オフィス家具をリースするメリットと課題｜購入やレンタルとの違いも解説

オフィス家具は購入以外にも、リースやレンタルなどの方法もあります。オフィスを移転する際に、リースと購入で迷っている企業や担当者も多いのではないでしょうか。メリットや課題は異なるため、それぞれを確認しておくことも大切です。

この記事では、オフィス家具のリースと購入のメリットや課題を解説します。リースとレンタルは、類似したニュアンスで捉えられることがあります。しかし、両者は、契約期間や途中解約の可否などに違いがあるのが事実です。リースとレンタルの違いも併せて解説するので、自社に適した方法を選択しましょう。

リースとレンタルの大きな違いは、契約期間と途中解約の可否です。このほかにも、商品の選択肢や不要になった場合の処分方法などに違いがあります。

リースは2年以上の長期間におよぶ契約が多く、一度契約すると途中解約できません。商品のバリエーションも多く、好みのカラーやデザインなどを自由に選べます。オフィス家具が不要になった場合は、リース会社が廃棄するため、企業側での処分は不要です。

一方のレンタルは比較的短期間の契約が多く、途中解約も可能です。ただし、レンタルの場合、レンタル会社の在庫品から商品を選択しなければなりません。新品の商品が用意できるとは限らず、中古品のケースが多い傾向があります。

移転する可能性があり、移転先のデザインに合わせたオフィス家具を選びたい場合は、商品の選択肢が豊富なリースがおすすめです。

レンタルの場合、短期間なら割安ですが、長期間になると割高になる可能性があります。そのため、短期間の利用を想定しており、コストをおさえたい場合はレンタルがおすすめです。

オフィス家具をリースすると、初期費用をおさえられる、予算が立てやすいなどのメリットがあります。後半ではオフィス家具を購入するメリットも紹介するので、自社にとってどちらがメリットが大きいかを検討してみてください。

■初期費用をおさえられる

オフィス家具のリースは、購入に比べてイニシャルコストをおさえられます。リースは月々の料金を支払いながら、一定期間オフィス家具を借りられるサービスです。月々に支払う料金は一定金額に設定されており、それ以上の費用がかかりません。

オフィスの立ち上げや移転の際には、家賃や引越し代などのさまざまな費用が必要です。オフィス家具を購入する場合、まとまった費用を用意しなければならないため、初期費用が高額になる可能性が高いでしょう。リースの場合、購入に比べ契約期間中に支払う料金の総額は割高になりますが、初期費用をおさえてオフィスの立ち上げや移転を実現することが可能です。

■予算が立てやすい

オフィス家具をリースするメリットの一つは、予算が立てやすいことです。購入する場合、最初にまとまった金額を用意しなければならず、買い足しが必要になったときには予想外の支出に翻弄されることもあるでしょう。

リースの料金は、毎月一定の金額を支払うタイプです。予算を立てた年の途中で金額が変動しないため、予想外に支出が増えることはありません。

資金に余裕が出たタイミングで、リースから購入に切り替えるのも選択肢の一つです。

■イニシャルコストをおさえた上で最新の家具を使用できる

リースを利用する場合、トレンドやニーズに沿ったオフィス家具を使用できます。リース会社は、デザインやカラーなどのバリエーションに富んだオフィス家具を取り揃えています。デスクやチェアなどの一般的なオフィス家具に加え、次のような備品も豊富です。

• 書庫
• 本棚
• ロッカー
• ホワイトボード
• パーティション　など

オフィスに必要な備品も同時に準備できるため、担当者の手間も省けるでしょう。購入よりも短いサイクルで返却や交換がしやすいため、リースを選べばイニシャルコストをおさえつつ、最新のオフィス家具を使用できる環境を整備できます。

オフィス家具をリースする場合、契約途中で解約できない、修理費が発生する可能性があるなどの課題があります。課題を把握した上で利用しなければ、思わぬ支出につながるリスクがあるので注意しましょう。

■契約途中で解約できない

リースは、オフィス家具の耐用年数に応じて契約期間が定められています。原則として途中解約できないため、利用する際にはオフィス家具の想定使用年数と契約期間のバランスを考慮する必要があります。

万が一契約途中で解約する場合は、違約金が発生します。支払う金額は残期間に応じて異なり、残期間が長いほど高くなるのが一般的です。短期間での移転を想定しており、次回は購入も検討している場合は、契約期間を確認してからリースを利用するようにしましょう。

■自社には所有権がない

リースの場合、オフィス家具の所有権は自社にありません。所有権を持つのは、契約を結んだリース会社側です。契約期間終了後は、リース会社にオフィス家具を返却する必要があります。

気に入ったオフィス家具があっても購入できず、使用し続けたい場合は再度リース会社と契約しなければなりません。

リースは使用し始める際にまとまった金額が不要なため、イニシャルコストをおさえられます。しかし、長期間気に入った商品を使用し続けたい場合は、購入したほうがトータルのコストが安くなるケースもあります。

■修理費が発生する可能性がある

オフィス家具は、リース契約中に何らかの原因で破損する場合や故障することも想定されます。リースしたオフィス家具には原状回復義務があるため、契約期間が終了し、返却する際には借りたときの状態で返却する必要があります。返却時にダメージがある場合は、自社で修理費や新品への交換費用を負担しなければなりません。

ダメージがあるオフィス家具の数や状態によっては、修理費が高額になる可能性もあります。修理費が懸念されるときは、メンテナンスリースで契約するのも手段の一つです。メンテナンスリースとはリース料にメンテナンス料が含まれているため、オフィス家具にダメージがあっても安心して使い続けられます。

オフィス家具を購入するとリース会社と契約しないため、制限されることがほとんどありません。取り扱い方や商品選びがより自由になるメリットがあるため、リースのメリットと比較して、どちらが自社に合うかを検討してみましょう。

■会社の資産になる

購入する場合、オフィス家具の所有権は自社にあるため、会社の資産として持つことが可能です。書庫やロッカーなどの備品が必要になったときには、自由なタイミングで買い足せます。一方でリースの場合、所有権はリース会社側にあり、どれだけ気に入っていても契約期間終了後は返却しなければなりません。

また、購入の場合、不要になったオフィス家具は廃棄のほかに、売却という選択肢もあります。売却すれば廃棄費用がかからないだけでなく、お金を受け取れるため、収益をもたらします。オフィス家具の取り扱いが自由なのは、購入ならではのメリットです。

■オフィスデザインに適した商品が選べる

オフィス家具を購入すると選択肢が増えるため、自社のコンセプトやオフィスデザインに合う商品を選べます。リースの場合、取り揃えている商品はリース会社ごとにさまざまです。リース会社によっては、自社が希望する商品が見つからない可能性もあります。

また、リースは新品と中古の両方が選べるものの、新品の中に希望する商品が含まれているとは限りません。購入の場合、メーカーやデザイン、機能などが異なる多くの選択肢があるため、自社が希望する商品を見つけられるでしょう。

■長く使える

オフィス家具には耐用年数があるため、永久的に使用し続けられるわけではありません。しかし、質の高いオフィス家具を購入し、細目にメンテナンスすれば、リースよりも長く使用し続けることが可能です。

新品を購入すれば、より長期間使用できるでしょう。メーカーによっては保証が付いており、保証期間内であれば修理や交換の費用がかかりません。オフィス家具を購入する際には、メーカー保証を確認するようにしましょう。

■トータルコストをおさえられる

購入したオフィス家具は長期間使用することで、結果的にトータルコストをリースよりもおさえられます。リースはイニシャルコストがおさえられ、月々に支払う金額が決まっているため、短期間の使用であればトータルコストが割安です。しかし、リース料には固定資産税や保険料、手数料などが上乗せされているため、長期間使用する場合はトータルコストが割高になります。

また、途中解約すると違約金が発生するため、使用期間によっては余分な支出が増えてしまいます。オフィス家具を購入するかリースするかを検討する際には、想定される使用期間やトータルコストを考慮して判断するようにしましょう。

オフィス家具を購入する場合、リースにはないさまざまな課題があります。リースとの課題を比較し、自社にはどちらの方法が適しているかを慎重に検討しましょう。

■初期費用が高くなる

購入の課題の一つは、リースに比べて初期費用が高額になりやすい点です。オフィスの立ち上げや移転を機にオフィス家具を一新する場合、まとまった資金を準備する必要があります。

初期費用は、必要なオフィス家具の種類や従業員数が多いほど高額になりやすい傾向にあります。なかには安価な価格帯で販売されている商品もあり、選び方次第では初期費用をおさえることも可能です。

■メンテナンスが必要

購入したオフィス家具は自社の所有物になるため、破損や故障などの不具合が生じた場合は自社負担でのメンテナンスが必要です。

メーカーは、1～3年の保証期間を設けているケースがほとんどです。保証期間内であれば、不具合が生じても無料で修理や交換できます。

ただし、すべてが保証対象になるとは限りません。たとえば、商品を改造している場合や天災のような外的要因で不具合が生じた場合などです。保証対象外になった場合は、自社で修理費を負担する必要があります。

オフィス家具を購入する際には、保証期間や保証対象を確認するようにしましょう。

■廃棄する際に処分費がかかる

購入したオフィス家具は自社の所有物のため、廃棄も自社でおこなうことになります。オフィス家具は一般ゴミとして出せないため、専門業者に依頼しなければなりません。

一方でリースの場合、不要になったときにはリース会社に返却するため、処分費がかかりません。廃棄する量が多いと、その分処分費も高額になります。購入する際には、処分費にまとまった資金が必要になることを想定しておきましょう。

リースと購入のどちらを選ぶかは、想定される使用期間や予算などのさまざまな項目を考慮することが大切です。

購入を検討する場合は、アイリスチトセにご相談ください。アイリスチトセでは、デスクやチェアをはじめとするオフィス家具を取り揃えております。東京と大阪にはライブショールームがあり、実際に商品が使われているオフィスをご覧いただけます。

オフィス家具の詳細やショールームの見学をご希望の場合は、こちらからお問い合わせください。

アイリスチトセへのお問い合わせはこちら