フリーアドレスにおける必需品とは？快適な労働環境を整備できる便利グッズを紹介
フリーアドレス
固定席からフリーアドレスに切り替える際、今まで自席に置いていた私物や書類をどう管理するか、という点がよく課題にあがります。従業員の過ごしやすさという面はもちろん、情報セキュリティの観点からもモノが整理しやすい環境を整備することは大切です。
そこでこの記事では、フリーアドレスにおける私物管理の課題や管理のポイントを解説します。私物や書類管理に役立つアイテムやおすすめ家具も併せて紹介するので、フリーアドレスへの切り替えを検討している企業や担当者の方はぜひ選考にしてください。
目次
フリーアドレスにおける私物管理の課題
近年、ICTの発展や働き方改革の影響などを受け、フリーアドレスを導入する企業が増えています。しかし、固定席からフリーアドレスに切り替える際には、さまざまな課題に直面する可能性があるため、事前に確認しておきましょう。
■セキュリティリスクが高まる
ワークスペースをフリーアドレスに切り替えた場合、セキュリティリスクが高まるので注意が必要です。固定席向けデスクの多くは引き出しや収納スペースがあるため、必要に応じて私物や書類を収納できます。
しかし、一般的なフリーアドレスデスクには、引き出しや収納スペースがないケースがほとんどです。離席する際にデスク上にものを置いたままにしておくと、盗難や紛失のリスクが高まります。
■持ち運びが手間になる
固定席の場合、専用デスクが割り当てられるため、毎日仕事道具や私物の移動が不要です。一方で自由席のフリーアドレスは、従業員が仕事をする席が毎日変わるため、仕事道具や私物を持ち運ぶ必要があります。
また、例えば外出先から帰社した際には別の席を選ぶといったルールがある場合、その都度持ち運びに手間がかかるでしょう。固定席のようにデスクにものを収納できないため、従業員から持ち運びが面倒といった不満が出てくる可能性があります。
フリーアドレスにおける私物・書類管理のポイント
快適な業務環境の整備や情報セキュリティリスクへの観点から、フリーアドレスにおける私物・書類管理のポイントを解説します。
■私物の管理に関するルールを策定する
フリーアドレスに切り替える際、スムーズな運用を目的に「ルール」を設けるケースが多いです。例えば、席の固定化を防ぐためのルールやコミュニケーション不足を防ぐルールなどです。
ルールの中に私物管理に関する内容を含めると、セキュリティリスクの低減にもつながります。例えば床の上には荷物を置かない、終業時には私物をロッカーに収納するなどです。ルールを策定することで、オフィス内やデスク周りを整理整頓しやすくなるでしょう。
■別途収納場所を確保する
席の自由化による私物管理の課題を解消するためには、収納場所を別途確保する方法もあります。
企業のなかには、すでに従業員一人ひとりにパーソナルロッカーを提供しているところもあるかもしれません。しかし、既存のパーソナルロッカーだけではすべてを収納しきれない可能性もあるため、必要に応じてラックや共用ロッカーなど収納アイテムを増やすようにしましょう。
■文房具は共有化する
仕事をする際にはパソコンや書類のほかに、ハサミやテープなどの文房具も必要です。固定席の場合、文房具はデスクの上や引き出しに収納できます。しかし、フリーアドレスで席が自由化されると、「自分の文房具」を毎日どこかに収納する必要性が出てきます。
従業員が持ち運ぶ仕事道具を減らすためには、文房具の共有化が効果的です。「自分の」ではなく「共有の文房具」にすることで、個別に収納する必要がなくなります。
文房具は所定の場所にまとめておき、自由に使用できるようにしておきます。紛失や個人の専有化が発生するリスクもあるため、使用ルールを策定しておくと良いでしょう。
■ペーパーレス化を図る
フリーアドレスに切り替え後も、書類の管理をしやすくするためには、ペーパーレス化の推進も手段の一つです。固定席がなくなると、私物を管理する場所を別途確保する必要性が出てくることから、書類の収納スペースが足りなくなるおそれがあります。
書類の収納スペースを拡大するとオフィスが狭くなる可能性もあるため、ペーパーレス化を推進すると良いでしょう。ペーパーレス化によって不要になった書類を廃棄し、オフィスの空きスペースを増やすことも可能です。
フリーアドレスの必需品｜私物管理のアイテム
ここからは、フリーアドレスの必需品となる私物管理に役立つアイテムをご紹介します。収納アイテムを事前に準備し、従業員が快適に働ける環境を整備しましょう。
■カバンフック・ハンガーラック
フリーアドレス化により、従業員の持ち運びが必要になるものは、仕事道具だけではありません。カバンやコートを収納できるアイテムを準備しておけば、出社時や外出からの帰社時でもすぐに仕事をすることが可能です。
カバンフック
カバンフックはデスク本体に設置し、荷物を吊るして保管できます。設置方法としては、粘着テープで貼り付けるタイプやデスクの淵に引っかけるタイプなどがあります。マグネット式ならデスクの外側や内側など、場所を変えて設置できます。
ハンガーラック
ワークスペースの一角にハンガーラックがあると、コートやジャケットを収納できるので便利です。ハンガーラックは、利用人数に合わせて選ぶことが大切です。ジャケットを着用する従業員が多い場合は、予備ジャケットの数も考慮し、多人数向けのハンガーラックを準備しておくと良いでしょう。
■パーソナルロッカー
従業員の私物を管理しやすくするためには、パーソナルロッカーが便利です。パーソナルロッカーとは、仕事で使用しない私物や書類などを収納できるスペースです。席が固定されていない中で、パーソナルロッカーは唯一個人専用で使用できるスペースになります。
フリーアドレスを導入している企業では、パーソナルロッカーを設置しているケースが多い傾向にあります。パーソナルロッカーを準備する際にはセキュリティ面を考慮し、鍵付きのものを選ぶと良いでしょう。
フリーアドレスの必需品｜書類管理のアイテム
書類を管理しやすくするためには、ファイルボックスや共有ロッカーの使用が効果的です。将来的にハイブリッドワークの導入を検討している場合は、従業員がどこでも働けるよう、ペーパーレス化の推進も検討しておきましょう。
■ファイルボックス
フリーアドレス化による書類の管理に関する課題を解消するために、ファイルボックスを活用してみましょう。ファイルボックスは、書類を立てた状態かつ種類ごとに管理できるアイテムです。
書類を横積みにすると探すときに手間がかかり、不注意で破損するおそれがあります。デスクでも立てた状態で使用できるため、作業スペースを広く確保できます。
終業時にはファイルボックスごと書類を移動できるため、持ち運びにも便利です。
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■共有ロッカー
従業員同士で共有する書類は、共有ロッカーで管理できます。共有ロッカーは従業員の使い勝手を考慮し、ワークスペースの出入口付近や中央付近に設置すると良いでしょう。社内で共有する書類以外のものもまとめて管理することで、整理整頓にもつながります。
鍵付きの共有ロッカーなら紛失や盗難のリスクを低減できるため、セキュリティ面を高められます。一方、フリーアドレスへの切り替えにともなって共有ロッカーの数を増やすと、オフィススペースが狭くなる可能性があります。共有ロッカーを設置する際には、省スペース化を意識しましょう。
私物や書類の収納に便利なおすすめ家具4選
従業員の私物や書類を管理する際には、ラックやパーソナルロッカーがあると便利です。どのような家具を選ぶべきか迷った場合は、アイリスチトセのオフィス家具を検討してみましょう。
■ラック
アイリスチトセでは、私物や書類の収納に役立つラックを取り扱っています。シンプルなデザインかつ落ち着いたカラーなので、どのようなオフィスにも馴染みやすいでしょう。
シェルフ・ハンガーラック
シェルフ・ハンガーラックは2段・3段・4段・5段を展開しており、さまざまな使い方が可能です。支柱を共有して連結できるため、必要に応じて複数台を組み合わせられます。引き出し仕様ではないため、従業員の私物を収納する際には、収納ボックスを活用すると良いでしょう。
ハンガーラックは、1段と2段を展開しています。1段は丈の長いコートをかけられるため、冬場での活躍が期待できます。2段は上段と下段を使用できるため、より多くの収納に対応可能です。
■パーソナルロッカー
アイリスチトセでは、私物や書類の収納に便利なパーソナルロッカーを取り扱っています。
【個人向け】顔認証パーソナルロッカー
顔認証パーソナルロッカーは顔認証カメラで個人を認証できるため、セキュリティを強化できます。鍵付きロッカーのように従業員が鍵を所持する必要がないため、紛失の心配もありません。
荷物の出し入れは、預入・取出し・一時取出などの状況に応じてパネル操作でおこなえます。空いているロッカーの場所はランプの色で把握できるため、収納する際に空きロッカーを探す手間が省けます。
【個人向け】PERSONAL LOCKER
PERSONAL LOCKERは、従業員の私物や書類を保管できるパーソナルロッカーです。
メール投函口があるため、メールボックスとしても使用できます。庫内には棚板が設置されており、上段は書類、下段は私物など、収納するものに応じて使い分けることも可能です。4人用と6人用を展開しており、複数台の組み合わせにも対応しています。
【共有向け】システム収納庫SSNシリーズ木扉
システム収納庫SSNシリーズ木扉は、従業員が共有する書類やものの収納に便利な共有向けロッカーです。ソフトクローズ蝶番を採用しており、扉がゆっくり静かに閉じるため、指挟みを防止できます。
1段引き出すとほかの段は引き出せないセーフティロック機構を装備しているため、紛失や盗難の防止が期待できます。さらに一つの鍵ですべての段をロックできるため、終業時にロックすればセキュリティリスクを高められるでしょう。
■書庫
共有の書類を保管する際には、書庫を活用する方法もあります。近年は、デザイン性に優れた商品が数多く登場しています。
システム収納SSNシリーズ
まとめ：必需品を準備してフリーアドレス化に備えよう
固定席からフリーアドレスに切り替える際には、従業員の私物や書類の管理が難しくなる課題が発生します。課題が解消されないまま導入すると、従業員から不満が出てくる可能性もあります。
そのため、導入前に課題を解消するための対策を講じておくことが大切です。導入前には、パーソナルロッカーやラックなどの準備が必要です。フリーアドレスに必要なアイテムは、空間の雰囲気を壊さないためにも、オフィスデザインに適したものを選びましょう。
アイリスチトセでは、プランニングから内装工事までをトータルでサポートさせていただいております。フリーアドレス向けのオフィス家具も数多く取り扱っており、オフィスに適したプランやアイテムを提案させていただきますので、ぜひご相談ください。