働きやすい職場を実現しよう！7つの特徴と改善の施策を紹介

近年、多くの日本企業においては、過剰な時間外労働によるストレス、働きづらいオフィス環境などが相まって、いよいよ労働環境の見直しが求められています。一方で、どのようにして働きやすい職場を実現すれば良いのかわからず、頭を悩ましている企業の経営者や労務担当者は少なくありません。

果たして、すべての従業員が「働きやすい職場」と感じてもらうには、いったいどんな状態を目指せば良いのでしょうか。

この記事では、職場改善に取り組む企業の責任者や担当者の方に向けて、働きやすい職場の特徴やメリットを詳しく解説します。また、実現するための具体的な方法もご紹介します。ぜひ最後までお読みください。

まず、働きやすい職場を実現することで得られる3つのメリットを詳しく解説します。

■1．仕事の生産性向上

働きやすい職場づくりに取り組むメリットの一つに生産性の向上が挙げられます。仕事に集中できるオフィスには、リラックスできるスペースやマグネットスペースなどがあり、社員に相談しやすい環境が整っているためです。

また、ブースや会議室などが設けられているため、業務に集中しやすい側面もあります。対人関係や業務上のストレスも軽減でき、従業員のモチベーションも高まるでしょう。

生産性を向上できるオフィス環境に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■2．従業員の離職防止

働きやすい職場は仕事とプライベートのバランスがとれ、教育体制や評価制度も充実しているので、従業員の離職防止につながります。

ストレスの溜まらない快適な職場を構築することで、長期的に働いてもらえる可能性も高まります。離職者を減らすことができれば、人材育成にかかるコスト削減も可能です。

反対に、働きにくい職場では「残業が多い」「評価が正当になされない」など、従業員がストレスを感じやすくなり、離職率が高くなる傾向があります。体調を崩す従業員も出やすくなるため注意が必要です。　

■3．企業のブランドイメージアップ

働きやすい職場は外部に対してもアピールポイントとなるため、企業のブランドイメージアップにもつながります。働きやすい職場として、企業の採用活動でもアピールしやすくなり、優秀な人材を確保することもできるでしょう。

働きやすい職場で働いているという実感から、従業員自身の自社への帰属意識を高めることもできます。労働意欲の高い従業員が増えることで、提供するサービスの向上も可能です。

働きやすい職場にはさまざまな特徴がありますが、そのなかから特に代表的な7つの特徴を解説します。自社の職場には同じような特徴があるか、ぜひ頭に思い浮かべながら読んでみてください。

■1．良好な職場の人間関係

働きやすい職場は、人間関係が良好です。上司や部下、同僚とストレスなく付き合える環境があるため、気軽に相談ができます。従業員同士の信頼関係が構築されているため、業務もスムーズに進行可能です。

万一、職場でいじめや嫌がらせが認められた場合は、早急に対処する必要があります。モラルとして問題があるだけではなく、業務にも悪影響を与えかねないからです。

■2．仕事に集中しやすいオフィス環境

働きやすいオフィス環境は、空調温度や湿度、照明の明るさが適切に設定され、使いやすいデスクやチェアといったオフィス家具などが設置されているという特徴があります。

暑すぎたり寒すぎたりするオフィス、湿気の多いオフィスでは過ごしにくさに加えて、従業員の健康にも悪影響を与えかねません。

温度や明るさなどが適正であればストレス要因が減り、仕事に集中できる過ごしやすい環境と言えます。

オフィス環境のストレスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■3．組織的に業務改善が可能

働きやすい職場の特徴には、特定のやり方に固執せず、必要に応じて柔軟に組織改革ができる企業風土が挙げられます。テレワークの導入や従業員の負担を減らすための業務分業、デジタル化の推進など、世の中の状況や時代の流れに応じて新しいシステムを取り入れることができるでしょう。

組織として管理者がオフィスの状況や従業員のマネジメントを適切におこなっているため、情報共有もしやすく作業が滞ることが少ないのも特徴です。

■4．ワークライフバランスが取れる労働時間

働きやすい職場は法定労働時間を厳守し、残業時間も上限を超えることはありません。法律によって労働時間は1日に8時間、1週間に40時間と定められています。残業時間は一ヶ月で45時間、年間で360時間を超えてはなりません。

適切な休憩時間が確保されているのも働きやすい職場の特徴です。法律では、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩をとることが定められています。

近年は、ビジネスパーソンの間でもワークライフバランスが重要視されているため、企業は従業員が適切な労働時間内で働けるような仕組みを構築することが求められています。

ワーク・ライフ・バランスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■5．従業員が成長できる教育体制

働きやすい職場は従業員が成長できる教育体制が整っているのも特徴です。新入社員に対してだけではなく、部署ごとでも研修制度が設けられています。

たとえば、従業員それぞれのキャリアパスに合わせてOJTとOff-JTを適切に使い分けている職場は効率的かつ高度な育成を実現できます。OJTとは、「On the Job Training」の略語で実務を通じて指導する教育方法のことです。特に新入社員に対して、最初にOJTの機会を設けている企業が多く見られます。Off-JTは、「OFF the Job Training」の略語。講師による研修で仕事に関する知識を学ばせる教育方法のことを指します。

加えて、資格取得や研修費用の補助制度なども設けることで、従業員が能動的にスキルアップするための行動を起こしやすくしているのも特徴です。

■6．明確な基準で従業員を評価

働きやすい職場では、社内の評価基準がすべての従業員に明示されており、正当な評価制度を導入し適切に運用されています。

また、同一労働同一賃金も意識されています。同一労働同一賃金とは、正規雇用労働者と非正規雇用労働者の間で、待遇の差をなくそうとするものです。

今後はさらに、同一労働同一賃金を求める声が大きくなると予想されるため、いち早く制度化に取り組みたいところでもあります。

■7．福利厚生が充実

働きやすい職場は、福利厚生が充実しているのも大きな特徴です。病気や育児、介護などで離職しなくても良い制度が用意されています。有給休暇を申請しやすい雰囲気があるのも重要なポイントです。

従業員の健康面にも配慮がなされ、定期的に健康診断を実施するだけではなく、スポーツクラブの会費補助やメンタルヘルス研修などを行っている企業もあります。

また、家賃補助や住宅手当は重要な福利厚生です。家賃補助や住宅手当が充実していると、従業員が金銭的にも精神的にも余裕を持ちやすくなり、安心して仕事に取り組めるようになります。

次からは、先程ご紹介した働きやすい職場の7つの特徴を実現させるための方法をご紹介します。ここで紹介する方法を導入して、ぜひ働きやすい職場を実現しましょう。

■メンター制度の導入

メンター制度を導入すると、職場の人間関係が良好になり、従業員同士が成長できる教育体制が整います。メンター制度とは、直属の上司以外に指導やサポートをしてくれる人を従業員につける制度のことを言います。

企業では若手社員に対して先輩社員がメンターとしてつけられるケースが多く見られます。上司よりも気軽に相談しやすく、一人で悩みを抱えることがなくなり不安の解消にもつながるため、離職率を低下できる可能性があります。

メンターを通して従業員同士のコミュニケーションが増えれば、円滑な人間関係の構築につながります。メンターになる側の従業員にとっても、責任ある立場につくことで意識の向上や自主的な行動が増え、成長につながるのがメリットです。

■オフィス環境の整備

集中しやすい職場を作るために重要なのが温度と湿度、明るさです。不快に感じない温度や湿度、明るさを心がけましょう。室温は17度以上28度以下、湿度は40％以上70％以下が目安です。明るさは、机上で750ルクス以上を確保できるようにしましょう。

デスクワークの場合は、どのようなデスクとチェアを使用するかで、働きやすさが大きく変わります。ショールームに出向いて使い心地やサイズ感の確認をして選ぶのが理想的です。説明書だけで判断すると素材感や使い心地が想定と違うといった失敗のリスクがあります。

デスクは使用する従業員の体格に合った高さ、十分な広さを確保できるものを採用しましょう。たとえば、仕事で多くの書類を広げる機会が多い場合は、それも考慮します。

チェアは、使用する従業員の疲労度にも大きく影響します。長時間座っていても疲れにくいオフィスチェアを採用すると、従業員の疲労度の軽減が期待できます。疲労度が軽減できれば作業効率の向上も望めるでしょう。

オフィスデスクの選び方に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■オフィスレイアウトの変更

最適なオフィスレイアウトを実現するため、次のステップを確認しましょう。

・従業員にヒアリングをおこなう

・フリーアドレス制の導入を検討する

・大掛かりなレイアウト変更は専門家に相談する

従業員に事前ヒアリングをおこない、オフィスレイアウトの目的を見定めるのが重要です。その際に、検討したいのがフリーアドレス制の導入です。フリーアドレスとは、席を固定せず、オフィス内の好きな場所で仕事ができるオフィスレイアウトの一つです。毎日、隣り合う人が異なるため、部署を超えた人間関係の構築にもつながります。

また専門家に相談すれば、自社に合ったレイアウト変更の具体案とその計画、工事の手配や家具の発注など一気通貫して依頼ができます。

オフィスレイアウトに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■DX化を推進

DX化の推進で業務を改善し、労働時間の短縮や適切なワークライフバランスを実現しましょう。DXとはデジタルトランスフォーメーションの略語で、データとデジタル技術を活用してビジネスモデルを変革することを指します。

たとえば、ペーパーレス化、クラウドサービスを使った経費の精算や勤怠管理の自動化などが考えられます。また、タブレットやロボットを使って受付を無人化すれば、人件費の削減や来客に対するサービスも向上するでしょう。

また、新規システムを導入するときは機能だけではなく、従業員が使いこなせるかという視点も忘れずに持ちましょう。

DX化をさらに詳しく知りたい方は、次の記事も参考にしてください。

オフィスをDX化するべき4つの理由｜成功させる秘訣や補助金制度を解説

■社内制度を刷新する

人事評価や福利厚生の制度を見直すと、明確な基準で従業員を評価できるようになるだけではなく、ワークライフバランスも取りやすくなります。

人事評価においては、従業員を結果だけではなくプロセスも含めて評価する体制に刷新しましょう。結果に至るまでの判断や努力が評価されることでモチベーションアップが図れるためです。

また、従業員が成長できるようにするためには、資格取得の支援や業務で役立つスキルの講習を開催するのも良いでしょう。

福利厚生は充実させるだけではなく、利用しやすくするための工夫も必要です。たとえば、有給休暇の消化率を高めるため、計画年休や有給休暇奨励日を設定することなどが考えられます。

社内制度は一度刷新したら終わりではなく、時代の流れや会社の状況などに応じて常に改善していく必要があります。定期的に見直しを行い、常に社員が働きやすい職場を実現しましょう。

■ハラスメントの啓蒙活動

ハラスメントの啓蒙活動も、働きやすい職場を実現するために重要です。従業員一人ひとりが、ハラスメントに対する正しい認識を持つ必要があります。そのため、ハラスメントが発生する原因や背景、会社としてどのような対応をとっていくのかを周知しましょう。

もし、ハラスメントが発生してしまった場合は、相談窓口と担当者を設置してください。社内で設けるのではなく、外部機関に相談窓口を委託している企業もあります。

ハラスメントに対する規定を明確化したうえで、行った者に対しては規定に基づいて処置していく必要があります。

働きやすい職場づくりにはコストがかかるため、補助金や助成金制度を利用しましょう。本記事では、国が実施している働き方改革推進支援助成金とIT導入補助金の2つをご紹介します。

■働き方改革推進支援助成金

厚生労働省が提供している働き方改革推進支援助成金は、働き方改革に取り組む中小企業事業主が対象の助成金制度です。次に示す4つのコースが用意されています。

• 労働時間短縮・年休促進支援コース
• 勤務間インターバル導入コース
• 労働時間適正管理推進コース
• 団体推進コース

労働時間短縮・年休促進支援コースであれば、最大240万円まで助成してもらえる可能性があります。

出典元：働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）

■IT導入補助金

経済産業省が提供しているIT導入補助金は、ソフトウェア費やクラウドサービスの利用料などが対象の補助金制度です。業務の効率化や業績アップのサポートを目的としています。

IT導入補助金には、通常枠と低感染リスク型ビジネス枠の2種類が設けられています。低感染リスク型ビジネス枠は、コロナの感染リスク対策につながる取り組みをサポートするものです。

働きやすい職場づくりが目的の場合は、通常枠での申請を検討すると良いでしょう。通常枠の補助金額は、上限450万円です。

出典元：IT導入補助金

働きやすい職場には、生産性の向上や離職防止、企業のブランドイメージアップなどさまざまなメリットがあります。最近では国全体で労働環境の見直しが求められているため、職場環境の改善は企業にとって死活問題とも言える重要事項です。

メンター制の導入やDX化の推進、オフィスのレイアウト変更も効果的な手段です。助成金を利用すれば、費用をかけずに働きやすい職場づくりを実現できる可能性があります。従業員のライフワークバランスも確保しながら、業績をアップさせましょう。