オフィス空間づくりで従業員が働きやすい環境を実現！ポイントや注意点とは

快適なオフィス空間は従業員の満足度を向上させ、生産性を高めることも期待できます。訪問者にとってもきれいなオフィスは印象がよく、取引や採用に良い効果を発揮するでしょう。

しかし、優れたオフィス空間を実現させる具体的方法となると、多くの実務担当者にとっての悩みの種でもあります。漠然と「良いオフィス空間」をイメージしても、改善の目的がはっきりとせず、実務的な手段も思い浮かばない、という状況に陥ることもあるでしょう。

この記事では、オフィス空間の改善において意識したい考え方や注意点をご紹介します。

オフィス空間という言葉をそのまま受け取れば、オフィス、つまり従業員が働く空間となります。しかし、オフィスを構成する要素は多いため「オフィスの空間づくり」を考える際に検討すべき項目は多岐に渡ります。

【オフィスの空間を構成する要素】

• オフィスデザイン
• オフィスカラー
• オフィスレイアウト 
• オフィス家具
• オフィスの室内環境（明るさや温度など）　など

たとえば、「活力のあるオフィス空間を作る」という目標を達成するためにやる気のある従業員を集めても、そもそも従業員を窮屈で暗い部屋に配置したとしたらどうなるでしょうか。目標の達成は難しく、従業員のやる気も削がれてしまう可能性が高いでしょう。

優れたオフィス空間を実現するためには、オフィスの居心地や使いやすさが重要な要素となります。じつは従業員の働きぶりはオフィス空間に影響される面が大きく、経営にも影響を及ぼすことになるでしょう。

実務担当者は、適切なオフィスの空間づくりが重要な理由を把握し、計画を組み立てる必要があります。「なぜおこなうのか」を他の従業員に説明できればよりスムーズに改善を実践できるでしょう。

オフィスの空間づくりが重要な理由は次のとおりです。

• 帰属意識の形成に影響するため
• 従業員の生産性に影響するため
• 企業イメージの発信手段でもあるため

それぞれの詳細を解説します。

■帰属意識の形成に影響するため

過ごしやすい快適なオフィス空間は従業員の満足度を高め、帰属意識の形成にも寄与します。帰属意識とは企業の一員に属しているという意識です。従業員の帰属意識が高いと定着率が高まったり生産性が向上したりするため、企業にとって重要視すべき要素と言えます。

テレワークへの移行で、業務の遂行そのものには問題がないものの、社員と会社や、従業員同士のつながりが生まれにくいという問題が発生している企業は少なくありません。機会が限られているとしても、出社時に帰属意識を感じられるようなオフィス空間を作ることが大切です。

オフィスは従業員同士の交流の場でもあります。オフィス空間にリラックススペースを設けられれば、仕事中以外にもランチやコーヒータイムなどで気軽にコミュニケーションをとれ、従業員同士のつながりを深められます。

オフィス空間のなかに交流ができる場所や、企業のカルチャーなどにふれられるような場所があることで従業員の帰属意識は高まり、定着率の改善にもつながるでしょう。

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■従業員の生産性に影響するため

リラックスしやすい空間や集中しやすいオフィス空間は、従業員のリフレッシュによって生産性やモチベーションを高められ、仕事の成果を出しやすくなります。

また、コミュニケーションが取りやすい空間ではこれまでは交流の無かった部署の従業員同士が言葉を交わすシーンが増え、一人ひとりが新鮮な刺激を受けて新たなアイデアが生まれることも期待できます。

加えて、オフィスには業務に必要な設備や機器が整備されているため、テレワーク環境よりも機能的です。自宅やカフェなどで作業をするとネットワークや設備のトラブルが生じたり、私物で気が散ってしまうこともあるでしょう。

効率的に業務をおこなえるようにするには、機能的で快適なオフィス空間作りが大切です。

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■企業イメージの発信手段でもあるため

オフィス空間は従業員だけでなく、取引相手や就職希望者にも影響を与えます。オフィスのデザインがそのまま企業イメージにつながりやすいため、可能な限り良い印象を与えられるデザインを意識することが大切です。

働きやすいオフィス空間を実現できていれば、その様子を見た社外の人に、従業員の働きやすさに対して積極的に取り組む姿勢をアピールできるでしょう。

取引相手や就職希望者がオフィスに訪問した際に、企業のイメージや価値観が伝われば、信頼関係や相互理解を構築しやすくなり、双方の利益となる結果を生み出しやすくなります。オフィスの空間づくりはビジネスの機会を最大限に活かすうえでも重要な要素です。

働きやすいオフィス空間を作るうえで、デスクや設備の配置方法を定めるオフィスレイアウトは重要な要素です。自社のワークスタイルや、各職種に適したレイアウトにすることで、より効率の良い業務をおこなえるようになるでしょう。

代表的なオフィスレイアウトは次の5つです。

• 対向型レイアウト
• 背面型レイアウト
• 同向型レイアウト
• クロス型レイアウト
• ブーメラン型レイアウト

それぞれの特徴と、固有のメリット・デメリットを解説します。

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■対向型レイアウト

対向型レイアウトは、基本的なオフィスレイアウトの一つです。島型レイアウトとも呼ばれています。デスクと椅子を向かい合わせて配置するレイアウトです。

対向型レイアウトのメリットとデメリットを比較すると次のようになります。

対向型レイアウトはデスクに座る人同士が向き合うためコミュニケーションが取りやすく、チームでの業務に向きます。また、簡単なレイアウトのためスペース消費量が少なく、配線も比較的容易です。

一方、他のオフィス空間には背中を向けることになるため、他部署とのコミュニケーション増進は図りにくいと言えるでしょう。また、プライバシーが確保しにくく一人での集中作業にはあまり向いていません。

■背面型レイアウト

背面型レイアウトは、対向型レイアウトのデスク一つひとつを180度反転させたようなレイアウトです。ベンゼン式レイアウトと呼ばれることもあります。

背面型レイアウトのメリットとデメリットを比較すると次のようになります。

基本的には作業スペースに向き合い、必要に応じて振り返り、同レイアウト内の従業員とコミュニケーションを取るスタイルとなっています。対向型レイアウトのグループワークに合った性質を持ちながら、プライバシーと集中を両立できる点がメリットです。

中央空間を広く取ることでミーティング用のデスクなどを設置でき、スペースの有効活用にも向いています。

一方で、対向型レイアウトと同様にデスク外との視線をシャットアウトしてしまうため、部署を跨いだコミュニケーションは向きません。また、普段は背中を向けあうため、部署のリーダーにとっては全体の把握をおこないにくいという点がデメリットです。

■同向型レイアウト

同向型レイアウトは、各デスクに座る人間が同じ方向を見ながら着席できるレイアウトです。デスク・椅子・従業員は、小中学校の教室に近いかたちで配置されます。

同向型レイアウトのメリットとデメリットを比較すると次のようになります。

来客に対応しやすいため、銀行など顧客に対する受付業務をおこなうオフィスで使用されています。一定のコミュニケーションとプライバシーを両立でき、進め方やフローが明確に定められている業務に向いています。管理者も全体を把握しやすいレイアウトです。

一方、通路の数が増えることになり、オフィス空間に設置できるデスクの数は減少してしまう点はデメリットです。通路幅を確保できないと従業員にとっての不便も増えてしまいます。また、着席時の方向から部署内での会話も取りにくくなってしまうでしょう。

■クロス型レイアウト

クロス型レイアウトは、4つの四角形デスクを90度ずつ回転させ、クロス（十字架）型に配置するレイアウトです。中心に正方形の机を置くと、全員分のデスクをつなげることもできます。

クロス型レイアウトのメリットとデメリットを比較すると次のようになります。

着座している従業員は他のデスクが視界に入りにくく、視線を感じずに作業をおこなえます。コミュニケーションが必要なときは横を向けば会話ができるため、ある程度のチームワークが必要な個人業務に向いています。

また、クロス型レイアウトを多数配置することでオフィス内の通路がジグザグになるため、動線が固定化されにくくなり、従業員はさまざまなルートから自分のデスクに向かいます。動線の流動化は部署間の交流を増やすことも期待できるでしょう。

一方、今回紹介するレイアウトのなかではスペース効率が良いとは言えず、広いフロアでないと採用できない点がデメリットです。

■ブーメラン型レイアウト

ブーメラン型レイアウトは120°に傾いたデスクを複数突き合わせて用いたレイアウトです。デスクの形状がブーメランに類似していることから名称されました。

ブーメラン型レイアウトのメリットとデメリットを比較すると次のようになります。

一人当たりの机面積が大きくコミュニケーションの取りやすい配置なので、資料や機材を広げてグループワークを進められます。他のデスクとも視線が重なりにくいため、個人の業務とコミュニケーションを両立できます。

また、ブーメラン型レイアウトはおしゃれなレイアウトという評価を受けることも多く、オフィスの来訪者や就職希望者にも洗練された印象を与えやすいでしょう。

しかしスペース効率の悪さは課題とも考えられます。机の数が増えるほどレイアウトの中央部がデッドスペースになりやすいため注意が必要です。

オフィス空間の改善や検討を効果的なものにするためには、明確な目的の設定や従業員の合意、オフィス空間の知識が重要です。次のポイントを意識して実務に取り組むようにしましょう。

• 従業員の要望を把握する
• オフィス空間全体でゾーニングを考える
• 動線も組み込んで設計する
• オフィスカラーは与えたい印象に合わせて決める
• オフィス家具を見直す
• オフィスの室内環境にも配慮する

各ポイントの詳細を解説します。

■従業員の要望を把握する

全員が働きやすく満足できるオフィスにするため、従業員がオフィス空間の改善に求める要望を把握するようにしましょう。オフィス空間づくりを誰かの一存で決めてしまうと、他の従業員にとっては働きにくい空間になる可能性があります。

要望の把握にはアンケートやヒアリングの実施が有効です。従業員の要望を把握し、レイアウトや調達する家具などに反映させましょう。

従業員の要望や現状から、必要な設備を考えることも大切です。気分転換がしにくく息がつまりやすいという声があるならば、ストレスを軽減できる観葉植物や、リラクゼーションスペースなどの設置も考えましょう。

■オフィス空間全体でゾーニングを考える

オフィス空間全体のゾーニングを計画的に進めることも大切です。ゾーニングとは、オフィスに必要な機能をどのように配置するか、大まかに位置取りすることを指します。

エントランスや業務スペースなど、利用する目的ごとにオフィス内の区分けをおこないましょう。また、情報漏洩を起こりにくくすることもゾーニングで考慮すべきポイントです。来客スペースから業務スペースを見えにくくするなどの工夫が求められます。

エントランスや来客スペースは人の行き交いやすい共用部とする、業務スペースは関係者以外が立ち入れないようにする、サーバールームや資料室は必要時にのみ入れるようにするなど、ゾーニングに合わせた最適なセキュリティ対策も必要になります。

加えて、ある程度の通路幅やデスクのスペースの確保も大切です。次の表を参考にゾーニングを実施しましょう。

個人スペースや通路幅を十分に取ればオフィス内をスムーズに移動できるようになり、些細なストレスの積み重ねを緩和できます。

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■動線も組み込んで設計する

オフィスの空間においては、動線も重要なポイントの一つです。移動距離が短く、行き止まりのない動線を作ることで、従業員のストレスを軽減できます。

また、従業員と来客の動線が交わることを避け、プライバシーやセキュリティの確保にも配慮する必要があります。

■オフィスカラーは与えたい印象に合わせて決める

オフィスカラーは、オフィスのイメージや雰囲気を決定づける大切な要素です。カラーごとに、どのようなイメージを与えるのかを考え、オフィスの印象を決めていきましょう。

カラーと印象の関連性は次のようになります。

• 赤色　　　：活発さや情熱、刺激など
• 柑橘系色　：明るさや楽しさ、暖かさなど
• 白色　　　：清潔感や純粋さ、未来など
• 青色　　　：冷静さや知的さ、爽やかさなど
• 緑色　　　：癒しや自然、リラックスなど
• 黒色　　　：高級感やスタイリッシュさ、落ち着きなど

また、企業のコーポレートカラーを取り入れることで、ブランディングの一環として企業の認知度を高めることもできます。オフィスカラーは、壁や床材だけでなく、家具や装飾品などにも取り入れることを検討してみましょう。

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■オフィス家具を見直す

より快適で集中しやすい環境を作るには、オフィス家具も慎重に選ぶ必要があります。椅子やデスク、収納棚などは便利なものへ更新しましょう。

オフィス家具を見直すにあたって、すべて新品でそろえるには予算的に難しい場合もあります。中古やリースを利用すれば、費用をおさえて便利なオフィス家具を導入できます。

中古家具は品揃えが薄いことや、耐久性が落ちていることがあります。また、リース家具は、長期的に使い続けると新品購入より費用がかさむこともあります。従業員数の変化が想定されているなど、一時的利用の可能性が考えられるのであれば中古やリースでも十分という場合もあるので、新品購入とどちらかが良いかは事前に検討するようにしましょう。

■オフィスの室内環境にも配慮する

快適なオフィスのためには室内環境にも配慮する必要があります。おもに注意したい要素は温度、音、明るさです。

温度は、温度は空調を使い季節に合わせて17〜28度を維持するようにしましょう。それ以上の高温や低温になると、業務効率が低下してしまいます。

周囲の騒音や隣の部署からの音が気になることがあるため、こうした音の遮断手段を用意することも大切です。パーテーションを使って防音するか、サウンドマスキングができるスピーカーを用意しましょう。

最適な明るさは業務によって異なりますが、通常のデスクワークにおいては、150ルクス以上の明るさが必要です。暗い部屋は目の疲労を招くため、最適な明るさを保つことが求められます。さらに、オフィスデザインのカラー同様、照明にもいろいろな種類や色があります。これが空間イメージの演出に影響することもあるので、照明選びは慎重に進めてください。

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オフィス空間に関する悩みで行き詰まりを感じた際には、オフィスの専門業者に相談しましょう。専門知識が必要な悩みを社内で解決しようとしても、最適な解決策が浮かび上がるとは限りません。基本的には相談段階では費用がかかりません。

専門業者の知識を借りることで、社内だけでは出てこなかった提案を受けられる可能性もあります。潜在的なニーズの言語化や実現にもつながるため、より良いオフィス空間の改善を望めるでしょう。

アイリスチトセでは、オフィス空間の改善をはじめとして、オフィスに関する総合的なサポートを提供しています。オフィス空間のお悩みごとは、アイリスチトセへお気軽にご相談ください。

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オフィスの空間づくりでは、次の要素にも強く注意しましょう。

• 自社のワークスタイルも見直す
• 従業員に情報セキュリティ教育をおこなう

これらの人的要因もしっかりと把握してオフィスの空間の改善を進めることが大切です。

■自社のワークスタイルも見直す

生産性や離職率に問題がある場合には、自社のワークスタイルを見直すことも重要です。オフィスそのものの改善だけでは、従業員が抱える不満を解消できるとは限りません。育児や介護休暇の推奨や短時間勤務・フレックスタイムといった制度の導入で、働き方の改革をおこなうようにしましょう。

また、テレワークへの対応はオフィス空間の改善という面からも効果的です。テレワークは固定のデスクを廃止し、従業員が自由な机で働けるようになるフリーアドレス形式のオフィスへの移行も容易と言えます。

フリーアドレス化は、オフィス空間の無駄の削減にもつながります。テレワークとオフィスワークの併用も検討してみましょう。

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■従業員に情報セキュリティ教育をおこなう

オフィス空間改善の試みと同時に、従業員に情報セキュリティ教育をおこなうようにしましょう。ゾーニングや設備の導入でセキュリティを高めても、管理ミスや紛失、置き忘れなどの人為的問題が残り、リスクをゼロにはできないためです。

セキュリティを高めやすいオフィスレイアウトを作ることができても、そこで働く従業員が自社の情報を守る意識がなければ効果がありません。セキュリティ性の高いオフィス空間の実現には、個々の従業員の危機管理に対する意識と取り組みが欠かせません。

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オフィス空間の改善で解決できる問題もありますが、オフィスフロアのサイズといった物理的な問題や、立地上の問題はオフィスの移転でなければ解決できません。従業員の増減によってオフィスの拡大や縮小の必要性が出てきた場合や、立地による災害リスクの軽減をおこないたい場合には、オフィス移転が最適な解決方法ということもあります。

企業が抱えている問題が、オフィス空間の改善だけで解決しない場合には移転も検討しましょう。もちろん移転先でのオフィスの空間作りにも、ここで紹介したレイアウトや各種の注意点の知識を活かせます。

アイリスチトセでは、オフィスに関するあらゆる課題をトータルでサポート可能です。オフィス空間の改善やオフィス移転、オフィス作りにお悩みがありましたら、ぜひアイリスチトセへご相談ください。

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オフィス空間は従業員の帰属意識や生産性だけでなく、企業の持つブランドイメージにも関わる要素です。オフィス空間を構成する従業員の意見、カラー、家具、環境といった各要因を考慮して、改善方法を考えましょう。

空間の改善では、レイアウトやオフィスカラーの作用関係、優れたオフィス家具など、さまざまな知識が求められます。社内だけで改善方法を考えるのが難しいと感じたら、まずは専門業者へ相談をおこなうとスムーズに計画を進められます。

アイリスチトセでは、オフィス作りに関して総合的なサポートを提供しています。オフィス空間の改善におけるお悩みは、ぜひアイリスチトセへご相談ください。

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