性チェック
RPAが対応できる業務は年々増加傾向にあり、AIと連携することで非定型作業の自動化に成功した事例もあります。
また、勤怠管理や人事評価などの非定型業務は、ITツールの導入で業務を効率化できます。たとえば業務開始や終了時間を自動で打刻できるツールを導入すれば、従業員がどこで働いていても勤怠管理がしやすくなります。クラウドサービスはサービス提供会社のシステムを利用するため、自社でサーバーを構築するタイプのオンプレミスに比べて導入までの期間が早く、低コストであることも魅力の一つです。
■業務のアウトソーシング
バックオフィス業務を効率化するためには、アウトソーシングを活用するのも手段の一つです。
バックオフィス業務の一部を外部の業者に委託すれば、従業員はほかの業務に集中しやすくなるでしょう。また、アウトソーシングを活用すれば人手不足の解消にもつながるため、従業員の残業時間が減少し、働き方改革につながる可能性があります。
アウトソーシングを活用する際には、自社でおこなうべき業務とそうでない業務を整理し、委託しても問題ない業務を選びましょう。
■オフィスのレイアウト変更
業務効率化の一つとして、オフィスのレイアウトを変更する方法もあります。レイアウトを工夫すると、従業員が仕事に集中しやすい環境を整備できます。
たとえば、対向式やフリーアドレス式のレイアウトを取り入れるのもおすすめです。従業員は業務内容に合わせて仕事をする場所を変えられるため、業務効率のアップが期待できます。
また、レイアウトの変更と同時に機能性が高いオフィス家具の導入も検討してみてください。近年、座位の姿勢が長時間継続しても疲れにくいチェアや、スタンディングワークにも対応できる電動昇降デスクなども販売されています。
アイリスチトセでは、さまざまなワークシーンに対応するオフィス家具を取り揃えています。オフィス家具の新調をご検討の際は、ぜひご相談ください。
・フリーアドレスオフィスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
■既存のオフィスからの移転
業務効率化は、オフィスの移転によって実現できることもあります。既存のオフィスが手狭な場合、適切なスペースを確保できる場所に移転することで、従業員が快適に働ける環境を整備できます。
また、移転先のオフィスには、リフレッシュスペースやオープン会議スペースなど、既存のオフィスにはなかった新たなスペースを確保するのも良いでしょう。このほかに、移転を機にオフィスを縮小する方法もあります。2フロア以上のオフィスを1フロアに集約すると、部署を超えた社内コミュニケーションが活性化し、業務がよりスムーズに進められるようになる可能性があります。
・オフィス移転はどのような理由で実行されるかに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
オフィスの業務効率化を成功させるコツ
最後に、オフィスの業務効率化を成功させるコツを解説します。
■オフィスが抱える課題を明確化する
上記で解説したとおり、業務効率化を図る方法は複数存在します。しかし、自社にとってどの方法が効果的であるのかは、抱えている課題によって異なります。
そのため、まずは自社が抱える課題を明確にすることが大切です。課題を明確にすれば、自社が取り組むべき対策が定まるでしょう。課題の分析方法には、業務分担表の確認や担当者へのヒアリングなどがあります。
■従業員の意見を取り上げる
業務効率化を図る際は、実際に業務をおこなう従業員の声にも耳を傾けましょう。実際に現場で働く従業員の声を取り入れないと、ミスマッチが起きる可能性があるためです。
企業の方針に従業員の意見が反映されれば企業への理解が深まり、帰属意識が高まる可能性があります。その結果、企業の統一感が生まれて業務効率のアップが期待できます。
■導入するツールは使いやすさを重視する
ツールの導入を検討する際には、実際に使用する人にとって使いやすいかを重視しましょう。
どれだけ優れた機能があるツールでも、誰もが使いこなせなければ業務効率化は期待できません。近年では、多機能なツールも数多く登場しています。しかし、業務効率化の成功を狙うのであれば機能性よりも使い勝手に着目しましょう。
■他社の事例や専門家のアドバイスを参考にする
業務効率化を成功に導くためには、他社の事例や専門家のアドバイスを参考にするのも手段の一つです。業務効率化に特化したコンサルタントに相談すると、自社に適した業務効率対策のアドバイスが受けられます。
アドバイスの内容によっては、自社で方針を固めた方法以外の選択肢が見つかるかもしれません。自社でゼロから検討するよりも効率的に計画を進められるため、専門家への相談も検討してみましょう。
アイリスチトセでは企業が抱える課題を解決に導くために、グループの総合力でサポートさせていただきます。
■施策は定期的に見直し改善を図る
業務効率化に向けた施策は定期的に見直し、必要に応じて改善を図るようにしましょう。施策を講じても見直しや分析をしなければ、業務効率化に有効だったのか判断ができないためです。
また、満を持して施策に取り組んでも、一度で目標が達成できるとは限りません。施策を講じたことだけに満足せず、定期的に課題を分析して新たな対策を実行することが大切です。
まとめ：快適な職場環境を実現して業務効率化につなげよう
業務効率化を図るためには、現場で働く従業員の声を聞くことが大切です。従業員の意見を積極的に吸い上げるアットホームな環境作りをおこない、業務効率化に成功した企業もあります。
このほかにはAIを用いた自動応答サービスの導入により、きめ細やかでスピーディーな対応が出来るようになった自治体もあります。企業や業種によって適した方法は異なるため、成功事例を参考にして業務効率化を実現させましょう。