オフィスのリニューアルの悩みを解決しよう！基本の流れや事例を紹介
オフィスレイアウト・デザイン・設計
テレワークやハイブリッドワークの普及が進んだ近年、新しい時代や働き方に対応するために、オフィスのリニューアルを検討している企業も増えました。
この記事では、オフィスのリニューアルをより深く知るための知識について解説します。オフィスのリニューアルで得られるメリットや流れ、注意点などを、実際のリニューアル事例を把握していきましょう。
目次
オフィスのリニューアルとは
オフィスのリニューアルとは、現状より働きやすいオフィスにするため、機能や環境をアップデートすることです。オフィスをリニューアルすることで、これまでにできなかった使い方ができるようになります。
「リニューアル」と似た言葉に「リノベーション」があります。リノベーションは建物に付加価値を与えることです。
一方リニューアルは、劣化したものの価値を回復し、より高めるというニュアンスが強くなっています。リニューアルはオフィスを長く使っていくうえで大切な施策です。
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オフィスをリニューアルする4つのメリット
オフィスをリニューアルする主なメリットは次のとおりです。
- オフィスの業務や維持費の無駄を削減
- コミュニケーションの活性化
- エンゲージメントの向上
- 企業のブランドイメージの向上
それぞれを詳しく解説します。
■オフィスの業務や維持費の無駄を削減
リニューアルを通じてオフィスの無駄を省けます。維持費のコストパフォーマンスを改善するだけでなく、空いたスペースを別の用途に使用し、生産性の向上に貢献することも可能です。
たとえば、テレワークを導入している企業では、出社する従業員が減っているため、不要なデスクがあるでしょう。こうした使用していないデスクの数を減らして生まれたスペースをうまく活用すれば、業務の効率化を図ることができます。
■コミュニケーションの活性化
オフィスのリニューアルを通してレイアウトを変更すれば、従業員が行き来しやすくなり、コミュニケーションの活性化を狙えます。具体的な方法は、スペースごとの仕切りをなくすほか、気分や仕事内容に合わせてオフィス内の働く場所を選べるようにするABWの導入などです。
決められたスペースに縛られずに働けると、異なる部署間での交流も活性化し、何気ない会話から新しいビジネスのアイデアが生まれることもあります。
こうした形式にとらわれない交流は「インフォーマルコミュニケーション」と呼ばれ、生産性の向上に貢献する新しい働き方として注目されています。インフォーマルコミュニケーションについてより深く知りたい方は、こちらの記事もご覧ください。
インフォーマルコミュニケーションを社内に生みだそう！必要性から活用事例まで
■企業のブランドイメージの向上
リニューアルでオフィスのビジュアル面に手を加えると、視覚的な情報を通じて企業のブランドイメージを高められます。
企業のイメージカラー（コーポレートカラー）を使用するなど、企業のコンセプトを表現できると、オフィスを訪れた人やホームページ掲載の写真を見た人に好感を抱かせる効果があります。
また、魅力的なオフィスは対外的なブランドイメージの向上だけでなく、従業員へのインナーブランディング（自社の価値や方向性を従業員に浸透させること）にもつながります。
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■エンゲージメントの向上
オフィスのリニューアルによって、エンゲージメントつまり従業員の満足度や定着度を向上させることもできます。
従業員にとって働きやすいオフィスであれば、会社に対する満足度が高くなり「この会社で長く働きたい」と愛着を従業員に持ってもらえるでしょう。また、働きやすい環境だけでなく企業ブランドが感じられる環境にすることで、満足度の向上と愛着心が上がり、エンゲージメントが向上することも期待できます。
エンゲージメントが向上すれば離職率の低下につながるほか、新規採用時のアピールポイントにすることもできます。
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オフィスをリニューアルする流れ
オフィスリニューアルのメリットを把握し、実現したい目標を定めたら、次は実務的な流れを把握しましょう。
オフィスをリニューアルする流れは次のとおりです。
- リニューアルの目的・コンセプトを検討する
- リニューアルする範囲を決める
- 見積もりを依頼する
- レイアウトやインテリアを決める
それぞれの段階でおこなう内容を見ていきましょう。
■1．リニューアルの目的・コンセプトを検討する
まずはリニューアルの目的とコンセプトを検討します。経営者層やリニューアルを担当するチームだけでなく、現場で働く従業員の意見も取り入れることが大切です。個々人の希望を統合し、全員の利益となるような目的とコンセプトを設定します。
また、企業内で意見を募ることで解決すべき事項は膨大となる可能性がありますが、全ての悩みを一度に解決するのは難しいため、課題には優先順位をつけておきましょう。
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■2．リニューアルする範囲を決める
リニューアルの目的とコンセプトを決めたら、次はどの程度の範囲で実装するのかを決めましょう。
オフィス全体をリニューアルする場合は、業務に支障が出ないようにスケジュールを考える必要があります。長期休暇中など、実際の業務に影響しないタイミングでリニューアル工事を完了させられると良いものの、それが不可能であれば業務スペースを移動させる、仮オフィスに一時移転するといった必要性も出てきます。
オフィスリニューアル時に一時移転を伴う際は、その費用も予算に含めて考えておくことが大切です。
■3．見積もりを依頼する
リフォームの目的・コンセプトとリフォームをする場所が決まったら、オフィスデザインをおこなう会社に見積もりを依頼しましょう。予算が決まっている場合は、見積もりの段階で伝えます。
見積もりは一社だけでなく、複数社に依頼しましょう。各社のプランの内容や費用を比較し、もっとも妥当だと感じられるオフィスデザイン会社へ依頼します。
依頼が完了し、費用と工期が確定したら、実際に工事をおこなう日程を決めます。工事の日程は、業務に支障がでないよう長期休暇や休日を想定するのも良いでしょう。ただし、デザイン会社側も繫忙期となっていることが多いため、早めの計画が大切です。
■4．レイアウトやインテリアを決める
はじめに決めた目的やコンセプトに合わせて、レイアウトや導入するオフィス家具を決めましょう。オフィスデザイン会社に希望を伝えることで、より自社に合ったものを提案してもらうこともできます。
オフィス家具やレイアウトの見本があれば、実際に目を通しておくのもおすすめです。実際のオフィスのレイアウトや動線設計を意識しながら、リニューアルの準備を進めていきましょう。
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オフィスのリニューアル事例
実際のオフィスリニューアルの事例を把握し、目指したい新オフィスのビジョンに近いも
のがあれば自社のオフィスリニューアルの参考とするのも良いでしょう。リニューアル事例をご紹介します。
■ブランドイメージが伝わる受付
オフィスの受付は企業のイメージを体現する場所です。ブランドイメージが正しく伝わるデザインが重要になります。
株式会社紅中
木製の壁に企業ロゴを配することで、コーポレートカラーの赤色を強く印象付ける受付を実装しています。
フジテック株式会社 横浜支店
明るい先行きをイメージさせるデザインと、その中心で存在感を放つ社名によって、会社の将来性を提示しています。
■多機能な会議室
企業のアイデアを生み出す場所である会議室には、ワークスペースとの距離や設備などの機能面と、来客者に対する印象のよさ、従業員に対するインナーブランディング性が求められています。
アイリスグループ淀屋橋オフィス
エントランスから会議室までオフィス全体でガラスパーテーションを採用することで、明るく、透明感のあるイメージを醸成しています。
マグチグループ株式会社
個人用の映像機器で情報を読み取りやすく、緑を基調とした椅子や観葉植物によって清涼感のあるイメージを発することのできる会議室です。
■カフェのようなリフレッシュコーナー
オフィスのなかにリフレッシュスペースがあることで、従業員のコミュニケーションやエンゲージメントを向上させられます。ビジネスの可能性や働き方の多様性を広げるためにも、こうしたスペースは欠かせないでしょう。
セキュリティスタッフ株式会社
解放感のある大広間に円形の椅子や観葉植物を配置し、壁には会社が持つテーマを表現した大きな写真を配置しています。共通のテーマのもとに活動する従業員同士を結びつけやすい空間となっています。
積水ハウス株式会社 東四国支店
落ち着きのある観葉植物と、複数人が顔を合わせてランチやミーティングをしやすいリフレッシュスペースとなっています。
■感染症対策をしたワークスペース
新型コロナウイルス感染症の流行以降、感染症対策は企業にとっても重要な課題の一つです。感染症対策がしっかりとおこなわれていれば、従業員も安心して働くことができます。
株式会社セブン-イレブン・ジャパン
個人用のワークスペースを設置してより集中しやすい環境づくりをおこなうと同時に、対人接触を減らした働き方を可能としています。
アケボノ産業株式会社
デスクとデスクに透明なアクリル板で境界を作ることで、コミュニケーションを取りつつ、感染症対策が可能になっています。
■ハイブリッドワークやABW対応のデスク配置
オフィスワークとテレワークを組み合わせたハイブリッドワークや、カフェなどでの仕事を可能とするABWに対応したデスク配置をおこなうことで、設備の維持費やコストを削減し、デスクの垣根を超えることでコミュニケーションの促進も狙うことができます。
株式会社フォアキャスト・コミュニケーションズ
フリーアドレスなワークスペースとして机を設置し固定のパソコンを減らすことで、設備の削減を実現し、従業員が好きな場所で働ける空間を実現しました。
ハイブリッドワークやABWについては、こちらの記事でも詳しく解説しております。これらのキーワードをより深く知りたい方はぜひご覧ください。
オフィスをリニューアルするときのポイント
守るべきルールや助けになるサービス、サポート制度などを把握し、より効率的なオフィスリニューアルを実現しましょう。
この項目では、オフィスをリニューアルするときに押さえておきたいポイントを解説していきます。
■賃貸オフィスは工事可能な範囲を確認しておく
オフィスの入居している物件が賃貸物件の場合は、リニューアルが思うようにできないケースがあります。退去時に原状回復が必要な場合や、工事可能な範囲に制限のあったりするためです。
原状回復の定めによっては、仕切りを設置する、あるいは取り外す場合でも、オフィスの退去時にすべて元に戻さなければならないため、手間がかかる可能性があります。また、そもそも工事を許可してもらえないケースもあるでしょう。
こうした条件は賃貸物件のオーナーや管理会社によって異なるため、事前に確認しておきます。
■リニューアルのデザインは消防法を考慮する
オフィスのリニューアルにあたっては、従業員にとっての使いやすさだけでなく、消防法をしっかりと守るレイアウト・デザインである必要があります。
消防法では火災などでオフィスに発生する損害を抑制し、従業員の生命を守るためにレイアウトや設備に条件を設定しています。
たとえば、ワークスペースの仕切りが天井に届く高さである場合、消防法の観点からはその部屋は個室であると見なされるため、スプリンクラーや火災報知器などの設置が義務付けられます。
こうした条件を満たしていない場合、消防署からの検査時に対応の命令がおこなわれます。命令に従わず、適切な設備を用意しない場合は刑事罰に処される可能性もあるため、注意が必要です。
また、避難経路は適切な通路幅で確保されている必要があるなど、守るべき事項は多岐にわたります。法令の遵守は従業員の安全を守るためにも大切です。オフィスデザイン会社とともに消防法を考慮したデザインでリニューアルを進めていきましょう。
■短期利用できるオフィスを活用する
リニューアルの規模が大きい場合は普段の業務に影響が出るため、オフィスを一時的に移転しなければならないことがあります。そうした際にはレンタルオフィスやシェアオフィスの利用が有効な選択肢となるでしょう。
レンタルオフィスやシェアオフィスには1ヶ月程度の短期間から利用できるものも多く、リニューアル時にも活用しやすいサービスです。なかには敷金や礼金が不要なところもあります。
移転が短期間の場合、通常の賃貸オフィスを契約するよりもお得に利用できる可能性が高いため、利用を検討してみましょう。
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■補助金・助成金で費用を節約する
オフィスのリニューアルにかかる費用は決して安いものではないため、補助金や助成金で費用を節約することが大切です。国や自治体が提供するサポートが利用できないかどうかを事前に調べておきましょう。
たとえば、オフィスのリニューアルにあたってクラウドシステムやソフトウェアを導入すると、IT導入補助金の対象となります。IT導入補助金では、補助の対象となる費用の2分の1、最大450万円が支給されます。
ほかに働き方改革推進支援助成金など、オフィスのリニューアルに関連づけられる制度が存在しています。
しかし、応募期間に期限が定められている場合や、審査が必要である場合もあります。自社で利用できる補助金や助成金があるかどうかは、ホームページなどで最新の情報を確認しましょう。
■リニューアルは業者へ相談・依頼する
オフィスのリニューアルには専門的な問題も数多く関係します。そのため、オフィスデザインの専門業者と相談をすることが大切です。
オフィスデザインの専門業者に相談・依頼をすれば、適切なアドバイスをもらえ、スムーズに進めることができます。
複数社に見積もりを出し、自社にとって最適なリニューアルを実装してくれるような会社を選びましょう。
まとめ：オフィスのリニューアルで働きやすい環境を作ろう
オフィスは、リニューアルすることでその価値を回復し、これまでの課題を解決できます。新しい働き方に対応できる、働きやすいオフィスを作り上げましょう。
アイリスチトセは、オフィスづくりに関して広く相談を承っております。豊富な実績と蓄積したノウハウから、お客様のニーズに沿ったオフィスリニューアルの提案をおこなわせていただきます。オフィスのリニューアルを検討されている場合はぜひ一度アイリスチトセにご相談ください。