【事例あり】フリーアドレスとは？メリット・デメリットや成功させるポイント
フリーアドレス
フリーアドレスとは、従業員が席を自由に選択して業務をおこなうワークスタイルです。テクノロジーの進化や働き方の変化などを受け、ワークスペースをフリーアドレスに切り替える企業が増えています。しかし、フリーアドレスについてイメージしにくい、メリットがわからず導入に踏み切れないと悩む企業もあるでしょう。そこで、フリーアドレスの概要やメリット・デメリット、成功させるポイント、導入事例を紹介します。
目次
フリーアドレスとは
フリーアドレスとは、オフィスにおけるワークスタイルの一つ。
決められた席を設けず、従業員が空いた席を自由に選んで業務をおこなうスタイルです。
ノートパソコンやスマートフォンといったデバイスを持って席に座り、インターネットに接続して業務を進めます。書類や資料などの共有物はキャビネットに、個人の荷物はロッカーに収納するのが一般的です。
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フリーアドレスが注目されている背景
フリーアドレスが注目されるようになった理由には、働き方の変化やテクノロジーの進化が関係しています。フリーアドレスを採用する企業が増えてきた背景についてみていきましょう。
働き方の変化
政府は働き方改革を進めることで、すべての労働者が状況に合わせて多様な働き方を選択できる社会の実現を目指しています。このような働きかけに加え、新型コロナウイルス感染症の拡大によって、企業ではテレワークを始めとする多様な働き方を導入するようになりました。
オフィスの使い方を見直す企業が増えたことで、人数の変化に柔軟な対応ができるフリーアドレスに注目が集まるようになってきています。
情報通信技術（ICT）の進化
無線LANやモバイル端末の普及など、情報通信技術（ICT）の進化もフリーアドレスに注目が集まる理由の一つです。昔は自分のデスクにあるデスクトップパソコンで業務をするのが一般的でしたが、今はテクノロジーの進化によりどこでも業務ができます。また、紙の書類はデータにすることでペーパーレス化が可能です。管理もクラウドで可能となり、物理的な障害がなくなったのをきっかけとして、フリーアドレスの導入を検討する企業が増えました。
フリーアドレスを導入するメリット
フリーアドレスを導入することで得られるおもなメリットは次のとおりです。
部署やチームを超えたコミュニケーションが生まれる
毎日選ぶ席が異なれば隣の席の従業員も変わるため、部署やチームを超えたコミュニケーションが発生しやすくなります。進捗状況をお互いに把握しやすいだけではなく、今まで話す機会が少なかった従業員同士がコミュニケーションをとることで、新たなアイディアが出る可能性もあります。
オフィススペースを有効活用できる
テレワークや外回り、出張などをおこなう社員が多い企業がフリーアドレスを採用すれば、オフィススペースを有効活用できます。
従来の固定席だと在籍する全ての従業員の席が必要になりますが、フリーアドレスの場合は常時オフィスにいる従業員の最大数の席を確保しておけばよいので、座席数を減らして空いたスペースを他の目的に使用することも可能です。コミュニケーションスペースや会議ブースが新設されれば、従業員は状況や業務内容に応じた座席を選択できます。
急な組織変更・人数変更に対応できる
フリーアドレスは座席と従業員が紐づいていないので、組織や人数に変更があってもオフィスのレイアウトを変更する必要がありません。
従来の固定席だと、変更があった際にはデスクを増やしたり、場所を移動したりする必要がありました。その点、フリーアドレスならオフィス内の空いたスペースを利用するだけでよいので、状況が変わっても臨機応変に対応可能です。
業務効率・生産性の向上につながる
フリーアドレスは従業員が好きな座席を選べるため、主体性の向上や自律的な働き方の促進に期待ができます。
一人で集中できる座席を選ぶ、他の従業員とコミュニケーションをとれる座席に移動するなど、各々の気質や業務内容に応じたスペースで働けるので、仕事への意欲が上昇しやすいのが特長です。仕事に対して前向きな姿勢になることで、業務効率や生産性の向上につながります。
フリーアドレスを導入するデメリット
フリーアドレスにはデメリットもあります。導入前にデメリットも理解しておきましょう。
誰がどこにいるかわかりづらい
フリーアドレスでは従業員が自由に座席を選べるため、「誰がどこで仕事をしているのか」がわかりづらいのが難点です。電話や来客があった際、該当の従業員をすぐに探せないこともあるでしょう。
さらに座席が上司や部下、部署やチーム単位で固まっていないため、有事の際の連絡が難しくなり、業務に支障をきたす恐れもあります。
書類や持ち物の管理が負担になりやすい
フリーアドレスでは荷物の管理が負担になることもあります。固定席であれば自分の席に書類や荷物を置いておけますが、フリーアドレスでは移動時に持ち運び、退社時に片づける必要があります。
荷物を移動させることで紛失のリスクが高まるので、フリーアドレスを導入する際は荷物の管理についても考えておくことが大切です。
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フリーアドレスの導入を成功させるためのポイント
フリーアドレスの効果を発揮するためには、ルールの策定やオフィス環境の整備なども必要です。フリーアドレスを成功させるためのポイントを解説します。
目的を明確化し、共有する
フリーアドレスを導入する目的を明確にし、社内で共有しましょう。目的があいまいなまま導入すると、従業員の理解が得られない、フリーアドレスという働き方が浸透しない、従業員がストレスを感じるといったリスクにつながります。導入前に目的を明確化し、社内の意見も取り入れた上で運用していくことが大切です。
運用ルールを策定する
フリーアドレスの導入時には、運用ルールを策定しておきましょう。フリーアドレスの利点を活かすためにも、席が固定化しないようなルールが重要です。
フリーアドレスの場合、従業員は出社時に空いている席を探す必要があります。その時間がストレスにつながり、「フリーアドレスはやめてほしい」「決まった自分の席が欲しい」と考える従業員が出てくる可能性も考えられます。
毎日同じ席に座る従業員が増えると席の固定化につながり、フリーアドレスを導入した意味がなくなってしまうため、毎日異なる席を選ぶ、外出先から帰社した際には別の席を選ぶなどのルールを策定しましょう。また運用ルールには、私物の管理方法も含めておくと安心です。
なお、フリーアドレスには「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」の2種類があります。グループアドレスは部署やチームといったグループでエリアを決め、エリア内で自由に座席を選択できるため、はじめてのフリーアドレスには比較的導入しやすい手法です。
ルールを策定した後は、すべての従業員に周知します。
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ペーパーレス化を進める
フリーアドレスの導入を成功させるには、ペーパーレス化が欠かせません。紙の書類を使用したままフリーアドレスを導入すると、席を移動するたびに書類を持ち運ぶ必要がある他、サインや捺印が必要な際に該当社員を探す手間もかかります。
その点、ペーパーレス化すれば書類の持ち運びが不要になります。契約書や請求書も電子化すると、離れた席の人ともやり取りできて効率的です。さらに、文房具や書類なども可能な範囲で共有化すれば、個人で所有する物を減らせます。
フリーアドレスに役立つツール・グッズを揃える
従業員がどの席を選んでもコミュニケーションや管理に問題が生じないよう、フリーアドレスに役立つツールやグッズを揃えましょう。
| 種類 | 特長 |
| チャットツール | 離れた場所で働く従業員同士が気軽にやり取りできる |
| 座席管理ツール | 席の使用状況をシステム上で可視化し、管理をスムーズにする |
| パーソナルロッカー | 私物や仕事で使う資料などを入れられる |
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オフィス家具を見直して環境を構築する
フリーアドレスの導入によって社員の業務効率や生産性を向上させるためには、環境構築も大切です。既存のオフィス家具はフリーアドレスに適さないケースもあるため、導入を機に見直しましょう。ニーズの高まりに合わせ、フリーアドレス向けのオフィス家具が数多く登場しています。
アイリスチトセでは、フリーアドレス向けのオフィス家具を多数取り揃えています。スタンディングワークに対応できる電動昇降デスクや集中ブースなど、代表的なオフィス家具はこちらから御覧いただけます。
ABWの導入も検討する
レイアウトを固定席からフリーアドレスに切り替えるだけでは、働く場所がオフィス内に限られます。働き方の自由度をより高めるには、ABW（Activity Based Working／アクティビティ・ベースド・ワーキング）の導入が効果的です。
ABWとは、従業員が働く場所を主体的に選べるワークスタイルです。基本的にオフィスで働くことを想定しているものですが、自宅やレンタルオフィス、カフェなども選択肢に入ります。
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フリーアドレス導入を専門業者に依頼する
フリーアドレスの導入に際してやることは、現状や課題の把握、目的の設定、運用方法の策定、レイアウトの検討、デスクやツールの手配など多岐にわたります。専門的な知識が必要な場面もあるので、導入は社内で完結するよりも専門業者に依頼する方が安心な場合もあるでしょう。
アイリスグループのアイリスチトセ株式会社では、オフィス移転トータルサービスを展開しています。物件紹介からオフィスデザイン、内装工事、家具の手配、引越しまでワンストップでサポート。オフィス移転に合わせてフリーアドレスの導入を検討しているのであれば、ぜひお気軽にご相談ください。担当者がお客様の状況に応じてやるべき内容を整え、進行を支援します。
フリーアドレスの基本的なレイアウトと導入事例
フリーアドレスの基本的なレイアウトは対向式、同向式、背面式の3種類です。フリーアドレスのおもなレイアウトを、実際に導入している企業の事例をもとに紹介します。
対向式：東洋熱工業株式会社
対向式は複数のデスクを向かい合わせ、一つの島のように配置するレイアウトです。複数のデスクをまとめられるため、部署やチームごとに配置しやすいという特徴があります。
東洋熱工業株式会社では、オフィスの改装を機にワークスペースにフリーアドレスを導入しました。ワークスペース内には対向式の他に、ソファ席を設置。対向式は背後に導線を確保する必要があるため、スペースの中央に配置しました。
同向式：アイリス北目町ビル
同向式はすべてのデスクを同じ向きに配置するレイアウトで、銀行の店舗やコールセンターなどでよく見られます。対向式のように向かいのデスクにいる従業員の視線が視界に入らないため、業務に集中しやすい点がメリットです。
アイリス北目町ビルでは、建物の改装とともに体感型オフィスとしてリニューアルした際に、フリーアドレス席として複数のタイプを導入しました。同向式は従業員が業務に集中できるよう、壁面に向かって配置されています。
背面式：株式会社アトリウム
背面式は、従業員同士が背中合わせになるようにデスクを配置するレイアウトです。工夫次第では、円形や四角形などのさまざまなパターンで配置することも可能です。部署やチームごとに配置すると、メンバー同士のコミュニケーションがとりやすくなります。
株式会社アトリウムは、フリーアドレスのワークスペース内に対向式と背面式の席を配置しました。従業員と向かい合わせになる部分にはパーテーションを設置し、視線が入らないように配慮されています。
フリーアドレスのワークスペース内にあると便利な席と導入事例
フリーアドレスのワークスペース内には、カウンター席やブース席、集中ブース席など、さまざまなタイプの席を設置できます。フリーアドレスのワークスペース内にあると便利な席と、企業の導入事例をみていきましょう。
カウンター席：中山視覚障害者福祉財団 中山記念会館
カウンター席は、バーカウンターのような高さのデスクとチェアを採用した席です。窓際に設置すると仕事の合間に外の景色を眺めることができ、リフレッシュ効果が期待できます。スペースの中央に設置すれば、簡易的なミーティングや打ち合わせの場として活用することも可能です。
中山視覚障害者福祉財団中山記念館では、ワークスペースと通路を区切ったパーテーション面に、カウンター席を設置しました。パーテーションは目線の高さまであるため、周囲の視線を適度に遮ることが可能です。
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ブース席：株式会社Seven Arcs
ブース席は、一つのテーブルを挟んで二つのソファを対面で配置する席です。まるでファミリーレストランに設置されているような席であることから、ファミレス席と呼ばれることもあります。ワークスペース内ではあるものの、カジュアルな雰囲気でリラックスして仕事に臨むことが可能です。
株式会社Seven Arcsは、ワークスペースの側面にファミレス席を設置しました。スペース内にはファミレス席のほかに、異なる形の対面式の席が散りばめられています。4人掛けのソファを採用しているため、8人程度のミーティングや打合せに利用できます。
集中ブース席：株式会社マツキヨココカラ＆カンパニー
集中ブース席は周囲の視線や雑音を遮り、一人での業務に集中するための席です。ブースには、フルクローズドタイプとセミクローズドタイプの2種類があります。
フルクローズドタイプは床と壁、天井に囲まれているため、Web会議に適しています。セミクローズドタイプは、壁や天井の一部がオープンになっているものの、周囲の視線を程よく遮ることが可能です。複数人で利用できるタイプもありますが、大人数で利用するには適切ではありません。
なお、集中ブースはタイプによって消防法に抵触する恐れもあるため、設置の際は必ず事前に確認しましょう。
株式会社マツキヨココカラ＆カンパニーは、フリーアドレスのワークスペース内に集中ブースを設置しました。フルクローズドタイプの他に、セミクローズドタイプも複数設置されています。
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フリーアドレスは近年の働き方に適したワークスタイル
フリーアドレスは従業員同士のコミュニケーションの活性化や、オフィススペースの有効活用など、さまざまなメリットがあるワークスタイルです。しかし運用を成功させるには、ただ導入して席の固定化をやめればよいわけではありません。
またオフィス面積には限りがあるため、自社だけではイメージどおりのレイアウトが実現できない可能性もあります。オフィスデザインの専門家への相談も検討し、理想的なフリーアドレスを実現しましょう。
アイリスチトセでは、アイリスグループの総合力でプランニングから内装工事までをトータルでサポート。コミュニケーションやチームワークなどのさまざまな観点からオフィス環境を分析し、最適なプランを提案します。ぜひお気軽にご相談ください。