オフィスにおけるミーティングスペースの必要性と重要性｜種類や設置するメリットを解説
オフィスレイアウト・デザイン・設計
新しいワークスタイルの導入にともない、ミーティングスペースを見直す企業も増えています。
しかし、従業員が顔を合わせる機会が少なくなった今、オフィス内にミーティングスペース自体が必要なのか、疑問に感じている企業の担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、オフィスにおけるミーティングスペースの必要性や重要性、設置するメリットなどを解説します。
設置する際のポイントや設置事例も併せて解説するので、自社にミーティングスペースの設置を検討している企業の担当者はぜひこのまま読み進めてみてください。
目次
オフィスにおけるミーティングスペースの必要性
近年、働き方改革の一環として、フリーアドレスやABWなどの新しいワークスタイルを導入する企業が増えました。
しかし従業員が自由に席を選べるワークスタイルの場合、社外秘の情報を扱う場合や、チームで情報を共有するときは別途場所を設けなければなりません。
そのため、新しいワークスタイルが導入され、オフィス内でミーティングをする機会が減ったとしても、ミーティングスペースは必要になります。
また、こうした状況を受け、オフィス環境やレイアウトを見直し、ミーティングスペースを新たに設置する企業が増えているのも現状です。
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オフィスにミーティングスペースを設置するメリット
オフィスにミーティングスペースを設置すると、思い立ったときにすぐに打ち合わせができる、適した環境でミーティングがおこなえるなどのメリットがあります。
■思い立ったときにすぐに打ち合わせができる
オフィスにミーティングスペースを設置すると、必要なタイミングですぐにミーティングを始められます。思い立ったときにミーティングできる環境が整備されていれば、メンバー同士ですぐに情報を共有することが可能です。
アイデアが浮かんだタイミングでメンバーに意見を聞き、ブラッシュアップできる可能性もあります。
また、ワークスペースから遠い場所に設置すると、移動に手間がかかります。ワークスペースの一角に設置すれば移動時間を省けるため、急なミーティングにもすぐに対応できます。
■適した環境でミーティングがおこなえる
ミーティングスペースでは会議用ツールやホワイトボードが使用できるため、意見や情報を書き留めて参加者全員で共有することが可能です。
また、機密性が高い情報を扱う際にも、ワークスペースとは別にミーティングスペースがあると、情報漏洩のリスクを軽減できます。
■さまざまな用途で利用できる
ミーティングスペースは、利用用途をミーティングのみに限定する必要はありません。さまざまな用途に対応できるようにすると、利用頻度が増えてスペースを有効に活用できます。ミーティングスペースのミーティング以外の活用例は、次のとおりです。
- フリースペース
- リフレッシュスペース
- 来客対応
- 採用面接 など
ミーティングをおこなわないときはフリースペースやリフレッシュスペースとして活用することも可能です。
他部署の従業員が集まるため、社内コミュニケーションの活性化が期待できます。さまざまな用途での利用を想定し、柔軟に対応できるミーティングスペースを設置しましょう。
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ミーティングスペースの種類
ミーティングスペースは、大きくわけるとクローズドタイプとオープンタイプの2種類があります。さらにオープンタイプは、着座タイプとスタンディングタイプに分かれています。
それぞれ特徴や適した使い方が異なるため、自社にはどのタイプが適しているかを比較してみましょう。
| ミーティングのタイプ | 特徴 | 適した使い方 |
| クローズドタイプ | 壁や間仕切りに囲まれた完全クローズな空間 |
|
| オープンタイプ（着座タイプ） | ワークスペースや通路などのオープン空間の一角に設置するタイプ |
|
| オープンタイプ（スタンディングタイプ） | 立位のままでミーティングをおこなうタイプ | 短時間のミーティング |
■クローズドタイプ
クローズドタイプは、四面が壁や間仕切りに囲まれた完全クローズな空間です。会話の内容が外部に漏れにくく大型の設備も設置できるため、機密性の高い情報を扱うミーティングや会議用ツールを利用するミーティングなどに向いています。
利用人数や確保できるスペースに応じて、大人数用または少人数用を設置することも可能です。大人数用は数十人以上を収容できるため、株主総会や研修、会社説明会などの大規模なイベントにも対応できます。
数人程度を収容できる少人数用は部署の報告会議や商談など、日常的なミーティングで利用されるケースが多い傾向があります。
■オープンタイプ
オープンタイプには、着座タイプとスタンディングタイプの2種類があります。壁や間仕切りがないため、機密性の高い情報を扱うミーティングには不向きです。
オープンタイプ（着座タイプ）
着座タイプは、ワークスペースや通路などのオープンスペースの一角に設置するタイプです。机と椅子を設置するだけなので、空いているスペースがあればすぐに導入できます。
すぐに人を集められるため、短時間の情報共有や簡易的な報告などの少人数のミーティングに向いています。スペースが確保できれば、一つの空間に複数のミーティングスペースを設置することも可能です。
オープンタイプ（スタンディングタイプ）
スタンディングタイプは、立位のままでミーティングをおこなうタイプです。チェアを設置しないため、省スペースでも導入できます。
長時間座位の状態が続くと血流が悪くなり、健康リスクが懸念されますが、スタンディングタイプは短時間でも立位の時間を確保することが可能です。その結果、体への負担を軽減し、健康維持につながる可能性があります。スタンディングタイプは着座しないため、短時間のミーティングに向いています。
オフィスにミーティングスペースを設置する際のポイント
ミーティングスペースを設置する際には、用途や目的を明確にする、設置場所や広さを決めておくなどのポイントを押さえておきましょう。
■用途や目的を明確にする
ミーティングスペースは、ミーティング以外にもさまざまな用途で活用できます。しかし、ミーティング内容によって適したタイプは異なるため、メインとなる用途は明確にしておくことが大切です。まずは社内で、ミーティングスぺースの用途と、それに伴いどのような広さの物がどれぐらいの数必要であるかを明確にしましょう。
たとえば、気軽にコミュニケーションを図る場を作りたい場合はオープンタイプ、機密性の高い情報を扱うミーティングが多い場合はクローズドタイプが適しています。
頻度が多いミーティング内容や目的などを調査し、自社に適したミーティングスペースを設置しましょう。
■設置場所や広さを決めておく
ミーティングの用途や目的を明確にした後は、設置場所と広さを決めましょう。来客とミーティングする機会が多い場合はエントランス付近、部署内での打ち合わせが多い場合はワークスペースの一角など、利用頻度や用途も考慮することが大切です。
また、ミーティングスペースの広さは、収容人数も想定して確保しなければなりません。部署の報告やグループワークは少人数での利用が想定されるため、省スペースでも設置できます。
しかし、研修や会社説明会などの大規模なイベントでは、数十人以上が収容できるスペースが必要です。
■デザインを工夫する
ミーティングスペースを設置する際は、デザインにこだわることも大切です。デザインの工夫次第で、集中力を高める、緊張感を和らげるなどの効果を期待できます。
まずは、ミーティングスペース全体のコンセプトを決めましょう。たとえばカフェのような雰囲気にする、意見交換が活発になる明るい雰囲気にするなどです。コンセプトに沿ってスペースのベースカラーや照明、オフィス家具などを選びます。
ミーティングスペースの設置に合わせてオフィス全体のレイアウト作りを見直す場合は、オフィスデザインの専門業者に相談するという選択肢もあります。
アイリスチトセでは、年間1,000件以上のオフィスデザインをサポートさせていただいております。ショールームの見学も受け付けておりますので、オフィスデザインにお悩みの場合はぜひご相談ください。
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ミーティングスペースの設置事例
最後に、ミーティングスペースの設置事例をご紹介します。
■株式会社日テレITプロデュース
株式会社日テレITプロデュースでは、ワークスペースとは別の場所にクローズドタイプのミーティングスペースを設置しています。
床には、安らぎや癒しなど人の心を落ち着かせる効果が期待できる緑色が取り入れられているのが特徴です。
ブラインドを開ければ自然光が差し、壁や天井の白色に反射するため、空間全体をより明るく見せられます。
■アイリスオーヤマ株式会社 アイリスグループ東京本部
アイリスオーヤマ株式会社のアイリスグループ東京本部では、クローズドタイプのミーティングスペースが複数設置されています。上記画像は、6人までが利用できる小規模のミーティングスペースです。
ワークスペースの一角には、10人程度のミーティングにも対応できるミーティングスペースが設置されています。透明な間仕切りが使用されているものの、床から天井までが塞がれているため、会話の内容が外部に漏れる心配もありません。
■株式会社セブン-イレブン・ジャパン
株式会社セブン-イレブン・ジャパンでは、ワークスペースと同じ空間にオープンタイプ（着座タイプ）のミーティングスペースを設置しています。ミーティングスペースは複数設置されているため、ほかのチームとのバッティングを低減できます。
まるでカフェのようなオフィス家具を導入しているため、リラックスしてミーティングに臨めるでしょう。
■中山視覚障害者福祉財団 中山記念会館
中山視覚障害者福祉財団中山記念会館では、さまざまなタイプや規模のミーティングスペースを設置しています。施設のなかには、数十人以上を収容できる大規模なスペースが設置されているため、研修や説明会などに利用可能です。
また、ワークスペースの一角には、スタンディングタイプのミーティングスペースが設置されています。空間の中央に設置されており、同フロアに在籍するさまざまな団体との共同作業や交流を促せる空間となっています。
まとめ：自社に適したミーティングスペースを設置しよう
固定席を設けないレイアウトの場合は、従来のように部署やチームでのミーティングが難しく、別の場所に集まらなければなりません。そのため、新しいワークスタイルが導入され、ミーティングの機会が減った中でも、オフィス内にミーティングスペースは必要です。
広さの関係で十分な数のミーティングスペースを確保できない場合は、予約制で利用してもらう方法もあります。ミーティングスペースの空き状況を把握しやすくするためには、会議室予約システムツールを導入するのも手段の一つです。
また、利用促進を図るためには、ミーティング以外の用途でも利用できるようにするのがおすすめです。自社に適したミーティングスペースを設置し、従業員に有効活用してもらいましょう。