オフィスには社内ルールが必要？策定するメリットやユニークなルール例を紹介

社内ルールは就業規則のように規定することが法律で義務化されていません。そのため、策定していないという企業も多いでしょう。

社内ルールを策定しておくメリットは多岐に渡ります。従業員が快適に働ける環境を整備できるほか、情報漏洩などのトラブルの防止、業務効率の向上につながるでしょう。

そこでこの記事では、社内ルールの基礎知識や策定する意義などを解説します。コミュニケーション不足やモチベーション低下など課題の解決につながる社内ルールの具体例も併せて紹介するので、ぜひ最後までお読みください。

社内ルールとは企業が個別に策定する、社内のみで適用されるルールのことです。次のような外見的なルールと内面的なルールが含まれています。

ルールの重さには幅があり、たとえば集中ブースの使い方のようなライトといえるルールからデータの持ち出しやコンプライアンスのように、厳守しないと大きなトラブルに繋がる重要な行動規範までさまざまです。

就業規則には、労働基準法によって明記が定められている事項があります。就業規則とは別に社内ルールを策定しても、内容によっては労働基準法が定める事項の一部としての取り扱いが必要です。そのため、社内ルールに労働基準法が定める事項が含まれ散る場合は、就業規則に明記するようにしましょう。

また、社内ルールには従業員に課す内容のほかに、企業に課す内容もあります。企業に課すルールの具体例としては、報酬や評価制度などがあげられます。

就業規則は従業員の賃金や労働時間などの労働条件に関することや、職場内の規律などを定めた規則集のことです。具体例としては賃金や労働時間、休日などの規定があげられます。就業規則は、労使間の合意がなければ運用できません。

労働基準法第89条では、従業員10人以上の企業に対し、策定および労働基準監督署への届出が義務付けられています。

※出典元：e-GOV法令検索「労働基準法」

一方の社内ルールは法律で義務化されていないため、策定するかは企業側で自由に判断できます。社内ルールの内容は企業の方針を基準にしたものが多く、労使間の合意や労働基準監督署への届出も不要です。

社内ルールは法律で義務付けられていないため、策定しなくても罰されることはありません。しかし、従業員向けに社内ルールを策定すると、労働環境の整備やトラブルの防止などのさまざまな効果が期待できます。

■「働きやすい職場」を整備できる

社内ルールは、就業規則に比べて柔軟性が高い傾向にあります。従業員のニーズを反映させた内容を社内ルールに盛り込むと、労働環境の改善につながります。具体例としては、誰でも扱いやすくするために書類は時系列でまとめる、ノー残業デーを設ける、集中ブース等の利用ルールを決めることなどがあげられます。

従業員のニーズを反映させた社内ルールなら納得感があるため、浸透させやすいでしょう。また、快適な労働環境を維持するには、状況に応じてルールの内容を変更することも大切です。

働きやすい職場を作り上げるメリットや方法は、こちらの記事で詳しく紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

働きやすい職場を実現しよう！7つの特徴と改善の施策を紹介

■トラブルを防止できる

従業員が社内ルールに沿った行動や意識を心がけることで、情報漏洩や不正などのトラブルを防止できます。近年、機密文書の持ち出しや情報漏洩による事件が多発している状況です。企業へのダメージを防ぐためには、情報漏洩や不正を抑止するための内容を盛り込んだ社内ルールが有効です。

対処法も併せて定めておけば、万が一のときに迅速な対応ができるでしょう。

社内ルールの内容には、機密情報の取り扱いや持ち出しなどの重要事項も含まれますが、重要事項のような「厳守させたいルール」については就業規則にも明記しておくと良いでしょう。

■生産性の向上が期待できる

社内ルールの策定は、従業員の生産性にも影響します。社内ルールには、業務マニュアルや作業手順書を含めることが可能です。社内ルールに業務の最適な進め方が示されていれば、どの従業員が担当しても同じレベルで業務を進められるようになります。

経験が浅い従業員でも、業務マニュアルが整備されていれば安心して業務を担当できるでしょう。従業員の作業レベルが統一されると生産性の向上が期待できるため、社内ルールには業務マニュアルや作業手順書を盛り込むのがおすすめです。

社内ルールには従業員向けだけでなく、企業向けの内容を盛り込むことも可能です。

■従業員のモチベーションアップが期待できる

社内ルールに盛り込む内容は、企業ごとに自由に決められます。規律を順守し、成果を出した従業員に何らかの報酬を与える社内ルールを策定すると、従業員のモチベーションアップが期待できます。また、社内ルールに企業向けの内容を盛り込むことで、従業員との平等性を図ることが可能です。

企業向けルールの具体例は、次のとおりです。

• 評価制度
• スキルアップサポート制度　など

インセンティブやスキルアップに関する内容を盛り込めば、従業員のモチベーションアップだけでなく、帰属意識を高められる可能性もあります。

手順に沿って社内ルールを策定すると、完成度を高められます。ここからは社内ルールの基本的な策定手順を紹介するので、自社で策定する際に役立ててください。

■1：現状の把握・見直しをおこなう

社内ルールを策定する際には、まず現状を把握することから始めましょう。課題を特定することで、より完成度の高い社内ルールを策定できます。既存の社内ルールがある場合は、実態や影響なども併せて確認しましょう。

最初に策定した時点から更新していなければ、現状に合わない内容が含まれている可能性があります。たとえば新しい働き方の導入や経営理念に変更があったにもかかわらず、古い内容で運用されているケースです。現状と合っていない内容があれば、見直しの対象にしましょう。

■2：社内ルール策定の目的を明確にする

現状の把握や見直しをした後は、社内ルールを策定する目的を明確にしましょう。目的が明確でない場合、誰のために策定されたのか、企業にとって必要なルールなのかがわからなくなります。課題の解決に至らないルールとなってしまっては、策定する意味も薄れてしまいます。

また、社内ルールを策定しても、従業員が順守しなければ無意味です。従業員が納得できるルールであれば、それに沿った行動や意識を心掛けやすくなり、順守してもらえる可能性が高いでしょう。

■3：自社に適した項目を定める

社内ルールを策定する目的を明確にした後は、項目を定めましょう。ルールに定める項目は、自社に適したものにすることが大切です。社内ルールの項目例は、次のとおりです。

たとえば英語圏の従業員が多い場合、社内の共通言語を英語にするのも選択肢の一つです。また、厳守すべき行動規範のような項目を定める場合、就業規則に明記するためにピックアップしておきましょう。

■4：業務内容との整合性を確認する

社内ルールに含める項目を定めた後は、業務内容との整合性を確認しておきましょう。業務内容と整合性がとれていない場合、従業員の行動が規制されすぎて業務に支障を来すおそれがあります。

たとえば社外へのパソコンの持ち出しを一切禁止にすると、社外での打ち合わせが多い部署や職種の業務が非効率になってしまう可能性があります。従業員の意見を反映させると、業務に支障が出るのを防ぐことが可能です。現場で働く従業員にヒアリングし、定めた項目が業務に影響がないかを確認するようにしましょう。

■5：すべての従業員に周知する

社内ルールを策定したら、すべての従業員に周知しましょう。従業員に周知されていなければ、社内ルールを策定しても浸透せず、予期せぬトラブルにつながる可能性があります。

広く周知するには社内掲示板や回覧、社内ポータルなどを活用する方法もあります。また、ルールブックを作成して各部署に配布しておくと、いつでも内容を確認できるので便利です。

完成度の高い社内ルールを策定するには、いくつかのポイントを押さえておく必要があります。ここからは社内ルールを策定する際のポイントを紹介するので、意識しながら策定を進めてみてください。

■企業理念に基づいた内容を盛り込む

企業理念に沿った社内ルールを策定すると、従業員の理解を深められ、浸透しやすくなります。

企業理念に沿わない内容の社内ルールでは、従業員が矛盾を感じ、社内に浸透しない可能性があります。社内ルールに企業理念に関する内容を盛り込めば、理念に沿った行動とは何かを明文化できるため、従業員への理解を深められます。

■従業員の意見を取り入れる

実際に社内ルールを策定するのは、経営陣や一部の部門かもしれません。しかし、経営陣や一部の部門だけで社内ルールを策定すると、偏った内容になりがちです。また、従業員の行動を過度に制限する社内ルールだと、従業員の不満が募り、モチベーションの低下につながるおそれがあります。

そのため、社内ルールを策定する際には、従業員の意見を取り入れることが大切です。従業員の意見を聞くには、社内アンケートや各部署の関係者を集めたミーティングなどの機会を設ける方法があります。

■すべての従業員を対象にする

社内ルールは、経営陣を含めたすべての従業員を対象にするようにしましょう。社長や経営陣などの一部の従業員を対象外とした社内ルールでは、不公平感が生じて従業員の不満につながる可能性があります。

対象外の従業員が存在する社内ルールでは、社内に浸透しにくいだけでなく、運用自体が上手くいかないでしょう。社内ルールは特定の従業員を外すのではなく、すべての従業員を対象にすることが大切です。

社内ルールが浸透して上手く運用するようになれば、社内秩序を維持でき、風通しの良い環境を実現できる可能性があります。しかし、さまざまな効果を期待して策定した社内ルールが、思わぬ事態を招くおそれもあります。

■従業員にストレスを与える可能性がある

社内ルールの項目や内容は、企業ごとに自由に定められます。ルールを定める際には、項目数や内容が多くなりすぎないように注意しましょう。ルールが多すぎると行動が制限されて窮屈になり、従業員がストレスを感じてしまう可能性があります。

細かいルールを順守することに圧迫感を感じると、より自由に働ける企業を求めた離職にもつながりかねません。社内ルールによる組織の崩壊を防ぐためにも、ルールを作りすぎないように注意が必要です。

■発案力や思考力の低下を招くおそれがある

多くのことが社内ルールで決められていると、それに沿って行動することに重きをおくようになり、従業員の発案力や思考力が低下する可能性があります。従業員がルールさえ順守すれば良いと考えるようになると、社内ルールを策定する本来の目的から外れてしまいます。

マニュアルに沿った行動だけの従業員ばかりになると組織が硬直化してしまうため、考えて行動する機会を減らすことにならないように注意しましょう。本来の目的を果たし、発案力や思考力が高められる環境を整備するためにも、柔軟性の高いルール作りを心がけることが大切です。

最後に、企業が抱える課題の解決につながる社内ルールの具体例をご紹介します。

■コミュニケーションの活性化を促すルール

社内コミュニケーション不足を課題に抱えている場合は、従業員同士が接する機会を増やすようなルールが効果的です。コミュニケーションの活性化が期待できる社内ルールの具体例は、次のとおりです。

• フリーアドレス制の導入
• 1on1ミーティング
• 飲み会・ランチ制度　など

フリーアドレス制を導入すると毎日着席するデスクが変わるため、接する機会が少ない従業員同士のコミュニケーションが生まれる可能性があります。集中ブースや窓際のカウンター席などの異なるタイプのスペースを設置すれば、業務に応じて使い分けられます。

1on1ミーティングは上司と部下が1対1で話せるため、定期的に実施すれば信頼関係が構築され、切り出しにくかった相談がしやすくなるでしょう。そのほか、飲み会やランチ制度でコミュニケーションの活性化を図っている企業もあります。

■従業員のモチベーションアップにつなげるルール

モチベーションの低下を課題に抱えている企業は、従業員に興味を持ってもらえるような社内ルールを策定すると効果的です。従業員のモチベーションアップが期待できる社内ルールの具体例は、次のとおりです。

• ピアボーナス制度
• 特別休暇
• 人事評価制度
• キャリアアップ制度　など

ピアボーナス制度とは、従業員同士で感謝の気持ちや成果に対する称賛をする制度です。表面化しにくかった活躍も可視化されるため、従業員にポジティブな影響を与えられます。

また、資格取得や自己啓発などをサポートする制度を設けると、自身を高められるため、モチベーションアップが期待できます。

■快適な労働環境を目指すためのルール

従業員が働きやすい環境の整備を目指す場合は、社内ルールにワーク・ライフ・バランスを実現しやすい内容を盛り込むと効果的です。労働環境の改善が期待できる社内ルールの具体例は、次のとおりです。

• 勤務時間や勤務場所を選べるルール
• 強制的にパソコンをシャットダウンするルール　など

ライフスタイルや価値観などの多様化により、ワーク・ライフ・バランスが重視され、柔軟な働き方を求める人が増えてきました。時間や場所を選べる働き方はワーク・ライフ・バランスを実現できるため、従業員の満足度も高まるでしょう。

また、長時間労働は従業員の心身に負荷がかかり、健康に悪影響をおよぼす可能性もあります。特定の時間になるとパソコンを強制的にシャットダウンするルールを盛り込めば、それ以上業務を続けられないため、長時間労働の軽減につながります。

■従業員の健康を増進させるためのルール

従業員が健康に問題を抱えると、長期休職や離職につながりかねません。近年は、従業員の健康サポートに積極的に取り組む企業も増えています。

従業員の健康を増進させる社内ルールの具体例は、次のとおりです。

• 健康プログラムへの参加
• 就業開始時のエクササイズ実施
• ストレスチェックの実施　など

日常的にストレスを抱えていると、メンタルに不調を来すおそれがあります。従業員の心身の健康を守るためにも、フィジカルだけでなく、メンタルのサポートに関する内容を社内ルールに盛り込みましょう。

なおストレスチェックに関しては、労働安全衛生法の改正により、従業員50人以上の企業には義務付けられています。

社内ルールの項目や内容は、企業ごとに自由に策定できます。策定する際には目的を明確にし、企業理念に沿った内容を盛り込むことが大切です。従業員の声を反映させれば浸透しやすくなり、満足度も高まるでしょう。

ただし、制限される行動が多すぎると硬直した組織になりかねないため、従業員の発案力や思考力を発揮できる範囲でルール作りをするよう心がける必要があります。また、内容が古いままでは十分な効果が期待できないため、定期的に見直すようにしましょう。