オフィスの書類整理術を総まとめ｜分類方法や役立つアイテムも紹介
働き方
ペーパーレス化は業務効率化やコスト削減、多様な働き方への対応などのさまざまな効果が期待できることから、近年多くの企業で推進されています。
しかし、オフィスで扱うすべての書類をペーパーレス化することは難しく、多くの書類や整理方法に課題を抱えている企業も少なくありません。そこで本記事では、オフィスの書類を整理する方法をご紹介します。書類整理のコツや従業員に習慣化させる方法も解説するので、オフィスの書類整理に悩んでいる際はぜひ参考にしてください。
目次
オフィスの書類整理が重要な理由
ペーパーレス化に取り組む企業が増えている中、オフィスの書類整理への重要性が高まっています。
◾️作業効率に影響するため
従業員の作業効率を高めるためには、適切な書類整理が必須です。書類がきちんと整理されていない環境では、どこに書類があるかわからず、探す際に手間がかかり無駄な時間を要してしまいます。顧客や取引先を待たせてしまうこともあるかもしれません。
書類がきちんと整理されていれば、必要なときに必要な書類をすぐに見つけられるため、かかる時間や労力は最小限ですみます。
◾️セキュリティに影響するため
オフィスで書類整理が重要な理由の一つは、セキュリティレベルを高めるためです。書類が適切に管理されていないオフィスでは、書類の紛失や情報漏洩などのリスクが高まります。いずれも企業にとっては重大事案であるため、適切な対応が求められます。
書類が適切に管理されていれば、紛失や外部への流出を防ぎ、情報漏洩のリスク低減につながります。セキュリティ対策の観点からも、書類整理の方法について見直す必要があると言えるでしょう。
オフィスにおける書類整理の進め方
ここからは、オフィスにおける書類整理の進め方を紹介します。
- すべての書類を取り出す
- 書類を分類する
- 不要な書類を処分する
それでは、各手順を詳しく解説します。
◾️STEP1．すべての書類を取り出す
まずは、整理したい書類を棚や引き出しなどからすべて取り出しましょう。この作業を省いてしまうと、不要な書類を保管したままになり、今後オフィス内の書類が増えてしまう可能性があります。
すべての書類を取り出すことで、どこに何が保管されているかを把握できるため、必要な書類と不要な書類を分類しやすくなります。書類を取り出した後は、取り出し忘れた書類がないかもチェックしましょう。
◾️STEP2．書類を分類する
書類をすべて取り出した後は、必要な書類と不要な書類を分類します。しかし書類の中には、必要か不要かの判断が難しいものもあるかもしれません。そのため、書類を分類する際には、用途や頻度などの基準を設けましょう。
基準を設けておくと、必要か不要かの判断がしやすくなります。なお、書類を分類する際のポイントは、後ほど詳しく解説します。
◾️STEP3．不要な書類を処分する
分類した書類のうち、不要なものはまとめて処分しましょう。再利用できる書類は管理している部署に戻す、ほかの従業員に譲るなど、必要に応じて振り分けます。裏面が白紙の書類は、裏紙として再利用する方法もあります。
ただし、個人情報や機密情報が記載されている書類は、再利用ではなく処分するようにしましょう。情報漏洩のリスクがある書類は、シュレッダーにかけるか、専門業者に溶解処理を依頼して処分します。
オフィス書類を分類する際の考え方
書類を整理する際には、どのように分類するか迷うものが出てくる可能性があります。そのため整理する前にルールを定めておきましょう。どのような用途で使用するものかを考えると、書類を分類しやすくなります。
◾️分類1．社内全体で循環する書類
社内全体で循環する書類とは、一部の従業員や部署で長期的に管理する必要がないものです。たとえば、次のようなものが社内全体で循環する書類に分類できます。
- 回覧資料
- 誰かの支持が求められる資料
- 個別の入力が必要な資料 など
上記のような書類は、期限が設けられているのが一般的です。社内イベントへの参加者を募る回覧資料の場合は、一定の期日までに社内で循環させる必要があります。目的を果たした後は保管が不要になるため、処分しても問題ないでしょう。
◾️分類2．社内全体で共有する書類
社内全体で共有する書類とは、従業員の業務に関係があるものです。
- プロジェクト関連の資料
- 業界情報誌
- 新聞記事の切り抜き など
このような書類は、従業員が個人で保管するよりも、特定の場所にまとめて保管したほうが利用しやすいでしょう。業界情報誌は時系列に並べて保管しておくと、後で確認が必要になったときでも探しやすくなります。
◾️分類3．一時的な保管が必要な書類
一時的に保管が必要な書類とは、目的や必要性がなくなった時点で処分したり、最新のものに差し替えたりするものです。
- 作成途中に試し刷りした書類
- 個人業務で使用するメモ
- 法律で保管期間が定められている書類 など
作成途中に試し刷りした書類は処分して問題ないでしょう。
国税徴収法に基づき、会計帳簿や納税に関する資料は、10年間の保存義務があります。法律によって保管期間が定められている書類も多いため、保管期間を確認しつつ分類する必要があります。
◾️分類4．処分する書類
一時保管が不要な書類は、すべて処分します。
- 古いカタログ
- 期限が切れた広告
- 各種機器の取扱説明書 など
不要な書類を処分しなければ、書類の量を減らせず「適切な管理」も進みません。
各種機器の取扱説明書の場合、近年はメーカーの公式サイトで確認できるケースも増えています。不要な書類を処分することで、オフィスの保管庫や引き出しに余裕が出るでしょう。
オフィスにおける書類整理のコツ
社内の書類を整理する際には、ファイルに見出しを付ける、縦向きに収納するなどのいくつかのコツがあります。ポイントをおさえることでよりスムーズに書類を整理でき、次に使用するときも探しやすくなります。
◾️ファイルに見出しを付ける
書類をファイルに保管する場合、見出しがないとどのファイルにどの書類が保管されているかわからず、探すときに手間がかかる可能性があります。
書類整理の目的には、書類を探しやすくすることも含まれているため、保管方法の工夫も必要です。ファイルに見出しを付けて収納すると、どの書類が保管されているかを一目で把握できます。
クリアファイルを使用する場合は、マスキングテープやインデックスシールを活用すると良いでしょう。ファイルの中には、インデックス付きや立体見出し付きのものもあります。
◾️縦向きに収納する
オフィスで書類を整理する際には、縦向きでの収納を意識しましょう。平置きの場合、下の書類が埋もれて取りにくくなるほか、どの書類を収納しているかがわかりにくくなります。
また、デスクの上で保管する場合は、平置きすると多くのスペースを必要とするため、作業スペースが減る側面もあります。一方で縦向きにすると、目的の書類をすぐに取り出すことが可能です。
書類を縦向きに収納する際には、ファイルボックスや仕切りのあるスタンドを活用すると良いでしょう。収納棚に合うサイズのファイルボックスを選べば、書類をボックスごと収納できます。
◾️ペーパーレス化を図る
近年は、多様な働き方への対応やコスト削減などを目的に、ペーパーレス化を図る企業が増えています。ペーパーレス化を図ると紙の書類がデータ化されるため、保管場所を確保する必要がなくなります。
PC上の社内共有ファイルにデータを保管しておけば、従業員はいつでも閲覧できるため、書類を探す手間もかかりません。書類を保管する書庫やキャビネットなどのスペースが少なくなれば、オフィス空間をより有効に活用できるようになるでしょう。
また、ペーパーレス化は、企業としての社会貢献活動の一環になります。ペーパーレス化の推進によって、処分する書類が減るため、SDGsの目標の一つである自然環境の保全につながります。
オフィスで書類整理を習慣化するためのポイント
快適なオフィス環境を維持するためには、従業員一人ひとりが書類整理を意識し、習慣化させることが重要です。書類整理を習慣化するためには、置き場所を固定する、使用後は定位置に戻すなどの方法があります。
◾️置き場所を固定する
書類が整理された状態を維持するためには、書類の置き場所を固定しておく必要もあります。置き場所が曖昧な場合、書類を探す手間がかかるため、書類整理の効果が発揮されません。特に社内で共有する書類は、置き場所を固定し従業員に周知しましょう。
書類の置き場所を決める際には、使用頻度を基準にすると良いでしょう。使用頻度が高い書類は動線が良い場所に、低い書類は収納棚や書庫に保管すれば使い勝手もよく、片付ける際の手間も軽減できます。
◾️使用後は定位置に戻すことを徹底させる
従業員には書類の置き場所を周知するだけでなく、使用後に定位置に戻すことを促す必要があります。書類の置き場所が固定されていても、元に戻されていなければ、必要なときに使用できないためです。
また、使用後に書類を定位置に戻さない従業員が増えれば、再び整理する前の状態になりかねません。書類が整理された状態を維持するためには、定位置に戻しやすいような工夫を検討しましょう。
たとえば、書類に通し番号を付け、従業員の名札を置いてから持ち出す方法があります。通し番号と名札を置くルールを設けると、誰がどの書類を持ち出しているかを一目で把握することが可能です。
オフィスの書類整理に役立つアイテム
オフィスの書類は、書類整理向けのアイテムを活用すると整理しやすくなります。ここからはオフィスの書類整理に役立つアイテムを紹介するので、自社で試してみてください。
◾️クリアファイル
クリアファイルには、数枚の書類をまとめて保管できます。書類を保護する役割もあるため、保管場所からファイルごと取り出せば破れる心配もありません。
多くのクリアファイルは透明なので、保管されている書類の内容が一目でわかります。また、プラスチック素材を加工して作られているため、耐水性が高く、うっかり飲み物をこぼしたとしても、書類が直接水に濡れるのを防ぐことが可能です。
◾️ファイルボックス
ファイルボックスは、書類やファイルをまとめて保管する際に便利なアイテムです。薄型から幅広型までさまざまな種類があるため、場所や書類のサイズに適したものを選べるでしょう。
ファイルボックスのタイプは、横置きタイプと縦置きタイプがあります。縦置きタイプなら書類を立てて収納できるため、デスクの上の作業スペースを広く確保することが可能です。ファイルボックスにラベリングしておくと、どの書類が収納されているのかわかりやすくなります。
◾️ファイルホルダー
ファイルホルダーは、複数の書類をまとめて挟んで保管するアイテムです。ファイルホルダーは、個別フォルダーや持ち出しフォルダーと呼ばれることもあります。タイプは、ボックスタイプと蛇腹タイプがあります。
ボックスタイプは、1枚のファイルが二つ折になっており、書類を挟んで収納するタイプです。蛇腹タイプは仕切りが複数あり、一度に多くの書類を収納できます。各仕切りに見出しを付けておくと、書類を探しやすくなります。
◾️リングファイル
リングファイルは、大量の書類をまとめて収納したいときに便利なアイテムです。タイプは、リング式とバインダー式の2種類があります。リング式は、パンチで穴を開けた書類をリングに通すタイプで、書類をしっかりと固定することが可能です。
リングには「O」と「D」のタイプがあり、「O]タイプは本のページをめくるような感覚で書類を快適に閲覧できます。バインダー式は専用のクリアファイルに書類を差し込むタイプで、書類の傷みを軽減できます。
◾️収納棚
収納棚には、扉付きや鍵付きなどのさまざまなタイプのものがあります。扉がないタイプの場合、各棚と同じサイズのファイルボックスを設置し、書類を収納することも可能です。鍵付きタイプなら、書類を通じた情報漏洩を防げるため、セキュリティを高められます。
システム収納庫SSNシリーズ
アイリスチトセでは、多様なタイプの収納棚を取り揃えております。システム収納庫SSNシリーズは、オートロック機能を搭載しているため、一つの鍵ですべての段を施錠することが可能です。
蝶番にはソフトクローズタイプを採用しており、扉がゆっくり静かに閉じるため、指挟みの防止にもつながります。転倒防止のため、一段引き出すとほかの段は引き出せないセーフティロック機構を装備しており、安全性の高い仕様となっています。
まとめ：書類を整理して快適なオフィス環境を実現しよう
書類が多いと、従業員の作業効率やセキュリティ面にも影響が出るため、オフィスでは書類の整理が必須です。
書類を整理する際には、まずは必要なものと不要なものに分類します。不要な書類の中には再利用できるものもありますが、重要な情報が記載されているものはシュレッダーにかけるか、業者に依頼して処分しましょう。
書類を整理した後は置き場所を固定し、使用後は定位置に戻すよう従業員に促すことも大切です。オフィスの書類整理で新たな保管庫を導入する際には、ぜひアイリスチトセにご相談ください。当社ではさまざまなタイプの収納棚を取り扱っておりますので、自社に適した商品を提案させていただきます。