フリーアドレスで従業員の位置情報を把握する方法｜ビーコンや座席管理システムを紹介

働き方の多様化への対応や従業員が働く環境の改善などにより、フリーアドレスを導入する企業が増えています。しかし、フリーアドレスは席が固定されていないため、従業員の居場所を確認しづらい側面があります。

フリーアドレスでもビーコンや座席管理システムの活用により、従業員の居場所を確認することが可能です。

この記事では、ビーコンや座席管理システムの特徴を解説します。ビーコンや座席管理システムを活用するメリットも解説するので、自社の課題を解決するために役立ててください。

フリーアドレスにはコミュニケーションの活性化が期待できる、従業員の自律的な働き方を促進できるなどのメリットがあるため、多くの企業が注目しています。実際に導入するケースも多いものの、いくつかの課題に直面するケースもあるようです。

課題の一つに、従業員の居場所を把握しづらいことがあげられます。フリーアドレスは席が固定されていないため、電話や来客の取り次ぎ、上司の管理が難しい側面があります。フリーアドレスのレイアウトには、完全フリーアドレスとグループフリーアドレスの2種類があります。

完全フリーアドレスは、ワークスペースのすべての席を自由に選べるタイプです。一方のグループアドレスは、チームや部署単位の限られた範囲で席を選べるタイプです。完全フリーアドレスの場合、完全自由席になるため、より従業員の位置情報を把握しづらい傾向にあります。

ワークスペース内で従業員の居場所が把握しにくい場合、コミュニケーション不足や生産性の低下につながる可能性があります。このほかにもさまざまな影響により、フリーアドレスが上手く機能しなくなり、廃止を検討する企業もあるようです。

■コミュニケーション不足を引き起こしやすい

チームや部署の業務を円滑に進めるためには、メンバー同士のコミュニケーションが不可欠です。しかし、フリーアドレスをうまく運用できないとメンバーの居場所を把握しづらくなり、それによりコミュニケーションが滞りやすくなるなど、業務に支障を来す可能性があります。

また、上司と部下がお互いの居場所を把握しづらいことによる弊害も懸念されます。上司は部下の管理が難しく、部下は上司に相談しにくい状況になるかもしれません。コミュニケーション不足によって従業員に孤独感が生まれると、エンゲージメントや満足度の低下につながるおそれもあります。

■席が固定化してしまう

フリーアドレスは固定席がなく、従業員が自由に席を選べるスタイルです。しかし、従業員の居場所を把握しづらい状況になると、業務やコミュニケーションをスムーズにするために、いつも同じメンバーが同じ席を選んでしまう可能性があります。

フリーアドレスには、部署を超えたコミュニケーションの活性化が期待されています。席が固定化されると、フリーアドレスに切り替えたことによる効果が薄れてしまうため、従業員の居場所を把握しやすい環境作りが必要です。

■生産性の低下を招く

固定席の場合、チームや部署のメンバーがまとまっているため、必要なタイミングで滞りなく報連相をおこなえました。しかし、フリーアドレスではメンバーの席がばらばらになり、コミュニケーションが取りづらくなります。

コミュニケーションが必要なときには、メンバーの居場所を探す手間が増えるでしょう。メンバー探しに時間がかかればスムーズな業務の進行を妨げ、生産性の低下につながるおそれがあります。

■感染症対策が難しくなる

インフルエンザをはじめとする感染症が流行した際には、従業員がどこの席を使用していたかを把握し、社内で対策を徹底する必要があります。例えば2020年から感染が拡大した新型コロナウイルスの場合、濃厚接触者の特定が求められました。

しかし、フリーアドレスでは従業員が毎日違う席を選ぶため、いつ・どこで・誰が接触したかを把握しづらくなります。従業員の居場所を正確に把握できなければ、社内で対策を徹底できず、感染症が拡大するリスクがあります。

ワークスペース内で従業員の居場所が把握しづらい場合、コミュニケーションや生産性に悪影響を及ぼす可能性があります。フリーアドレスでも従業員の居場所を特定するために、ビーコンや座席管理システムを活用するのも一つの手です。

ビーコンと座席管理システムは、どちらも従業員の居場所を特定するツールですが、それぞれ特徴が異なります。

例えば従業員の居場所を特定することだけが目的の場合は、ビーコンだけでも十分です。

一方でフリーアドレスの座席管理や会議予約、備品管理などのさまざまな課題を解決したい場合は、座席管理システムを選ぶと良いでしょう。

ビーコンとは、Bluetoothの電波を発信する小さな端末のことです。直訳すると灯台や狼煙、かがり火などの意味があり、Bluetoothを通じて情報収集や発信をするサービスとして認知されています。

ビーコンは「従業員一人ひとりが持ち歩くようなタイプ」や、ビーコンの端末をエリアに配置し、「専用アプリがインストールされたスマートフォンなどの端末がエリア内に入ると検知するタイプ」などさまざまあります。

一つのツールで従業員の居場所を特定するほか、会議予約や備品管理などもしたい場合は、座席管理システムの活用を検討しましょう。

■座席管理に特化したシステム

座席管理システムとは、従業員の座席管理に特化したシステムのことです。フリーアドレスを導入後、「どこが空席なのかわかりづらい」「ミーティングに参加する人数分の座席を確保するのが難しい」などの課題が発生することもあります。

座席管理システムは従業員の位置情報を把握できる以外にも、空席を見つけたい場合やミーティングに必要な座席を確保したい場合に役立ちます。頻繁に利用される座席やほとんど利用されない座席をデータ化できるため、フリーアドレスのレイアウトを見直す際にも便利です。

■おもに2つの種類がある

システムには、座席管理特化タイプと多機能タイプの2種類があります。それぞれ特徴が異なるため、自社の目的に適したタイプを選びましょう。

座席管理特化タイプ

座席管理特化タイプは、座席管理に特化したタイプです。利用できるおもな機能は、次のとおりです。

• 座席の利用状況の把握
• 座席予約
• 空席の確認
• チェックイン・チェックアウト　など

上記のように座席管理を目的としているため、シンプルな機能しか利用できません。多機能タイプに比べると利用できる機能は少ないですが、カレンダーアプリやタイムカードと連携できるものもあります。

多機能タイプ

多機能タイプは座席管理のほかに、さまざまな機能が利用できるタイプです。システムによって異なりますが、座席管理以外の代表的な機能は次のとおりです。

• 会議室の予約
• 備品管理
• 従業員検索
• 利用時間の把握
• スケジュール調整
• 勤務時間の共有　など

多機能タイプは利用できる機能が多い分、座席管理特化タイプに比べて費用が高い傾向にあります。

ワークスペースがフリーアドレスの場合、ビーコンや座席管理システムを活用することで、従業員の居場所を特定しやすくなります。このほかには空席を見つけやすくなる、座席利用率が向上するなどのメリットがあります。

■従業員の位置情報をすぐに把握できる

ビーコンや座席管理システムは、ワークスペース内の従業員の位置を特定するツールです。相談や用事があったときにすぐに相手を見つけられるため、ワークスペース内を探し回る時間を削減できます。

従業員の居場所を把握しづらい場合、コミュニケーション不足や生産性の低下が懸念されます。ビーコンや座席管理システムを導入することで従業員を探す手間が減るため、これらの課題を解決できる可能性も高いでしょう。

■空いている席を探す手間が省ける

フリーアドレスは、従業員が席を自由に選べるスタイルです。しかし、ワークスペースが混み合っているときは、空席を探す必要があります。空席探しに時間がかかれば、すぐに業務を始めるのは難しいでしょう。

また、個人ワークに集中したい場合や感染症対策をしたい場合には、人が密集していない席を選びたい従業員がいる可能性もあります。座席管理システムを活用するとリアルタイムで利用状況を把握できるため、空席を探す手間を省き、密集しているエリアを避けられます。

■座席利用率の向上につながる

フリーアドレスの座席利用率を向上させたい場合には、座席管理システムの活用が有効です。座席管理システムには、座席の利用履歴を蓄積できる機能があります。利用履歴を確認すれば、利用率の高い席と低い席を把握できます。

データを活用し、利用率が高い席周辺のスペースを拡大する、利用率が低い席周辺のスペースを縮小または削減するなど、オフィススペースの効率化を図ることも可能です。

■オフィスをブラッシュアップできる

座席管理システムは、オフィス環境の見直しに役立ちます。利用実態に即し、より従業員が働きやすい環境を実現できます。例えば4人向けファミレス席の利用率が低く、個人ワーク席が高い場合、ファミレス席を削減して個人ワーク席を増やすのも良いでしょう。

全体的に利用率が低いスペースがある場合は、スタンディングワークやハドルミーティングのスペースとして有効活用する方法もあります。座席の利用状況に応じて、スペースの効率性を高めましょう。

従業員に多様な働き方を提供するために、フリーアドレスを導入する企業が増えました。しかし、フリーアドレスに切り替えた結果、従業員の居場所を把握しづらいといった新たな課題が出てきました。

このような課題は、ビーコンや座席管理システムの導入によって解決できる可能性があります。それぞれ機能性や特徴が異なるため、自社の目的に合うツールを選ぶようにしましょう。