ワークスタイルを変革すべき理由とは？導入手順から相談先まで解説

社会情勢が変化していくなかで企業が成長を続けるためには、ワークスタイルの変革が必要とされています。一方で、ワークスタイルとはそもそも何かがわからず、変革に取り組めない企業も多いようです。

この記事ではワークスタイルの意味や変革の必要性、具体的な施策を詳しく解説します。自社の業績アップにつながるワークスタイルの変革が実現できるよう、ぜひ参考にしてください。

ワークスタイルは、働き方や仕事のやり方を意味する言葉です。明確な定義があるわけではなく、立場によりさまざまな意味で解釈できます。たとえば、個人の視点からは「自分なりの働き方」、企業の視点からは「働き方の仕組みや制度」の意味で捉えることが可能です。

従来は「オフィスに出社して仕事をする」働き方が主流でした。しかし、最近はシェアスペースの利用やテレワークなどさまざまな選択肢を設けている企業が増え、働き方が多様化しています。

ワークスタイルの変革や多様化が急速に浸透した理由として考えられるのが、政府が推進している働き方改革です。2016年9月に政府が発表した働き方改革では、テレワークや副業、パラレルワークなどが推奨されています。

社会情勢の変化やテクノロジーの進化などにより、働き方の多様化は今後ますます進んでいくと予想されます。そのため、経営者や一般社員などといった立場に関係なく、ワークスタイルの変革や多様化は重要な課題です。

なぜ企業がワークスタイルの変革に取り組む必要があるのか、その理由を詳しく解説します。

■生産性の向上が必要なため

総務省統計局の労働力調査によると、日本国内の労働人口は2019年から2021年にかけて2年連続で減少しています。また、長時間労働の規制も進んでいます。今後企業が業績を上げ成長し続けるためには、社員一人ひとりの生産性の向上が必要不可欠です。

業務や職種、プロジェクトに適したワークスタイルを選択できれば、より効率的に業務を進められます。また、働きやすい環境は社員の能率アップにもつながると期待されています。

限られた資源で最大限の効果を生み出す手段として「働き方の多様化」、つまりワークスタイルの変革が求められていると言えます。

■社員の帰属意識を高めるため

育児や介護のために時間や場所に囚われず仕事がしたい方や、ワークライフバランスを重視したい方なども働きやすいワークスタイルにすることで、社員の帰属意識を高められます。

実際にワークスタイルの変革によって、離職率の低下に成功した企業もあります。また、働きやすさは対外的なアピールポイントにできるため、新たな人材確保の際にも有利でしょう。

優秀な人材を確保し定着率を高めるために、働きやすい環境づくりが重要と考えられます。

ワークライフバランスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■変化する社会情勢に対応するため

コロナ禍の影響から、テレワークの考え方と働き方が急速に広く浸透しました。不要な外出の自粛要請や密集を回避するためには、従来の働き方では対応できなかったことが理由の一つと考えられます。

また、IT機器の発達やシェアオフィスの普及など、よりテレワークしやすい環境が整ったことも理由として挙げられます。

社会情勢が変化するなかで企業を滞りなく運営するためには、変革がキーポイントとなります。企業は従来のワークスタイルに固執することなく、社会情勢に対応して柔軟に変革していく姿勢が求められます。

ワークスタイルを変革させるための手段を、施策例も交えながらご紹介します。

■リモートワーク・テレワークの推進

まず、リモートワークやテレワークの推進が挙げられます。オフィスに出社することなく仕事ができるため、仕事と育児・介護などを両立しやすいメリットがあります。また、通勤時間がなくなることにより時間や体力に余裕ができるため、生産性の向上も期待できます。

リモートワークとテレワークに明確な意味の違いはありません。一般的に、リモートワークはオフィス以外で仕事をする時に使われ、テレワークはチャットツールやWeb会議システムなどのICT（情報通信技術）を駆使してオフィス外の特定の場所で仕事をする時に使われる名称です。また、リモートワークやテレワークをオフィスワークと組み合わせた場合は、ハイブリッドワークと呼ばれます。

ハイブリッドワークに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■フリーアドレス制やABWオフィスの導入

フリーアドレス制やABWオフィス（Activity Based Working）の導入で、その日の業務内容や状況に応じて社員が働く場所を自由に選べるようにする方法も効果的です。

社員自身が自分の希望で席を決められるのがフリーアドレス制で、働く場所や時間の制約を設けないのがABWオフィスです。業務効率を高めるだけではなく、社員の自律性を育むことにもつながります。

同じ部署やチームの社員だけではなく、今まで接点がなかった社員とも接する機会が生じることにより、社内コミュニケーションの活発化が期待できます。その結果、新しいアイデアや企画、サービスが生まれるかもしれません。

椅子やデスクを共用することにより従来よりもオフィス家具を減らせるため、スペースコスト削減を図る意味でもメリットがあります。

ABWについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

「ABW型オフィスの導入で働き方改革！導入する流れから企業事例まで」

■ワーケーションの導入

ワーケーションは仕事と休暇を両立した働き方です。ホテルやリゾート地で仕事をすることで、有給休暇の取得率や生産性の向上が期待できます。

ワーケーションには、インターネット環境が必要です。現地のインターネット環境を利用したいと考えている場合は、仕事をするうえで速度や安定性が十分な環境が備わっているかを事前に確認が必要です。もし現地インターネット回線のセキュリティが不安な場合は、モバイルWi-Fiを貸与することも検討しましょう。

ワーケーションは社員の満足度を高めるだけでなく、リフレッシュ効果によるメンタルヘルスケア対策としても効果的です。短期間のワーケーションをしてリフレッシュすることで、その後の通常勤務でも生産性の向上が望めます。

ワーケーションについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

ワーケーションのメリットとは？効果や導入時の課題と対策を解説

■フレックスタイム制や裁量労働制の導入

勤務時間や勤務日の自由度が高い働き方もあります。おもなワークスタイルの種類と特徴は次のとおりです。

それぞれ異なる特徴を持つため、業務内容や、社員の希望を考慮してそれに合ったワークスタイルを導入することが大切です。会社側で検討するだけではなく、社員の意見も参考にすると良いでしょう。

フレックスタイム制に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■育児や介護サポートの充実化

育児や介護サポートの充実化も、ワークスタイル変革のための効果的な手段です。たとえば、育児や介護に携わる社員が一定期間の有給休暇を取れるようにすることで、継続的に働きやすい環境を作れます。また、オフィス内に保育所を設置することで、子育て世代の社員は仕事に復帰しやすくなります。

育児や介護しながらの勤務は経済的な面やスケジュール的な面で悩みを抱えることもあるため、相談できるサポート窓口を用意するのも良いでしょう。

このような施策は、ファミリー・フレンドリー施策と呼ばれます。ファミリー・フレンドリー施策には、社員側から見たメリットだけではなく、企業側から見ても、社員の離職率を下げられるメリットがあります。

ワークスタイル変革を実現させるための流れを解説します。変革を実現させるためには、計画性を持って進めることが大切です。

■1．ワークスタイル変革の目的を明確化

目的を明確にしないままワークスタイルの変革を進めると、見当違いの変革になってしまう可能性があります。また成し遂げたい目的が、ワークスタイルの変革によって解決できるかの観点も大切です。

目的と具体的な変革の手段を定めた後は、必要なツールの導入や運用マニュアルの制定なども検討します。

目標を設定する際は、現状を把握したうえで効果検証しやすいように具体的な数値を掲げましょう。たとえば、残業時間を10%下げる、有給休暇の取得率を20%上げるなどです。

■2．社員との密なコミュニケーション

変革を成功させるためには社員とのコミュニケーションも重要です。企業側だけの目線で変革を進めると、社員が求めるかたちと離れてしまう恐れがあります。実際の施策は管理職やマネージャーがおこないますが、直接影響を受ける社員にも意見を聞きましょう。

たとえば、アンケートや対面でのヒアリングなどを実施することで現場の意見を吸い上げられます。その際、意見を聞くだけではなく、なぜワークスタイルの変革が必要なのか、社員にとってのメリットなど目的や意義を共有することも大切です。考えを共有することで、社員もワークスタイルの変革を受け入れやすくなります。

■3．優先順位を設定する

実現したい施策が複数ある場合は、優先順位をつけて一つずつ取り組みましょう。同時に変革を進めると現場が混乱し、思わぬトラブルを引き起こす可能性があります。

優先順位をつける際は、導入によって想定される効果の大きさや導入にかかる費用や難易度などを考慮します。そのうえで、まずは取り組みやすい施策から進め、徐々に計画を広げていくと良いでしょう。

■4．必要なICT技術の導入

必要に応じて新しいツールの導入を検討しましょう。たとえば、リモートワークを推進する場合はWeb会議システム、チャットツール、オンラインストレージ、勤怠管理システム、グループウェアなどのICTツール導入が考えられます。

新しくツールを導入する場合は、現場の社員が混乱なく使えるように研修や勉強会の実施が必要です。その際、使い方だけではなく、なぜそのツールを導入するのか理由や意義も説明して、社員の意識にICT技術導入の必要性を浸透させましょう。

また、相談窓口の設置や担当者を用意するなど、サポート体制の構築も必要です。

■5．導入後の効果検証

ワークスタイルの変革は最初から全社に適用するのではなく、まず一部の部署や業務担当者の間で試験運用してみた方が良いでしょう。その後、導入したワークスタイルが意図したとおりに機能しているか、目的達成に寄与しているか効果検証をおこないます。問題点があった場合は、施策を見直し改善したうえで再度試験運用をおこないます。

試験的な運用で検証や改善をおこなった結果、業務に支障がないと判断できたら全社通して本格的に導入しましょう。本格的な運用後も効果検証は必須です。継続して検証を実施することで、自社に最適なワークスタイルを作り上げることが可能です。

ワークスタイルを変革する際は、専門家や専門機関への相談も検討しましょう。プロに相談してサポートを受けることによってスムーズに進めやすくなり、失敗のリスクもおさえられます。おもな相談先として、次のような専門家や専門機関があります。

• 働き方改革推進支援センター
• コンサルティング会社
• 社会保険労務士
• 中小企業診断士

全国に設置されている働き方改革推進支援センターは、働き方改革に向けた課題に対応するための無料相談窓口として厚生労働省が開設している機関です。おもに中小企業や、小規模事業者を対象として、さまざまな相談にワンストップで対応しています。

以前から懇意にしている社会保険労務士や中小企業診断士などがいる場合は、そちらに相談するのも良いでしょう。また、ワークスタイル変革のサポートやアドバイスを業務内容とするコンサルティング会社にも相談可能です。多くのコンサルティング会社は、公式サイトに施工事例を掲載しているため、その事例を自社のワークスタイル変革の参考にすることもできます。

ワークスタイルは、働き方や仕事のやり方を意味する言葉です。労働者人口が減少していくなかで企業が業績を上げていくためには、社員一人ひとりの生産性を向上させる必要があり、そのためにワークスタイルの変革が求められています。

社会情勢の変化やテクノロジーの進化もあり、働き方は多様化しています。テレワークやフリーアドレス制、ABWオフィスなど新しい働き方を導入する企業も急速に増加傾向です。

企業の利益を上げるため、新しい働き方や仕事のやり方を導入して成功させるためには、社員とのコミュニケーションや導入後の検証も大切です。仕組みだけではなく、ツールの導入が必要な場合もあります。自社だけでおこなうのが難しい場合は、専門家や機関に相談するのも効果的です。

ワークスタイルの変革によって生産性の向上だけではなく、優秀な人材の確保も期待できます。社会情勢に対応した変革をおこない、業績を伸ばせる組織をつくりましょう。