オフィスを見直して働き方改革を実現！オフィスレイアウトからコスト削減の方法まで解説

働き方改革の取り組みとして、オフィスの見直しが現在注目されています。従業員の働きやすさや生産性の向上に大きく貢献するため、多くの企業がオフィス環境の整備に力を入れています。

しかし、企業の担当者のなかには、実際にどのような方法でオフィスを見直せばよいのかわからず悩んでいる方も少なくないのではないでしょうか。そもそも、オフィスの見直しが働き方改革とどのように関連しているのかという前提知識が不足しているケースも考えられます。

そこで本記事では、働き方改革の目的をはじめ、今の時代こそオフィスを見直すべき理由について詳しく解説します。記事の後半では、環境面、制度面、コスト面に分けて、オフィスを見直す具体的な方法を詳しく取り上げます。ぜひ参考にしてください。

まず、今の時代に求められている働き方改革の狙いについて解説します。オフィスの見直しにおいて、どのように関連しているのか前提知識を取得しておきましょう。

■長時間労働の是正

近年、生産性を向上させるために長時間労働の是正が求められています。長時間労働が常態化すると、ワーク・ライフ・バランスを維持しづらくなり、育児や介護との両立が難しくなってしまいます。仕事以外の時間的な余裕を奪ってしまうため、従業員の心身の健康維持に支障を与えかねません。国際的に見ても、日本の過労死や職場でのハラスメントを原因とする自殺者の増加は深刻視されています。

そこで政府は、労働生産性を向上させることを目的とした働き方改革関連法を段階的に施行しています。具体的な施策としては、時間外労働に対する上限規制の導入、10日以上の有給休暇を有する従業員に年5日の年次有給休暇を取得させることなどが該当します。

このような長時間労働の是正ならびにワーク・ライフ・バランスの維持は、企業の離職率低下において非常に重要な施策だと言えます。結果的に従業員の働く満足度やモチベーションを高め、個々の生産性向上を期待できるからです。

ワーク・ライフ・バランスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■正規・非正規の格差是正

雇用形態による格差是正も、働き方改革の重要なポイントです。欧米諸国と比較すると、日本の方が正規・非正規の賃金格差が約2割ほど高いと言われています。育児や介護が必要な女性や高齢者をはじめ、何らかの理由で非正規として働かざるを得ない労働人口の比率が高まると、低い賃金で生活を強いられる貧困世帯が増えてしまうため、やがては日本国内における消費マインドの低下や景気の悪化といった影響にまで発展します。

こうした雇用形態の違いおよび賃金の格差は、就労意欲や生産性を大きく低下させる要因となります。この点、政府は「同一労働同一賃金」という制度を、働き方改革の一つとして法改正を施行しました。この制度により「労働内容において同一の付加価値を提供する従業員に対して、雇用形態に関わらず同一の賃金を支払うべき」といった対応を各企業に強く求めることが可能となりました。

将来的には、正規・非正規の格差自体を無くし、一人ひとりの生活の在り方に合わせたワークスタイルを自由に選択できるようにすることを目的として、労働内容に応じた適切な報酬設計と雇用形態の見直しが各企業において検討・実施されています。

企業が働き方改革を進めるうえで、オフィス環境を見直すべき理由を解説します。

■レイアウトで働きやすさが変わる

オフィスの業種に合わせて、最適なオフィスレイアウトに変更することは非常に重要です。働きやすさを担保しながら、従業員の生産性向上にもつながります。

たとえば、社内でさまざまな従業員とコミュニケーションをとる職種であれば、座席が自由なフリーアドレス制のオフィスの導入で業務効率化を図れます。個々で集中する作業が多い業種の場合は、集中ブースを取り入れたオフィスレイアウトにするのが効果的です。

このように、業種や業務内容に応じて働きやすいレイアウトにしたオフィス環境は従業員のモチベーションを向上させます。従業員のモチベーションや集中力が高まり、ストレスを感じにくくなれば、円滑な人間関係の構築も容易となるでしょう。

オフィスレイアウトの考え方に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■経費や採用コストを削減できる

現在のオフィス環境を見直すと賃料や光熱費、通信費、備品などの経費や採用コストを削減できます。

テレワークを導入すると従業員が出社していない日は照明や空調などの光熱費をカットでき、場合によってはオフィスの縮小をおこなうことで賃料や通信費もおさえられます。また、オフィス環境を整えると働きやすさや従業員の健康維持が可能になり、離職率の低下につながるでしょう。

離職率が低下すれば必要以上の採用を行わなくて済むので、余分な採用コストもかかりません。

コスト削減に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■企業のイメージアップにつながる

働きやすさを重視してオフィス環境を見直すことで、求職者ならびに社会からの評価が高まりやすくなります。

近年は業務効率化を重視する企業が増えており、介護や育児との両立をはじめとした柔軟なワークスタイルを実現させるオフィスの在り方が求められています。そこで、テレワークやフレックスタイムなど、フレキシブルな働き方ができるオフィス形態が注目されています。

従来のワークスタイルしか対応できないオフィスには人材が集まりにくいため、これからのオフィスは多様化したワークスタイルへの対応が必須だと言えます。多様なワークスタイルに対応したオフィスは求職者にとって魅力的であるため、優秀な人材を集めやすくなるでしょう。

フレックスタイムに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

オフィスの見直しについて、まず環境面から詳しく解説します。

■自社に合ったオフィスレイアウトに変更する

オフィスレイアウトは種類によってそれぞれ異なる特徴があるため、自社の業種や規模、働き方などを考慮したうえで、どのレイアウトが適しているか検討しましょう。

参考として、代表的なオフィスレイアウトの種類と特徴を一覧表でご紹介します。

また、レイアウトの種類に合った広さの動線を設けることが重要です。

たとえばクラスター型だと机の向きが不規則になり、動線がシグザグになる、もしくは複雑になります。従業員がオフィス内を回遊しやすいように、通路の幅は広めに取りましょう。スムーズに移動できないオフィスは業務効率を下げるだけではなく、従業員のストレスにもなります。作業を妨げず、スムーズに移動できる動線を設けましょう。

なお、動線はメインだけではなくサブも設ける必要があります。メインの動線しかない場合、そこが何らかの理由で混雑するとスムーズな移動ができなくなってしまうからです。

メインの動線から派生するようにサブの動線を設けることで、どんなときでも動きやすく働きやすいオフィスを実現できます。

オフィスレイアウトに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■目的別の専用スペースを確保する

目的に応じた専用スペースを設けることで、働きやすいオフィスを実現できます。たとえば、業務上のコミュニケーションを円滑にするならミーティングスペースやマグネットスペースがあると良いでしょう。息抜きの時間を確保してメリハリをつけるならリフレッシュスペースやオフィスカフェを設けましょう。

そのほか、誰にも邪魔されず作業や業務をおこなえる集中ブース、来客が多いのであれば応接室を設けることなどが考えられます。

目的別専用スペースの考え方について詳しく知りたい方は、次の記事も参考にしてみましょう。

オフィスのゾーニングで働きやすい環境を実現！レイアウトの決め方を解説

■オフィスの移転や縮小

多くの場合、オフィスの経費で大きな割合を占めるのが賃料です。オフィスの移転や縮小で、賃料の抜本的な見直しができます。テレワークへの移行によって、オフィスの維持費削減を実現させている企業も増えています。

具体的にどのように賃料を削減できるのか、テレワーク移行後の注意点についても解説します。

テレワーク移行で賃料の削減

テレワークで働く従業員が増えれば出社する従業員がおのずと減少するため、オフィスを縮小して賃料を安く維持できます。

オフィス移転の選択肢として、初期費用を抑えたいのであればレンタルオフィスやシェアオフィスを移転先にする方法があります。レンタルオフィスやシェアオフィスは内装工事の費用や敷金・礼金を浮かせられるので、初期費用を大幅に節約できます。オフィス家具や業務に必要な備品が揃っているところであれば、自社で用意する手間とコストも省けます。

ただし東京23区内では、20平米以上の広さの場合20万円以上になることもあり、ランニングコストが高めになりやすいので、数年後に移転を検討している企業に適していることがわかります。

テレワーク移行後もオフィスは必要

テレワークへの移行はオフィスを縮小できるメリットがある反面、勤怠管理や人事評価が難しくなるというデメリットもあります。テレワークに移行する企業は今後も増えていくことが予想されますが、デメリットの適切な把握も非常に重要です。

そこで留意したい点として、オンラインだけではなく対面でのコミュニケーションを必要とするケースは未だ多くあるため、オフィスの存在意義が完全になくなることはないということです。

テレワーク移行後、以前のオフィス形態に戻すのは多大なコストと手間がかかります。企業は自社のオフィスに求められる役割を考慮して、オフィスを縮小するのか、場合によっては拡大するのか、自社に最適なオフィス環境の見直しをすることが重要だと言えます。

オフィスの縮小によるメリットや成功のポイント｜課題や対応策も解説

■快適なオフィス家具に入れ替える

椅子や机など、オフィス家具の入れ替えも検討しましょう。オフィス家具によって、働きやすさは大きく変わります。

机はスペースに収まれば良いというものではなく、作業内容や机上に何を置くかなどを考慮する必要があります。机を選ぶ際は机の種類と横幅、奥行きをチェックしましょう。

一般的なオフィスで使用される机の種類は次の通りです。

椅子は高さを調節できるものが良いでしょう。さまざまな従業員が使用する場合、高さを調節できれば体格に応じて無理のない姿勢で使用できるからです。

さらにリクライニングやロッキングの機能が備わっている椅子は座り心地が良く、疲れにくいという特徴があります。ヘッドレストが付いている椅子も、頭をしっかり支えられるので疲れにくいです。

■オフィス緑化を取り入れる

オフィスを緑化するのもオフィス環境の見直しに効果的な方法です。自然を感じさせるオフィスにすることでストレス軽減や集中力アップ、心身のリラックス効果につながります。そのうえ、ワークエンゲージメントの向上も期待できるでしょう。

もともと人間には、自然とつながりたい欲求を持っているとされる概念を本能として宿しており、その概念をバイオフィリアと呼びます。そのバイオフィリアの考え方を空間デザインに活かしたのが、バイオフィリアデザインとされています。

バイオフィリアデザインをオフィスに取り入れる具体的な方法としては、観葉植物の設置、壁面の緑化などが挙げられます。この他のバイオフィリアデザインに関する詳しい情報は、次の記事も参考にしてください。

バイオフィリアとは｜オフィスに取り入れる効果や導入事例を紹介

■適切な照明器具に変更する

照明器具の明るさは重要です。明るすぎると目が疲れてしまい、逆に暗すぎると手元が見えにくくなるため、どちらも業務に集中しづらくなります。適度な明るさの照明器具に変更しましょう。

適した明るさのオフィスにすることで業務に集中しやすくなり、生産性の向上が期待できます。時間帯によって、照度や色合いを調整するのも効果的です。

オフィスの照明選びに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

環境面だけではなく、制度の見直しにも着手しましょう。働きやすい職場にするためにはどのような制度を導入すべきか詳しく解説していきます。

■勤務体系を見直す

働きやすいオフィスを実現するため、勤務体系を見直しましょう。労働時間の上限は法律で定められており、超過をすると雇い主に対して6ヶ月以内の懲役、または30万円以下の罰金を科せられる可能性があります。。フレックスタイム制の採用やテレワークの導入を検討し、自由度の高い働き方に見直してみましょう。

フレックスタイム制は1ヶ月の総労働時間の範囲内で、従業員が自由に始業・就業時間や勤務時間を決められる制度です。柔軟に勤務体系を変更することでライフ・ワーク・バランスが整います。同時にテレワークを導入すると時間だけでなく働く場所の自由度も上がるため、快適な職場環境を実現できます。

■評価基準を改定する

評価基準を見直して、必要があれば改定しましょう。働き方が多様化しているため、それに応じた評価基準が必要です。

たとえば、同一オフィス内でも職種によって不当に低い評価がされていないか、基準が明示されているか、成果を正しく評価できるようになっているかなどの観点で評価基準を確認しましょう。

また、同一労働同一賃金も意識する必要があります。同一労働同一賃金は、前述したとおり、正社員やパートなど雇用形態にかかわらず、同じ労働をしている場合は賃金が同一であるべきとするものです。働き方改革関連法によって規定されており、働きやすいオフィスを実現させるためにも、しっかり遵守しましょう。

■教育・研修制度を構築する

教育・研修の制度がない場合は、新しく構築しましょう。充実した教育制度や研修制度は、従業員のスキルを上げるだけではなく、不安解消にも役立ちます。

新人を対象とした教育制度だけではなく、部署異動する従業員を対象として、部署ごとの研修も設けるのが理想的です。従業員のキャリアパスに応じた教育制度を構築しましょう。

教育制度や研修制度を通して、上司や部下の間でも遠慮せずなんでも言い合える環境、雰囲気を作るのも望まれます。コミュニケーションが活発なオフィスは、疑問や悩みなどがあったときでも気軽に質問しやすく、成長を期待できるからです。　　　

■福利厚生を充実させる

働きやすいオフィスを実現するためには、福利厚生の充実も重要です。福利厚生の充実は従業員のワーク・ライフ・バランスを向上させ、仕事へのモチベーションもアップさせます。

たとえば、育児や介護のための休暇を取りやすくなれば、仕事との両立が可能です。また、家賃補助や住宅手当を充実させることで、金銭的な余裕もできます。

育児や介護と両立して仕事を続けられる職場は離職率を低下させ、金銭的な余裕は従業員のモチベーションを向上させます。モチベーションが上がれば、生産性のアップも可能です。

従業員の健康を考慮して、定期的に健康診断をおこなうのも効果的です。人間ドック受診費用を補助している企業も多くあります。人間ドックの受診費用は高額なため、会社が補助することで従業員の負担を軽減できます。

働きやすい職場に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

オフィス見直しを実現するための方法をコスト面から解説します。

■固定費の契約内容と契約先を見直す

コスト削減を図るうえで、まず見直したいのがオフィスの賃料や通信費などの固定費です。契約内容を確認して、適切なプランで契約しているか確認しましょう。

前述したオフィスの賃料だけではなく、水道光熱費や通信費なども見直すことで、より大きなコスト削減を期待できます。水道光熱費や通信費などは、現在契約している業者より安い業者がないかを確認します。契約先の変更を検討する際は、複数の会社で相見積もりをとりましょう。相見積もりをとることで、適切な相場が見えてきます。

ただし、ビル内のテナントで入居している企業は水道光熱費の契約先を見直すことが難しいため、代わりに節電に取り組むと良いでしょう。節電の具体的な方法やメリットは次の記事で解説しているので、ぜひ参考にしてください。

オフィスで節電する有効な方法に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■オンライン会議を導入する

会議のための出張が多いようであれば、オンライン会議の導入を検討しましょう。オンライン会議であれば、必要最低限の出張費におさえられます。普段支払っている通信費のみで会議が可能です。

ただし、初対面の取引先との商談、極めて重要な会議など、なかには対面でおこなうほうが望ましいものもあります。対して、社内向けの連絡や定期的な会議などはオンラインで済む場合も多いと考えられます。

会議の内容を考慮したうえで、対面ですべきかオンラインですべきかの適切な判断が必要です。すべての会議をオンラインにする必要はありません。一部の会議をオンラインにするだけでも、出張に要する移動時間やコストは削減できます。

現在は無料で高性能なオンライン会議ツールが多く出回っており、ネット上から入手できるようになっています。もし不足する機能があれば、さらに高性能な有料ツールの使用も検討すると良いでしょう。

オンライン会議を導入するにあたって必要なものを詳しく知りたい方は、次の記事も参考にしてください。　　　

Web会議を始める際に必要なものに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■ペーパーレスに切り替える

ペーパーレス化を推進することで、印刷や紙代などのコスト削減ができます。また、コスト削減に加えて、保管場所が不要になるためオフィススペースの節約にもつながります。

電子化すれば、パソコンで書類や文書の検索も可能です。電子化する対象としては、社内の書類や取引先との契約書などがあります。ただし、契約書を電子化するときは自社と取引先、双方とも電子化する必要があるため注意が必要です。

ペーパーレス化に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■消耗備品は中古やリースを検討する

什器や備品が必要な場合は、中古品やリースを上手に活用しましょう。新品の購入にこだわらず、中古品の購入やリース契約の利用をすれば、経費を削減できる可能性があります。

中古のオフィス家具を専門に扱っている販売業者を利用するのも、経費削減が期待できます。購入する際は、まとめ買いで今より安く購入できるところがないか探してみましょう。

新品と比較して安価で購入できる中古品ですが、IT機器に関しては新品を購入するのが理想的です。IT機器の中古品は故障のリスクが高いためです。また、性能も低い可能性があります。

中古品を安く購入できても、故障や性能の問題で業務が滞ってしまっては意味がありません。リスクを避けるため、IT機器はなるべく新品を購入しましょう。

オフィスの見直しに関することで、よくある質問と回答をご紹介します。実際にオフィスの見直しをする際の参考にしてください。

■レイアウト変更ではまず何をすべきか？

オフィスの見直しは、無計画に進めてもうまくいきません。働きやすいオフィスを実現するためには、必要な機能を見極めたうえで、自社のオフィススペースに割り当てる必要があります。

まず、オフィスに必要な機能とスペースを決定しましょう。機能とスペースを決定したらゾーニングしていきます。ゾーニングとはオフィス内を機能ごとにレイアウトしていく作業のことです。

ゾーニングはセキュリティレベルを意識する必要があります。来客者が利用できるスペース、従業員全員が利用できるスペース、一部の従業員しか利用できないスペースなどに分けてレイアウトしていきます。

また、人の流れも意識して動線を考えながらゾーニングを配置しましょう。動線はなるべくシンプルにわかりやすくするのがポイントです。

■補助金や助成金はおりるか？

オフィスの見直しに要する費用に対して、利用できる補助金や助成金があります。国や自治体ではさまざまな補助金や助成金制度を展開しているため、上手に利用して経費を削減しましょう。

たとえば、働き方改革推進支援助成金の労働時間短縮・年休促進支援コースは、取り組みに要した費用の一部を助成してもらえる制度です。最大240万円の助成金が支給されます。

また、IT導入補助金の通常枠は、ソフトウェア費やクラウドの利用料に対して費用の2分の1、最大450万円の補助金を補助する制度です。助成金や補助金は、審査や締切などがあります。最新の情報は公式サイトで確認してみましょう。

厚生労働省「働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）」 

一般社団法人 サービスデザイン推進協議会「IT導入補助金2022」

オフィスの見直しをすることで、従業員の働きやすさ向上、コスト削減、業務効率化といったメリットがあります。しかし、見直しのプロセス・方法を誤ってしまうと逆効果になってしまう場合もあるため注意が必要です。

そこで覚えておきたい点として、企業の業種や規模に応じて最適な見直し方は異なるということです。そのため、オフィスの見直しをする際には、自社に最適なオフィスの在り方は何なのか、見直しをする目的を定めることが非常に重要だと言えます。

働き方改革が推進される現代において、適切なオフィスの見直しを図っていきましょう。