フリーアドレスが失敗する原因とは？導入時のポイントや成功事例を紹介
フリーアドレス
多様な働き方の推進や社内コミュニケーションの活性化を目的に、自由に席を選んで働く「フリーアドレス」を導入する企業が増えています。フリーアドレスには多くのメリットがありますが、運用を誤ると失敗につながることも。本記事では、フリーアドレスがうまくいかない原因や、失敗を防ぐためのポイントをわかりやすく解説します。成功事例も紹介しているので、導入を検討中の担当者や運用に悩む方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
フリーアドレスのオフィスとは
フリーアドレスとは、オフィス内に自分の固定席を持たず、好きな席で業務をおこなうワークスタイルです。オフィスのデジタル化や、テレワーク・リモートワークなど働き方の多様化によって、フリーアドレス導入を進める企業が増えています。フリーアドレスの導入には、次のような目的・メリットがあります。
＜フリーアドレス導入の目的・メリット＞
- 部署を超えた社内コミュニケーションの促進
好きな席を選んで座るため、部署や立場が異なる従業員同士の偶発的なコミュニケーションが生まれやすい。
- オフィススペースの有効活用
出社しない、または営業などで頻繁に外出する従業員が多い場合は座席数を減らすことで、オフィスを縮小する、空いた空間にコミュニケーションスペースやリラックススペースを設けるなど有効活用できる。
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フリーアドレスが失敗する原因
多くのメリットのあるフリーアドレスですが、導入がうまくいかず、失敗するケースも見られます。フリーアドレスが失敗するおもな原因を紹介します。
導入目的が曖昧で周知できていない
目的が曖昧なままフリーアドレスを導入すると、思うような効果を得られず失敗する可能性があります。目的が不明確なままでは、どこにどのようなスペースを配置するか決められず、働きやすいレイアウトづくりが難しくなります。フリーアドレス導入の目的を踏まえたうえで、レイアウトなどを決めましょう。
また、導入の目的を従業員へしっかりと周知しておかないと、どのように活用すればよいかわからないまま進めることになるため、運用に支障が出ます。
明確な運用ルールが設定されていない
フリーアドレスを導入しても、明確なルールが決まっていなければ運用はうまくいきません。
たとえば、退席時のルールが決まっておらず、使い終わった後にデスク上を片づけない従業員が出てくると、次にそのデスクを使用する従業員が不快な思いをするでしょう。また、デスクがきれいに片づけられていないと、他の従業員がその席に座れず、席の固定化につながります。
席が固定化している
席が固定化してしまうと、新たなコミュニケーションも生まれず、フリーアドレスの導入が意味をなしません。移動が面倒になり毎回同じ席を選んでしまうケースや、周囲の雰囲気によって自由に席を移動しにくいケースなどにより、席が固定化されてしまいます。
フリーアドレスに適した業務環境が整っていない
業務環境の不備も、フリーアドレスが定着しない原因の一つ。たとえば、デスクトップパソコンや固定電話のみで、持ち運びしやすいノートパソコンや社用スマートフォンが用意されていない場合、席の移動が困難です。
また、モバイル端末の接続環境や必要な電源がすべての席で確保されていないと、移動しにくいでしょう。さらに、書類やデータがペーパーレス化されていなければ、必要な書類をすべて持ち歩かなければなりません。
フリーアドレスに適したオフィス環境を整えておかないと、かえって働きにくくなるケースが考えられます。
従業員の居場所が把握しにくい
フリーアドレスでは、従業員がそれぞれ好きな席に座るので、今どこの席に誰がいるのか居場所を把握しにくいのが難点です。電話や来客の取り次ぎ、業務で連絡をとりたいときなどに、当該の従業員を探す手間がかかります。
人材育成・新人教育に向かない環境になっている
固定席の場合、同じ部署で固まるため、新入社員と教育担当者、上司と部下のこまめなコミュニケーションが可能です。しかし、フリーアドレスの場合は席が離れる可能性があるため、人材育成・新人教育が難しい環境といえます。対策を講じないと失敗につながるでしょう。
書類管理がうまくいっていない
フリーアドレス導入により書類管理がうまくいかず、失敗するケースがあります。固定席ではデスクに書類や事務用品を置けます。しかし、フリーアドレスでは座席を移動するごとに書類や私物を持ち運ぶ必要があるため、管理がしづらくなります。
雑談により生産性が低下している
フリーアドレスは、部署やチームを超えた活発なコミュニケーションを促進しますが、周囲との交流にウエイトが傾きすぎると、雑談が増えて業務の効率が落ちる可能性があります。また、周囲の話し声などが気になって業務に集中できないと、生産性の低下を招きます。
セキュリティ対策が不十分
フリーアドレスでは、従業員がどこにいるのかを把握しづらく、あまり顔を合わせたことのない人に囲まれて仕事をすることもあります。秘匿情報を関係のない人に見られてしまうなど、情報漏洩リスクが高いといえるため、十分なセキュリティ対策が必要です。
フリーアドレスの失敗を防ぐ12のポイント
フリーアドレスの失敗を防ぎ、導入・運用を成功させるための12のポイントを紹介します。
1. フリーアドレスの導入目的を明確にする
フリーアドレスの導入時は、まず目的を明確にして導入後の運用方法を検討しましょう。フリーアドレスは、おもに次の目的で導入されます。
＜フリーアドレスの導入目的＞
- コミュニケーションの活性化
- スペースの有効利用
- 業務の効率化 など
重点的に取り組む目的を決め、それに合わせた環境や制度を整えていくと、導入時の失敗を防止しやすいでしょう。
2. 座席の必要数を算出する
フリーアドレス導入の前に、必要な座席数を確認しておきましょう。これにより、導入にあたってどの程度座席を減らせばよいのか判断できます。部署ごとに、業務をおこなっている曜日・時間において、「在席」「退席」「一時離席」の3項目の数値をそれぞれ計測することで、在席の多い部署と少ない部署が把握でき、座席がどの程度必要かわかりやすくなります。
3. 運用ルール作成して周知する
さまざまなケースを想定し、明確な運用ルールを決めておきましょう。たとえば、フリーアドレスではデスクを共有で使用するため、「離席時や退社時にはデスク上をきれいに片づける（＝クリーンデスク）」といった運用ルールが必要です。次にそのデスクを使う従業員も、気持ちよく仕事ができます。
また、席の固定化を防ぐためには、「一定時間を過ぎたら必ず席を移動する」「前日と同じ席を使わない」「くじ引きを導入する」などのルールも有効です。ルールをしっかりと浸透させるために、運用ルールに関する説明会を開く、ルールを目につきやすいところに掲示するといった工夫も取り入れましょう。
4. 座席管理システムを活用する
「誰がどこにいるかを把握しにくい」というフリーアドレスの問題を解決するため、座席を管理するソフトやツールを導入するのも一つの方法です。
空席状況の可視化に加え、席の予約もできるソフトやツールであれば、空席を見つけられないといった問題も回避できます。取り次ぎ時間の短縮や座席の効率的な利用が期待できるでしょう。
5. 社内ネットワークを整備する
フリーアドレスでは、社内のどの席でも同じように業務できることが求められます。そのため、社内のネットワーク環境を整えておきましょう。有線LANによって接続の安定性が求められる場合は、OAフロアを導入する方法も。有線LANとWi-Fi機器をうまく活用し、フロア全体どこで作業するにもネットワークが使えるようにすると効率的です。
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6. セキュリティ対策を講じる
チーム・部署にかかわらず席を選べるフリーアドレスでは、秘匿情報を関係のない人に見られてしまう可能性があります。離席時はパソコンの画面をロックする、秘匿性のある作業はブースや個室でおこなうようルール化するなど、セキュリティに関する社員教育を実施しましょう。
また、モバイル環境でデータを使用する際も、セキュリティ面が課題となります。アンチウイルスソフトやファイアウォールなどを導入し、データはクラウドストレージを活用してクラウド上で管理するといったセキュリティ対策が必要です。
7. グループアドレスを併用する
フリーアドレスでは自由に席移動ができる反面、上司部下やチーム内での連携やコミュニケ－ションがとりにくいというデメリットがあります。そのデメリットを解消するには、グループアドレスの併用が効果的です。
グループアドレスとは、部署やチームごとにまとまったスペース内で移動する手法。部署・チーム単位でオフィス内を移動するタイプと、部署・チームで決められたエリア内を自由に移動するタイプがあります。グループアドレスでは部署・チームがまとまっているため、部署・チーム内での円滑なコミュニケーションが可能です。また、席の移動もあるため、マンネリ化を防ぐ効果も期待できます。
グループアドレスの他、気軽にやり取りできるチャットツールを取り入れる、部署内で定期的なミーティングを開催するなどの工夫も、部署・チーム内でのコミュニケーションの促進につながります。
8. ABWを導入する
ABW（Activity Based Working）とは、業務内容に合わせて働く場所を柔軟に選択できるワークスタイルです。気軽にコミュニケーションをとりやすいオープンなミーティングスペース、集中して作業しやすいブース席など、フリーアドレスのオフィスにさまざまなスペースを用意しておけば、従業員はその日の業務内容や気分に合わせて好きな席を選んで仕事を進められます。
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9. ペーパーレス化を促進する
書類をペーパーレス化してクラウド上で管理すれば、席の移動時に面倒な書類の持ち運びが発生せず、業務効率もアップします。どうしても紙で管理しなければならないものについては、保管場所や運用方法を決めて周知し、持ち運ぶ手間を最低限とする運用が求められます。
また、個人の私物を減らす取り組みも必要です。文房具やカタログなどは従業員それぞれが所有するのではなく、共有化するとよいでしょう。
10. 定期的な見直しをする
フリーアドレスを導入したらそれで終わりではなく、定期的な見直し・改善が重要です。フリーアドレス導入により、従業員が働きにくさを感じている、課題が改善されていないといった問題点が見つかれば、どこに原因があるのか特定して修正する必要があります。
オフィスレイアウトやルールの見直しといった改善を繰り返してブラッシュアップすることで、フリーアドレス導入の成功へとつながるでしょう。
11. フリーアドレスに対応したオフィス家具を選ぶ
フリーアドレス導入に伴い、オフィス家具もフリーアドレスに対応したものを選びましょう。従来の座席固定のオフィスで使用している家具をそのまま流用すると、使いにくさを感じる場面が発生する可能性があります。
デスクは仕切りのない大きなもの、椅子は不特定多数の人が使いやすいものなど、フリーアドレスに適したオフィス家具に置き換えます。また収納は、デスク袖のワゴンを廃止してパーソナルロッカーを導入するとよいでしょう。
キャスター付きのデスクや連結できるデスクなどを導入すると、レイアウトの変更が容易になり、より使いやすいオフィスになります。
12. オフィスづくりの専門業者に相談する
フリーアドレスの導入や運用に関して、オフィスの専門業者へ相談してみるのも一つの方法です。オフィスづくりのプロの視点を通して、自社の運用に適したオフィスを提案してもらえます。
アイリスチトセでは、内装のデザイン・工事、オフィス家具の選定、必要に応じて物件紹介から引越しまで、オフィスレイアウトの変更をワンストップで解決いたします。また、アイリスグループの総合力を生かし、オフィスデザイン・プランニングやオフィス家具の提案など、さまざまな形でのサポートが可能です。
改装の事例集を無料配布しているので、フリーアドレス導入に際してオフィスレイアウトの変更を検討している担当者の方は、お気軽にお問い合わせください。
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フリーアドレス導入に向く職種・向かない職種
固定席での仕事が向く職種で無理にフリーアドレスを導入すると、生産性が低下する、情報漏洩のリスクが高まるといった問題が発生しやすくなります。フリーアドレスに向く職種、向かない職種を確認しておきましょう。
フリーアドレス導入に向く職種
フリーアドレスは、外回りや出張などで席を空けることの多い、営業などの職種・部署に向いています。またリモートワークの従業員が多い企業も、出社する従業員数が少ないため、フリーアドレスで座席数を減らすことで、省スペースやコスト削減につなげられます。
フリーアドレス導入に向かない職種
経理や総務など、社内からの問い合わせが多い職種・部署は、固定席の方が業務効率がよいでしょう。フリーアドレスの場合、担当者を探すのに時間がかかってしまいます。
また、顧客情報や社外秘の情報・データを取り扱う職種・部署もフリーアドレスの導入には注意が必要です。席移動の際に書類を紛失し、情報漏洩につながる可能性があります。
フリーアドレス向けおすすめオフィス家具5選
フリーアドレスを成功させるには、オフィスの環境整備が大切です。環境が整っていないと、仕事の効率がかえって下がってしまうことも考えられます。フリーアドレスに適したオフィス家具を5点紹介します。
FOCUS BOOTH Series
フリーアドレスはオープンなオフィス環境となるため、集中したい作業をするには不向きです。しかし集中できるブースを置くことで、個人作業の効率化を図れます。
セミクローズ型のパーソナルスペースであれば、気密性が高すぎず圧迫感が少ない、フルクローズ型のブースよりもレイアウトが容易などのメリットがあります。
FOCUS BOOTH Seriesの詳細はこちら
MOVE UP
フリーアドレスで使用するデスクは、移動しやすいタイプがおすすめです。可動式のデスクであれば業務に合わせて移動でき、レイアウトの変更がたやすくなります。また、独立・連結が可能なタイプは、個人の業務にも会議にもレイアウト対応が可能です。
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顔認証パーソナルロッカー
フリーアドレスでは個人の席がないため、書類や文具など置いておくスペースを確保する必要があります。パーソナルロッカーを導入しても、リモートワーク中心の企業では全員が出社するわけではないため、全員分のロッカーを確保するとスペースの無駄が生じる可能性も否めません。
そういった場合、フリープランのロッカーを導入すれば、スペースや経費の削減が図れます。顔認証が付いているタイプであれば鍵を所有する必要はなく、セキュリティ面での効果も期待できるでしょう。
顔認証パーソナルロッカー の詳細はこちら
TELECUBE AIR by IRISCHITOSE
簡単に室内に設置できるブースは、エアコン付きで夏でも涼しく快適です。クローズ型なので、高い遮音性も備えています。
1人用から多人数用まで収容人数も幅広く、個人作業に加え、セキュリティを高めながら打ち合わせのできるブースを設けたい場合にもおすすめです。
TELECUBE AIR by IRISCHITOSEの詳細はこちら
フリーアドレス導入の成功事例
最後に、フリーアドレスの導入に成功した企業の事例を紹介します。自社でフリーアドレスを導入する際の参考にしてみてください。
フリーアドレスでコミュニケーションをとりやすく｜株式会社イーキューブ
社員ファーストを掲げる株式会社イーキューブでは、コミュニケーションがとりやすいオフィス環境づくりの一環としてフリーアドレスを導入しました。フリーアドレスのスペースをおしゃれで居心地のよい空間にすることで、従業員のモチベーションアップにつなげています。
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【インタビュー】株式会社イーキューブ「社員ファースト：オフィスに投資する目的とは」
Webミーティング向けの作業用ブースを導入｜合同会社DMM.com
合同会社DMM.comでは、2021年から一部スペースでフリーアドレスを採用しています。その後、大幅な改装に合わせてフロアを縮小し、フリーアドレス席も減らしました。
それまではWebミーティングもできるフリーアドレス席が潤沢にありましたが、改装後にはそういった席が少なくなりました。そのため、フリーアドレスのスペースに作業用ブース（TELECUBE AIR by IRISCHITOSE）を導入し、この問題をカバーしています。
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インタビュー ‣ 【インタビュー】合同会社DMM.com 「エリアをまたいだメンバーで行うオフィス改装プロジェクト」
フリーアドレス導入でモチベーションアップ｜ハドラスホールディングス株式会社
ハドラスホールディングス株式会社ではオフィス移転時に、従業員が働きやすい職場を意識してフリーアドレスを導入。部署の垣根を超えたコミュニケーションが実現し、従業員のモチベーションもアップしました。
また、フリーアドレスに適したレイアウトに変更したことで「働きやすい環境」が可視化され、リクルーティングにもよい影響を与えています。
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フリーアドレスの失敗を防ぐポイントを押さえて、導入を成功させよう
フリーアドレスを導入する前に、起こりやすい失敗や課題を把握し、事前に対策を講じることが成功のポイントです。自社だけで導入が難しい場合は、オフィスの専門業者に相談するのも有効です。
オフィス移転や改装とあわせてフリーアドレス導入をご検討の場合は、年間1,000件以上の実績を持つアイリスチトセにおまかせください。適切なレイアウトの提案からオフィス家具選定、引越しまでトータルでサポートいたします。まずはお気軽にご相談ください。
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