オフィス移転でやることチェックリスト｜時系列別タスク・無料テンプレート付き

やることが時系列に沿って記載されたチェックリストがあれば、オフィス移転をスムーズに進められます。

▼オフィス移転チェックリストのダウンロードはこちら

https://www.irischitose.co.jp/relocation-checklists/

上記チェックリストでは、オフィス移転の全体的な流れやスケジュール、移転に必要なタスクに加え、予算の立て方や必要な申請なども紹介しています。無料でダウンロードできるので、ぜひオフィス移転の際にご活用ください。

オフィス移転でやることを一覧で見ると、次のとおりです。次の章から、時系列に沿って詳細を解説します。

＜8～7ヵ月前までにやること＞

□オフィス移転プロジェクトを立ち上げる

□現オフィスの課題を洗い出し、移転の目的・ゴールを設定する

□移転先のオフィスを探す

□現オフィスの解約予告を通知する

□現オフィスの原状回復工事の条件・費用を確認する

＜6～5ヵ月前までにやること＞

□オフィスのコンセプトを設定する

□移転スケジュールを策定する

□業者を選定する

□レイアウトを決める

□内装を決める

＜4～3ヵ月前までにやること＞

□オフィス家具や什器・OA機器・インフラを手配する

□各業者と契約・打ち合わせをおこなう

□工事を手配する

＜2～1ヵ月前までにやること＞

□社内通知をする

□取引先に挨拶する

□ホームページや書類・備品などの住所を変更する

□ホームページに移転のお知らせを掲載する

□関係各所への手続き・届出をおこなう

□移転先オフィスの施主検査をおこなう

＜当日まで・移転後にやること＞

□搬出・搬入に立ち合う。

□原状回復工事の完了後、物件を引き渡す

□口座・クレジットカード情報を変更する

□関係各所への手続き・届出をおこなう

オフィス移転の8～7ヵ月前までにやることは次の5つです。

□オフィス移転プロジェクトを立ち上げる

□現オフィスの課題を洗い出し、移転の目的・ゴールを設定する

□移転先のオフィスを探す

□現オフィスの解約予告を通知する

□現オフィスの原状回復工事の条件・費用を確認する

それぞれ詳しく解説します。

1. オフィス移転プロジェクトを立ち上げる

オフィス移転は社内だけではなく、業者も含めた多数の人と連携する必要があります。スムーズに進められるよう、社内の担当者を選出してオフィス移転プロジェクトを立ち上げましょう。メンバーは基本的に総務部門を中心としますが、オフィス移転は会社全体に関わるため、各部署からも最低1名は選出するとよいでしょう。

プロジェクトの立ち上げが完了したら、メンバーはおもに次の業務を進めていきます。

• 移転によって実現したい目的・ゴールの設定
• 移転の予算やスケジュールの設定
• オフィスレイアウトや内装の決定
• 移転に関わる業者の選定・契約
• オフィス家具や各種機器、工事の手配
• 移転に関する社内外への連絡
• 移転に関わる各種手続き

2. 現オフィスの課題を洗い出し、移転の目的・ゴールを設定する

プロジェクトメンバーが最初に着手するのは、オフィス移転の目的・ゴールの設定です。目的やゴールは現在のオフィスの課題を洗い出し、整理することで見えてきます。

必要に応じてプロジェクトメンバー以外の従業員にもアンケートやヒアリングによる現状調査をおこない、課題を抽出していきましょう。抽出結果をもとに、「〇〇を解消・改善するため」「どんなオフィス・働き方にしたいのか」という目的・ゴールを設定します。

＜例＞

• 現在のオフィスは駅から遠く、従業員・取引先に移動の負担がかかっている。

→移転先のオフィスは駅からの近さを重視し、利便性を向上させる。

• 作業スペースが狭く不便、スムーズに動けない。

→什器の配置やレイアウト変更で動線を改善し、作業効率を向上させる。

• 従業員同士が十分なコミュニケーションをとれていない。

→レイアウトの変更、新たなワークスペースの導入でコミュニケーションの活性化を図る。

また、「担当者の負担を減らしたい」「移転までの時間が短い」など、社内チームだけで進めるのが難しい場合は、オフィス移転をトータルでサポートしてくれる業者の利用も検討してみましょう。

3. 移転先のオフィスを探す

移転の目的・ゴールや、移転後に想定される運用をもとに移転先の物件を探します。

＜オフィス物件選びで重視される条件例＞

• 賃料・共益費・保証金
• 面積
• 立地条件・周辺環境
• 従業員の利便性（通勤時間など）
• オフィス設備（電気容量・空調など）
• 階数・占有部分の方角や位置
• 専有部分・共用部分の設備
• 契約条件
• フロアの使用可能時間
• 駐車場の有無　など

候補物件の目星がついたら現地まで出向き、物件や周辺の状況を細かく確認しましょう。

4. 現オフィスの解約予告を通知する

オフィス移転の際は、解約予告期間内にオーナーまたは管理会社へ解約予告の通知を出す必要があります。解約予約の通知は6ヵ月前に出すのが一般的ですが、解約予告期間は契約によって異なります。契約内容に違反、または解約予告をせずに退去すると違約金がかかる可能性もあるため、オフィス移転が決まったら賃貸借契約書の内容を確認しましょう。

また、一度解約予告をすると原則として撤回はできません。解約予告日までに準備が間に合わない場合でも撤去しなければならないため、注意が必要です。

5. 現オフィスの原状回復工事の条件・費用を確認する

基本的に、オフィスを退去する際は壁や天井、床などを入居時の状態に戻す「原状回復」が必要です。原状回復工事にかかる費用は借主負担が一般的ですが、預託金や賃料に含まれているケースや、賃貸借契約によっては一部貸主が負担、または相殺できるケースもあります。

契約内容によってはオーナーが業者を指定していることもあるので、早い段階で次の内容を確認し、見積もりを依頼しておきましょう。

• 原状回復をすべき範囲
• 業者指定の有無
• 原状回復工事の期限

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原状回復工事の基本を解説！費用をおさえてスムーズに移転完了させるポイント

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オフィス移転の6～5ヵ月前までにやることは次の5つです。

□オフィスのコンセプトを設定する

□移転スケジュールを策定する

□業者を選定する

□レイアウトを決める

□内装を決める。

それぞれ詳しく解説します。

1. オフィスのコンセプトを設定する

オフィス移転を成功させるには、移転の目的や社員の働き方などに合わせたコンセプトの設定が欠かせません。コンセプトは、最初に設定した「移転の目的・ゴール」をもとに設計していきましょう。オフィスレイアウトや必要な機能、デザインの詳細などを検討する際は常にコンセプトを軸にし、統一したイメージで進めていくことが大切です。

コンセプトを反映したオフィス移転には次のようなメリットがあります。

• オフィスを通じて企業ブランディングを強化できる。
• 従業員の満足度や作業効率が向上する。
• 多様なワークスタイルに対応できる。

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2. 移転スケジュールを策定する

オフィスの移転には、約8ヵ月以上の準備期間が必要です。移転後の稼働日を決め、そこから逆算してスケジュールを策定しましょう。すべてが予定どおりに進むとは限らないため、余裕を持ったスケジューリングが必須です。

3. 業者を選定する

オフィス移転に関わる作業を依頼する業者の選定を進めます。おもな依頼先は次のとおりです。

• 不動産業者：移転先オフィスの仲介
• 内装業者：移転先オフィスのレイアウト設計、施工など
• オフィス家具・OA機器・リース業者：家具や機器の手配、環境の整備
• 引越し業者：現オフィスから移転先オフィスへの荷物の移動
• 原状回復業者：現オフィスを入居時の状態に戻す
• 清掃業者：移転先オフィスでの清掃サービス

このように、オフィス移転に関わる業者は多岐にわたるので、個別に依頼するとそれぞれ調整の手間がかかる他、費用もかさむ可能性があります。そのため内装や設計、引越しなど、オフィス移転をトータルで任せられる業者を選ぶのも方法の一つです。

アイリスチトセでは、オフィス移転のトータルサービスを展開しています。アイリスグループの総合力でプランニングから内装工事・引越しまでトータルでサポート。オフィス移転の際はお気軽にご相談ください。

アイリスチトセの「オフィス移転サービス」はこちら

https://www.irischitose.co.jp/office-renovation/

4. レイアウトを決める

オフィスのレイアウトは、企業のブランディングや業務効率、従業員の満足度などに大きく影響します。そのため、オフィス移転の目的や、コンセプトに沿って決めていきましょう。レイアウトを決める際に意識したいポイントは次のとおりです。

• 各部署の人数や業務特性に応じて必要スペースを割り出す。
• 会議室や休憩スペースなどの配置も同時に検討する。
• 動線や視線の流れを意識する。
• 従業員のコミュニケーションを促進できる座席配置を考慮する。
• 防災・セキュリティ面への配慮を組み込む。

また、新オフィスをよりよい環境にするために、オフィスレイアウトを業者に依頼するのもよいでしょう。

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5. 内装を決める

レイアウトと併せて、オフィスの内装も検討が必要です。内装はオフィス全体の印象だけではなく使いやすさにも影響するため、慎重に検討していきましょう。内装を決める際のポイントは次のとおりです。

• オフィスのコンセプトに合った壁紙や床材を選ぶ。
• コーポレートカラーを取り入れる。
• 照明や電源は使い勝手のよい位置に配置する。

ただし、内装にこだわりすぎるとその分費用と時間がかかるため、予算やスケジュール内で収められるように計画することも大切です。

オフィス移転の4～3ヵ月前までにやることは次の3つです。

□オフィス家具や什器・OA機器・インフラを手配する

□各業者と契約・打ち合わせをおこなう

□工事を手配する

それぞれ詳しく解説します。

1. オフィス家具や什器・OA機器・インフラを手配する

レイアウトや内装が決まったら、オフィス家具や什器、OA機器の発注、インフラの手配を進めます。具体的にやるべきことは次のとおりです。

• 新調するものと廃棄するものを選別する。
• 新調するオフィス家具・什器・OA機器を選定する。
• 電話回線・インターネット回線工事を手配する。

オフィス家具の新調を検討するのであれば、アイリスチトセにご相談ください。さまざまなワークシーンに対応するオフィス家具のラインナップで、多様なニーズに応えます。

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2. 各業者と契約・打ち合わせをおこなう

オフィス移転に関わる各業者と契約し、打ち合わせを進めます。移転の際は複数の業者と連携する必要があるため、全体のスケジュールに影響しないよう、作業範囲や工程について綿密にチェックすることも大切です。

「スケジュールどおりに作業が進まない」「作業に漏れや抜けがあるが責任の所在がわからない」といった事態を防止するためにも、十分に注意して打ち合わせをしましょう。

3. 工事を手配する

オフィス移転の際は、移転後のオフィスでの内装・設備工事だけではなく、現在のオフィスの原状回復工事なども必要です。移転の4～3ヵ月前になったら、できることから手配を進めていきましょう。

搬入時のトラブルを避けるため、また退去時の原状回復の交渉に役立てるためにも、移転後のオフィスに傷や故障個所がないか細かく確認し、不具合があれば写真で記録しておきます。

オフィス移転の2～1ヵ月前までにやることは次の6つです。

□社内通知をする

□取引先に挨拶する

□ホームページや書類・備品などの住所を変更する

□ホームページに移転のお知らせを掲載する

□関係各所への手続き・届出をおこなう

□移転先オフィスの施主検査をおこなう

それぞれ詳しく解説します。

1. 社内周知をする

移転と新オフィスの運用がスムーズに進むよう、移転当日のスケジュールや新オフィスの運用について従業員に周知しておきます。次の内容をマニュアルにまとめ、社内向けに説明会をおこないましょう。

• オフィス移転の目的
• 移転後の住所・地図
• 移転後のオフィスのレイアウト
• 引越しまでのスケジュール
• 当日のスケジュール
• 当日の役割分担表
• 備品に関する内容（移転物品・残留物品・廃棄物など）
• オフィス移転に関する問い合わせ先・担当者

2. 取引先に挨拶する

取引先へは、オフィス移転の1ヵ月前には連絡・挨拶をしておきます。挨拶状の文面やデザインを考える必要があるため、2ヵ月前には準備を始めたいところです。

またオフィス移転の際は、取引先以外に次の関係先にも連絡を入れましょう。

• 顧客
• 仕入れ先
• 取引のある金融機関
• 会計事務所
• 弁護士事務所
• 各種加盟団体
• リース会社
• 定期購読している新聞・雑誌、会員制サービス

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3. ホームページや書類・備品などの住所を変更する

住所が記載されている書類や備品があれば、移転後すぐに使用できるよう住所変更をしておきます。併せて、ホームページの住所変更も忘れないようにしましょう。

＜住所変更が必要なもの＞

• ホームページ（ヘッダー、フッター、お問い合わせページなど）
• 社判
• 契約書・請求書・見積書
• パンフレット
• 名刺
• 社員証
• 伝票
• 封筒　など

＜住所変更に関するポイント・注意点＞

• 移転後の住所変更をスムーズにできるよう、ホームページやメールはテンプレートを用意しておく。
• 現在のオフィスの住所が記載されたものは使い切るか、移転時に廃棄する。
• 移転後に使用するものは新しい住所で発注する。

4. ホームページに移転のお知らせを掲載する

オフィス移転を広く知らせるため、また移転後の新住所でスムーズに業務を進めるためにも、移転の2～1ヵ月前にはホームページに移転のお知らせを掲載します。お知らせはニュースリリースページではなく、トップページに掲載したほうが多くの人の目に留まりやすいでしょう。

5. 関係各所へ手続き・届出をおこなう

オフィス移転の際は、関係各所への手続き・届出が必要です。移転前に必要な手続きと届出は次のとおりです。

この他、契約中のライフライン（電気・ガス・水道・インターネット・電話回線）も移転が決まり次第、手続きを進めましょう。

6. 移転先オフィスの施主検査をおこなう

施主検査とは、依頼した内装・設備工事の仕上がりを施主が確認する作業のことです。依頼した図面どおりに工事がおこなわれているか、オフィス家具やOA機器に不具合がなく、正しく配置されているかなど、入念にチェックしましょう。

オフィス移転の当日までと移転後にやることは次の4つです。

□搬出・搬入に立ち合う

□原状回復工事の完了後、物件を引き渡す

□口座・クレジットカード情報を変更する

□関係各所への手続き・届出をおこなう

それぞれ詳しく解説します。

1. 搬出・搬入に立ち合う

移転当日は、新旧オフィスそれぞれに立ち合い、荷物の搬出・搬入時の確認をします。

＜搬出時のチェック項目＞

□積み残しがないか

□移動するオフィス機器の傷やへこみなどの写真を撮ったか

□破損の可能性があるものは養生されているか　など

＜搬入時のチェック項目＞

□搬出されたものがすべて届いているか

□オフィス機器の傷やへこみなどを、搬出時に撮った写真と照合したか

□破損や汚損がないか　など

2. 原状回復工事の完了後、物件を引き渡す

引越し作業の完了後は、現オフィスの原状回復工事が始まります。家具・備品・パーテーションなどの撤去、床や壁に施した加工の復元といった修繕が施工業者によっておこなわれます。

スケジュールどおり進んでいるか確認するために、定期的な進捗状況の報告を依頼しておくと安心です。指定どおりに原状回復されているかしっかりと確認した上で、解約日に引き渡しができるようにしましょう。

また、オフィスの解約時は敷金や保証金の受け取りも忘れずに。どちらも返還は賃貸借契約の終了後で、敷金からは原状回復工事費用が引かれます。「3ヵ月以内」「6ヵ月以内」など、返還のタイミングは契約によって異なるので、事前に確認しておくとよいでしょう。

3. 口座・クレジットカード情報を変更する

法人の銀行口座やクレジットカードは、移転後速やかに情報を変更します。銀行口座は窓口またはWebで、クレジットカードはWebで必要書類を取り寄せて手続きを進めます。手続きや変更方法は銀行やカード会社によって異なるため、事前に確認し、転居後すぐに対応できるように準備しておきましょう。

4. 関係各所への手続き・届出をおこなう

オフィス移転後も関係各所への手続き・届出が必要です。移転後に必要な手続きと届出は次のとおりです。

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オフィス移転の手続き＆各機関への届出を徹底解説【チェックリストあり】

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オフィス移転を成功させるには、事前準備から移転後の対応までをトータルで見通すことが重要です。余裕を持ったスケジューリングはもちろん、コスト削減の視点や専門サービスの活用も移転の成功に欠かせないポイントです。

各種手続きは余裕を持って進める

関係各所での手続きやライフラインの契約変更など、オフィス移転では多くの作業が発生します。移転直前に慌てないためにも、前倒しでの進行に加え、想定外のトラブルへの対応策として、スケジュールには少し余裕を持たせておくと安心です。

オフィス移転後のコスト削減も意識する

オフィス移転の際は、移転先でのコスト削減にも目を向けてみましょう。移転に伴いリモートワークなどの在宅勤務を導入すれば、オフィス規模を縮小できるため、オフィス賃料の削減に有効です。

また、オフィス移転を機にペーパーレス化を導入することで、紙の購入費や印刷代はもちろん、書類の廃棄にかかるコストも削減できます。書類をデジタル管理すると書類保管の棚やスペースを減らせるので、オフィスの縮小にもつながります。

オフィス移転サービスを利用する

「通常の業務があるためオフィス移転にまで手が回らない」「何から始めればよいのかわからない」といった悩みを抱えているのであれば、オフィス移転サービスを利用する方法もあります。オフィス移転サービスを利用するおもなメリットは次のとおりです。

• 物件探しから引越しまでトータルでサポートを受けられる。
• 通常業務に専念しながらオフィス移転ができる。
• オフィス移転計画を立てる時間や作業コストを削減できる。

アイリスチトセでは、物件探しから内装・家具の提案、引越しまでオフィス移転に関する業務をワンストップでサポートするトータルサービスを提供しています。年間1,000件以上の実績とアイリスグループの総力で、費用をおさえつつも良質なオフィスの実現をサポートします。オフィス移転を検討中の方は、お気軽にアイリスチトセへご相談ください。

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オフィス移転に関わる作業は、準備から手続き、引越し後の対応まで多岐にわたるため、チェックリストを活用して漏れなく進めることが成功の鍵です。時系列でやるべきことを整理し、余裕を持ったスケジュール管理を心がけましょう。無料のPDFテンプレートもぜひ活用して、スムーズなオフィス移転を実現してください。