Web会議のメリットとは？導入する流れ・成功させるための課題と対策も解説

多様な働き方が求められるようになった近年、施策の一環としてWeb会議を取り入れている企業が増えています。これから自社への導入を検討している方にとっては、そもそもWeb会議にはどれほどの利点があるのか、その効果がまず気になるところではないでしょうか。

そこで今回はWeb会議のメリットをはじめ、基本や具体的な導入方法などを解説します。Web会議の導入を本格的に検討している企業の方は、ぜひ本記事を参考にしてください。

そもそもWeb会議とは、PCやスマートフォンを使ってオンライン上でおこなう会議のことを指します。新型コロナウイルスの流行によって注目を浴び、ビジネスシーンではよく用いられるものとなりました。

Web会議にはクラウド型とオンプレミス型の2種類があり、それぞれ内容が異なります。まずはこの項目で双方がどのようなものなのか把握しましょう。

■クラウド型

• web上の会議システムを利用
• 初期費用が抑えられる
• 接続が不安定な場合も
• カスタマイズ性は低い

クラウド型は、Web上に用意されている会議システムを利用するタイプを指します。会議システムを提供している会社と契約することで、すぐに利用できるようになります。サーバーの管理は提供会社がおこなうため、管理方法がわからない場合や管理する手間をおさえたい場合に向いているでしょう。

コストにおいてもクラウド型は魅力的です。基本的にクラウド型は初期費用が非常にリーズナブルで、なかには無料で利用できるサービスもあります。安定性についてはシステム次第ですが、基本的にネット回線に問題が生じない限りは滞りなく利用できます。

ただし、予め用意されたシステムを使用するためカスタマイズの自由度は低いです。自社に合わせたオリジナルの会議システムを導入したい場合は、クラウド型よりもオンプレミス型の方が適しています。

■オンプレミス型

• サーバーの構築が必要
• 初期費用が高め
• セキュリティ性が高く接続も安定
• 自由にカスタマイズできる

オンプレミス型は、自社でWeb会議用のサーバーを構築するタイプを指します。独自のシステムを構築することからカスタマイズの自由度が高く、オリジナルのWeb会議システムを実現することが可能です。

その上、オンプレミス型はクラウド型のようにネット上のサービスを利用するわけではないため、セキュリティ性が高いという利点もあります。

また、接続の安定感もオンプレミス型の魅力的なポイントと言えるでしょう。スムーズなWeb会議の開催には安定感が重要です。オンプレミス型は専用のネットワークを使用することから接続が安定しやすく、高画質かつ高音質でWeb会議ができます。

ただし、導入を決めてすぐに実用化できるわけではなく、サーバーやソフトウェアの準備には時間もコストもかかります。また、サーバーの保守やメンテナンスができる人材の確保も必要です。オンプレミス型を導入する際は、クラウド型よりも慎重な計画が求められます。

Web会議を導入するメリットはおもに次の5つです。

• 働き方の選択肢が増える
• 会議に必要なコストを削減できる
• スケジュール調整がしやすい
• 業務効率化が図れる
• 病気が流行るリスクを軽減できる

それぞれ一つずつ見ていきましょう。

■1．働き方の選択肢が増える

Web会議はインターネット環境さえあれば、場所を問わず開催および参加可能です。そのため、リモートワークやテレワークなど、オフィス外での働き方を促進するきっかけになります。

企業にとってリモートワークやハイブリッドワークなどの働き方改革は、業務効率化や人材確保の観点から重要です。特にライフワークバランスが重視される近年は、働きやすさで就職先を選ぶ求職者も増えています。社員一人ひとりのライフスタイルに応じた働き方を提供できることは、人材市場でのアピールポイントになるだけでなく、社員の定着にもつながります。

Web会議は多様な働き方を実現する一つの手段として期待できます。働きやすい職場作りの施策の一つとしてWeb会議は検討の価値が高いと言えるでしょう。

■2．会議に必要なコストを削減できる

2つ目のメリットは、会議に必要なコストを削減できることです。 手持ちのPCやタブレットなどを活用できることから導入費用が安く、クラウド型であれば無料で利用できるツールも多いため会議のコストをおさえられます。

仮に有料のツールを使ったとしても他の会議方法よりも比較的安い金額に設定されています。オンプレミス型も導入費用は高いものの、長期的な運用によりランニングコストをおさえることが可能です。

また、対面型よりもWeb会議の実施率が上がれば、オフィスの会議室を減らすことにつながります。会議室を別の用途へ変更するほか、オフィスそのものの規模を縮小するなど、より効率的なオフィスへの変換を検討できるようになります。

Web会議を導入する際には、会議の種類と費用相場を比較しながら、自社に合うものを選びましょう。

■3．スケジュール調整がしやすい

Web会議は対面会議のように会議室を確保したり、参加者に現場に集合してもらったりする必要がありません。参加人数の変動にも柔軟に対応できるため、スケジュール調整しやすい点が大きなメリットです。

またWeb会議は気軽に録画できるため、当日参加できなかった人にも簡単に内容を共有できます。さまざまな状況やトラブルにも対応しやすいからこそ、従来の対面会議よりも開催しやすい会議方法と言えます。

■4．業務効率化を図れる

4つ目のメリットは、業務の効率化が図れることです。Web会議は対面会議と比べて会議の準備に手間がかかりません。必要な時にすぐに実施することも可能です。

よりスピーディーに開催できるため、意思決定や情報共有もスムーズになり、これまで以上に業務を効率化しやすくなります。

■5．病気が流行るリスクを軽減できる

社内で病気が流行るリスクを軽減できる点もメリットです。対面型の会議は人が集まるため3密になりやすく、どうしても新型コロナウイルスやインフルエンザなどの感染のリスクをゼロにすることはできません。

一方Web会議は直接対面しないため、より安全に話し合えます。社員の不安を少しでも軽減するためにWeb会議の方が有用と言えるでしょう。

また、座席のレイアウトや換気といった感染予防対策の手間も省ける点も、Web会議ならではのメリットです。

Web会議を導入するメリットに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

Web会議の導入には次の3ステップを踏む必要があります。

1. Web会議ツールの選定
2. 必要な機材の準備
3. 運用ルールの周知

具体的な内容やポイントを見ていきましょう。

■1．Web会議ツールの選定

まずは自社に合ったWeb会議ツールを選定することから始めましょう。特にクラウド型を選ぶ際には次のポイントを確認することが大切です。

• 操作性
• 機能性
• コスト
• 音声・映像品質
• セキュリティ

ツールを比較する際は、あらかじめWeb会議をおこなう目的や予算などを明確にしておきましょう。使用できる機能はツールごとに異なるため、目的に沿ったものを選ばなければ実用できません。無料版が用意されているツールであれば、気軽にお試し感覚で利用してみることも可能です。

独自の機能を取り入れたい場合は、オンプレミス型も併せて検討しましょう。

■2．必要な機材の準備

Web会議で必要な機材を準備することも必要です。おもな機材は次のとおりです。

• PC・スマホ・タブレット
• ネット環境
• カメラ
• スピーカー
• ヘッドホンもしくはイヤホン

PCやスマホなどのデバイスとネット環境はWeb会議に欠かせません。それ以外に関しては、PCやスマホ次第で準備しましょう。たとえばノートPCから参加する場合、基本的にカメラもスピーカーも内蔵されているため、準備する必要はありません。

ヘッドホンやイヤホンは、Web会議に参加する場所に応じて必要性を判断しましょう。

Web会議を始める際に必要なものに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■3．運用ルールの周知

最後に、Web会議を円滑におこなうためのルールを決めて社内で共有しましょう。せっかく導入しても、運用ルールが不明瞭だとなかなか活用してもらえないかもしれません。

また、オフィス外からの参加が想定されるため、特にセキュリティに関するルールは整備が必要です。会議の内容を聞かれたり、意図していないとしてもPCの画面を見られてしまったりなど、第三者への情報漏洩のリスクは対面型の会議よりも高いです。

ルールを策定した後は、研修や社内連絡で社員に周知徹底しましょう。

Web会議の導入は企業にとって利点も多いですが、いくつかの課題が残されています。最後の項目でよく挙げられる課題と対策をご紹介します。

■個々のネット環境に左右されやすい

インターネットを利用することもあり、Web会議はどうしても個々のネット環境に左右されやすいです。接続状況が悪いと音声や映像が乱れてしまう恐れがあり、場合によっては会議を続けるのが困難になってしまうケースがあります。

Web会議に参加する際は、事前にネット環境とツールに接続できるかを確認しておきましょう。万が一トラブルがあっても、開催時間前であれば対処もしやすいです。

■人によってはコミュニケーションを取りづらく感じる

Web会議を苦手とする人もいます。発言のしにくさやコミュニケーションの取りにくさを感じ、Web会議の活用に積極的になれない社員も出てくるでしょう。

コミュニケーション問題への対策の一つに、会議冒頭にアイスブレイクを取り入れる方法があります。最近ハマっているものや今好きなものなど雑談をすることで、参加者の緊張が和らぎやすくなります。

■セキュリティリスクが高まる

Web会議は場所を選ばず参加できますが、その分情報漏洩のリスクは高まります。また無関係な人が入れないよう、会議を開催する際は入室セキュリティコードの設定や情報のコード化などの対策も実施しましょう。

不正アクセスに備えてセキュリティ性の高いネット回線を使うことも重要です。公共のフリー回線はリスクが高いため使用を控えるとともに、場合によってはセキュリティの高いモバイルWi-Fiの貸与も検討します。

セキュリティについては前述した通り、ルールを策定し社員に周知徹底させることが大切です。

■進行に工夫やスキルが必要

Web会議をスムーズに進行するために3つの点を意識しましょう。

• ファシリテーターを任命
• 会話する際のルール決め
• 関連ツールの活用

事前に会議のファシリテーター（司会者）を決め、進行を任せると効果的です。全員が会話に参加できるよう采配でき、必要な話し合いが時間内に完了できるようになります。

また、発言時のルールを決めておくと混乱しにくくなります。具体的には、誰かが発言している最中は他のメンバーはミュートにする、「以上です」と発言の終わりを明確にするようにしましょう。

また、ホワイトボード機能やチャット機能、資料共有機能など会議をサポートするツールの活用も有用です。

Web会議は対面型やビデオ会議に比べて、スケジュール調整がしやすく開催しやすい点が大きなメリットです。また場所を問わず参加できることから、多様化する働き方にも対応できます。利便性や業務効率化の観点から、導入検討の価値が高い施策と言えるでしょう。

一方で、個々のネット環境にされやすかったり、セキュリティリスクが高まったりなどの課題もあります。運用ルールを策定し、周知徹底することが必要です。

Web会議には契約後すぐに利用できるクラウド型と、自社に合わせて自由にカスタマイズ可能なオンプレミス型があります。コストや手間が異なるため、導入の目的や使い方を明確にした上での検討が必要です。

Web会議を取り入れて、企業のさらなる成長につなげましょう。