オフィスリニューアルの進め方や費用相場は　失敗しないための注意点を解説

オフィスのリニューアルとは、単に古くなった壁紙や床を新しくするだけでなく、働き方に合わせて空間全体を刷新する取り組みを指します。まずは、その意味や注目される背景、類似する言葉との違いを解説します。

オフィスリニューアルの意味と注目されている背景

オフィスリニューアルは、企業の目的や新しい働き方に合わせてオフィスのデザインやレイアウトを根本的に見直すことです。

近年、テレワークやハイブリッドワークといった多様な働き方が普及し、オフィスに求められる役割が大きく変化しています。

出社した従業員同士が円滑にコミュニケーションを取れる場所や、集中して作業できる場所など、目的別の空間が求められるようになりました。加えて、建物の老朽化や人員増加に伴う手狭さの解消といった物理的な課題を解決するためにも、オフィス環境のアップデートが重要視されています。

「リノベーション」「改修」との違い

オフィス環境を整える際によく使われる言葉として、リノベーションや改修があります。

改修は、経年劣化で傷んだ設備や内装を元の状態に戻す、いわゆるマイナスをゼロにする修理や補修を意味します。一方でリノベーションは、既存の建物に大規模な工事を行い、新たな価値や機能を付け加えることです。

オフィスリニューアルは、これらを含有しつつ、業務効率の向上や企業のブランド価値を高めるために、空間全体を新しく生まれ変わらせる包括的な意味合いを持っています。

オフィスをリニューアルすることで、従業員の働きやすさが向上するだけでなく、企業全体に多くの恩恵をもたらします。ここでは、具体的にどのような効果やメリットがあるのかを解説します。

動線やレイアウトを最適化し業務効率と生産性を高める

現在の業務内容に合わせてオフィスのレイアウトを見直すことで、業務効率が飛躍的に向上します。

従業員が頻繁に利用する複合機や会議室までの移動経路を短縮したり、部署間の配置を工夫したりすることで、無駄な移動時間を削減できます。

さらに、業務に集中できる専用ブースや、チームで手軽に打ち合わせができるオープンなスペースを設けることで、多様な業務に対して最適な環境を提供でき、組織全体の生産性を高めることが可能です。

フリーアドレスの導入等で社内コミュニケーションを活性化する

固定席を廃止して自由な席で働けるフリーアドレスを導入することは、社内コミュニケーションの活性化に大きく貢献します。

毎日異なる座席を選ぶことで、普段は関わりの少ない他部署の従業員と自然に会話が生まれる機会が増えます。また、執務室の近くにカフェスペースやリフレッシュエリアを配置することで、休憩中に偶発的なアイデアの共有や情報交換が行われやすくなります。

これにより、部署の壁を越えた連携が深まり、新たな価値の創出にもつながります。

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働きやすい環境を整備し従業員のモチベーションを向上させる

快適で機能的なオフィス空間は、従業員のモチベーション向上に直結します。

清潔感のある内装や人間工学に基づいたオフィス家具を取り入れることで、長時間のデスクワークによる身体への負担を軽減できます。さらに、個人の好みに合わせて働く場所を選べる環境が整うと、仕事に対する満足度が高まります。

従業員がオフィスに愛着を持ち、自発的に出社したくなるような居心地の良い空間を提供することは、企業への帰属意識を高める上でも非常に効果的です。

自社らしさをデザインに反映し採用力や企業ブランドを強化する

オフィスのエントランスや執務室に自社の理念やコーポレートカラーを反映させることは、企業ブランドの強化に役立ちます。

来客時に企業の魅力や個性を視覚的に伝えることができるため、取引先への信頼感を高める効果があります。また、洗練されたオフィス環境は、求職者に対しても強いアピールポイントとなります。

快適でおしゃれな職場で働けるというイメージは、優秀な人材を獲得する際の大きな後押しとなり、採用力の向上に直結します。

LED照明や空調設備を見直し長期的なランニングコストを削減する

内装のデザイン変更に合わせて設備の更新を行うことで、長期的なコスト削減が期待できます。

従来の蛍光灯から消費電力の少ないLED照明へ切り替えることで、電気代を大幅に抑えられます。また、最新の省エネ型空調設備を導入したり、間仕切りの配置を工夫して空調効率を高めたりすることも効果的です。

初期費用はかかりますが、毎月のランニングコストを削減できるため、長い目で見れば企業にとって大きな経済的メリットをもたらします。

なお、賃貸テナントとして入居している場合は、設備の扱いに制約がある点に注意が必要です。

照明器具を入れ替える場合は退去時に原状回復（元の照明への戻し）が求められ、空調設備についてはビル全体の共用システムに組み込まれており、テナント側の判断で変更・更新することは基本的にできません。

そのため、設備面からランニングコスト削減に踏み込めるのは、自社物件ならではのメリットといえます。

オフィスのリニューアルを計画する際、最も気になるのが費用と期間です。

工事の規模によってかかる費用は大きく異なるため、全体の相場感を把握しておくことが大切です。以下の表に、工事規模別の費用相場と期間の目安をまとめました。

全体リニューアルの費用は坪単価30万〜70万円を見込む

オフィス全体を一度スケルトン状態にしてからレイアウトや設備を一新する全体リニューアルの場合、費用は坪単価で30万円から70万円程度が相場となります。

この金額には、内装工事費だけでなく、新しいオフィス家具の購入費用や古い設備の廃棄費用なども含まれるのが一般的です。さらに、デザイン性の高い建材を使用したり、最新のICT設備を導入したりする場合は、相場の上限に近づく傾向があります。

オフィスの立地や資材価格の高騰などにより費用が変動する可能性もあるため、不動産関連データなどの一次情報を確認しながら予算を立てることが重要です。

特定箇所を変える部分リニューアルは坪単価10万〜20万円を見込む

エントランスや会議室、あるいはリフレッシュスペースなど、特定のエリアのみを改装する部分リニューアルであれば、費用を大きく抑えることができます。

部分リニューアルの費用相場は、坪単価で10万円から20万円程度を見込んでおくと良いでしょう。

既存の床や天井の設備をそのまま活用し、間仕切りの追加や壁紙の変更、一部の家具の入れ替えに留めることで、コストを最小限に抑えつつオフィスの雰囲気を刷新できます。限られた予算の中で、最も課題を感じている場所に絞って投資をすることがポイントです。

検討開始から工事完了までにかかる全体の期間は半年〜1年を想定する

オフィスリニューアルのプロジェクトは、計画段階から工事が完了するまでに多くの時間を要します。

全体リニューアルの場合、目的のすり合わせから始まり、業者選定、デザイン設計、そして実際の工事と引き渡しまで、おおむね半年から1年程度の期間を想定しておく必要があります。部分リニューアルの場合でも、レイアウトの検討や家具の納期を含めると、最低でも３はかかります。

とくに年度末などの繁忙期は工事業者の予定が埋まりやすいため、余裕を持ったスケジュールを組むことが求められます。

オフィスリニューアルをスムーズかつ成功に導くためには、計画的な進行が不可欠です。ここでは、検討開始から完了までの具体的なステップを順番に解説します。

現状の課題を洗い出しリニューアルの目的と優先順位を明確にする

最初のステップは、現在のオフィスが抱える課題を正確に把握することです。

会議室が不足している、収納スペースが足りない、部署間の連携が取りづらいなど、現場の具体的な不満を洗い出します。その上で、コミュニケーションの活性化や業務効率の向上といったリニューアルの目的を明確にします。

すべての要望を、どの課題を最優先で解決すべきか順位付けを行うことが、ブレのないオフィスづくりに繋がります。

業務への影響を考慮したスケジュールと予備費を含めた予算を組む

目的が固まったら、詳細なスケジュールと予算を策定します。工事期間中は騒音が発生したり、一部のエリアが使えなくなったりするため、決算期や繁忙期を避けるなど、通常業務への影響が最小限になる時期を選びます。

予算については、内装工事費や家具の購入費だけでなく、設計費や引っ越し費用、廃棄物処理費なども細かく見積もることが重要です。

また、工事中に予期せぬ追加工事が発生することもあるため、全体の予算の1割程度を予備費として確保しておくと安心です。

従業員の要望を取り入れつつ新たなレイアウトとデザインを設計する

デザインやレイアウトの設計段階では、実際にオフィスを利用する従業員の意見を取り入れることが重要です。アンケートを実施したり、各部署から代表者を集めてヒアリングを行ったりして、現場のリアルな要望を吸い上げます。

集まった意見をもとに、施工業者やデザイナーと打ち合わせを重ね、動線計画や必要なスペースの配置を決定します。

企業のコーポレートカラーを取り入れたり、リラックスできる配色を選んだりすることで、機能性とデザイン性を両立させた図面を作成します。

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ビルオーナーへの確認と消防署への各種届出を工事前に確実に行う

図面が完成した段階で、入居しているビルのオーナーや管理会社に工事内容の承認を得る必要があります。

賃貸オフィスでは、借主が自由に変更できる部分と、オーナーの許可や指定業者による工事が必要な部分が厳密に分けられています。加えて、新しい間仕切りを設置する場合などは、消防法に基づく届出が必要です。

工事が始まってから法令違反や契約違反が発覚すると、計画の修正や工期の遅れにつながるため、事前確認と手続きは漏れなく行うことが不可欠です。

工事中は進捗を管理し完了後は図面通りか竣工検査を実施する

実際の工事がスタートした後は、計画通りに作業が進んでいるかを定期的に確認します。

施工業者との定例会議を設け、スケジュールに遅れが生じていないか、現場で問題が発生していないかを把握します。工事が完了した際には、必ず担当者が立ち会いのもとで竣工検査を実施します。

図面通りに施工されているか、壁や床に傷がないか、電気や空調の設備が正常に作動するかを細かくチェックし、問題があれば手直しを依頼して引き渡しを完了させます。

オフィスリニューアルには多額の費用と労力がかかります。後々のトラブルを防ぐために、計画段階から注意しておくべき重要なポイントを解説します。

退去時の原状回復義務と費用負担を設計段階から考慮しておく

賃貸オフィスのリニューアルにおいて絶対に見落としてはいけないのが、将来退去する際の原状回復義務です。

原則として、賃貸借契約の終了時には、借主の費用負担でオフィスを入居時の状態に戻さなければなりません。大がかりな造作壁を作ったり、特殊な床材を張り付けたりすると、退去時の解体工事費が高額になります。

そのため、デザインを設計する段階で、撤去しやすいパーテーションを採用するなど、将来の原状回復費用を抑える工夫を取り入れておくことが大切です。

消防法を遵守し間仕切り変更に伴うスプリンクラー等の要件を満たす

オフィスのレイアウトを変更する際、とくに注意が必要なのが消防法への対応です。

天井まで届く間仕切り壁を設置して空間を区切ると、新たな個室としてみなされ、火災報知器やスプリンクラーの増設が義務付けられる場合があります。総務省消防庁の指針に基づき、間仕切りの変更によってスプリンクラーの散水障害や未警戒部分が生じないよう、厳密な設置基準を満たす必要があります。

設計の段階で施工業者や管轄の消防署に相談し、法法的要件を確実にクリアする図面を作成することが求められます。

工事期間中の業務を止めないよう仮オフィスや執務スペースを確保する

オフィスに居ながらにして改装工事を行う場合、従業員の働く場所をどのように確保するかが大きな課題となります。

フロア全体を一度に工事する場合は、近隣のレンタルオフィスやシェアオフィスを仮稼働場所として手配する必要があります。

一方、フロアを半分ずつ区切って段階的に工事を進める方法もあります。

いずれの場合も、工事の騒音や粉塵が業務の妨げにならないよう配慮し、事前にテレワークを推奨するなどの対策を講じておくことが重要です。

IT導入補助金や各種助成金制度を活用して工事の費用負担を抑える

オフィスリニューアルの費用負担を軽減するために、国や自治体が提供している補助金や助成金制度を活用できるか確認しましょう。

たとえば、テレワーク環境を整備するための通信設備の導入や、業務効率化を目的としたシステムの導入に対して、IT導入補助金などが適用されるケースがあります。また、働き方改革を推進するための助成金が利用できる場合もあります。

制度ごとに申請の条件や期限が細かく定められているため、計画の初期段階で情報収集を行い、要件を満たすよう準備を進めることが大切です。

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騒音や振動が発生する工事は近隣テナントへ事前に周知し配慮する

内装工事では、壁の解体や床材の張替えに伴い、大きな騒音や振動、塗料のにおいなどが発生します。

とくに複数のテナントが入居しているビルでは、他の企業の業務に支障をきたす恐れがあります。そのため、工事が始まる前に近隣のテナントへ挨拶に回り、工事の期間や内容、とくに音が出る作業の日程を丁寧に説明しておくことが重要です。

ビル管理会社と協議の上で、騒音の出る作業は休日や夜間に限定するなど、周囲への配慮を徹底することでトラブルを未然に防ぐことができます。

オフィスリニューアルの成功は、依頼する施工業者の力量に大きく依存します。ここでは、信頼できるパートナーを選ぶためのポイントを解説します。

自社の目的やデザインに近い豊富なオフィス施工実績を持っている

業者を選ぶ際の一つ目の基準は、オフィス施工の豊富な実績を持っているかどうかです。

業者のホームページなどで過去の事例を確認し、自社が希望するテイストや規模感に近い実績があるかを見極めます。実績が豊富な業者は、これまでの経験に基づいた実用的なレイアウトの提案や、素材選びのノウハウを持っています。

ただおしゃれな空間を作るだけでなく、働きやすさや動線まで考慮した機能的なデザインを提案してくれる業者を選ぶことが成功への近道です。

ビルの工事区分や消防法などの複雑な法的要件に精通している

オフィス工事には、A工事、B工事、C工事といった特有の工事区分や、消防法、建築基準法などの複雑な法的ルールが絡みます。

これらに精通していない業者に依頼すると、オーナー側との調整が難航したり、行政の許可が下りずに工事がストップしたりするリスクがあります。

そのため、オフィスの施工に特化しており、関係各所との折衝や各種届出の代行までスムーズに行ってくれる知識と経験を備えた業者を選ぶことが非常に重要です。

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追加費用の発生条件が明確で施工後のアフターフォローが手厚い

見積書を比較する際は、総額だけでなく内容の透明性も確認します。

一見すると安く見えても、工事が始まってから多額の追加費用を請求されるケースがあるため、どのような条件で追加費用が発生するのかを事前に明確にしてくれる業者が安心です。また、リニューアルが完了して終わりではなく、入居後に不具合が発生した際の保証期間や、定期的なメンテナンス体制が整っているかどうかも重要なポイントです。

施工後のアフターフォローが手厚い業者を選ぶことで、長期にわたって快適なオフィスを維持できます。

オフィスリニューアルにより、社内で抱える課題の解決に成功した企業の事例を紹介します。自社のオフィスリニューアルを検討する際の参考にしてみてください。 

感染症対策に配慮したワークスペース｜株式会社セブン–イレブン・ジャパン

新型コロナウイルス感染症の流行以降、感染症対策は企業にとっても重要な課題の一つです。感染症対策がしっかりとおこなわれていれば、従業員も安心して働くことができます。

「株式会社セブン–イレブン・ジャパン」では、個人用のワークスペースを設置してより集中しやすい環境づくりをおこなうと同時に、対人接触を減らした働き方を可能にしています。

社内の一体化とSDGs推進を達成｜株式会社TBSスパークル

従業員の働きやすさにフォーカスすることは、オフィスリニューアルの成功ポイントの一つです。

「株式会社TBSスパークル」では、部署の壁を超えた交流をとおして社内が一体化し、これまでの価値観を超えたイノベーションを起こすため、そして社内のSDGsへの意識を高めるために、オフィスリニューアルを実施しました。

部署別から働き方別のレイアウトに変更し、横のつながりを強化しています。また、SDGsの要素では、ものを捨てずにシェアする「SHARE DOCK（シェアドック）」と呼ばれる場所を設置しました。

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【インタビュー】株式会社TBSスパークル 「共存、協調から更なる一体化へ。～社内を活性化させるオフィス改装～」

https://www.irischitose.co.jp/blog/interview/tbssparkle/

人材確保につながるオフィスリニューアル｜アスクル株式会社

新しい働き方を取り入れ、それに合わせてオフィスリニューアルを実施することは、従業員エンゲージメントの向上や人材確保につながります。

「アスクル株式会社」では、新しい働き方にフォーカスし、人材確保や離職率低下を目指してオフィスリニューアルを実施。テレワークでの働き方や、部署によってはフレックス制度を導入することで、従業員にとって自由度の高い働き方を実現しました。しかし、新しい働き方ではコミュニケーション不足が課題となるため、コミュニケーション活性化の仕掛けづくりにも取り組んでいます。

カフェスペースは、仲間と集うオアシスをコンセプトにリニューアル。個人でも複数人でも使える居心地のよい空間をつくり上げました。執務室エリアにも、気軽な立ちミーティングに使えるハイカウンターを設置。社内イベントも積極的に開催し、コミュニケーションが生まれるような工夫をしています。これらの施策には、従業員のエンゲージメントを高め、人材確保や離職率低下につなげる狙いがあります。

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【インタビュー】アスクル株式会社 ～「ミライベースプロジェクト」で実施した本社リニューアルと働き方の変化とは～

https://www.irischitose.co.jp/blog/interview/askul/

オフィスリニューアルを検討する際は、単なる内装の改修に留まらず、現状のオフィス空間を機能的かつ働きやすい環境へとアップデートすることが重要です。オフィスリニューアルを成功させれば、業務効率や生産性の向上、従業員のエンゲージメントや企業ブランドの強化といった効果が得られるでしょう。リニューアルに際しては専門的な内容も多いため、信頼できる業者と相談しながら、働きやすい職場環境をつくり上げましょう。

アイリスチトセは、オフィスづくりに関して広く相談を承っています。豊富な実績と蓄積したノウハウから、お客様のニーズに沿ったオフィスリニューアルをご提案します。オフィスリニューアルを検討されている場合はぜひ一度アイリスチトセにご相談ください。

アイリスチトセへのご相談はこちら

https://www.irischitose.co.jp/office-renovation/