オフィス移転の流れとスケジュール｜移転のためにやることから費用まで詳しく解説（チェックリスト付き）

オフィス移転を成功させるためには、「なぜ移転するのか」という目的を明確にすることが重要です。目的があいまいなまま計画を進めてしまうと、移転後にレイアウトや働き方に不満が出てしまうケースがあります。

移転の目的はオフィスの拡張や縮小、立地改善、コスト削減など企業によってさまざまです。社内の課題解決や理想の働き方の実現といった部分まで掘り下げて考えましょう。

目的の具体例として、移転を機にオフィスカフェやリフレッシュスペースを設けて従業員のモチベーションやエンゲージメントを高める、フリーアドレスを導入して他部署間のコミュニケーションを活性化させるなどが挙げられます。

このように目的を明確にしておくことで、移転先の選定やレイアウト検討がスムーズになります。

 

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オフィス移転は手間やコストがかかる一方で、企業にとって大きな効果をもたらします。

たとえば、オフィス移転に合わせてテレワークを導入する場合、オフィス面積を縮小でき、コストの最適化が図れます。また、機能的な設備・環境を整えることで、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。

さらに、居心地のよいオフィス空間をつくれば、従業員のモチベーションやエンゲージメントが高まり、離職率の低下につながるでしょう。目的に沿った移転を実現することは、企業の成長を加速させるチャンスになります。

オフィス移転は企業の規模にかかわらず、検討開始から移転完了まで約半年～1年以上かかる長期プロジェクトです。物件探しや工事に時間がかかる可能性があるため、余裕を持ったスケジュールを設定しましょう。50～300人程度のオフィス移転を想定した流れやスケジュールの目安は、次のとおりです。

 

＜基本計画＞移転日の8～7ヵ月前

• 現状課題の把握
• 目標ゴール設定
• オフィス物件の選定
• 現オフィスの契約条件確認・解約通知
• 現オフィスの原状回復工事の確認

 

＜基本設計＞移転日の6～5ヵ月前

• コンセプトの設計
• 要件の整理
• 概算コスト算出
• スケジュール決定
• レイアウト計画

 

＜実施設計＞移転日の4～3ヵ月前

• プラン調整
• 実施設計図作成
• オフィス家具の決定・発注
• 工事の発注と契約

 

＜実施＞移転日の2ヵ月前から移転日当日

• 引越し説明会の実施
• 引越し準備・作業
• 各種工事現場・施主検査
• 各種必要書類の提出

 

＜原状回復工事＞移転当日～

 

＜オフィス運用＞移転後

• アフターフォロー
• 竣工図準備
• 事後評価

 

基本計画策定や社内の意見調整には、上記期間以上に時間を要する場合があります。

オフィス移転では、検討開始から移転当日、そして移転後に至るまで多くの業務が発生します。現オフィス・新オフィス・移転当日以降のそれぞれに発生するおもな作業を整理して紹介します。

 

【現オフィス】に関わる作業

現オフィスでは、解約手続きや原状回復工事の準備など、退去に向けた作業が必要です。特に契約条件の確認やスケジュール調整は、トラブル防止のためにも早めにおこないましょう。

1. 解約予告の通知

オフィス移転を決めたら、6ヵ月前頃までに現オフィスの解約予告をおこないます。6ヵ月以内に解約する場合、解約料の発生や解約の不成立を招く可能性があります。トラブルを避けるためにも、事前に賃貸契約書を確認しておきましょう。

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2. 原状回復工事の確認・実施

オフィスを退去する際、壁や天井、床などを入居時の状態に戻して返却する原状回復の義務があります。どこまで原状回復が必要なのか、実施期間や期限、指定業者の有無などを管理会社やオーナーへ事前に確認しておきましょう。

また、引越しと同時に原状回復工事に取り掛かれるよう、準備を進めておきます。原状回復工事には1ヵ月以上かかる場合もあるため、なるべく早めに確認・依頼をしましょう。

 

【新オフィス】に関わる作業

新オフィスに関わる作業では、物件探しからレイアウト設計、オフィス家具の発注、業者との打ち合わせなど、多くの準備が必要です。

1. 現状課題の把握と目標ゴール設定

現オフィスにおける課題を洗い出した上で移転目的を明確にすると、移転先の選定がスムーズに進みます。従業員の通勤しやすさ、業務の利便性・生産性の向上など、移転する新オフィスに求めるものを洗い出して目的を設定しましょう。

 

2. 物件探し

物件探しの際は、次のような要素をチェックします。

• 立地
• 従業員の通勤時間
• 主要取引先へのアクセス状況
• 周辺環境
• 入居コスト
• 各種設備の状況
• 駐車場の有無
• ビルの使用可能時間　など

希望する条件に優先順位をつけておくと、物件が探しやすくなります。

 

3. コンセプト設計

移転目的に沿ってコンセプトを設計します。レイアウトや必要な機能、デザインなどを検討する際は、常にコンセプトを軸にし、イメージを統一させて設計を進めましょう。

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4. 要件整理

新オフィスに必要な個室の数、部署配置、OA機器の必要数といった要件を整理します。

 

5. 概算コスト算出・スケジューリング

現オフィスの原状回復工事にかかる費用や引越し費用、オフィス家具購入費用など、オフィス移転にかかるおおよそのコストを算出します。

併せて、現オフィスの解約と原状回復工事に要する期間を確認し、退去日を決定します。それを踏まえて、新オフィスでおこなう各種工事の期間を検討し、搬入日、引越し日などをスケジューリングしましょう。

また移転日については、業務への影響やコストも考慮して検討する必要があります。繁忙期や決算期など重要な業務時期を避けることで、社内外への影響を最小限におさえられます。コスト面を重視するのであれば、引越し業者の閑散期に合わせると、費用をおさえられ、スケジュール調整もしやすくなるでしょう。

 

6. ゾーニング・レイアウトプランニング

整理した要件をもとに、ゾーニング（執務室、会議室、休憩室などの配置）とレイアウトプランニングをおこないます。ゾーニングやレイアウトを踏まえたオフィス設備、それに合わせたLAN設備の配置計画を策定しましょう。レイアウトは、オフィスデザインの専門業者に依頼するのも一つの方法です。

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7. プラン調整・実施設計図作成

ゾーニングやレイアウトのプラン調整をおこないます。プランの内容を実行に移すために、実施設計図を作成しましょう。移転日の3～4ヵ月前にはレイアウトが決定できるように、計画を進めます。

 

8. オフィス家具の選定～発注

レイアウトプランに沿って必要なオフィス家具を洗い出します。オフィス家具は、オフィスのイメージを決める重要な要素。機能性とデザインのバランスを考慮して選定することが重要です。

既存のオフィス家具がレイアウトプランにそぐわない場合や劣化している場合は、購入・リース・レンタルのいずれかを検討しましょう。納品までに時間がかかるケースも多いため、納期もしっかりと確認します。

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オフィス家具の購入を検討するなら、アイリスチトセにご相談ください。アイリスチトセでは、デスクやチェアを始めとするさまざまなワークシーンに対応するオフィス家具をラインナップ。多様なニーズに応えるオフィス家具からレイアウトプランニングまでご提案します。

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9. 業者の選定・工事手配

引越し・電気工事・内装・LAN通信工事などの業者を選定し、契約や打ち合わせをおこないます。オフィス移転の繁忙期である1～3月や9～12月は引越しの予約がとりにくくなるので、早めに予約しましょう。また移転先から業者を指定されるケースもあるため、事前に確認しておくと安心です。

 

10. 従業員を対象にした引越し説明会の実施

引越しの日程が決まり次第、従業員に向けた引越し説明会を実施しましょう。事前に説明しておくと、移転や新オフィスの運用をスムーズに進められます。

＜説明会で伝えること＞

• 移転後のレイアウト
• 書類収納庫の棚割り
• パソコンなど電子機器の移動方法
• 廃棄物の処理方法
• 作業スケジュール
• 新オフィスのコンセプト
• 新オフィスでの運用ルール　など

 

11. 引越し準備・作業

移転当日に向けて、全体スケジュールの確認・共有をおこないます。各従業員、各部署では、移転物品・残留物品・廃棄物などのチェックリストを作成しておくのがポイント。細かくリストアップしておくと、移転作業がスムーズに進みます。

 

12. 施主検査

入居前に、実施図面のとおりに工事がおこなわれているか、家具・OA機器に不具合がないか、配置が正しいかなどを確認します。

 

13. 各種届出

新オフィスへの移転後は、関係各所に届出が必要です。届け先によっては提出期限があるため、早めに書類を準備して提出しましょう。

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【オフィス移転当日以降】の作業

移転当日以降は、立ち合いや設備の最終確認、業者との連携などの作業が発生します。万全の体制でスムーズな移転を完了させるために、当日の役割分担を確認しておきましょう。

 

1. 立ち合い

旧・新それぞれのオフィスに立ち合いが必要です。旧オフィスでは、荷物の積み残しがないか、新オフィスではレイアウト通りに搬入されているかなどを確認します。搬入・搬出時に荷物が破損するケースがあるため、搬入後に荷物の破損もチェックしておきましょう。

また旧・新オフィス内に、引越し作業による傷や破損がないかも確認します。破損を発見した場合は、該当箇所の写真を撮り、引越し業者や管理会社へ報告しましょう。

 

2. アフターフォロー

移転後初日は、機器やネットワークなどの不具合、予期せぬトラブルなどに備えて、引越しや設備移転を担当した関係業者に対応してもらえるよう、体制を整えておきましょう。トラブルや不具合が起きた際に対応する、社内の専任担当者を決めておくとスムーズです。

 

3. 竣工図面の取り寄せ

新オフィスの施工業者から竣工図を取り寄せ、保管しておきましょう。新オフィス移転後のレイアウト変更や配線計画の見直し、リノベーション、オフィス拡張などの際に必要になります。また、図面をデジタル化し、必要に応じて関係者がいつでも閲覧できるようにしておくとより便利です。

オフィス移転にかかる費用の目安は次のとおりですが、オフィスの規模や内装へのこだわりによって異なります。また、人件費や資材の高騰により、費用は上昇傾向にあります。

オフィス移転にかかる費用	費用の目安
引越し費用	3万円／人
内装工事費用	10～30万円／坪
インフラ整備費用	5～10万円／人
原状回復工事費用	3万円／坪（50坪未満） 5～10万円／坪（50坪以上）

この他、オフィスの規模によって変わる前家賃・敷金・礼金・仲介手数料・火災保険料などの費用がかかります。さらに、デスク・チェアなどの備品や什器の購入費用、不用品の産業廃棄費用も必要です。

長期にわたるオフィス移転のプロジェクトをスムーズに進めるためには、希望に合う移転先や業者を選ぶ必要があります。オフィス移転先や業者選びのポイントを紹介します。

 

オフィス要件を整理する

オフィス移転をスムーズに進めるために、業者選定の前に自社の要件を整理しておく必要があります。予算や移転人数、希望する広さや立地、依頼範囲などを明確にしておくことで、業者選定時に比較検討しやすくなります。また、業者との打ち合わせで認識のずれが生じにくくなるので、より的確な提案を受けられます。

後のトラブルを防ぐためにも、要件の整理は重要といえます。

＜整理しておきたい要件＞

• 予算
• 新オフィスへの移転対象人数
• 新オフィスの面積
• 移転実施時期
• 業者への依頼範囲　など

 

サポート体制が整ったオフィス移転業者を選ぶ

オフィス移転に関わる作業は、書類申請から引越し、内装工事まで多岐にわたります。社内担当者の負担を軽減するためにも、サポート体制が整ったオフィス移転業者を選定しましょう。移転後のアフターフォローが充実しているかどうかも、確認しておくと安心です。

専門業者に依頼すれば、計画の立案から各種手配、移転先オフィスのレイアウトなどトータルで任せることができ、移転に関するアドバイスももらえます。

アイリスチトセのオフィス移転トータルサービスは、年間1,000件以上の移転・改修実績を誇ります。計画の立案から物件紹介、オフィスデザイン、内装工事、オフィス家具の納品、引越し作業までトータルでサポート。移転をお考えの方はぜひ一度ご相談ください。

アイリスチトセへのご相談はこちら

https://www.irischitose.co.jp/office-renovation/

オフィスを移転する際には、さまざまな手続きが必要です。オフィス移転に関する手続きの注意点を解説します。

 

解約予告は撤回できない

旧オフィスの管理会社に対しておこなう解約予告は、基本的に撤回できません。自社都合、移転先が見つからないなどの理由で解約予告を取り消したくても、民法540条2項で撤回できないと定められています。期日になったら退去する必要があるため、解約予告は慎重におこないましょう。

 

入居審査に必ず通るとは限らない

入居審査には、書類審査と面談審査があります。審査基準は明確に決まっていないため、オフィスのオーナーごとに審査基準が異なります。

入居審査では資本金や業種が注目されやすいですが、資本金が多くても希望するオフィスの入居審査に通る保証はありません。審査を通りやすくするには、実績が豊富で、移転を希望するオフィスの系統を得意としている仲介業者を選ぶのがポイントです。

 

「本店移転登記」はかかる労力が大きい

会社の登記簿に記載されている本店のオフィスを移転する際は、大きな労力がかかります。必要な処理や提出書類が多く、準備だけでも手間や時間がかかることを念頭に置いておきましょう。

＜本店移転登記で必要な書類＞

• 本店移転登記申請書
• 株主総会議事録
• 株主リスト
• 取締役会議事録
• 印鑑届書

※取締役会を設置している場合は取締役会議事録、取締役会を設置していない場合は取締役決定書を添付する必要があります。

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オフィス移転により、これまで抱えていた課題や見込まれる効果が実際に達成できたかを検証する必要があります。移転効果を検証するためには、旧オフィスでの課題や移転で見込まれる効果を明確にしておくことが大切です。

また従業員にアンケートやヒアリングを実施し、快適性や業務成果を比較する方法もあります。検証後も課題が残るようであれば、よりよいオフィス環境の実現に向けて、解決策を検討しましょう。

最後に、オフィス移転に成功した企業の事例を紹介します。オフィス移転により、課題の解決や理想の働き方実現に取り組む際の参考にしましょう。

事例1：コーナン商事株式会社

コーナン商事株式会社は、2020年6月に大阪府堺市から大阪市のホームセンターコーナン新大阪センイシティー店に本部機能を移転しました。陸や空の便が利用しやすかったことが、大阪市へ移転するきっかけの一つになりました。

クリエイティブなオープンイノベーションができるオフィスを目指し、ワークスペースは交流やコミュニケーションの向上を意識したレイアウトに仕上げています。オフィス内に商談コーナーをつくる際には、実際に商談をおこなう従業員の意見を参考にしました。

従業員すべての意見の反映は難しかったものの、自社の方向性とすり合わせ、できる限り図面に落とし込みました。その結果、移転後は従業員から商談スペースが使いやすいといった意見が多く寄せられています。

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【インタビュー】コーナン商事株式会社のオフィス移転プロジェクト

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事例2：ハドラスホールディングス株式会社

ハドラスホールディングス株式会社は、2022年5月に東京都中央区の晴海トリトンスクエアへオフィスを移転しました。移転のきっかけとなったのは、従業員にとって快適で働きやすい環境を実現したいと願う社長の想いでした。

移転前は東京都の施設にオフィスを構えていたものの、会議室は別に借りなければならない状況でした。コロナ禍ではWeb会議が主流となりましたが、オープンスペースでは周囲の雑音が入ったり、背景に従業員が映り込んだりする課題が浮き彫りになりました。

そのため、新オフィスへの移転の際は、特に会議室のデザインや設計にこだわりました。会議室は完全に仕切られた空間であるものの、ガラスパーティションを使用することで、透明性を確保しています。また、ワークスペースには、Web会議がしやすいよう、集中ブースを設置しています。

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【インタビュー】ハドラスホールディングス株式会社「ピンチをチャンスに」アフターコロナを見据えたオフィス移転

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事例3：フジテック株式会社

フジテック株式会社は、2020年8月に横浜支店オフィスをJR横浜タワーに移転しました。移転前の課題は、支店規模の拡大によってオフィスが手狭になったことや、コミュニケーションがとりづらいレイアウトだったことです。

移転と同時にフリーアドレスを導入し、従業員同士がコミュニケーションをとりやすいワークスペースを実現しました。全国的にも珍しく、このワークスペースでは、他社の従業員の利用も歓迎しています。

移転前は、会議をする際に時間を設定し、会議室にメンバーが集まっていました。しかし、移転後はワークスペースに打ち合わせテーブルを複数設置したため、ショートミーティングが増え、コミュニケーションの活性化につながりました。

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【インタビュー】フジテック株式会社「オフィス移転で生まれた社内の活気」

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オフィス移転はオフィスの規模にかかわらず長期プロジェクトになるため、全体の流れやスケジュールを確認しながら必要な作業や手続きを進めていくことが重要です。作業や手続きの抜け漏れを防ぐために、チェックリストの活用やオフィス移転をトータルでサポートしてくれる業者への依頼も検討してみましょう。

移転前の目標設定から移転後のアフターフォローまで、やることをまとめたチェックリストを無料でダウンロードできます。

 

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