オフィス設計の基本からポイントまで解説｜働きやすい環境にしよう

理想のオフィスは企業によって異なるため、自社の目的に合わせてオフィス設計をおこなう必要があります。

 本記事では理想のオフィス環境を実現するために、設計の基本からポイントまでを徹底解説します。記事後半では、エリア別のポイントや注意点なども解説しますので、オフィス設計を考えたときの参考にしてください。

オフィス設計とは意図を持ってオフィス内のゾーニングや家具の配置などのレイアウトを設計することです。

従業員一人ひとりの能力を最大限に発揮できるような環境を整えられると、チームとしての相乗効果を高め、生産性向上にもつながるでしょう。また、特色を有するオフィスは企業のブランディングにも役立ち、従業員の帰属意識を上昇させたり、世間に社風をアピールできたりします。

最近では、新型コロナウイルス感染症流行により、従来型オフィスレイアウトの見直しがおこなわれ、働きやすいオフィスをどう作っていくのかに注目があつまっています。

オフィス設計にこだわると次のような効果が期待できます。

• 企業の生産性向上
• 従業員の満足度向上
• 企業のブランドイメージの向上

それぞれを解説します。

■企業の生産性向上

オフィス設計を工夫すれば、従業員一人ひとりの快適性を高めることで企業全体の生産性を向上できます。

オフィスで過ごすのは、企業で働く従業員がメインです。そのため、オフィスを設計する際には、従業員が長時間快適に過ごせることを意識する必要があります。

たとえば、「執務に専念できるように個人用のスペースを設ける」「気分転換ができるようにドリンクバーを設置する」など、従業員の要望やストレスを軽減できる施策を取り入れると、長時間滞在してもストレスを溜めず、集中力を切らさない環境づくりが可能になり、企業の生産性向上に期待できます。

■従業員の満足度向上

オフィス設計によって働きやすい環境を提供できれば、従業員一人ひとりの満足度が高くなります。

また、業務内容にあわせた席のレイアウトやスペースの設置により、自然とコミュニケーションがうまれる環境を作れます。社内のコミュニケ―ションが活性化すると、あたらしいアイデアや別のアプローチなどを模索するきっかけになりえるでしょう。

さらに、魅力的なオフィスを設計できれば、出社に対するマインドを向上させ、「より長く働きたい」「この職場でよかった」といった心情を抱かせることもできます。従業員一人ひとりの満足度を向上させると、離職率の低下も期待できます。

■企業のブランドイメージの向上

オフィスには企業のブランドイメージを反映できるため、インナーブランディングにも役立ちます。従業員に企業の理念を浸透させられるため、企業に対して愛着心がわき、企業と従業員の信頼関係の強化にもつながるでしょう。

また、取引先や就職希望者などにもブランドをアピールできるほか、独自性を高めて他社との差別化にもつながります。アウターブランディングでは、ブランドの認知やイメージ向上を図ることが可能です。

オフィス設計は次の手順で進めましょう。

1. オフィスが抱える課題の調査
2. オフィスのコンセプトを決定
3. グリーンや自然要素の導入を検討
4. オフィスのゾーニングを検討
5. レイアウトを検討

各手順を詳しく解説します。

■1．オフィスが抱える課題の調査

まずは、社内アンケートの実施やヒアリングなどから、既存のオフィスが抱える課題を把握しましょう。理想的なオフィス環境を実現するためには、従業員からも広く意見を募り、課題の見落としが起きないようにすることが大切です。

たとえば、「動線に問題があることでコミュニケーションが不足している」「ブランドイメージが反映されておらず、どこにでもあるオフィスになっている」といった課題をみつけ出します。

また、最近ではテレワークとオフィスワークが混在しているなか、双方がうまく機能していないことが課題の一つとなっている企業もあります。具体的には、チーム一体での仕事の効率が向上しない、進捗の確認がうまくできないなどです。

■2．オフィスのコンセプトを決定

オフィスには企業のブランドイメージを反映できますが、実現には具体的なコンセプトが必要です。

コンセプトは、企業理念や事業内容などのイメージから決めましょう。おおまかなイメージと企業のあり方などから、具体的な内容を落とし込んでいきます。

たとえば、「企業を象徴するカラーを前面に押し出す」「おもに扱っている商品や素材をモチーフとして利用する」「世間的な業種のイメージにならったコンセプトを模索する」といった取り組みでブランドを視覚化できるように検討してください。

企業理念や事業内容からコンセプトを具体化していけば、オフィスのコンセプトが定まっていきます。

■3．グリーンや自然要素の導入を検討

オフィスにバイオフィリアやオフィス緑化を取り入れてみましょう。バイオフィリアとは、人間は本能的に自然とのつながりをもとめているという概念です。

オフィスにグリーンや自然要素を導入することで、ストレス軽減、能率や創造性の向上、コミュニケーションの活性化を期待できます。

なお、本項目は次の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

バイオフィリアとは｜オフィスに取り入れる効果や導入事例を紹介

オフィス緑化で得られる効果とは？導入ポイントから費用相場まで解説

■4．オフィスのゾーニングを検討

オフィスコンセプトが定まれば、ゾーニングの検討に入ります。ゾーニングとは、目的やテーマにそってオフィスを区分することです。たとえば、従業員以外も立ち寄るパブリックスペースや業務をおこなうワークスペースなどをおおまかに分けます。

ゾーニングでは各スペースをセキュリティレベルで分類します。それぞれのスペースの特徴は次のとおりです。

　　オフィスゾーニングに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■5．レイアウトを検討

ゾーニングが完了したら、必要な面積や広さを加味したうえでレイアウトを検討しましょう。

一人当たりの執務スペースは、テレワーク併用の有無やオフィス内での執務スペースの使用頻度などから検討できます。

たとえば、ほとんどの業務をオフィス内でおこなう場合は広めの4坪、外勤の営業が多いのであれば小さめの2.5坪といったように仮定していくと、適切な広さがわかります。

次に、利便性や快適性を削がないように動線を確保しましょう。メインの通路はすれ違う際にも通りやすい必要があるので、120～160cm程度幅が適切です。人が通るには最低60cm程度の幅が必要なので、設備や家具の大きさにあわせて調節しましょう。

さらに、セキュリティに問題がないことを確認し、やり取りが多いスペースや部署は近くにレイアウトします。

オフィスレイアウトに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

ここでは、エリア別にオフィス設計のポイントをそれぞれ解説します。

■エントランス

エントランスは、来客者にスムーズな対応をすることが第一の目的です。受付や呼び出しボタンなどを設置して対処しましょう。

また、企業の顔となるスペースなので自社をPRできるものを設置、またはブランドイメージを感じられる作りが有効です。自社製品を展示したり、ディスプレイを設置して自社紹介の動画を流すなどして、自社PRの場として有効活用しましょう。

オフィスのエントランスにこだわるべき理由に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■ワークスペース

ワークスペースは執務に直結するため、レイアウトによって働きやすさや適正の部署・業務などが異なります。代表的なレイアウトの種類は次のとおりです。

• 対向型（島型）・・・デスクを向かい合わせて配置するレイアウト
• 背面型・・・デスクを背中合わせで配置するレイアウト
• 同向型・・・デスクを同一方向に向けるレイアウト
• クラスター型・・・パーテーションで区切った2列のデスクを同一方向、双方逆向きになるようにしたレイアウト
• ベンゼン型・・・120度のブーメラン型デスクを3組一つ、または通常のデスクも組み合わせて亀甲型に配置するレイアウト

それぞれのメリット・デメリット、向いている部署や業務は次のとおりです。

なお、最近では決まったデスクを利用しないフリーアドレスも広く採用されています。フリーアドレスでは、業務に集中できる個室の用意や居場所を確認できるツールの導入といった工夫が必要ですが、効果的に利用すればスペースの有効活用やコミュニケーションの促進が図れるでしょう。

この他、ABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）という概念も存在します。ABWはそれぞれの業務に合わせて、働く場所や時間を自由に選べる働き方を意味しています。従業員の働き方に柔軟性を持たせることで、組織全体の相乗効果を生み出しやすくなるでしょう。これらを参考にワークスペースのレイアウトを検討します。

■応接室・会議室

応接室と会議室は、利用目的と収容人数を想定したうえで設計をしましょう。応接室は取引先や来客者をもてなすためのスペースです。そのため、高級感のある家具や企業のカラーを反映した内装を施し、自社のブランドをアピールできるようにしましょう。

また、会議室は収容人数が余裕をもって座れるスペースを確保します。また、議論に集中できるように、余計なものは置かないようにします。会議室としての環境が整えば中身の伴った会議やミーティングをおこなえるでしょう。

応接室・会議室のオフィス設計は次の記事でより詳細な事例と解説をおこなっています。よろしければ参考にしてください。

会議室の6つのレイアウト事例｜特徴・寸法・おしゃれな家具もご紹介

■役員スペース

役員スペースは一般的に遮音性や遮蔽性を高め、機密が漏れないようなオフィス設計が必要です。

他のスペースとは異なり、役員やその関係者など利用者が限られる空間でありながら、重要な機密を扱う特徴を持ちます。そのため、外部からの視線や音を遮るような工夫をする必要があります。

役員スペースのオフィス設計は次の記事でより詳しい解説をおこなっています。よろしければ参考にしてください。

役員室の役割とレイアウトの決め方｜種類別の特徴や工夫するポイントも紹介

■リフレッシュスペース

仕事のメリハリをつけるためには業務に集中できるだけでなく、息抜きができる場所も必要です。従業員の癒しの空間となるリフレッシュスペースは、くつろげる環境づくりに専念しましょう。

たとえば「木のぬくもりを感じられる家具を置く」「雑誌などを読みながら軽食を楽しめる」「植物を置く」「マッサージチェアーを設置する」などです。社内アンケートやヒアリングなどの結果から検討しましょう。

　　リフレッシュルームに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■サーバー室

サーバー室は余計なものを設置せず、機器が確実に稼働できるように温度管理を徹底しましょう。

企業にとってセキュリティレベルを保ちつつ温度管理をおこない、安定して稼働し続けることがなによりも重要です。したがって、管理体制はミスが生じにくいようにシンプルにしましょう。

オフィス設計を進める際の注意点を解説します。

■予算管理を適切におこなう

予算には限りがあるため、妥協が必要になる場合があります。現実的な妥協点を検討したうえで予算を管理するには、次の2つの方法があります。

• 対策1：一つのスペースに複数の役割を持たせる
• 対策2：補助金を活用する

まず、対策1は一つのスペースを複数のスペースとして活用する方法です。たとえば、会議室や応接室を頻繁に利用する予定がないのであれば、リフレッシュスペースにその役割を持たせると、スペースの有効活用になります。

また、対策2の補助金を活用できれば、自社の予算上では不可能なことも実現可能です。オフィス設計に活用できる補助金制度は、経済産業省や地方行政などで実施されています。条件が合う補助金がないかを確認してみましょう。

■関連法規を確認する

オフィス設計には次のような法律が関わります。

• 建築基準法
• 消防法
• 労働衛生法

これらは法令順守の観点だけでなく、従業員の安全や命を守るためにも内容の理解が必要です。オフィス設計を担う際には自社に該当する法律の有無と具体的な基準を確認し、問題がないのかを判断したうえで実施しましょう。

なお、判断が難しいと感じた場合は、オフィスづくりの専門業者に相談するのも一つです。プロのわかりやすい解説とアドバイスを受けながらオフィスを設計できます。

イメージどおりにオフィスを設計してもらうためには、自社の要望を満たし、適切なアドバイスをしてくれる業者を選びましょう。

「オフィス設計の実績が豊富」「施工事例が理想に近い」「適切な提案や代替案の提示をおこなう」といった専門業者に依頼することが望ましいです。

なお、オフィス設計に精通しているアイリスチトセでは上記条件を満たしたうえで、ニューノーマルに求められる働き方・生産性の向上、優秀な人材の雇用、従業員の心と身体の健康に配慮したオフィス設計を行っています。自社のオフィスをショールームとして公開しているので、見学していただくことも可能です。お気軽にお問い合わせください。

理想のオフィス環境を実現するためには、社内アンケートやヒアリングなどをおこない、課題の調査やコンセプトの決定、自然要素の導入、ゾーニングやレイアウトを決定しましょう。

また、オフィス設計にはエリアに応じたポイントがあります。しっかりと理解したうえで実践してください。

なお、予算管理や関連法規の確認などに困ったときには専門業者に相談するのも良いです。本記事を参考に、しっかりと準備して進めることで理想のオフィス設計を実現しましょう。