アジャイルオフィスとは?導入するメリットからおすすめアイテムまでご紹介

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アジャイルオフィスとは?導入するメリットからおすすめアイテムまでご紹介

最近のオフィスデザインのトレンドの一つであるアジャイルオフィス。導入する企業が増えており、新しい働き方に適したオフィス形態として注目されています。

この記事では、アジャイルオフィスの基本的な知識、導入時のメリットや注意点、レイアウトの決め方やおすすめのオフィス家具まで詳しくご紹介します。

「社内に新しい働き方を導入したい」「これからの働き方に柔軟に対応できるオフィス環境を取り入れたい」と考えている方は、ぜひ参考にしてください。

アジャイルオフィスの特徴

まず、アジャイルオフィスの特徴を解説します。最近話題のアジャイルオフィスとはどのようなものなのか、詳しく見ていきましょう。

■アジャイルオフィスとは

アジャイルオフィスとは、状況や業務内容に応じて柔軟に仕様変更できるオフィスです。通常の業務だけではなく、会議や休憩、セミナー、レクリエーションなど、さまざまな状況に応じて柔軟に仕様変更できるのが大きな特徴です。柔軟なチーム編成や円滑なコミュニケーションが可能となるため、業務の改善にも効果があるオフィス形態として注目されています。

アジャイルは、「機敏な」を意味します。変化に素早く対応できるオフィスであることから、アジャイルオフィスとの名称で呼ばれるようになりました。新しい働き方にも順応できるオフィスとして、導入する企業が増えています。

アジャイルオフィスでは、設置するオフィス家具の選択も非常に重要です。さまざまな用途に柔軟に対応できるオフィス家具を導入することで、アジャイルオフィスの特徴を最大限引き出すことが可能となります。

■アジャイルオフィスによくある設置スペース

多くの場合、アジャイルオフィスに固定席は用意されていません。従来の慣例や概念にとらわれない自由な発想で、さまざまな場所や部屋をアジャイルオフィスとして使用したり、新しいワークスペースを設けて、アジャイルオフィスを導入する企業が増えています。

アジャイルオフィスとしてよく利用されているのが、リフレッシュスペースやフリースペースです。カフェ風の内装を施したリフレッシュスペースは、デスクワークだけではなく、ちょっとした休憩や気分転換の場としても適しています。

また、複数のフリースペースを設けることで、さまざまな用途に対応するケースも多く見られます。大型のモニターを設置すれば、必要に応じてセミナーや社内研修の場としても利用可能です。

アジャイルオフィスは、部署やチームに関係なくさまざまな社員が利用できるため、ほかの部署とのコラボレーションや、新しいアイデアが生まれることも期待できます。

部署を跨いだ交流を促す手段として、テーブルやオフィスの壁全体をホワイトボードにし、利用者が自由に書き込めるようにした実例もあります。アイデアや工夫次第で、さまざまな可能性を広げられるのが、アジャイルオフィスの魅力の一つと言えるでしょう。

 

リフレッシュルームに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

アジャイルオフィスにする3つのメリット

アジャイルオフィスを採用することで、さまざまなメリットを得られる可能性があります。次からは、そのなかでも代表的な3つのメリットとして、柔軟かつ迅速に対応できる点とコスト削減、社員のコミュニケーション活性化について、詳しく解説していきます。

■組織や働き方の変化に柔軟かつ迅速に対応できる

アジャイルオフィスにするメリットとして大きいのが、組織や働き方の変化に柔軟かつ迅速に対応できることです。

社員一人ひとりに固定席が用意されている従来のオフィス形態は、組織の改変や編成の変更などがあるたびに、時間をかけてリフォーム工事やレイアウトの変更をする必要があります。その間は業務が止まってしまうため、仕事の進捗が遅れてしまったり、業績に影響が出てしまったりするのが、大きな問題点でした。

しかしアジャイルオフィスは、組織や働き方の変化に柔軟かつ迅速に対応可能です。そのため、組織の改変や、新チームの発足、編成の変更などがあっても、業務を止めることなく、新しい体制に対しても柔軟に対応できます。

出社している人数に応じて、デスクや椅子の数を増やしたり減らしたりするのも容易なため、フリーアドレスやテレワークなど、新しい働き方にもスムーズに対応可能です。

アジャイルオフィスを日常的に利用することで、社員の自律性を伸ばすことも期待できます。なぜなら、アジャイルオフィスはその日の業務内容やほかの社員の状況などに応じて、利用するスペースや利用する席などを自分で考える必要があるからです。

2022年現在、政府は新しい働き方の定着の一環としてテレワークを推進しているため、毎日社員全員が同じ場所に出社するのではなく、さまざまな場所に点在しながら業務を進める働き方は今後も増えていく可能性が高いと考えられます。

業務内容やその日の気分などで、日によってテレワークにしたり、オフィスに出社したりする社員が増えると、オフィスの在籍人数は日によって変動することになります。アジャイルオフィスは、そのような人数変動にも、柔軟に対応可能です。

 

フリーアドレスオフィスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■オフィスリフォームのコスト削減

アジャイルオフィスは、テーブルや椅子などの移動、組み合わせ方の変更などで、さまざまな場面に対応可能です。組織改編や新チームの発足、チーム編成の変更など社内の体制が変わっても、大々的なオフィスのリフォームやレイアウトの変更をする必要がありません。そのため、オフィスのリフォームにかかるコストを削減できるメリットがあります。

リフォームのための工事や、レイアウト変更の作業をする必要がないため、金額面だけではなく、時間的なコストも削減できます。業務を止めずに新しい環境に応じた形態にオフィスを変更できるのも、大きなメリットと言えるでしょう。

■社員同士のコミュニケーション活発化

アジャイルオフィスには固定席が無いため、今までは業務で接することがなかった他部署の社員とも接する機会が生じます。そのため、社員同士のコミュニケーション活発化が期待できます。さらにコミュニケーションをとりやすいように、最適なオフィス家具を効果的に設置しましょう。

たとえば、スタンディングデスクを設置することで、何かアイデアを思いついたときにはすぐ気軽にミーティングができるようにしたり、ソファ席のスペースを作ることでリラックスした状態で意見交換をできるようにしたりすることが考えられます。2人用、4人用、8人用など、対応人数の異なるブースを複数設置するのも効果的です。

コミュニケーションが活性化することで、新しいアイデアが生まれたり、社内の風通しがよくなったりすることも期待できます。

 

コミュニケーションの活発化に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

アジャイルオフィスを導入する際の注意点

従来のオフィスにはないメリットがあり、新しい働き方にも適しているアジャイルオフィスですが、導入を成功させるためには注意すべき点をご紹介します。

■導入目的を明確にする

アジャイルオフィス導入を成功させるためには、その目的を明確にする必要があります。社員一人ひとりが導入の目的を理解していないと、活かすべき特徴を活用しきれないケースが往々にしてあるからです。たとえば、フリーアドレスを導入しても、いつも同じ席に座ろうとしたり、リフレッシュスペースを設置しても使ってくれなかったりするなどの事態が予想されます。

そのような事態を防ぐためには、社内研修やセミナーなどを開催して、アジャイルオフィス導入の目的を社員に浸透させることが大切です。うまく適応できない社員に対して、サポートできる体制も整えておくと良いでしょう。

特に、長年にわたって従来のオフィス形態で働いてきた社員は、アジャイルオフィスに適応できるまで時間がかかる傾向があります。適応できない社員は、業務パフォーマンスが低下するだけではなく、その状態が続くと退職してしまうリスクもあるため注意しましょう。

アジャイルオフィスを成功させるためには、リフォームやレイアウト変更で設備や環境を用意するだけではなく、社員の働き方も変える必要があります。導入するときだけではなく、導入後も社員の様子には気を配り、適応できていない社員に対しては随時、サポートや指導をしていくことが大切です。

 

オフィスレイアウトに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■予算を検討する

アジャイルオフィス導入の目的を明確化したら、その目的を達成するために必要な予算を立てましょう。一般的に、内装工事やデザイン、レイアウト変更に伴う不用品の処理などの費用が必要です。新規でオフィス家具を購入するための予算も確保する必要があります。それらを踏まえて、業者に見積もりをとりましょう。

見積もりをとる際は、1社だけではなく複数の業者に見積もり依頼をかけましょう。複数の業者から見積もりをとることで、予算の相場が把握できるようになります。また、価格だけではなく、サービスや補償、アフターフォローなどの内容も確認しましょう。

デザインやレイアウトを設計する際には、導入後に部署やチームで使用頻度の差が大きくならないように注意が必要です。各部署やチームの働き方や変化を見据えて、適正なバランスで各スペースの割合を決める必要があります。

アジャイルオフィス向けおすすめ家具6選

アジャイルオフィス導入を成功させるためには、オフィス家具選びも重要です。そこで次からは、さまざまな業務や状況に対応できるデスクや椅子など、アジャイルオフィスにおすすめの家具6選をご紹介します。気になるオフィス家具があったら、ぜひ導入を検討してみてください。

■Move Up

Move Up(ムーブアップ)は、キャスター付きのデスクです。転がして移動できるため、容易にレイアウト変更ができます。1台だけ独立しての使用だけではなく、複数のMove Upを連結させて使用することもできます。そのため、人数が増加してもスムーズに対応可能です。天板裏面に設置された簡易連結パーツによって、連結作業もスムーズにおこなえます。人数が増えた場合は連結させるだけではなく、チーム別に複数のMove Upを独立した状態で使用するのも良いでしょう。

基本的には、対面式のフリーアドレスデスクとしての使用が考えられますが、組み合わせやレイアウトを工夫することで、さまざまな用途に使用できます。折りたたんだり、スタッキングしたりして収納することはできないため、常にデスクが必要な場所に設置すると良いでしょう。

デスク上に配置された配線ユニットを使用することで、パソコンや電話などの配線をまとめて、デスク上をすっきりさせることが可能です。配線ユニットのカバーは、外側からでも内側からでも開けられるため、配線がしやすくなっています。

詳細はこちら:https://www.irischitose.co.jp/products/move-up/

■イーザック-フラップテーブル

イーザック-フラップテーブルは、緩やかな曲線のフォルムや、落ち着いた木の質感が特徴的なフラップテーブルです。まるでカフェに居るような空間を演出できます。硬い印象のオフィスではなく、柔らかい印象のオフィスを作りたい企業にも適しています。床面に凹凸があっても移動しやすい大型のウレタンキャスターが付いているため、急なレイアウト変更に対応可能です。

イーザック-フラップテーブルは、グループワークや打ち合わせなど、複数人でおこなう業務に適しています。1台で使うこともできますが、人数や用途に応じて数台を組み合わせて使うこともできます。そのため、人数が増えても、フレキシブルに対応可能です。

組み合わせ方次第で、丸テーブルのような形態にしたり、長テーブルのような形態にしたりすることが可能です。また、使用しないときは畳むことができるため、スペースを有効利用できます。

詳細はこちら:https://www.irischitose.co.jp/products/easacft/

■アクティブ・ロック

アクティブ・ロックは、スムーズな移動を可能にする大型双輪キャスターを採用することで、迅速なレイアウト変更がしやすいデスクです。全キャスターのロックと解除が、1つのレバー操作でおこなえるため、頻繁に移動する場合も手間がかかりません。所定の位置で固定しなければないけないときや、すぐ移動しなければいけないときには非常に便利です。移動しないときはロックすることで、快適に使用できます。

天板の形状は、長方形タイプと台形タイプの2種類があります。台形タイプのアクティブ・ロックは、組み合わせ方次第で、さまざまな形状のデスクにすることができて便利です。同じスペースに、長方形タイプと台形タイプの両方を設置しておくのも良いでしょう。2種類の形状と組み合わせ方を工夫することで、スペースを有効活用できます。

収納性にも優れていて、長方形タイプは最大5台、台形タイプは最大3台までスタッキング可能です。そのため、デスクを使用しないときはスタッキングして片付けておくことで、スペースを有効活用できます。

詳細はこちら:https://www.irischitose.co.jp/products/activelock/

■CLU-LU

CLU-LUは、脚部分を変更することで、さまざまな用途や場面に対応できる椅子です。ループ脚、ハイカウンター用の脚、キャスター付きの脚、木製の脚などさまざまなタイプがあります。同じデザインでさまざまな脚形状があるためどんなシーンにも対応でき、空間全体としての統一感も出せます。また、それぞれの椅子を別々に用意する必要がないため、経済的にもスペース的にもコストカット可能です。

ループ脚は、おしゃれな雰囲気のオフィスにも調和します。ハイカウンター用の脚は、カフェのようなカウンター席が設けられているオフィスにおすすめです。キャスター付きの席は、フリーアドレスのデスクにも適しています。木製の脚は、全体を木目調で統一しているオフィスに最適です。

背中部分と座面のクッションには、ウレタンフォームを採用しています。カラーバリエーションも豊富に用意されているため、すべて同じ色で揃えたり、エリアで色分けしたり、さまざまな使い方が考えられます。使用しないときは、スタッキングすれば場所を取りません。床積みなら、最大6脚まで積むことができます。

詳細はこちら:https://www.irischitose.co.jp/products/clu-lu/

■PERSONAL LOCKER

アジャイルオフィスのような固定席がないオフィスでは、デスクに引き出しや収納などがないため、個人の荷物や仕事道具を保管する場所が必要です。そのため、アジャイルオフィスを導入した企業では、個人用のロッカーを用意するのが一般的です。

オフィスで使用するロッカーは、荷物以外に書類も保管することが予想されます。PERSONAL LOCKERは、荷物だけではなく書類も保管しやすい構造になっているため、書類や資料の取り扱いが多い業務での使用にも適しているロッカーです。

アジャイルオフィスでは個人宛の郵便物や書類の手渡しをどうするかという問題が出てきます。その点、PERSONAL LOCKERがあれば、扉の部分にメール投函口が付いているため、個人宛の郵送物や書類を投函できるので非常に便利です。

投函口の背面にはポケットが設けられていて、投函されたものはそのポケットに収納される仕組みになっています。そのため、ロッカー内部の空間は有効活用可能です。商品ラインナップには4人用や6人用、下段がラテラルやオープンタイプになっているものがあります。

詳細はこちら:https://www.irischitose.co.jp/products/personal-locker/

新しい働き方にも適しているアジャイルオフィスの導入を検討しよう

アジャイルオフィスは、業務の内容や人数に応じて柔軟に対応可能なオフィスです。部署やチームに関係なく、さまざまな社員が共同で利用するため、社内のコミュニケーション活性化が期待できます。また、組織の改変やチームの再編などがあっても柔軟に対応できるため、リフォーム工事にかかるコストや時間が削減できるメリットもあります。

アジャイルオフィス導入の際は、その目的を明確にして社員に理解してもらいましょう。従来のオフィスとは使い方が異なるため、導入を成功させるためには社員一人ひとりの協力が不可欠です。

今後、テレワークやリモートワークなどの新しい働き方は、ますます普及していくことが予想されます。アジャイルオフィスは、新しい働き方にも適したオフィス形態です。この記事で解説したアジャイルオフィスのメリットを踏まえて、自社への導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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