オフィスレイアウトを業者に依頼するメリットとは？選び方や費用の節約方法も解説！
オフィスレイアウト・デザイン・設計
オフィスの使い勝手向上や人員増減に対応する手段としては、オフィスレイアウトの変更が有効な手段です。レイアウト変更は自社だけでおこなうこともできますが、計画立案から実行までやることは多岐にわたるため、多くの労力を要します。
そこで例えば、オフィスレイアウトのコーディネートや実装の得意な業者の力を借りれば、従業員の負担をおさえつつ、自社のニーズに合ったオフィスを目指せます。
理想のオフィスを実現するためには、依頼までの適切なプロセスを把握し、自社に合ったオフィスレイアウト業者を選ぶことが大切です。
この記事では、オフィスレイアウト業者を利用するメリットや選び方、オフィスレイアウト事例をご紹介します。
目次
オフィスレイアウトを業者に依頼するメリット
オフィスレイアウトの設計や作業を業者に依頼することで、プロのノウハウを活かしたオフィスづくりがおこなえます。自社ニーズに沿ったデザインのレイアウトの実現はもちろん、消防法や地震などの対策も、専門的な知見からサポートを受けられるでしょう。
業者に依頼せず自社でオフィスレイアウトを変更することも可能ですが、レイアウト変更に付随してくるタスクが多くあります。単純にデスクやキャビネットなどを移動すれば良いのではなく、個室ブースの導入や間仕切りの仕方によっては消防法への対応も必要になります。
計画を主導する担当者の負担も多く、日常業務に影響が出る可能性も否定できません。人的リソースが割かれて業務に支障が発生する恐れもあります。
従業員への負担や理想のオフィスを実現するためには、オフィスづくりの専門業者への依頼も検討の価値があると言えます。
オフィスレイアウト変更の流れ
オフィスレイアウトの変更を業者に依頼する前に、まずは業者を利用した場合のオフィスレイアウト変更の流れを把握しましょう。
オフィスレイアウトを変更する際の大きな流れは次のとおりです。
- 現状のオフィスの課題と目的の明確化
- プロジェクトの立案
- 業者の選定
- スケジュールの調整
- レイアウト変更実施
それぞれのタイミングで必要となるタスクや、意識したいポイントを紹介・解説します。
■1.現状のオフィスの課題と目的の明確化
まずは、「なぜオフィスレイアウトを変えるのか」、現状のオフィスにおける課題と目的を明確にしましょう。
例えば、「来年度からの増員に対応しなければならない」という課題を解決したい場合には、「必要な席数を確保する」ことを目的にレイアウト変更をおこなうことが大切です。
また、オフィスレイアウトで課題解決を図る際には従業員へのヒアリングもおこないましょう。レイアウト変更で解決できる潜在的な課題が見つかる場合もあります。実現できそうなものから優先順位をつけて、目的に加えると効果的です。
■2.プロジェクトの立案
オフィスレイアウト変更の課題と目的を明確にしたあとは、それを解決・実現するためのプロジェクトを立ち上げる必要があります。オフィスレイアウト変更をどの部署で、どの程度の予算で、誰が担当するのかを決める必要があります。
業者に依頼をおこなうかどうかも、このタイミングで決めることが大切です。軽微な変更であれば自社で対応可能かもしれませんが、コア業務の労力を大きく割くような無理は禁物です。
課題解決と目的達成に労力と知識が求められると判断された場合には、オフィスレイアウトの専門業者に依頼すると良いでしょう。
■3.業者の選定
オフィスレイアウト変更を業者に依頼すると決定したあとは、実際に依頼する業者を選定しましょう。信頼できる業者に依頼できれば、自社側の時間と作業のコストを削減でき、専門知識とスキルを活かした正確かつスピーディな対応を受けられます。
オフィスレイアウト業者からは、デザインの立案やスケジュールの提示などのサポートを受けることも可能です。自社だけでは知識・経験が足りない場面や作業プロセスの見込みがつかないようなケースでも、計画的に変更を進められるでしょう。
また、OA機器やコンピューター、サーバー類といった精密機器の移動では故障などが不安材料になりますが、運搬に慣れた専門業者ならばリスクは最小限におさえられます。安心さ、正確さを求めるうえでも、オフィスレイアウト業者への依頼は有効な選択肢です。
■4.スケジュールの調整
依頼する業者が決定したあとは、オフィスレイアウト変更の実作業をおこなう日程を決め、スケジュールを調整しましょう。
レイアウト変更の施工規模によっては、オフィスが通常どおりに使用できない場合があります。一部区画にのみ立ち入れないという事もあり得るため、施工中に業務をおこなうスペースを確保できるかどうかも確認することが大切です。
また、レイアウト変更に伴って従業員へ告知することも大切です。オフィスが使用できないことで業務に支障が起きてしまう従業員もいるため、余裕をもってスケジュール告知をおこないましょう。
■5.レイアウト変更実施
レイアウト変更の際はイレギュラーが発生する可能性もあるため、担当者は居合わせられるようにしましょう。深夜や休日の作業をおこなう可能性も想定しておくことも大切です。
オフィスレイアウト変更は、小規模なオフィスや部分的な変更であれば1日で終わることもありますが、広いオフィスなど施工規模が大きい場合には1週間程度の時間がかかる可能性が出てきます。
オフィスのレイアウト変更を依頼する際の業者の選び方
オフィスレイアウト変更の業者選びでは、次のポイントを意識することが大切です。
- 業者の対応範囲を確認する
- 優先条件に合わせて選ぶ
- オフィスの規模を考慮して決める
- 事例を参考にする
それぞれのポイントを把握し、業者の選び方を身につけましょう。
■業者の対応範囲を確認する
まずは、業者がオフィスレイアウトのどこからどこまでに対応しているかどうかを確認しましょう。ひとくちにオフィスレイアウト変更といっても、完了までには設計、内装、弱電工事、施工などの複数プロセスが存在しています。
複数プロセスを個別の業者に任せると手続きの手間が増えてしまうため、設計から施工までワンストップのサービスを実施できる業者への依頼が良いでしょう。ワンストップであれば1社の担当者と打合せをおこなうことで、工程の大部分を委託することができます。
例えば、アイリスチトセではレイアウト変更に関するワンストップサービスを提供しています。オフィスづくりに関する豊富な業務経験で設計から施工までをサポートさせていただきますので、レイアウト変更をご検討の際は、ぜひ一度ご相談ください。
■優先条件に合わせて選ぶ
コスト・時間・内容の三要素の優先順位をつけたうえで、最も優先したい分野に強みを持つ業者にオフィスレイアウト変更を依頼しましょう。業者によって強みのある分野は異なるため、いま自社が何を優先するべきかをしっかり見定めることが重要です。
例えば、スケジュールが埋まっておりオフィスレイアウト変更に時間を割けない場合には、短納期で対応できる業者への依頼が有効な選択肢となります。
「時間はかかってもコストをおさえたい」「コストをかけても凝ったデザインにしたい」など、企業によってニーズはさまざまです。自社の課題と目的と業者を照らし合わせれば、コスト・時間・内容の優先順位をつけやすくなるでしょう。
■オフィスの規模を考慮して決める
レイアウト変更を依頼したい自社オフィスの規模も、業者選びにおける重要な要素です。大規模オフィスと小規模オフィスのどちらかが得意かは業者によっても異なります。
業者の得意不得意を確認するための手段としては、業者への見積もりや相談が考えられるほか、施工歴の確認も有効です。施工事例を確認し、「どのような規模のオフィスレイアウトを手がけているのか」をチェックしましょう。
■事例を参考にする
オフィスレイアウト業者のホームページなどに掲載されている施工事例と、自社の希望を照らし合わせることも有効です。自社が想定するレイアウトに近い事例を掲載している業者や、手がけたジャンルが豊富で対応力の高い業者を選ぶと良いでしょう。
しかし、業者の事例はホームページに記載されているものだけとは限りません。未掲載の事例を持っているケースもあるため、気になる業者がいる際には直接見積もりや相談をおこない、確認をおこなうことも大切です。
オフィスレイアウト変更の費用を節約する方法
「業者に依頼する」となると心配になるのは依頼にかかる費用でしょう。安い業者を選ぶのは直接的な方法ですが、根本的に費用をおさえやすいレイアウトを組み立てるのことも、有効な選択肢の一つです。
例えば、オフィスレイアウト変更の費用がかさむ原因の一つに「座席の数が多い」点があげられます。しかし、社外にいることの多い社員の席はフリーアドレスにすれば、席数を不足させることなく座席の数を減らせるでしょう。
また、レイアウト変更に伴い新しく設備を導入する、家具を購入するといった際に中古品を選ぶことも費用の節約につながります。短期的な節約手段としてはレンタルも考えられますが、長期的に使用すると購入した場合よりも費用が高くなる可能性がある点には注意が必要です。
オフィスレイアウト変更事例4選
アイリスチトセではオフィスレイアウト変更のワンストップサービスを提供しております。ここでは弊社でサポートさせていただいたオフィスレイアウト変更の事例をご紹介します。レイアウトを検討する際にお役立てください。
■福島コンピューターシステム株式会社
福島コンピューターシステム株式会社は、福島県郡山市のリーディングカンパニーで、業務系のシステム開発を手がける企業です。同社は、2022年12月から2023年6月にかけて本社3フロアを改装しました。
オフィスの改装に至ったきっかけは、2020年の初頭から世界的に流行した新型コロナウイルス感染症の拡大です。従来、オフィス出社が前提のワークスタイルでした。しかし、未知なる感染症の拡大により、出社率が10～20％にまで減少しました。
世間でフリーアドレスやASWなどの新たなワークスタイルが取り沙汰される中、同社でも働き方を変える必要性を感じ、オフィスの改装を機にそれに合わせた環境を構築するという決断に至っています。
ワークスペースは、すべての従業員がオフィス出社しないことを想定し、6～7割にまで座席を減少、4階にはリラクゼーションエリアを設け、余ったスペースを有効活用しています。
オフィスの改装を機に導入したフレキシブルな働き方は、採用活動にも影響を与えています。近年は多様な働き方を求める求職者は増えているため、場所を問わず働けるスタイルは、社外・人材市場に向けて大きなアピール材料となっています。
【インタビュー】福島コンピューターシステム株式会社「オフィス改装は人への投資 ～自由な働き方がもたらすリクルート効果とは～」
■第一カッター興業株式会社
第一カッター興業株式会社は建物の解体事業をメインとし、社会インフラの維持修繕をサポートする企業です。2022年12月には、神奈川県茅ケ崎市にある本社を改装しました。
同社では従業員の増加に伴い、社屋が手狭になったことを課題として抱えていました。従業員にゆとりあるスペースで快適に働いてもらえるよう、使用していなかったフロアを改装するに至っています。
同社はオフィスを改装するにあたり、従業員にヒアリングを実施しています。ヒアリングでは、従業員が役員室に入りづらいといった意見があり、その課題解決のために、「見える化」を重視しています。
例えば改装後のオフィスでは、役員室と会議室の仕切りにはガラスパーテーションを使用し、役員と従業員が双方の様子を見られる状況を作っています。
ワークスペースは、ABWを意識したレイアウトに仕上げました。このレイアウトは、コミュニケーション不足の解消に役立てられています。オフィス内に新たに設置したフリースペースは、会議室不足の解消にもつながっています。
【インタビュー】第一カッター興業株式会社「オフィス改装が生むエンゲージメントと採用への効果」
■フジテック株式会社
フジテック株式会社は、エレベーターやエスカレーターの専業メーカーです。2020年8月には、横浜支店オフィスをJR横浜タワーに移転しました。移転のきっかけは、支店規模の拡大により、オフィスが手狭になったことです。
従来のオフィスでは、従業員同士がコミュニケーションを取りづらいレイアウトでした。同社には、改装をきっかけに支店イメージを刷新したいといった狙いもありました。
改装後のオフィスには、他支店の従業員も使用できるサテライトオフィス的なスペースを設けています。このスペースはフリーアドレスのように使用できるため、これまで接点がなかった従業員とのコミュニケーションが増えました。
オフィスの中に複数のテーブル席を設置したことで、ショートミーティングが増え、従業員同士のコミュニケーションが活性化しています。また、オフィスの改装を機に、パーソナルロッカーを用意しています。
パーソナルロッカーに私物や仕事道具を収納できるため、フリーアドレスを上手く運用できるようになりました。従業員からの反応も良く、より働きやすい職場環境を実現できています。
【インタビュー】フジテック株式会社「オフィス移転で生まれた社内の活気」
■経済産業省
経済産業省では、2021年度に総合庁舎本館のオフィスを改装しました。経済産業省のオフィスは本館と別館があり、建物のほか、それぞれ什器や設備が劣化していました。
また、従業員からは、ワークスペースが狭い、各フロアのレイアウトが異なる、会議室が足りないなどの意見も寄せられており、まずは本館から改装するに至っています。
本館を改装するにあたって、職場環境を改善させるために従業員の意見を反映させたいと考え、従業員の要望やコメントを受け付けるサイトを設けて意見を求めた結果、ワークスペースの環境改善を求める声が多数でした。
ワークスペースは、オフィスの改装を機にフリーアドレスを導入し、働き方改革につなげられています。フリーアドレスを導入したことで、デスク上を片付ける習慣がつき、オフィス全体をきれいに維持できています。
また、ペーパーレス化を推進した結果、書類を保管するスペースが大幅に減り、ゆとりのあるワークスペースを実現できました。職員からはさまざまな声が上がっているものの、ポジティブな評価が多い傾向にあります。
まとめ：オフィスレイアウトの変更は業者に依頼することも検討しよう
オフィスレイアウトの変更を業者に依頼することで、自社の手間を大幅にカットしつつ職場環境の改善・改良をおこなえます。自社のオフィスにおける課題と目的をしっかり定めたうえで、最適な業者を選ぶことが大切です。
オフィスレイアウト業者選びでは、ワンストップサービスを提供する業者から自社の求める条件に合ったものを選ぶことが重要です。自社のイメージやニーズに近い能力・実績を持った業者へレイアウト変更の依頼をおこない、希望に沿ったオフィスを作りましょう。