1on1ブースをオフィスに導入｜適切な運用で効果的にマネジメント
ブース
最近、1on1ミーティングを導入する企業が増えています。しかし、どのような形で実施すれば効果的なのか、試行錯誤されている担当者の方も多いのではないでしょうか。
効果的に1on1ミーティングを進めるには、1on1ブースの導入がおすすめです。
本記事では、1on1ブース導入のメリットや選ぶポイント、導入時の疑問について解説しています。おすすめの製品や活用事例も紹介していますので、ブースの導入を検討されている担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
目次
1on1ブースとは
1on1ブースとは、オフィス内に設置される集中ブースの一つです。「周囲を気にせず集中して作業に取り組む空間」として、オフィスに集中ブースを導入する企業が増えてきています。
1on1ブースは個人用ブースやWeb会議ブースと違い、誰かと一緒に利用する前提で複数の席を設置してあるのが特徴です。
1on1ブースには、個室になっているタイプや、事務所の一角をパーティションで区切ったものなどがあり、用途やオフィスの広さに応じた形で導入されます。
▼関連記事
1on1ミーティングのメリット
企業内のマネジメント対策として、1on1ミーティングを導入する企業が増えています。導入のメリット例は次のとおりです。
- 上司と部下の関係性の強化
- 部下のエンゲージメント向上
- 効率的なマネジメントへの寄与
それぞれの内容について、具体的に説明します。
■上司と部下の関係性の強化
1on1の実施により、上司と部下の相互理解が深まり、関係性を強化できます。
定期的な対話の機会を持つことで、信頼関係を築けてお互いの距離が縮まり、コミュニケーションの活性化を図れます。対話によって良好な関係が構築されることで、部下のちょっとした違和感を察知でき、業務上の悩みやメンタル面の相談にもいち早く対応できるでしょう。
関係性が強化されると、仕事の相談も部下からしやすくなり、生産性の向上にもつながります。
■部下のエンゲージメント向上
1on1ミーティングの活用によって、部下のエンゲージメント向上が見込まれます。
職場内で対話を積み重ねることでお互いに尊重し合える人間関係が築かれ、職場に対するエンゲージメントが高まるという効果があると言われています。
上司がしっかりと自分の話を聞いてフィードバックしてくれる環境があれば、部下はメンバーとして自分の存在を認められていると感じ、仕事への意欲や職場への帰属意識が一層高まるでしょう。信頼関係の構築によって職場への愛着が生まれ、業務への意欲向上と離職率の低下が期待できます。
1on1を積み重ねることで、お互いに尊重し合える人間関係を築き上げられ、エンゲージメントの向上につなげられるでしょう。
▼関連記事
■効率的なマネジメントへの寄与
1on1の実施で相互理解が進められた結果として、部下への効率的なマネジメントが可能となります。
上司部下という関係上、対話の機会がなければお互いを知るきっかけは生まれません。1on1を定期的に実施することで心理的距離が縮まり、日々の業務で抱えている悩みやプライベートでの人となりについてまで、相互の理解を深められます。部下としても指示や指導を受ける際、それが信頼できる相手からのものかどうかでは納得感が違うはずです。
部下の性格や特性を知ることで、得手不得手を生かした適材適所への配置ができ、個人の強みを生かした組織作りがしやすくなります。部下同士の関係性もわかるため、チーム内の課題や改善点の早期対策が可能です。
仕事の進捗状況の把握も1on1ミーティングでチェックできるため、マネジメント面でも効果が高いと言えるでしょう。
1on1ミーティング用のブースを設置するメリット
1on1ミーティング用のブースを設置することで、多くのメリットを享受できます。中でも大きなメリットは、ミーティング場所を確保できることでしょう。
1on1ミーティングの導入を考えている企業にとって、実施場所の確保は大きな課題です。オフィス内で実施できる遮音性の高い空間は会議室があげられますが、中が見えないという特性上、過度の圧迫感やハラスメントリスクが考えられます。またオフィス内に複数の会議室がない場合、大きな会議室を1on1ミーティングで使用するとスペースの無駄が生じ、場所の不足も懸念されます。
それを解決できるのが、1on1で使用できる2人用・4人用などの複数人用ブースです。ブースであれば大規模な工事も不要で、オフィス全体を改装するのに比べて低コストでの導入が可能です。透明性の高いブースであれば視認性も高く、ハラスメントリスクもおさえられます。ブースの導入でオンラインの1on1ミーティングもできるといった、オンライン・オフラインのミーティングを問わず、多様な使い方が可能です。
さまざまな働き方を推進する上で、多人数用ブースの導入は合理的な選択と言えます。
1on1ブースを選ぶポイント
オフィス内に設置する1on1ブースは、次の点を考慮して選定すると良いでしょう。
- 遮音性・気密性の高さ
- 外部からの視認性の高さ
- コミュニケーションの取りやすい席配置
- 感染症対策が可能
それぞれを、詳しく解説します。
■遮音性・気密性の高さ
遮音性・気密性の高さは、1on1ミーティングの進めやすさに直結します。
外部からの雑音が多いと集中できず、外部に音が漏れるとミーティングの内容がすべて周囲に聞こえる可能性も否めません。
遮音性が高いブースであれば、周囲の雑音が気にならないためミーティングに集中できます。気密性が高いと音漏れが防止でき、プライベートや機密情報に関する内容も安心して話せます。
ブースによって内外の音を防ぐことで静かな環境が手に入り、周囲を気にせずミーティングが可能です。
■外部からの視認性の高さ
外部から内部の見える視認性の高さも、1on1ブースを選ぶ上で重要なポイントです。
1on1ミーティングは2人だけでのミーティングとなるため、ハラスメントリスクを取り除く必要があります。外部から視認性の高いブースを採用することで、ハラスメント問題を予防できます。
また、視認性の高さは内部の開放感や採光にも寄与するため、ストレスを感じにくいといったメリットも考えられます。
1on1ミーティングを気持ちよく実施するためにも、開放感のある視認性の高いブースを選ぶと良いでしょう。
■コミュニケーションが取りやすい席配置
コミュニケーションの取りやすさも、1on1ミーティングでは大切です。
ミーティングを実施する際、対面の位置となるケースが多いのではないでしょうか。しかし対面で座ると、敵対する印象を与える「スティンザー効果」という心理効果があるとされています。
スティンザー効果では、相手と斜め90度の位置関係ではストレスを感じにくく、親しい関係を構築できるとされます。また、隣り合わせだと親しい関係をより深めることが可能です。
1on1ミーティングでは、席配置を考慮することで相手との関係性をより親密にできます。パーテーションを活用した方法など、実施状況に合わせた座席位置にできるものが良いでしょう。
■感染症対策が可能
1on1ミーティングには、感染症対策のできるブースを選ぶことも重要です。
最近の社会情勢では、感染症対策が重要視されます。1on1ミーティングにおいても同様です。
扉がついて個室となる機密性の高いブースでは、室内の空気を入れ換える換気機能がついていると、安心して利用できます。座席が対面となる場合は、飛沫対策としてパーティションを設置できるブースであればなお良いでしょう。
1on1ブースに適したおすすめオフィス家具
1on1ブースに適した製品は、各社から販売されています。アイリスチトセでも、1on1ミーティングに最適な製品を取り扱っています。1on1ブースの導入を検討している担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
■TELECUBE by IRISCHITOSE
TELECUBEは、遮音性の高いフルクローズ型の個室ブースです。完全個室なので静粛性が高く、周囲を気にせずミーティングに集中できます。換気ファンにより40秒で外気循環ができ、優れた換気性で感染症対策も取れます。2人用のブースであれば、オフィス内の省スペースで1on1ブースの設置が可能です。
【2人用】
| サイズ |
|
| 標準装備 |
|
1on1ブースの導入事例
上記で紹介したオフィス家具を、実際に1on1ブースとして活用しているアイリスチトセ 株式会社の事例をご紹介します。
アイリスチトセでは、複数名用のブースを1on1ミーティング場所として活用しています。2人用のブースでありながら圧迫感はありません。換気ファンが標準で設置されているため、感染症対策もなされています。
開放感のあるガラス扉のため、内外部からの視認性もよく、密室性を確保しながらも開放感を感じられるスペースとなっています。他の従業員の邪魔にならない場所に設置されており、お互いに業務の妨げにならないような工夫がなされているのも特徴です。
1on1ブースの導入でよくある疑問
1on1ブースを導入するにあたって、次のようなさまざまな疑問点が考えられます。
- オフィスのどこに設置するのが良いか
- 狭いオフィスでも導入できるか
- 1on1ブースの設置に届出は必要か
- レイアウトの変更はどこに相談すれば良いか
それぞれ、順に解説します。
■オフィスのどこに設置するのが良いか
1on1ブースは、オフィス内のスペースを考慮し、人の出入りが少なく雑音の少ない場所に設置すると良いでしょう。
人の出入りが多い場所に設置すると、ブースの外でも人通りが目に入ると気になってしまうものです。また、いくら遮音性が高くてもある程度の雑音は耳に入ってしまい、集中力低下の一因となります。
1on1ブースは、なるべくオフィスの出入り口から離れた場所やデスクから離れた場所など、周囲の環境に配慮した場所への設置が有効です。ただし、ブース設置にはある程度の広さが求められます。他の作業スペースや動線の邪魔にならない場所に設置しましょう。
■狭いオフィスでも導入できるか
オフィスが狭い場合は、設置スペースを確保する工夫が求められます。
ブースを設置することで、他のスペースを犠牲にするのはあまりよくありません。オフィス自体が手狭になると、働きにくさを感じてストレスの一因となり、業務の生産性も下がります。
たとえば、フリーアドレス制を採用してデスクの数を減らす、一つのスペースを複数の用途で活用するなど、物理的にスペースを確保できるようにしましょう。書類をペーパーレス化してデータで管理するようにしても、書類の保管スペースが減らせます。
「スペースが確保できない」と導入前に諦めるのではなく、必要となるスペースを生み出す工夫が必要となるでしょう。
▼関連記事
フリーアドレスオフィスを導入する3つのメリットと失敗させないコツを徹底解説
■1on1ブースの設置に届出は必要か
ボックス型の1on1ブースを設置する場合、消防署への届け出が必要です。
全面が覆われたフルクローズ型のブースは居室扱いとなるため、消防法や建築基準法の条件をクリアしなければなりません。また設置時には消防署へ届出書を提出し、必要であれば消火設備を取り付けなければならない可能性もあります。
導入時は自社で判断するのではなく、メーカーや消防署へ事前に相談しておくと良いでしょう。
半個室タイプやパーティションで仕切るタイプは家具扱いとなるため、消防署への届け出は基本的に必要ありません。ただし、ブース内で電気を使用する場合は、PSE認証（電気用品の安全基準に適合したものにつけられる認証）がないと法令違反となるので注意が必要です。
■レイアウトの変更はどこに相談すれば良いか
ブース導入に合わせてレイアウト変更を検討する際には、オフィス設計の専門業者へ依頼すると良いでしょう。専門業者へ依頼することで、自社の希望に合わせたスペースの有効活用を提案してもらえる上、設置における法律面での不安も解消できます。
次の要件を満たす業者に依頼すると、自社の理想に近い形で変更を進められます。
- オフィス設計の実績が多数ある
- 施行事例が自社の理想に近い
- 都度適切なアドバイスを得られる など
アイリスチトセでは、上記の要件を満たしたオフィス設計を実施しています。自社オフィスをショールームとして公開しているので、実際に訪れて確認することも可能です。ぜひ気軽にご相談ください。
まとめ：1on1ブースの活用で効果的なマネジメントが可能に
1on1ミーティングの効果を発揮するには、1on1ブースの導入が非常に有効です。ブースの導入によって1on1ミーティングが効率的に進められ、従業員の関係性強化やエンゲージメントの向上が期待できます。
1on1ブースには、1on1ミーティング以外でも多様な使い方ができる2人用・4人用の複数人用ブースの導入が、費用対効果面でもおすすめです。本記事を参考にして、自社の運用方法に合った1on1ブースの導入をぜひ検討してください。