オフィスリニューアルの流れと進め方｜改装の効果や費用、事例も紹介

まずは、オフィスリニューアルの意味と、類義語である「リノベーション」「改修」との違いを押さえておきましょう。

オフィスリニューアルの意味と注目されている背景

オフィスリニューアルとは、現状のオフィス空間をより機能的で働きやすい環境へとアップデートすることです。単なる内装の改修ではなく、従業員の働き方や企業ブランディングを反映したオフィス空間の実現を目的としています。

オフィス内の設備や機能の刷新、古くなった内装や使い勝手の悪いレイアウトの見直しなどが、オフィスリニューアルの一例です。

近年、テレワークの普及や働き方の多様化に対応するため、オフィスリニューアルを検討する企業が増えています。職場環境を整備して使い勝手がよく快適なオフィスをつくり上げることは、従業員のエンゲージメント向上や作業効率のアップなどに寄与する戦略として重要視されています。

「リノベーション」「改修」との違い

「リノベーション」は、建物に新たな価値や機能を付け加えること。一方「リニューアル」は、劣化したものの価値を回復し、より高めるというニュアンスが強い言葉です。

「改修」は、建物の老朽化した部分や設備の修理・補修を意味し、機能を元の状態に回復することがおもな目的です。なお、「リニューアル」と「改装」は同じ意味で使用されます。

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オフィスリニューアルの効果やメリットを解説します。リニューアルにより使い勝手がよく快適なオフィスになれば、業務効率や生産性、企業イメージの向上といった効果が期待できます。 

1. 業務効率・生産性の向上

従業員の働き方に合わせたレイアウトに変更すると、業務が効率化され、生産性の向上につながります。例として、従業員が頻繁に使用する機器を集めた共有スペースをアクセスしやすい場所にレイアウトし、業務のスムーズな流れをサポートするといった工夫が挙げられます。

テレワークやWeb会議が多い企業であれば、専用のブース席や個室を用意することで従業員が集中して業務に取り組めるようになり、業務効率や生産性の向上が期待できるでしょう。

2. コスト削減

オフィスリニューアルは、コスト削減にも効果的です。たとえば、省エネ設計の導入や老朽設備の更新により、電気代・空調費の削減が可能になります。また、動線の最適化や使用頻度の低いスペースの有効活用も、空間コストの見直しにつながります。

3. コミュニケーションの活性化

オフィスリニューアルにより、従業員が行き来しやすいレイアウトに変更することで、コミュニケーションの活性化が狙えます。具体的な方法は、スペースごとの仕切りをなくす、気分や仕事内容に合わせてオフィス内の働く場所を選べるフリーアドレス制を導入するなど。

決められたスペースに縛られずに働けると、異なる部署間での交流も活性化し、何気ない会話から新しいビジネスのアイデアが生まれるかもしれません。また、組織としての一体感も醸成され、チームワークの向上が期待できるでしょう。

こうした形式にとらわれない交流は「インフォーマルコミュニケーション」と呼ばれ、生産性の向上に貢献する新しい働き方として注目されています。

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4. 企業ブランドのイメージアップ

リニューアルの際、オフィスデザインに企業理念やコンセプト、価値観などを取り入れて刷新すると、企業のブランドイメージを高められます。特に、オフィスエントランスや来客スペースのデザインを洗練されたものにすると、オフィスを訪れた人やホームページ掲載の写真を見た人に好感を抱かせる効果が期待できます。

就職活動中の学生がオフィスデザインをとおして企業によい印象を抱けば、採用力の強化にもつながるでしょう。

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 5. モチベーション・エンゲージメントの向上

快適で働きやすいオフィス環境にリニューアルすれば、従業員の満足度が高まり、モチベーションやエンゲージメントも向上します。おしゃれなカフェスペースや居心地のよいリフレッシュスペースを設置するなどの工夫も、従業員の満足度アップに効果的です。

さらに、企業の価値を実感できる空間づくりによって帰属意識が強まれば、離職率の低下も期待できます。

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オフィスリニューアルには「全体リニューアル」と「部分リニューアル」の2種類があります。

オフィスリニューアルの費用は規模や工事内容、デザインにより大きく変動します。坪単価での目安は、次のとおりです。

オフィスリニューアルの流れは、おもに次の6ステップです。

1. リニューアルの目的・コンセプトを明確化する
2. スケジュールと予算を組む
3. レイアウトやインテリアを決める
4. 手続きや届出を確認する        
5. リニューアル工事を進める        
6. リニューアル後の保証やアフターフォローを確認する

1. リニューアルの目的・コンセプトを明確化する

まずは、リニューアルの目的とコンセプトを検討し、明確化します。レイアウト変更による業務効率アップ、従業員のエンゲージメント向上、企業ブランディングの強化など、従業員の現状の働き方や、既存オフィスの課題解決に向けた目的・コンセプトを設定しましょう。設定後は目的・コンセプトに合わせて、リニューアルの範囲を決めていきます。

その際、経営者層やリニューアルを担当するチームだけではなく、現場で働く従業員の意見を取り入れることが重要です。要望を統合し、企業と従業員の双方の利益となるような目的とコンセプトを設定するのがポイント。社内で意見を募ると解決すべき事項が膨大になる可能性があり、すべての悩みを一度に解決するのは難しいため、課題には優先順位をつけておきましょう。

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2. スケジュールと予算を組む

リニューアルの目的・コンセプトを決定したら、スケジュールと予算を組んでいきます。オフィス全体をリニューアルする場合は、業務に支障が出ないようにスケジュールを考えることが大切です。長期休暇中など、実際の業務に影響しないタイミングでリニューアル工事を完了できるのであれば問題ありませんが、不可能な場合は業務スペースを移動させる、仮オフィスに一時移転するといった対応が必要になります。オフィスリニューアル時に一時移転を伴う場合は、その費用も予算に含めておきましょう。

リニューアル全体の予算を算出したら、オフィスデザイン業者に見積もりを依頼し、 予算が決まっている場合は、見積もりの段階で伝えます。見積もりは一社だけではなく、複数社に依頼するとよいでしょう。各業社が提案するプラン内容や費用を比較し、最も妥当だと感じられるオフィスデザイン業者へ依頼します。依頼後、費用と工期が確定したら、実際に工事をおこなう日程を決定します。

3. レイアウトやインテリアを決める

最初に決めた目的・コンセプトに合わせて、レイアウトや導入するオフィス家具を決定します。オフィスデザイン業者に希望を伝えれば、より自社に合ったものを提案してもらえます。オフィス家具やレイアウトの見本に、目をとおしておくのもおすすめです。

実際のオフィスのレイアウトや動線設計を意識しながら、リニューアルの準備を進めていきましょう。

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4. 手続きや届出を確認する

オフィスリニューアルに伴い、必要な手続きや届出を確認します。賃貸オフィスでは、リニューアル前にオーナーの承諾が必要な場合があります。また、間取りや部屋数の変更など、リニューアルの内容によっては、管轄の消防署への届出が必要なケースもあります。

手続きや届出が漏れていると工事の中断、遅延につながるため、事前にしっかりと確認しておきましょう。

5. リニューアル工事を進める

実際に工事が始まったら、工事中の進捗管理をおこないましょう。施工業者と連携して進捗を常に確認し、スケジュールどおりに進んでいるかを把握します。

6. リニューアル後の保証やアフターフォローを確認する

工事完了後に問題があった場合、すぐに対応してもらえるよう、保証やアフターフォローについて、事前に施工業者に確認しておきましょう。工事完了後のオフィスを細部までチェックし、計画どおりの仕上がりではない、不具合があるなどの問題が発生した場合は、施工業者に修正を依頼します。

守るべきルールやサポート制度などを把握し、より効率的なオフィスリニューアルを実現しましょう。オフィスリニューアルの際に押さえておきたい注意点を解説します。

原状回復と施工可能範囲について確認する

オフィスが賃貸物件の場合、退去時に原状回復（入居前の状態に戻すこと）が必要になります。たとえば、既存の床材やパーテーションを撤去する工事をおこなった場合、元に戻す義務が生じ、その分の手間と費用が増えます。事前に管理会社やオーナーに相談し、工事区分や、どこまで原状回復義務があるのかなどを確認しておきましょう。

また、施工できる範囲も決まっています。賃貸オフィスの場合、基本的に共用エリアは改装できません。さらに建築基準法上、改装不可の箇所もあります。施工可能な範囲を把握してから改装を進めましょう。

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消防法を遵守したレイアウトにする

オフィスリニューアルにあたり、従業員にとっての使いやすさだけではなく、消防法をしっかりと守るレイアウト・デザインにすることも重要です。消防法では、火災などでオフィスに発生する損害を抑制して従業員の生命を守るために、レイアウトや設備に条件が設定されています。

たとえば、ワークスペースの仕切りが天井に届く高さである場合、消防法の基準ではそのスペースは個室とみなされるため、スプリンクラーや火災報知器などの設置が義務付けられます。

こうした基準を満たしていないと、消防署からの検査時に対応の命令が下されます。命令に従わず適切な設備を用意しない場合は、刑事罰に処される可能性もあるため、注意が必要です。

さらに、避難経路は適切な通路幅で確保されている必要があるなど、守るべき事項は多岐にわたります。法令の遵守は従業員の安全を守るためにも欠かせません。オフィスデザイン業者とともに、消防法を考慮したデザインでリニューアルを進めていきましょう。

リニューアル中の業務スペースを確保する

リニューアルの規模が大きい場合は、普段の業務に影響が出るため、オフィスを一時的に移転する必要が出てきます。そうした際には、レンタルオフィスやシェアオフィスの利用が有効な選択肢となります。

レンタルオフィスやシェアオフィスは、1ヵ月程度の短期間から利用できるものも多く、リニューアル時にも活用しやすいでしょう。なかには敷金や礼金が不要なところもあります。

移転が短期間の場合、通常の賃貸オフィスを契約するよりもお得に利用できる可能性が高いため、検討してみましょう。

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補助金・助成金の活用でコストをおさえる

オフィスリニューアルにかかる費用は決して安いものではないため、補助金や助成金で費用を節約しましょう。国や自治体が提供するサポートが利用できるかどうかを、事前に調べておくと効率的です。

たとえば、オフィスのリニューアルにあたってクラウドシステムやソフトウェアを導入すると、IT導入補助金の対象になります。IT導入補助金では、補助の対象となる費用の2分の1、最大450万円が支給されます。他にも、働き方改革推進支援助成金など、オフィスのリニューアルに関連づけられる制度が存在します。ただし、応募の期限が定められている、審査が必要になるなどのケースもあるため、注意が必要です。

自社で利用できる補助金や助成金かどうか、ホームページなどで最新の情報を確認しましょう。

オフィスリニューアル時に、レイアウトやデザインを決める際のポイントを紹介します。

リニューアルの目的に沿ったレイアウト・デザインを採用する

レイアウトやデザインは、リニューアルの目的やコンセプトに合わせることが重要です。業務の効率アップ、従業員の満足度向上など、既存オフィスの課題解決のために設定した目的・コンセプトを、リニューアル時のレイアウトやデザインに落とし込みましょう。

目的・コンセプトを意識すると、具体的なレイアウトやデザインの方針が固まりやすくなります。

従業員の声を取り入れる

リニューアル後、実際にオフィスを使用する従業員の意見は貴重です。そのため、ヒアリングやアンケートを実施し、従業員の声を集めましょう。従業員視点をレイアウトやデザインに反映すると、居心地がよく快適な空間づくりにつながります。

企業ロゴやコーポレートカラーを取り入れる

オフィスデザインに企業の理念や価値観を反映させることで、従業員のエンゲージメントやブランディング効果を高められます。コーポレートカラーをイメージした内装に仕上げる、エントランスにロゴを取り入れるなどの工夫をしてみましょう。

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従業員の働きやすさを意識する

オフィスの機能に合わせたゾーニングやレイアウトは、従業員の働きやすさに直結します。業務エリアの近くにリフレッシュスペースを設置する、応接室はエントランス近くに配置するなど、適切な動線設計は、業務効率や生産性向上に寄与します。

オフィスリニューアルには専門知識が求められるため、信頼できる業者へ相談しましょう。専門業者に相談・依頼をすると適切なアドバイスがもらえ、オフィスリニューアルをスムーズに進めやすくなります。オフィスリニューアルを依頼する業者は、次のポイントを押さえて選定するとよいでしょう。

• 実績が豊富か：施工実績が豊富な業者は経験に基づく柔軟な対応が可能。公式サイトなどで紹介されている事例も参考になる。
• 法令に対応できるか：消防法や建築基準法に精通し、賃貸契約上の注意点も理解している業者であれば安心して依頼できる。
• アフターサポートが充実しているか：施工後の不具合対応や保証制度、定期メンテナンスが整っている業者を選ぶと、安心して長期運用できる。

オフィスリニューアルにより、社内で抱える課題の解決に成功した企業の事例を紹介します。自社のオフィスリニューアルを検討する際の参考にしてみてください。 

感染症対策に配慮したワークスペース｜株式会社セブン-イレブン・ジャパン

新型コロナウイルス感染症の流行以降、感染症対策は企業にとっても重要な課題の一つです。感染症対策がしっかりとおこなわれていれば、従業員も安心して働くことができます。

「株式会社セブン-イレブン・ジャパン」では、個人用のワークスペースを設置してより集中しやすい環境づくりをおこなうと同時に、対人接触を減らした働き方を可能にしています。

社内の一体化とSDGs推進を達成｜株式会社TBSスパークル

従業員の働きやすさにフォーカスすることは、オフィスリニューアルの成功ポイントの一つです。

「株式会社TBSスパークル」では、部署の壁を超えた交流をとおして社内が一体化し、これまでの価値観を超えたイノベーションを起こすため、そして社内のSDGsへの意識を高めるために、オフィスリニューアルを実施しました。

部署別から働き方別のレイアウトに変更し、横のつながりを強化しています。また、SDGsの要素では、ものを捨てずにシェアする「SHARE DOCK（シェアドック）」と呼ばれる場所を設置しました。

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人材確保につながるオフィスリニューアル｜アスクル株式会社

新しい働き方を取り入れ、それに合わせてオフィスリニューアルを実施することは、従業員エンゲージメントの向上や人材確保につながります。

「アスクル株式会社」では、新しい働き方にフォーカスし、人材確保や離職率低下を目指してオフィスリニューアルを実施。テレワークでの働き方や、部署によってはフレックス制度を導入することで、従業員にとって自由度の高い働き方を実現しました。しかし、新しい働き方ではコミュニケーション不足が課題となるため、コミュニケーション活性化の仕掛けづくりにも取り組んでいます。

カフェスペースは、仲間と集うオアシスをコンセプトにリニューアル。個人でも複数人でも使える居心地のよい空間をつくり上げました。執務室エリアにも、気軽な立ちミーティングに使えるハイカウンターを設置。社内イベントも積極的に開催し、コミュニケーションが生まれるような工夫をしています。これらの施策には、従業員のエンゲージメントを高め、人材確保や離職率低下につなげる狙いがあります。

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【インタビュー】アスクル株式会社 ～「ミライベースプロジェクト」で実施した本社リニューアルと働き方の変化とは～

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オフィスリニューアルを検討する際は、単なる内装の改修に留まらず、現状のオフィス空間を機能的かつ働きやすい環境へとアップデートすることが重要です。オフィスリニューアルを成功させれば、業務効率や生産性の向上、従業員のエンゲージメントや企業ブランドの強化といった効果が得られるでしょう。リニューアルに際しては専門的な内容も多いため、信頼できる業者と相談しながら、働きやすい職場環境をつくり上げましょう。

アイリスチトセは、オフィスづくりに関して広く相談を承っています。豊富な実績と蓄積したノウハウから、お客様のニーズに沿ったオフィスリニューアルをご提案します。オフィスリニューアルを検討されている場合はぜひ一度アイリスチトセにご相談ください。

アイリスチトセへのご相談はこちら

https://www.irischitose.co.jp/office-renovation/