グループアドレスってなに？導入のメリットと注意点について解説

コロナ渦の影響でリモートワークが普及しているなか、グループアドレスの導入を検討する企業が増えています。しかし、グループアドレスをうまく導入できるか不安な方もいるのではないでしょうか。

そこで、本記事ではグループアドレスとフリーアドレスの違いや、導入の流れを解説します。また、成功のポイントも紹介しているので、自社で導入する際のイメージを持てるでしょう。グループアドレスに興味のある方は、ぜひ参考にしてください。

ここでは、グループアドレスの概要を解説します。

■部署ごとに管理するフリーアドレスのこと

グループアドレスとは、社内全体ではなく部署ごとにフリーアドレスの席を作ることを指します。ちなみにフリーアドレスとは、オフィス内で固定席を作らず、従業員が自由に席を選んで働くスタイルのことです。グループアドレスでは従業員の固定席がないため、資料や私物などは割り当てられたロッカーで保管します。

グループアドレスを導入する企業が増えている背景として、コロナウイルスの影響でリモートワークが推進され、多くの企業でオフィスを縮小していることが挙げられます。そのような企業では、縮小したスペースを有効に使うためにグループアドレスを導入しています。

固定席とフリーアドレスの良いとこどりができるワークスタイルとして、グループアドレスは注目されています。

フリーアドレスオフィスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■フリーアドレスよりコミュニケーションが取りやすい

フリーアドレスの難点として、社員同士がコミュニケーションを取りにくいことが挙げられます。部署ごとに席が分かれていないフリーアドレスの場合、運用方法によっては社員がどこに座っているかが把握しづらく、業務で必要なコミュニケーションが取りにくくなるからです。

その点、グループアドレスは部署ごとにまとまっているため、フリーアドレスよりも社員同士がコミュニケーションを取りやすいです。さらに、固定席が抱える課題であるマンネリ化も防げるため、社員はイキイキと働けるでしょう。

部長などの上司にとっても、誰がどこに座っているか把握しやすいグループアドレスは、安心感を得られるスタイルだと言えます。結果として、売り上げの向上や会社全体の成長にも貢献できるでしょう。 

ここでは、グループアドレスの導入で得られるメリットを解説します。フリーアドレスや通常の固定席と比較したメリットも併せて紹介するため、ぜひ参考にしてください。

■コスト削減ができる

多くの企業にとって、コスト削減は急務でしょう。企業が利益を上げるためには、売り上げを伸ばすことだけでなく、固定費を下げることも重要です。

固定席の場合、社員の休暇・休職・退職などで空席が発生することも多いです。空席がある状態では、空席のスペース分の賃料・光熱費が無駄となってしまいます。一方、グループアドレスを導入すれば空席を有効活用できます。

また、営業などの外出が多い部署は全ての席を用意する必要がないため、固定席に比べスペースを縮小できます。その分、賃料や光熱費を削減でき、机などのオフィス家具導入のコストもおさえられます。

■ペーパーレス化やIT化を促進できる

業務効率化や生産性の向上、コスト削減などのために、ペーパーレス化を促進する企業が増えています。また、情報を安全に保管するためにIT化を進める企業も多いです。

グループアドレスを導入すると、デスクに個人の所有物を置く場所がなくなります。また、パーソナルロッカーなどを置くスペースが限られるので、個人の印刷物を保管するのが難しくなります。そのためデータ化が必要になり、ペーパーレス化やIT化を進めやすくなります。

ペーパーレス化に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■部署内でのコミュニケーションが活発になる

フリーアドレスの場合は、同じ部署内のメンバーが近くに座るとは限りません。しかし、グループアドレスを導入すると、距離が近いので対面でのコミュニケーションが活発になり、業務を効率的に進められます。

分からないことや相談事のある社員にとって、部署内の先輩や上司に気軽に相談できる環境があれば安心できるでしょう。また、グループアドレスは部下の仕事ぶりを把握しやすいため、上司の精神的負荷をおさえられます。

部署内でのコミュニケーションが盛り上がれば、社員のモチベーションが向上し、高いパフォーマンスを発揮できるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■チームマネジメントが効率化する

フリーアドレスで働いていると、チームメンバーがどこにいるのかを把握しにくいです。そのため、チームマネジメントがスムーズに進まない恐れがあります。場合によっては、部下のミスや遅刻などに気付きにくいケースもあるでしょう。部下がミスをしていても早期発見ができず、手遅れになる事態も起きるかもしれません。

その点、グループアドレスを導入すれば、チームメンバーの居場所を一目で把握できます。順調に業務が進んでいるか分かりやすいうえに、困っている部下の様子も察知しやすくなるでしょう。

グループアドレスは、チームマネジメントを効率化できるうえに部下のフォローもしやすくなるため、離職率の低下にもつながると言えます。

■連帯感を持って業務に臨める

フリーアドレスで業務を進めていると、自分の業務に集中できて能率が高まりますが、部署内の連帯感を感じにくいのが課題として挙げられます。社員一人ひとりが集中して高いパフォーマンスを発揮していても、部署内でうまく連携できていなければ全体としての成果につながりにくいでしょう。

一方、グループアドレスで業務を進めれば、近くに同じ部署の社員がいるため、連帯感を感じながら業務に臨みやすいです。社員同士が気軽に相談できるため、ミスやトラブルを未然に防げます。また、進捗を確認しやすいため、納期に遅延するといった事態も生じにくいでしょう。 

■情報共有の効率化がはかれる

業務量の多い部署やチームで業務を進める部署ほど、いかに迅速な情報共有をするかが重要です。

フリーアドレスでは、同じ部署の社員が近くにいるとは限らないため、情報共有をするためにわざわざメールやチャットをする必要があります。たとえば、取引先から急に書類の用意を求められた場合、担当者に尋ねるためにチャットを起動しなければいけません。時間や手間がかかるため通常業務を圧迫しますし、取引先からの印象も下がるでしょう。

その点、グループアドレスなら、近くに同じ部署メンバーがいるためスピーディーに情報共有ができます。急なトラブルが発生してもすぐに対応ができるため、事態の悪化を未然に防げるでしょう。

■人材育成がしやすくなる

グループアドレスのメリットとして、人材育成がしやすい点も挙げられます。人材不足に苦しむ企業が多いなかで、人材育成によって新入社員を戦力化することは急務でしょう。また、人材育成を十分におこなわないでいると、「このままでは成長できないかもしれない」と不満を持った従業員が離職に至る恐れもあります。

フリーアドレスの場合、新人の従業員が仕事を教えてもらいにくく、取り残されてしまう危険性があります。一方、グループアドレスであれば、部署内の従業員が近くで仕事をしているため、効率的に人材育成ができます。新入社員は気軽に相談しやすいうえ、上司にとってもすぐにフォローできて安心でしょう。

ここでは、グループアドレスを導入する際の具体的な流れをご紹介します。

■導入目的を社内で共有する

最初に、グループアドレスを導入する目的を社員に共有しましょう。グループアドレスを導入すると従来の職場環境から変わることになるため、事前に共有しておかないと混乱や反発を招きかねません。

「コミュニケーション活性化のため」「生産性向上のため」といった具体的な目標を周知できれば、多くの社員から協力を得られるでしょう。また、「仕事の相談がしやすくなる」「業務効率が上がり残業を減らせる」などの社員にとってのメリットを伝えることも有効です。

グループアドレスを導入する際には、社員の協力が必要不可欠です。職場環境が変わることを負担に感じる従業員もいるため、必ず納得感のある導入目的を共有してください。

■対象となる部署を決める

グループアドレスを導入するからといって、いきなりすべての部署で実施する必要はありません。グループアドレスに向いている部署もあれば、そうでない部署もあるでしょう。自社ではどの部署をグループアドレス化すべきか検討し、対象となる部署を選定してください。

たとえば、営業部のような在席率の低い部署では、積極的にグループアドレスを導入すべきです。一方、経理のように書類を扱うことの多い部署などは、固定席のほうが良いケースもあります。

また、複数の部署でグループアドレスを導入する場合、細かなルールは部署によって変えましょう。スペースの使い方も、部署ごとに柔軟に決めることで社員にストレスをかけずにグループアドレスを導入できます。

■レイアウトを決める

従来の固定席を廃止してグループアドレスを導入するとなると、オフィスのレイアウト変更が必須です。グループアドレスでは、チームメンバーで使える大きな机やロッカーなどを設置する必要があるからです。

業種や部署によって最適なレイアウトは異なるため、専門業者に相談するのも手段の一つです。さまざまな企業のグループアドレス化に携わった業者であれば、効果的なレイアウトを提案してくれるでしょう。

また、レイアウトを決めたら必要なオフィス家具やツールなどを購入します。キャスター付きのデスクなど、移動しやすいオフィス家具を設置するのが有効です。

オフィスレイアウトに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■運用ルールの決定・社内共有

レイアウト決定やオフィス家具の購入が済んだら、運用ルールを細かく設定し社内で共有します。そもそもなぜグループアドレスを導入するのかについても、再度周知しましょう。

曖昧な運用ルールでは、導入後に混乱を招く恐れがあるうえに業務に支障をきたすリスクがあります。また、グループアドレスの導入目的が明確でないと、「無意味なことのために労力を費やしたくない」と反感を買う恐れがあるでしょう。

具体的には、オフィスや管理ツールの使い方などを細かく決めておくべきです。また、導入開始時期についてもなるべく早いうちに共有してください。全社員に運用ルールや目的を共有してから、本格的なグループアドレスの導入がスタートします。

ここでは、グループアドレスを成功させるためのポイントを解説します。

■導入する目的とメリットを周知させる

グループアドレスを導入する際には、目的やメリットを全社員に周知することが重要です。グループアドレスが導入されると、自分の席がなくなるのではないか・席を探す手間がかかるのではないか、といった不安を抱く従業員もいます。

しかし、コスト削減のため・生産性向上のためなどの導入目的を共有できれば、グループアドレス導入に納得してもらえるでしょう。また、仕事が早く終わる・気軽に質問できるといった社員にとってのメリットが明確になれば、社員一人ひとりが自分事としてグループアドレス導入に協力します。

周知する方法は、導入前に説明会を実施することやマニュアルを配布することが有効です。説明会の動画を撮影して任意の時間で閲覧できるようにすれば、通常業務に影響することなく共有できるでしょう。

■固定の席ができないようにレイアウトや運用方法を工夫する

グループアドレスを導入する際には、いろいろな従業員とコミュニケーションを取れるようにすることで、モチベーション向上や業務効率化につながります。そのためには、レイアウトや運用方法を工夫しましょう。

具体的には、毎日抽選でランダムに席が自動振り分けされるシステムを利用する方法を推奨します。出社するたびに席が変わるため、業務のマンネリ化を防げます。従業員が毎回新鮮な気持ちで業務に臨めるため、活気あふれる職場となるでしょう。

■ペーパーレス化を推進して個人の所有物を減らす

「グループアドレスの導入により、移動する度にすべての書類を持ち運ばなければいけないのか」と不満に思う社員もいます。ペーパーレス化を進めずにグループアドレスを導入してしまうと、大量の書類を持ち運ぶ必要が生じ、紛失や情報流出につながりかねません。

そのため、グループアドレスを導入する際には、必ず同時にペーパーレス化を推進しましょう。ペーパーレス化をおこなえば書類を収納する棚が不要となり、書類の紛失リスクを減らせます。従業員の所有物を減らす、ホッチキスなどの文具を部署内で共有することなどで、全体の物量を減らせるでしょう。

紙からデータへ移行すれば、情報共有が容易になりグループアドレスが社内に浸透しやすくなります。

グループアドレスを導入する際には、注意すべき点が2つあります。事前に把握しておくことで、効果的にグループアドレスを導入できるでしょう。

■導入目的の周知が必要

グループアドレスを導入する際に社員が目的を理解しないまま導入を進めてしまうと、なかなか社内に浸透しません。「手間がかかる」「面倒だ」といったデメリットばかり意識してしまいます。

事前に説明会を設ける・マニュアルを配るといった方法で、全社員に導入目的とメリットが伝わるようにしましょう。

■席が固定化するケースも

グループアドレスを導入したにも関わらず、仲の良いメンバーや一緒に作業をすることの多い社員が固定の席を作ってしまうケースがあります。また、同じ窓側の席を選んでしまう、人の出入りが少なく静かな奥の席に座ってしまうなど、オフィス環境が原因で特定の場所ばかり埋まってしまうこともあるでしょう。

これでは、実質固定席と変わらないため、手間をかけてグループアドレスを導入した意味がありません。

毎回座る席をランダムで決める、どこに座っても仕事に集中できるオフィス環境に整備するなどの対策が必要です。

ワークスタイルには、固定席・フリーアドレス・グループアドレスといった種類があります。部署ごとの連帯感を大切に業務に臨みたいと考えている企業には、固定席やフリーアドレスよりもグループアドレスのほうが適しています。

グループアドレスなら、フリーアドレスの「部署内でうまくコミュニケーションがとれない」という課題や固定席の「業務がマンネリ化する」という課題を解消できます。また、グループアドレスの導入にはあまりコストがかからないケースが多いです。詳しいことは、専門業者に相談してみると良いでしょう。

ぜひ、本記事の内容を参考にして、グループアドレスの導入を検討してみてください。