オフィス移転
トータルサービス

1. お問い合わせ
   まずはお気軽にお問い合わせください。
   弊社担当がお客様の状況をお伺いしてやるべきことを整理し、進行の支援をいたします。
2. 訪問・調査・打ち合わせ
   弊社担当がお客様のオフィスに直接訪問して、課題の抽出、要望をまとめます。
3. ライブオフィス見学
   実際にアイリスグループの最新オフィスをご覧いただくことで、商品や空間イメージの醸成と方向性の確認を行います。
4. プランのご提案・見積
   頂いた要望や課題解決できるベストなプランをご提案します。
5. 製品発注・施工
   最終決定した製品の発注と設計に基づく施工を、ワンストップで対応いたします。
6. 移転サポート・現状回復工事
   お引越しに関わるあらゆる業務をサポートいたします。
7. アフターフォロー
   メーカーダイレクトの強みを活かし、ご要望がございましたら迅速に対応いたします。

基本計画

• 目標ゴール設定・現状調査
  はじめに「オフィス移転で実現したい目標」を設定することから始まります。目標を設定する前に、今のオフィスの課題が何かを抽出するための「現状調査」も併せて行うことが大切です。
• 新オフィスの物件選定
  まずは現状のオフィス状況、移転後の運用を想定して適正な大きさ、エリアなど把握しておきましょう。
  物件探しはWEB検索などを通して下調べをして、市場環境や自分が探している入居物件の特徴、また仲介業者の傾向をつかむようにしましょう。
• 現オフィスの解約予告の通知
  一般的に、オフィスを退去する際は6ヶ月前にオーナーやビル管理会社に解約通知を出す必要があります。
  6か月以内に解約する場合は、解約料が発生するケースもありますので、事前にオフィスの契約書を確認し、解約予告や預託金の返還額・原状回復の費用や条件などを大まかに把握しておきましょう。
• 現オフィスの原状回復工事確認
  オフィスを退去する際は、壁や天井、床等を入居時の状態に原状回復して返却するのが一般的です。
  どこまで現状回復すべきか、期間、期限、指定業者の有無を貸主へ確認するようにしましょう。

基本設計

• コンセプトの設定
  設定した目標を基に「オフィスのコンセプト」を検討していきます。
  レイアウトや必要な機能、デザインの詳細などを検討する際、常にコンセプトを軸にして統一したイメージで進めていくことが大切です。
• 要件の整理
  新しいオフィスに必要な個室の数、部署配置、OA機器の必要数、新オフィスへの要望などを抽出・整理します。
• 概算コスト算出
  現在入居中のオフィスの「原状回復工事」にかかる費用や引越し、新規家具購入等、オフィス移転にかかるおおよその費用を算出します。
• スケジュールの決定
  移転の場合、解約に要する期間と原状回復工事がどの程度の期間を要するのか確認し、退去日を決定します。
• オフィスレイアウト計画、設備計画
  整理した要件をもとに、ゾーニング(執務スペース、会議室、休憩スペースなどの配置)とレイアウトを計画します。
  それに合わせて家具、コピー機などのオフィス設備、それに合わせたLAN 設備の配置計画を策定します。

実施設計

• 実施設計図面の確定
  計画した内容を実行するため、実施計画図面を作成します。
• オフィス家具の決定
  家具はオフィスイメージを決める重要な要素です。求められる機能や全体のデザインバランスを考慮して選定します。
• 工事の手配と契約
  実施図面確定後、工事の手配や契約を行います。
  各種工事発注後、新オフィスで使用するAV 機器、複合機などの発注を行います。

実施

• 説明会の実施
  移転当日のスケジュールや新オフィスの運用について従業員に周知します。
  事前の説明を行う事でスムーズに移転、新オフィスの運用が可能となります。
• 引越し作業
  全体スケジュールの確認と共有、荷物のチェックリストなどを作成して各従業員の分担について再確認します。
• 各種必要書類の提出
  オフィス移転の当日には、役所への必要書類の届出や保険会社の手続きなども必要になります。
  また、名刺や社用封筒の更新、取引先や得意先様へオフィス移転の連絡なども行います。
• 施主検査
  実施図面通りに工事が行われているか、家具やOA 機器に不具合が無く、正しく配置がされているか最終確認を行います。

オフィス運用

• アフターフォロー
  移転後の営業開始初日は、機器やネットワーク等の不具合、突発的なトラブルに備え、引越しや設備等移転に関わった協力業者に対応してもらえる体制を整えておきましょう。
• 竣工図準備
  竣工図は、レイアウト変更やリニューアル、配線計画の見直し時などに使用するため、新オフィスの施工業者から取り寄せて、大切に保管するようにしましょう。
• 事後評価
  移転後も快適なオフィス環境を維持し続けるためには、社員が新オフィスに対して、機能や環境をどう評価しているか、目指している働き方が実現できたかなど、現状のオフィス環境を振り返ります。

オフィス移転のチェックリストに関して詳しく知りたい場合はこちら

オフィス移転6か月から8ヵ月前のスケジュール

「オフィス移転前にすべきこと」を「いつまでに」というゴールを決めてプロジェクトとして各担当者を割振り、移転後に想定される懸念なども含めて細かく、入念に計画を立てておきます。
移転までの期間は、最低でも6カ月から8カ月を想定しておく必要があります。
限られた期間内で移転を完了させるためには、退去日から逆算して計画を立てるのがポイントです。

オフィス移転6か月前のスケジュール

移転先の決定と現オフィスの解約を行います。
計画に沿った物件はすぐに見つかるわけではありません。
また、安易に決めてしまって移転後に想定外のデメリットが多発してしまい、短期間で再移転もしくは労働環境の悪化なんてことになると本末転倒です。
ですので、移転先の選定は移転計画に合わせて、しっかりと選ぶ必要があります。

また移転先が決定するまでに、いつまでに解約（更新しない旨）を申し出る必要があるのかを確認しておきましょう。
オフィスの場合、退去日の3～6カ月前に設定されているのが一般的です。オフィスは次の入居者が決まるまでに時間がかかりやすいため、住宅向けの賃貸物件よりも長めに設定されています。
解約予告のタイミングは賃貸契約書に記載されているため、移転が決まった時点で確認しておくことをおすすめします。
その上で、いつまでに移転をしたいというゴールから逆算して解約通知を行いましょう。

オフィス移転5ヵ月から4カ月前のスケジュール

オフィス面積、移転対象の従業員数、予算、働き方、オフィス環境で解決したい課題は何かなどの情報は、オフィス移転業者に必ず伝える必要があるので要件として事前に整理しておきましょう。
レイアウトを決定する際には、ゾーニングが重要になります。ゾーニングとは機能や用途ごとにスペースを区分けし、それぞれを適切な場所に配置していく一連の作業です。
たとえば、応接室は来客が出入りしやすいようにエントランスの近くに配置する、リフレッシュルームは従業員が気軽に利用できるようにオフィスの中央に設置するなどです。
ゾーニングをする際には、自社にはどのようなスペースが必要かを洗い出しておく必要があります。

新オフィスのレイアウトを決定する際には、オフィスデザインの専門業者に依頼するのも一つの手です。
専門業者は実績とノウハウを持ち合わせているため、自社の目的やコンセプトに沿ったプランを提案してもらえます。

オフィス移転3ヵ月のスケジュール

オフィスのレイアウトが決まったら、そのレイアウトを実現させるために電気工事やLAN通信工事、内装工事などあらゆる工事が発生します。
そうした各種業者の手配を行いましょう。
家具の発注もこのタイミングで行います。
移転後スムーズに業務を再開するためにも、移転日までの工事完了を目指すのが理想です。
移転までの期間は限られていますが、スケジュールがタイトになり過ぎないよう注意が必要です。

また、移転先の管理会社によっては、内装工事の業者が指定されているケースもあるため、二度手間にならないよう事前に確認しておきます。
業者に指定がない場合は、費用や工事内容などを比較するためにも、複数社に見積もりを依頼しましょう。

オフィス移転2カ月前のスケジュール

旧オフィスの原状回復工事は、解約日までに終えておく必要があります。おもな工事内容は、次の通りです。
"・家具・備品・パーテーションの撤去
・床や壁に施した加工を元に戻す
・床や壁の汚れのクリーニング　など"

入居する際に看板やカーペットを取り付けた場合は、解約日までに撤去しなければなりません。
解約日までに間に合うよう、スケジュールに余裕のあるタイミングで工事を依頼する必要があります。

かかる期間はオフィスの規模や状態により異なりますが、1ヶ月以上かかるケースもあります。
そのため解約日の2ヶ月前にはスケジュールが立っているようにした方が良いでしょう。

オフィス移転1カ月前のスケジュール

オフィスが移転すると住所や電話番号が変わるため、取引先や金融機関などの関係各所に連絡しましょう。
移転を連絡するタイミングは、引越しの1カ月前が目安です。
連絡が必要な相手を事前に整理し、どのような手段で知らせるかを検討します。

移転の連絡は、メールやFAXでも問題ないとされています。ただし、重要な取引先の場合、メールやFAXでは簡略的な印象を与えかねません。
そのため、重要な取引先にははがきで知らせるようにしましょう。

はがきを送付しても、担当者まで情報が行き届かない可能性もあります。担当者にはメールで直接連絡し、移転の情報が行き届くように配慮する必要があります。

オフィス移転のスケジュールに関して詳しく知りたい場合はこちら

ショールーム見学の
お問い合わせはこちら

「ウェルビーイング」（well-being）とは、身体的、精神的、社会的に良好な状態にあることを意味する概念で、「幸福」と翻訳されることも多い言葉です。
1946年の世界保健機関（WHO）憲章の草案の中で健康について次のように定義しています。
「健康とは、病気でないとか、弱っていないということではなく、肉体的にも、精神的にも、そして社会的にも、すべてが満たされた状態（well-being）にあることをいいます（日本WHO協会：訳）」
（Wikipedia参照）

オフィスで働く社員がベストパフォーマンスを発揮できない環境は、会社にとっても大きなリスクになるため、これからはオフィス設計も大きな役割を担います。
アマゾンのシアトル本社はウェルビーイングの中でもバイオフィリアという植栽を沢山オフィス内に取入れる事でストレス軽減や、心の健康をフォローするような設計をしています。
日本でも、オフィス設計の観点から身体の健康をフォローする事が普及し始めました。その様な活動にアイリスチトセは真剣に向き合い、実体験をベースに最良なご提案をいたします。

WELL v2 評価項目

Air
空気

Water
水

Nourishment
植物

Light
光

Movement
運動

Thermal Comfort
温熱快適性

Sound
音

Materials
材料

Mind
こころ

Community
コミュニティ