【事例付き】フリーアドレスの代表的なレイアウトと具体例を紹介
フリーアドレス
情報通信技術の発展や働き方の多様化などを受け、オフィスのワークスペースをフリーアドレスに切り替える企業が増えています。
そこでこの記事では、フリーアドレスの概要や成功させるポイントなどを解説します。
フリーアドレスにはいくつか種類があり、それぞれメリットと課題があります。種類ごとにメリットと課題も紹介するので、自社で導入を検討する際に役立ててください。
目次
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスにおけるワークスタイルの一つです。決められた席を設けず、従業員が空いた席を自由に選んで業務をおこなうスタイルです。
働き方改革の影響を受け、多くの企業がフリーアドレスに注目しています。政府は働き方改革により、すべての労働者が状況に合わせて多様な働き方を選択できる社会の実現を目指しています。
このような動きを受け、企業ではテレワークをはじめとする多様な働き方を導入するようになりました。また、従来とは異なる働き方を推進するにあたって、「働きやすさ」や業務の実情に合わせるため、オフィスの在り方を見直す必要性も出てきています。
例えばテレワークの場合、社外で働く従業員が増えるため、オフィスの出社率が低下します。これにより、従来のように、常時従業員の人数分の席を用意する必要がなくなりました。また、無線LANの導入やペーパーレス化をきっかけとして、フリーアドレスの導入を検討する企業もあります。
企業がフリーアドレスを導入するメリットや課題は、こちらの記事でも詳しく紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。
フリーアドレスのレイアウトは2種類ある
フリーアドレスを導入するにあたって、レイアウトの選択肢としては完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類あります。
■完全フリーアドレス
完全フリーアドレスは、従業員がすべてのフリーアドレス席から自由に席を選べる方法です。別名オールフリーアドレスや全席フリーアドレスと呼ばれることもあります。部署やチームなどの区別がないため、ワークスペース内の席なら毎日好きな場所で仕事ができます。
メリット
毎日選ぶ席が異なれば隣の席の従業員も変わるため、部署やチームを超えたコミュニケーションが発生しやすいでしょう。
後述しているABW（Activity Based Working）という働き方で代表されるように、複数のタイプの席を設ける方法もあります。例えば、テーブルを挟んでソファを配置した「ファミレス席」や周囲が壁やパーテーションで囲まれた「集中ブース席」などです。
複数タイプの席を設置すれば、従業員が業務内容や気分に応じて席を選べるため、リフレッシュ効果も期待できます。完全フリーアドレスは空席を生みにくいため、省スペース化につながります。
課題
ワークスペースのすべてを自由席にすると、誰がどこで仕事をしているのかがわかりにくくなります。電話や来客があった際に、完全フリーアドレスだと従業員を探す手間が増えるかもしれません。
また、部署やチーム単位でまとまっていなければ、メンバー同士で「何かあったときに都度コミュニケーションをとる」ということが難しくなります。そのほか、自席がないことにストレスを感じる従業員が出てくる可能性もあるでしょう。
■グループアドレス
グループアドレスは、従来型のように部署やチームごとにデスクがグループ化されているレイアウト方式です。選ぶ座席に一定の制限はありますが、指定されている範囲内なら自由に席を選べます。別名、チームアドレスやデザインアドレスと呼ばれることもあります。
メリット
部署やチーム単位である程度座席がまとまっているため、完全フリーアドレスに比べてチームのコミュニケーションがとりやすい点がメリットです。指定されている範囲内なら席を変えられるため、マンネリの防止にもつながります。
部署やチームのメンバーがまとまっているため、誰がどこで仕事をしているかも把握しやすい傾向があります。電話や来客があった場合でも、従業員の所属先がわかればすぐに引き継げるため、相手を待たせることもないでしょう。
課題
グループアドレスは選べる席の範囲が限られているため、完全フリーアドレスよりも自由度が低く、部署やチームを超えたコミュニケーションが発生しにくい側面があります。
コミュニケーションを活性化させたい場合は、定期的に部署やチームのまとまりを変えるといった工夫が必要です。また、部署やチームによっては空席ができる可能性もあるため、スペース効率が低い傾向があります。
フリーアドレスの基本的なレイアウトと事例
フリーアドレスは、デスクの配置次第でさまざまなスタイルに変更できます。ここからは、フリーアドレスの基本的なレイアウトと事例をご紹介します。自社で導入したときのことをイメージしてみましょう。
■対向式
対向式は、オフィスのレイアウトの中でもスタンダードなレイアウトです。対向式は複数のデスクを向かい合わせ、一つの島のように配置するレイアウトです。複数のデスクをまとめられるため、部署やチームごとに配置しやすいという特徴があります。
その一方で、フリーアドレス以外のレイアウトにも多く活用されているため、切り替えによる効果を感じにくい側面もあります。既存のレイアウトと差別化を図るためには、席をパーテーションで区切るのも良いでしょう。
【事例】東洋熱工業株式会社
東洋熱工業株式会社では、オフィスの改装を機にワークスペースにフリーアドレスを導入しました。ワークスペース内には対向式のほかに、ソファ席を設置。対向式は背後に動線を確保する必要があるため、スペースの中央に配置しました。
■同向式
同向式は、すべてのデスクを同じ向きに配置するレイアウトです。このレイアウトは、銀行の店舗やコールセンターなどでよく見られます。対向式のように向かいのデスクにいる従業員の視線が視界に入らないため、業務に集中しやすい点がメリットです。
その一方で、隣の席以外の従業員とコミュニケーションがとりにくいという課題もあります。対向式から同向式のグループアドレスに切り替えた場合、従来よりも部署やチームメンバー同士のコミュニケーションがとりにくくなるかもしれません。
【事例】アイリス北目町ビル
アイリス北目町ビルでは、建物の改装とともに体感型オフィスとしてリニューアルした際に、フリーアドレス席として複数のタイプを導入しました。同向式は従業員が業務に集中できるよう、壁面に向かって配置されています。
■背面式
背面式は、従業員同士が背中合わせになるようにデスクを配置するレイアウトです。工夫次第では、円形や四角形などのさまざまなパターンで配置することも可能です。部署やチームごとに配置すると、メンバー同士のコミュニケーションがとりやすくなります。
隣の席とはパーテーションで区切れば、セミクローズドな空間になるため、個人業務に集中しやすくなるでしょう。その一方で背中合わせになっていない従業員とは、コミュニケーションがとりにくくなってしまうことも考えられます。
【事例】株式会社アトリウム
株式会社アトリウムは、フリーアドレスのワークスペース内に対向式と背面式の席を配置しました。従業員と向かい合わせになる部分にはパーテーションを設置し、視線が入らないように配慮されています。
フリーアドレススペース内にあると便利な席と事例
フリーアドレスのワークスペース内には、さまざまなタイプの席を設置することが可能です。近年は、カフェやバーのような雰囲気を演出できるおしゃれな席が注目を集めています。
■カウンター席
カウンター席は、バーカウンターのような高さのデスクとチェアを採用した席です。窓際に設置すると仕事の合間に外の景色を眺めることができ、リフレッシュ効果が期待できます。スペースの中央に設置すれば、簡易的なミーティングや打合せの場として活用することも可能です。
天板の高さが調整できるデスクを導入すると、スタンディングワークにも対応できます。スタンディングワークは従業員の気分転換や健康増進を目的として、導入する企業も増えています。
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【事例】中山視覚障害者福祉財団 中山記念会館
中山視覚障害者福祉財団中山記念館では、ワークスペースと通路を区切ったパーテーション面に、カウンター席を設置しました。パーテーションは目線の高さまであるため、周囲の視線を適度に遮ることが可能です。
■ブース席
ブース席は、一つのテーブルを挟んで二つのソファを対面で配置する席です。まるでファミレスに設置されているような席であることから、ファミレス席と呼ばれることもあります。ワークスペース内ではあるものの、カジュアルな雰囲気でリラックスして仕事に臨むことが可能です。
背もたれの高さがあるソファを設置すれば、よりセミクローズドな空間を作れます。その一方で着席できる人数に限りがあるため、大人数では利用しづらいでしょう。また、会議室のように完全にクローズドではないので、機密性の高い内容の会話をすると、情報漏洩につながるおそれもあります。
【事例】株式会社Seven Arcs
株式会社Seven Arcsは、ワークスペースの側面にファミレス席を設置しました。スペース内にはファミレス席のほかに、異なる形の対面式の席が散りばめられています。4人掛けのソファを採用しているため、8人程度のミーティングや打合せに利用できます。
■集中ブース席
フリーアドレスはオープンスペースになるため、個人ワークに集中したいときやWeb会議をするときに、周囲の視線や雑音が気になるケースもあります。このような課題を解決するのが、集中ブース席です。
集中ブース席は周囲の視線や雑音を遮り、一人での業務に集中するための席です。ブースには、フルクローズドタイプとセミクローズドタイプの2種類があります。フルクローズドタイプは床と壁、天井が囲まれているため、Web会議に適しています。
セミクローズドタイプは、壁や天井の一部がオープンになっているものの、周囲の視線を程よく遮ることが可能です。複数人で利用できるタイプもありますが、大人数での利用には不向きです。
集中ブースはタイプによって消防法に抵触する恐れもあるため、設置の際は必ず事前に確認してください。
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【事例】株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー
株式会社マツキヨココカラ＆カンパニーは、フリーアドレスのワークスペース内に集中ブースを設置しました。フルクローズドタイプのほかに、セミクローズドタイプも複数設置されています。
フリーアドレスを成功させるためのポイント
フリーアドレスの効果を発揮するためには、ルールの策定やオフィス環境の整備なども必要です。最後に、フリーアドレスを成功させるためのポイントを解説します。
■席が固定化しないようルールを策定する
フリーアドレスで席が自由化されても、毎日同じ席を選ぶ従業員が出てくる可能性もあります。フリーアドレスの利点を活かすためにも、席が固定化しないようなルールを策定しておきましょう。例えば毎日異なる席を選ぶ、外出先から帰社した際には別の席を選ぶなどがその具体策です。
また、グループアドレスは完全フリーアドレスよりも自由度が低いため、部署やチームのまとまりを定期的に変えるルールを策定するのも良いでしょう。ルールを策定した後は、すべての従業員に周知します。
■働きやすい環境に整備する
固定席からフリーアドレスに切り替えた場合、これまでとは異なる仕様に従業員が戸惑う可能性があります。導入後も従業員が働きやすいように、環境を整備することも重要です。
ツールや便利グッズを揃える
従業員がどの席を選んでもきちんとコミュニケーションがとれるよう、チャットツールやWeb会議システムを導入しましょう。チャットツールがあれば、離れた場所で働く従業員同士が気軽にやり取りできます。
また、フリーアドレスを導入する際には、座席管理ツールがあると便利です。座席管理ツールとは席の使用状況をシステム上で可視化し、管理をスムーズにするツールです。
そのほか固定席でなくなるとデスクに私物を収納できないため、パーソナルロッカーを準備しておくと良いでしょう。
オフィス家具を見直す
既存のオフィス家具はフリーアドレスに適さないケースもあるため、導入を機に見直しましょう。近年はニーズが高まっているため、フリーアドレス向けのオフィス家具が数多く登場しています。例えば、フリーアドレス向けのデスクや天板の高さが調整できるデスク、身体の負担を軽減できるチェアなどです。
アイリスチトセでは、フリーアドレス向けのオフィス家具を数多く取り揃えております。スタンディングワークに対応できる電動昇降デスクや集中ブースなど、取り扱い中のオフィス家具はこちらから御覧いただけます。
■ABWの導入も検討する
フリーアドレスの空間にさまざまなタイプの席を設けると、従業員は席だけでなく、業務内容や気分に合わせて働く場所を選べるようになります。しかし、レイアウトを固定席からフリーアドレスに切り替えるだけでは、働く場所がオフィス内に限られます。
働き方の自由度をより高めるには、ABWの導入が効果的です。ABWとは、従業員が働く場所を主体的に選べるワークスタイルです。基本的にオフィスで働くことを想定しているものの、自宅やレンタルオフィス、カフェなども選択肢に入ります。
ABWのメリットや課題などは、こちらの記事で詳しく紹介しているので、ぜひ参考にしてクしてみてください。
まとめ：ポイントをおさえてスムーズにフリーアドレスに切り替えよう
フリーアドレスの代表的なレイアウトには、完全フリーアドレスとグループアドレスの2種類があります。デスクの配置次第では、対向式や背面式などの複数タイプを設置することも可能です。
しかし、オフィス面積には限りがあるため、自社だけではイメージどおりのレイアウトが実現できない可能性もあります。理想的なフリーアドレスを実現するためには、オフィスデザインの専門家への相談も検討しましょう。
アイリスチトセでは、アイリスグループの総合力でプランニングから内装工事までをトータルでサポートさせていただきます。コミュニケーションやチームワークなどのさまざまな観点からオフィス環境を分析し、最適なプランを提案させていただきます。
ぜひお気軽にご相談ください。