オフィス移転のお知らせ例文を紹介｜記載内容や送付までの手順を一挙解説

オフィスを移転する際には、取引先に移転する旨を記載したお知らせを送付するのがビジネスマナーとされています。業務上でやりとりが発生する相手に移転を知らせないと失礼にあたり、今後の関係に影響をおよぼす可能性があります。

そこでこの記事では、お知らせに記載する内容や手段別の例文を解説します。

また、送付先によっては、送付手段でもマナーを考慮すべきです。主要取引先への送付方法や送付するタイミングなども併せて解説するので、ベストな時期にベストな方法で送付できるように準備しておきましょう。

お知らせに記載する内容は、移転先の情報だけではありません。本題に入る前の挨拶文や移転日、移転にともなう休業日なども記載するようにしましょう。

■挨拶文

お知らせには日頃からお世話になっている取引先に対し、冒頭と結びの部分にお礼の挨拶文を記載します。結びの挨拶は、取引先と今後も良好な関係を築いていけるような内容を心がけましょう。

送付手段によっては、冒頭の挨拶と併せて時候の挨拶が必要なケースもあります。時候の挨拶は季節ごとに異なるため、オフィスが移転するタイミングに合わせて選ぶようにしましょう。

■移転先の情報

お知らせは取引先にオフィスの移転を知らせることが目的なので、移転先に関する情報を記載します。

• 住所
• 電話番号
• FAX番号　など

移転先の情報と併せて地図を掲載しておくと、取引先に具体的な場所が伝わりやすいのでおすすめです。また、「〇〇駅から徒歩〇分」のように最寄り駅からの距離を記載すれば、駅からの距離感をイメージしやすくなります。

■移転日および移転にともなう休業期間

オフィスの移転日は最も重要な項目の一つです。移転日には曜日を記載しておくと、より伝わりやすくなります。また、オフィスの移転にともなって休業期間が発生する場合は、その旨も記載しておきましょう。

オフィス移転を知らせる手段には、おもにはがき・メール・FAXがありますが、ビジネスシーンでは、基本的にははがきで送付するのがマナーとされています。ただし、郵送量が多くなる場合は取引先の役職者のみはがきで送り、担当者にはメールやFAXで対応するという方法もあります。

■はがき

お知らせの送付手段にはがきを利用する場合、取引先に丁寧な印象を与えます。はがきにはオフィス移転の情報に加えて、冒頭の挨拶・時候の挨拶・結びの挨拶を記載するのが一般的です。オフィス移転の内容をはがきに記載する際の例文は、次のとおりです。

時候の挨拶とは、お知らせの冒頭に記載する季節を表す言葉を含めた文章です。「拝啓」の次には、「初春の候」や「新緑の候」などの文言が続きます。

季節によって適した文言は異なるため、オフィス移転の時期に合わせたものを選びましょう。

■メール

メールにはオフィス移転の情報に加えて、冒頭の挨拶と結びの挨拶を記載するのが一般的です。オフィス移転の内容をメールに記載する際の例文は、次のとおりです。

メールの場合、オフィス移転を知らせる内容であることを件名に記載しましょう。移転先のオフィス情報は項目ごとに「【】」を使用すると、視覚的にわかりやすくなります。メールの文章は、自社の公式ホームページやSNSの公式アカウントにアップする際にも利用可能です。

メールの場合、他のやりとりに埋もれてしまう可能性があるため、送った後に電話でも連絡をしておくと安心です。

■FAX

FAXには、はがきと同様にオフィス移転の情報に加えて、冒頭の挨拶・時候の挨拶・結びの挨拶を記載するのが一般的です。オフィス移転の内容をFAXに記載する際の例文は、次のとおりです。

FAXの場合、オフィス移転に関する情報の前後に「記」と「以上」を記載する必要があります。「記」と「以上」を記載することにより、本題が何かを効率よく伝えることが可能です。

取引先にお知らせを送付する際には、オフィスを移転する旨が正確に伝わるようにすることが大切です。また、取引先に失礼だと感じさせないためにも、送付手段は使い分けるようにしましょう。

■移転先情報は箇条書きで記載する

取引先にお知らせを送付する目的は、オフィスの移転を伝えることです。そのため、本題は冗長な文章ではなく、簡潔に一言で記載することを心がけましょう。また、移転先の住所や電話番号などの情報は、箇条書きで記載することで視認性が高くなります。

■主要取引先にはハガキで送付する

お知らせを送付する方法は、おもにはがき・メール・FAXがあります。主要な取引先には、はがきで送付するのが一般的です。一方でメールは相手に簡略的な印象を与えかねないため、送付先によって方法を使い分けるようにしましょう。

また、はがきで送付しても担当者まで情報が行き届かない可能性もあります。そのため、担当者には別途メールやFAXで知らせるようにしましょう。

■移転の1カ月前には相手に届くようにする

お知らせは、オフィスの移転後に知らせるのでは意味がありません。移転を知らせる前に郵便物が届く場合や、担当者から電話がある場合も想定されるためです。そのため、お知らせはオフィスを移転するまでに取引先に届くようにしましょう。

お知らせの送付時期オフィス移転の1カ月前に、相手に届くようにするのが目安です。移転の1カ月前を目途に送付できるよう、計画的にお知らせを作成しましょう。2～3カ月前にお知らせを作成し、1カ月前にメールや電話で知らせると、相手に丁寧な印象を与えます。

オフィス移転のお知らせを作成する際は、すぐに本文の作成に取り掛かるのではなく、まずは移転先の情報を確認することから始めましょう。

■1.移転先の情報を確認する

オフィスの移転先が決まり次第、住所や電話番号、FAX番号を確認しましょう。移転先が新築の場合は住所が確定していないケースも考えられるため、建設業者に確定時期を確認する作業も必要です。

電話番号は代表電話だけでなく、担当部署や担当者への直通番号も確認します。お知らせを作成する時期までに間に合うよう、電話番号は早めに手配しておくことをおすすめします。

■2.送付先のリストアップと通知方法の振り分け

移転先の情報を確認したら、お知らせの送付先をリストアップします。送付先は、リストアップと同時に次の情報も確認しましょう。

• 住所
• メールアドレス
• FAX番号　など

送付方法は、送付先ごとに異なります。たとえば主要取引先にははがき、各担当者にはメールまたはFAXなどです。複数人で作業する場合は送付先が重複しないよう、リストを共有するようにしましょう。

■3.お知らせを作成する

送付先のリストアップと送付方法の振り分けが終わったら、お知らせを作成しましょう。お知らせには、移転先情報とともに自社の代表者名も記載します。本題の前後には、挨拶文を入れるのを忘れないようにしましょう。

■4.お知らせの印刷・送付

お知らせを作成したら、内容に誤りがないかを十分にチェックしましょう。間違いがなければ、作成したお知らせを印刷します。お知らせは、オフィス移転の1カ月前に届くことをを目途に送付します。移転の旨を自社の公式ホームページに掲載する場合は、お知らせを送付するタイミングに合わせましょう。

最後に、オフィス移転のお知らせに関するよくある質問をご紹介します。

■誰の名義で送付するのか

一般的に、オフィス移転のお知らせの名義人は、会社の代表取締役社長です。ただし、会社自体が移転するのではなく、事務所単位や営業所単位での移転であれば名義人を変えることもあります。基本的には、移転する場所のトップの名義で作成しましょう。たとえば営業所の場合は所長、店舗の場合は店長などです。メールの場合は、送り主の名義で送付しましょう。

■作成は外注できるのか

お知らせを作成する方法は、おもに次の3とおりがあります。

• すべて自社で作成
• 印刷のみ外注
• すべて外注

インターネットでは数多くのテンプレートが探せるため、それを参考にお知らせを作成する方法もあります。テンプレートを利用すれば比較的早く、低予算で作成できます。

作成したデータを送れば印刷から郵送まで請け負ってくれるサービスもあります。印刷量や送付先の数によっては業者に依頼するのも一つの手段です。自社でお知らせの作成や印刷などの担当者を確保できない場合は、すべて業者に依頼する方法もあります。ただし、業者に依頼する際には自社で作成するよりも時間がかかるケースもあるため、事前にスケジュールを確認しておくようにしましょう。

また、作成から送付までをワンストップでできるサービスもあります。人員やコストなどを考慮し、自社に適した方法を選びましょう。

お知らせのテンプレートはインターネットでも探せるため、すべて自社で作成することも可能です。しかし、移転前後は社内が慌ただしくなるため、作成する担当者が確保できないケースも考えられます。

送付時期が遅れると、相手に失礼な会社だという印象を与えかねません。こういった事態を想定して外部の業者を頼る場合は、ベストなタイミングで送付するためにも、早めに依頼しておきましょう。