事務所の開設する流れをわかりやすく紹介｜漏れなく届出もしよう

事務所の開設や増築は、事業拡大や人員の増加に対する有効な選択肢の一つです。個人事業主や一人社長の小規模企業にとっては、ビジネス規模のステップアップとして事務所の開設をおこなうなど、大きなイベントとなることもあるでしょう。

この記事では、個人事業主や小規模企業が、事務所を開設する際に検討したい物事や、計画や手続きの流れを解説します。

事務所を開設する、増設するという方はぜひ参考ください。

事務所を開設するメリットのうち、代表的なものは次の3つです。

• 仕事とプライベートの切り替えをしやすくなる
• 実在する事務所があるため取引先からの信用度が上がる
• 他の従業員とのコミュニケーションの場ともなる

物理的な場所の変化は、仕事とプライベートの気持ちの切り替えがしやすくなります。また、事務所が存在することは金融機関や取引先に「事務所を持てるだけの力がある」という信用を与えます。従業員が対面でコミュニケーションできることも大きなメリットです。

事務所を開設するときには、どのような種類の事務所を選択するかが大切です。単に事務所といっても、自社所有・賃貸などの管理方法によってメリットやデメリットも大きく異なります。

事務所の種類は、おもに次の3つのタイプがあります。

• 自社ビル・事務所
• 賃貸の事務所
• フレキシブルオフィス

それぞれの特徴を解説します。

 

■自社ビル・事務所

【自社ビル・事務所の特徴】

特徴	自社で事務所がある建物や土地を所有 一から建設するか中古を購入する
メリット	事務所自体が資産になる 比較的ランニングコストが低い 内装を自由に変更できる
デメリット	初期費用がかかる 立地の柔軟性が低い
法人登記の可否	〇

自社ビルなど自社所有不動産での事務所の開設は既存の土地や購入した土地に一から建物を建てるか、中古の物件を購入しておこなうことになります。

事務所自体が事業者の資産になるため、賃料はかからずランニングコストをおさえることができます。スペースに余裕があれば賃貸オフィスとして貸出し収入を得たり、万が一の場合に売却して資金とすることも可能です。内装の自由度も賃貸物件より高いため、理想のオフィスを実現しやすいです。

しかし、土地の購入費や建築費用などで大きな初期費用がかかることには注意が必要です。また、更なる事務所の拡大を狙っても、立地の関係から床面積を広げることが難しい点は念頭においておきましょう。

 

■賃貸の事務所

【賃貸事務所の特徴】

特徴	賃貸オフィスに開設する 定期的に賃料を支払って事務所を維持する
メリット	自社ビル・事務所より初期費用が少ない 将来的な移転も簡単 建物の管理業務の手間が少ない
デメリット	家賃の支払いでランニングコストがかかる 内装の変更に制約がある コストが上がる可能性がある
法人登記の可否	〇

オフィスに利用できる賃貸物件を探し、定期的な賃料を支払って事務所を開設・維持する方法が賃貸の事務所です。立地や賃料などから、事業者にあった賃貸オフィスを探しましょう。

事業者自身が土地費用や建築費用を支払う必要はないため、初期費用は自社ビル・事務所よりもおさえられます。事業拡大による将来的な移転も簡単です。

一方で、継続的に家賃の支払いが必要になるため、長期的にはランニングコストが膨れ上がる可能性があります。後から振り返ると、自社ビル・事務所より総合コストがかかってしまう可能性もあります。B工事区分がビルオーナー指定となる場合が多く、内装の制約やコストアップの要因になりかねません。

建物の管理業務はオーナーがおこなうことが多く、建造物に関してのメンテナンスなどの手間はかかりません。

B工事については次の記事で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
A工事・B工事・C工事の違いとは？区分別の特徴から確認事項までわかりやすく解説

 

■フレキシブルオフィス

 

【フレキシブルオフィスの特徴】

種類	特徴	法人登記の可否
シェアオフィス	一つの空間を他社と共有 個人事業主や小規模企業に最適	△
コワーキングスペース	一つの空間を他社と共有 利用者同士の交流が活発	△
レンタルオフィス	専有の個室をレンタル セキュリティ性が高い	△
セットアップオフィス	内装工事済みですぐ入居可能 素早い入居が可能	△
サービスオフィス	専有の個室をレンタル 受付や秘書などのサービスがある	△
バーチャルオフィス	住所のみ貸し出し 物理的な空間はない	△ / × （業種によっては不可）

現代では、自社所有や賃貸以外の選択肢としてフレキシブルオフィスという考え方が生まれています。全体的に費用をおさえやすい傾向があり、必要に応じて柔軟に利用しやすいメリットがあると言えるでしょう。

法人登録に関してはサービス提供会社ごとに扱いが異なるため、登記も考えている場合は必ず事前に確認しておきましょう。

複数社でスペースを共有することによるセキュリティリスクなどにも対策をおこなうことが求められます。

フレキシブルオフィスについてはこちらの記事でも詳しく解説しています。利用を検討したい方はぜひご覧ください。

フレキシブルオフィスの6つの種類を徹底比較！メリットを理解して新しいオフィス選びを実現

事務所を開設する際の基本的な流れを把握しましょう。次の流れに沿って、段階ごとにすべきことを解説します。

1. 事業計画の立案
2. 開業資金の調達
3. 社名や事務所名の決定
4. 事務所の立地を検討
5. 物件探し・賃貸契約
6. 事務所の内装工事
7. 事務所開設に必要な書類などの届出
8. 備品やオフィス環境の整備

それぞれ詳細を解説します。

 

■1．事業計画の立案

まずは最初に、事業の目的や開業の動機、特徴など事業計画を明確にしておきましょう。事業計画から収支の予想を立てられれば、事務所の開設資金の調達に必要な金融機関からの融資が受けやすくなります。

加えて、事業計画は自分の事業の目的、目指す姿、利益獲得の方法を明確にするものです。事務所を開設するかどうかに関わらず、事業計画を明確にしておくことで事業に迷ったときの指針にもなります。

事業計画で今後を見通しやすくしておき、事業所の開設と将来的な事業の成功への道筋を確保しましょう。

 

■2．開業資金の調達

次に、事業計画の実現に必要な資金の調達をおこないましょう。「既に開業しているため改めて調達を考える必要は無い」と考える方もいるかもしれませんが、それでも事務所の開設には費用がかかります。資金調達の方法を把握しておくことが大切です。

資金調達には、自己資金や融資を利用できます。融資は民間の金融機関だけでなく、日本政策金融公庫や市区町村など公的な場所からも受けられます。事業をおこなう自治体の役所などに問い合わせて、どういった融資が受けられるかを確認しておきましょう。

業種によっても異なりますが、事業の継続に必要な資金は3〜6カ月分ほど確保しておくと、より安心して業務にあたることが可能です。資金が不足している場合や設備投資が必要な場合は借入も検討しましょう。公的機関の補助金・助成金の利用可否も要確認です。

 

事務所の開設費用の相場

事務所を開設する際には、坪単価（1坪当たりの費用）で20～60万円の費用がかかります。自己資金で建物を立てる場合はもちろん、賃貸オフィスを利用する場合でも内装工事や設備の費用がかかるためです。

事務所の開設には、主に次のような費用項目がかかることを意識しておきましょう。

• 物件の取得費用
• 内装工事費用
• 設備費用
• 広告宣伝費用

 

■3．社名や事務所名の決定

法人としての屋号や社名、そして事務所の名前を決定しましょう。名前は、顧客に事業の存在を認知してもらうためには重要な要素となります。事業内容がわかりやすく、覚えてもらいやすい語感の名前にするようにしましょう。

名前の決定に関しては、商業登記法第27条で、同一商号・同一本店が禁止されていることに注意が必要です。法務省の関連サイトの登記・供託オンライン申請システムで商号調査をおこない、問題が無いかどうかをチェックしておきましょう。

※参考：e-GOV「商業登記法」

 

■4．事務所の立地を検討

事務所の立地は、事業成功に大きく影響を与えます。次の基準から立地を定めましょう。

• アクセスの良さ
• 街のイメージ
• 土地取得費（自社ビル・事務所の場合）
• 家賃（賃貸やレンタルの場合）

これらの基準をもとに、事業の性質や目標に合った場所を選びます。たとえば、顧客との面談が多い場合は交通の便が良い場所を選ぶことが大切です。業務に対するブランドイメージを高めたい場合は業種の盛んな地域（例：ITならば渋谷など）を選ぶこともポイントです。

土地取得費や家賃などコストに関わる要素も重要ですが、事業の成功に必要な機能性を備えているかどうかという観点も含めて、事業所の立地を検討しましょう。

 

■5．物件探し・賃貸契約

事業の性質に合った物件を探すことが重要ですが、全ての希望が適うとは限りません。叶えたい希望に優先順位をつけるようにしましょう。

自社ビル・事務所の場合は選んだ土地に建物を建てることになります。費用や面積から、実現可能な希望を絞り込んでおきましょう。

賃貸の場合は、複数の物件の中から、もっとも希望に沿っている物件を探し出し、内見後に、問題がなければ賃貸契約を進めます。会社謄本や会社印鑑証明書などが求められるため、あらかじめ用意しておきましょう。

 

■6．事務所の内装工事

建物を取得した後に内装工事に進みます。間仕切りや建具の取り付け、電気・通信などの工事を実施します。レイアウトを決定し業者に伝えましょう。ゾーニング（スペースの機能や用途ごとの区分け）や、人がスムーズに移動できる動線の設計が重要です。

たとえば、ゾーニングにおいては、業務スペースで取り扱う会社の情報が不用意に流失しないように、来客スペースから先の空間が見えないようにすることが求められます。サーバールームなどへの経路も限定するようにしましょう。

動線においては、コピー機は各デスクから簡単にアクセスできることが大切です。通路には人がすれ違うことのできる幅を用意するなども必要でしょう。

また、レイアウトは消防法の影響を受けることに注意が必要です。スプリンクラーの設置や、火災発生時などの避難経路の確保なども忘れずおこないましょう。

 

■7．事務所開設に必要な書類などの届出

事務所を開設する際には、さまざまな書類の提出が必要となります。事前に書類を把握して、期限内に提出できるようにしましょう。

種類	届出先	提出期限
登記申請	法務局	会社設立から2週間以内
法人設立届出書	税務署	会社設立から2週間以内
定款	公証役場	届出先と要相談
青色申告承認申請書	税務署	青色申告書による申告をしようとする年の3月15日まで（1月16日以後に開業した場合は、事業開始日から2ヶ月以内）
給与支払事務所等の開設届出書	税務署	事務所を開設した日から1ヶ月以内
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書	税務署	期限なし（特例は提出した日の翌月に支払う給与等から適用）
社会保険の新規適用届	年金事務所	事業所が厚生年金保険および健康保険に加入すべき要件を満たした場合から5日以内
雇用保険・労災保険の届出	労働基準監督署	保険関係が成立した日の翌日から起算して10日以内

各種の手続きに関しては、こちらの記事でより詳しく解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

会社設立に必要な手続きとは？会社形態による違いも詳しく解説【司法書士監修】

 

■8．備品やオフィス環境の整備

最後に、実際に事務所で使用する備品やオフィス環境を整備しましょう。業務に必要な物が揃えば、事務所の開設に必要なプロセスは完了します。

主に、次の物が必要です。

• オフィス家具
• 家電
• オフィスインテリア・小物
• 消耗品
• ネットワーク環境の整備
• 消防設備の確認

それぞれの詳細を解説します。

 

オフィス家具

オフィス家具として、デスク、チェア、パーテーションやロッカーなどを調達する必要があります。事務所内の面積や、間取り内に人数分・必要分のオフィス家具が揃えられるようにしましょう。

 

家電

家電は快適な業務のためには欠かせません。空気清浄機やサーキュレーター、掃除機や電子レンジ、冷蔵庫などを用意しましょう。事務所の規模によっては、業務用のサイズ・能力を持った家電が必要になることもあります。

 

オフィスインテリア・小物

事務所内の景観や清潔さを良好なものにするうえで、オフィスインテリアや小物の果たす意義は少なくありません。時計や観葉植物を揃えるほか、モノの散乱を防ぐためにコートハンガー、ゴミ箱なども用意しましょう。

 

消耗品

ファイル、のり、コピー用紙などの消耗品も事前に準備しておきましょう。消耗品を収納するための棚やロッカーなども準備しておくことで、整理整頓しやすくなります。

 

ネットワーク環境の整備

現代ビジネスの業務では、ほとんどの場合でインターネットを利用します。そのため、ネットワーク環境を整備することが大切です。レイアウトやパソコンの台数をもとに、配線を決めましょう。

床とパネルの間に配線を収納するOAフロア化という選択肢もあります。配線にひっかかるなどの事故を防ぐほか、事務所内の見栄えの改善にもつながります。OAフロアについてはこちらの記事もご覧ください。

OAフロアでスマートなオフィス！種類別の特徴や選び方を紹介

 

消防設備の確認

事務所は、消防法によって消防設備の用意が義務付けられています。消防法に基づいた設備があるかどうかを確認しましょう。

たとえば、集中ブースやパーテーションはそれが個室と見做される場合（仕切りが天井まで届いている場合など）に、新たな消防設備を設ける必要があります。また、使用するオフィス家具によっては消防法に抵触する恐れがあるため確認が必要です。

法令遵守をおこなうだけでなく、万が一の際に従業員の命と安全を守るために、消防設備の確認を忘れずおこないましょう。

事務所を開設しようとすれば、少なくない費用がかかってしまいます。しかし、適切な選択と工夫で、その費用を大幅に節約することが可能です。

事務所の開設費用を節約する方法を5つご紹介します。

• フレキシブルオフィスを活用する
• 内装工事は相見積もりをとる
• 家具・備品は中古やリースを活用する
• オフィスレイアウトを工夫する
• 補助金・助成金を利用する

それぞれの詳細を解説します。

 

■フレキシブルオフィスを活用する

自社ビル・事務所、賃貸以外の選択肢として提示したフレキシブルオフィスは、比較的安い費用での事務所開設を実現できます。

フレキシブルオフィスは、賃貸オフィスと違って違い、敷金や礼金、原状回復工事が不要です。さらにオフィス家具や家電、インターネット環境などが整っているため、設備投資を節約することができます。

一方でレイアウトの自由度が低い、法人登記に利用できるとは限らないというデメリットがあることも確かです。他の選択肢と比較して、利用するかどうかを検討してみましょう。

 

■内装工事は相見積もりをとる

内装工事の費用は、業者によって大きく異なることがあります。複数の業者から見積もりを取ることで、最もコストパフォーマンスの良い業者を選ぶことができるようになります。

ある程度の技術と労働リソースがあれば、一部の内装工事をDIYも視野に入ります。「この箇所はDIYするから値下げをしてもらえないか」と、業者に交渉することも可能になります。

ただし、専門的な知識や技術が必要な作業のDIYは避けましょう。たとえば、電気工事を素人が自力でおこなえば事故は必至で、電気工事法への違反にもつながります。安全性を確保するためにも、専門的な作業はプロに任せることが必須です。

 

■B工事区分を減らす

B工事区分はビルオーナー指定の工事業者が施工することから、見積が高くなりがちです。またハイパーテーションなどを立てると空調設備、消防設備、照明設備などの工事が発生してコストアップの要因ともなります。

天井まで完全に閉じないパーテーションをうまく使うなどしてB工事の範囲を減らすと、全体コストを抑えられる可能性があります。

 

■家具・備品は中古やリースを活用する

事務所の家具や備品は、新品を購入するよりも中古品やリースを利用する方が初期費用をおさえることができます。ある程度耐久性や見た目が摩耗していても問題ないものに関しては、利用を検討してみましょう。

ただし、中古やリースの利用は長期的に見ると購入するよりも費用が高くなる可能性があります。頻繁に使用するものが中古だとすぐに壊れてしまい、別のものを調達しなければならないかもしれません。

リースも長期契約になってしまうと、費用の合計が新品の購入費用を上回る可能性があります。

新品を買っておけばより質の高いものを安く、長く使用できた、ということになる可能性もあります。中古やリースを利用する場合には、対象を絞り込むようにしましょう。

 

■オフィスレイアウトを工夫する

オフィスレイアウトを工夫すれば、備品の数を減らすことで費用をおさえられる可能性もあります。たとえば、オフィスにフリーアドレス制を導入すれば、個々の従業員にデスクやチェアを用意する必要がなくなります。省スペース化も実現可能です。

アイリスチトセでは、フリーアドレスのオフィスに最適なオフィス家具を多数取り揃えております。レイアウト設計に関するサポートもでき、ワンストップでの対応が可能です。

 

■補助金・助成金を利用する

事務所の開設費用をおさえるためには、補助金や助成金の活用も重要です。特に、創業者向け補助金・給付金や地域中小企業応援ファンドなど、スタートアップ向けの補助金・助成金は大きな支援となります。

創業者向け補助金・給付金は、新たに創業する人に対し自治体別に提供されている補助金です。補助金の金額と範囲は自治体によって異なりますが、企業が第一歩を踏み出す際の手助けを受けられます。

地域中小企業応援ファンドは、中小企業庁が主導する助成金です。対象者は地域コミュニティへの貢献度が高い新規事業開発をおこなう企業となります。各都道府県ごとにファンドが存在しているため、事務所のある地域で利用できるか確認しましょう。

制度は年度によっても変更があるため、国や地方自治体の公式サイトで常に最新情報を確認しておくことが大切です。

※参考：独立行政法人 中小機構「J-Net21 創業者向け補助金・給付金（都道府県別）」/「地域中小企業応援ファンド（スタート・アップ応援型）」

事務所を開設する際には、多くの疑問が浮かびます。次のような疑問点をあらかじめ把握しておき、迷わず開設プロセスを進められるようにしましょう。

• 事務所の開設はどこで相談できる？
• 事業は個人と法人のどちらが良いか？

それぞれの詳細を解説します。

 

■事務所の開設はどこで相談できる？

事務所の開設は次の機関・組織で相談できます。

• 税務署
• 商工会・商工会議所
• 中小企業基盤整備機構
• よろず支援拠点
• 日本政策金融公庫
• 国や市役所が開催する創業支援セミナーや相談窓口

これらの機関では、税務や事業計画、設立手続きなどのアドバイスを受けることができます。また、事務所の物件探しや内装工事に関しては、アイリスチトセが相談を承っております。

アイリスチトセのオフィス移転トータルサービスでワンストップでサポートさせて頂きます。事務所の開設でお悩みがありましたら、ぜひアイリスチトセへご相談ください。

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■事業は個人と法人のどちらが良いか？

個人と法人にはそれぞれメリットとデメリットがあるため、両面を把握して選択することが重要です。

個人事業主と法人のメリットとデメリットは次のとおりです。

	メリット	デメリット
個人事業主	開業手続きが簡単 初期費用が少ない 一定までは税額が低い	経費範囲が狭い 稼ぐほど所得税の税率が上がる
法人	社会的な信用がある 経費範囲が広く柔軟 一定の所得を超えたら節税になる	手続きが多く、費用もかかる 赤字でも税金の支払いがある

利益額や売上高によって税額が変わるため、節税の観点からある段階を基準に法人化が有効です。個人事業主の法人化は、次のタイミングで検討してみましょう。

• 年間の所得額が800万円を超え始めたタイミング
• 消費税の課税事業者になったタイミング

法人のメリットは収入が多い場合に大きくなるため、適切なタイミングで法人化を検討することが重要です。

事務所の開設は、人員の増加や事業の拡大に適応するために有効な手段の一つです。事業の信頼性や人員のコミュニケーション・生産性向上を通じて、ビジネスのステップアップを目指しましょう。

事務所の開設には事業計画の策定や物件の選択・取得、手続きが必要です。実際に開設までたどり着くためには、複雑なプロセスを踏まえることになるため、正しく知識を身に着けることも重要です。事務所内のレイアウトなど、働きやすさに直結します。

アイリスチトセでは、事務所選びから内装、レイアウト、家具選びまでをワンストップでサポートさせて頂きます。事務所の開設を検討中の方は、ぜひアイリスチトセにご相談ください。

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