フリーアドレス導入で起きたコミュニケーションの変化

Interview

所在地 東京都中央区
クライアント 村田機械株式会社
業種 製造業(機械)
完成年月 2020年10月

ロジスティクスシステムや工作機械、デジタル複合機など、機械メーカーとして幅広く取り扱われている村田機械株式会社様が2020年10月に東京支社のオフィス改修を行いましたが、以前のオフィスとどう変わったのか、東京総務グループの板倉萌子様にお話を伺いました。

フリーアドレスの導入

※感染対策を行った上で取材を行っています。

早速ですが、オフィス改修をされた理由を教えていただけますか?

今回の改修は「オフィスが手狭になってきた。」ということがきっかけで始まっています。
元々は移転もプランの一つとして検討していましたが、新型コロナウィルスの感染が拡大する前でしたし、なかなか私達が望む条件に合致する物件もありませんでした。

本社や大阪支社で実施していたこともあり、前々からフリーアドレスを導入しようかという話が上がっていた中で、東京支社でも現オフィスを改修することでフリーアドレス化を実現しようという流れになりました。

そうして進めているうちに新型コロナウィルスが流行して在宅勤務が一斉に始まり、デスクの席ってやっぱり在籍人数分もいらないよね。という話になったことから、フリーアドレス導入に向けての動きが急加速しました。

本社や大阪支社でフリーアドレスをすでに実施されていたとのことですが、よかったから東京でもやろうとなったのでしょうか?

そうですね。ただ実際に本社や大阪支社で働く社員の中にはフリーアドレスの難しさを感じている方もいたようで、社員同士の情報交換でフリーアドレス導入に肯定的でない社員がいたのも事実です。

ですが東京支社の場合はコロナ禍云々を抜きにしても元々出張が多いメンバーが多く、オフィスにあまり人がいない状態でした。
それであればフリーアドレスを導入した方がいいよね。ということで進めました。

ここに勤務する社員は、全フロア合わせて約160人います。そのほとんどは営業部門やSE(システムエンジニア)、FE(フィールドエンジニア)部門のスタッフで、お客さま先へ訪問し、提案や打合せ、メンテナンスなどを行っています。
業務上デスクトップパソコンが必要な担当はフリーアドレスではなく固定席ですが、それ以外の社員はすべてフリーアドレスにしています。出張や外出のためオフィスにいないことが多く、全員分の座席を用意する必要はありません。

改修時に最も重要視したポイントはありますか?

普段オフィス外で業務する支社メンバーがオフィスの中でやることって社員同士のコミュニケーションだよね。という考えのもと、「Crossing Place~掛け算する場所~」というテーマをみんなで掲げて実施しました。

入居する7~10階のうち、今回改修の中心となった8階はひとつの空間の中に複数の部署が入っています。その部署間でのコミュニケーションをどうやっていくのかを考えました。

総務の立場から社員の皆さんの意見を聞くにあたって、どういった仕組みで実施されましたか?

取りまとめは大変でした・・・。
最初にメンバーを募って、各部署から最低2人選出してもらって定例会を実施して意見を出し合いました。

意見をとりまとめるにあたって一番大変だったことはありますか?

フリーアドレスを導入するにあたりデスクの座席を減らし、共同スペースを確保したいという意図がありましたが、私たちの意図とは真逆でデスク席を確保したいという意見があったので、そこの交渉は大変でしたね・・・。

共同スペースを作るにあたって、どこまでデスクの席を減らすかという迷いはありましたが、思い切って減らしました。
コミュニケーションの場所としてもそうですし、この共同スペースも席として使用していいので、とにかく「全員座れますよ。」ということを強調しました。

仕事ができる場所はデスクだけではないですよ、ということですね。

※感染対策を行った上で取材を行っています。

変化した社内コミュニケーション

実際に改修した後の感想として、社員の皆さんのコミュニケーションに変化はありましたか?

そこは本当に変わったなと思いました。
従来は二つの営業部署が存在している部屋の隅に総務部門がありました。
隅にあるカウンターの中に総務があったので、わざわざカウンターまで行って覗き込まないと総務に何も言いに行けない環境だったのです。

ですが今回の改修で総務が営業部の皆さんのいるエリアに入ったことや、空間の中心に開けたコミュニケーションスペースがあることで声をかけやすくなったと思います。

現在はテレワークがメインになっていることもあり、元々のテーマであった部署を超えた交流まではなかなか行きついてはいませんが、個人ロッカーや自動販売機の設置場所などが分かれているので、社員の行き来が発生し、誰がオフィス内にいるかもわかりやすくなりました。

個人ロッカー、コート掛け、自動販売機などをそれぞれオフィスの端っこに設置することによって、社員が「動く」しくみがこのオフィス内にはあります。
「あ、今○○さんオフィスにいる。聞きたいことがあるし声をかけよう。」とかそういったコミュニケーションは生まれていると思います。

社員の皆さんからはどういった意見が出てきましたか?

各フロアや部署ごとにアンケート調査を行いました。
改修前にもアンケート調査を行い、改善されたかどうかを図るために改修後にも同じアンケート調査を実施しました。
基本的にはテレワークを行っていてあまり出社していないのでコミュニケーションに関しては少しマイナスな意見もありましたが、一番多かった意見としては新しいオフィスになり「毎回新鮮な気持ちでオフィスに出社できる」という意見でした。

そして、オフィス内の什器が新しくなったことに対してポジティブな反応がすごくありました!
個人的にはご提案頂き採用したブラックトーンの什器はとても気に入っています!
白い什器のままだと改修前とあまり代わり映えもしないので、ブラックトーンを取り入れてよかったと思います。

状況に応じたオフィスの活用

デスクの席以外でも仕事ができるという意識は定着しつつありますか?

そもそも全員出社することがないので、何とも言えませんが・・・
人によっては、集中して仕事をしたいときは個人ブースを使って集中できる環境をつくるなど、それぞれが試行錯誤しながらオフィス内の場所を様々な方法で活用しています。

テレワークが中心の方もいるかと思いますが、コミュニケーションを図るために何かツールなど使われていますか?

Teamsを導入しました。WEB会議ではZoomを使用することもあります。
その他にもKINTONEや人事関連のグループウェアなど最近社内で使用するシステムがとても増えました。
リアルな対面がなかなかできない中でもこの様なツールがあると、コミュニケーションを図るには便利ですね。

オンラインミーティングやWEB会議等でコミュニケーションを取る際、皆さんはオフィスのどこを使われていますか?

WEB会議をするときは自分が主催者でなければデスクでやってもいいという雰囲気なので、割とデスクでやる姿が見受けられます。
それ以外でも、個人ブースとソファブースを使っているのをよく見かけます。

ソファブースはどちらかというとチームでのミーティングで使っていて、個人ブースは営業がお客様と話すときに使用しているようです。ソファブースでのWEB会議は、スピーカー設定で話をすると音がよく聞こえてしまうのでイヤホンを使用するルールを作りました。

使っていく中でより使いやすいように少しずつルールが生まれていますし、業務内容によって場所を選べるようになったのがすごくいいです。

「フロアの垣根をなくす」明るいオフィスづくり

※感染対策を行った上で取材を行っています。

これからもっと「こうしたいな」という今後の展開は何かありますか?

現在は事業部ごとでフロアを分けているのですが、本当は事業部関係なくもっとフリーに使って欲しいと思っています。「会社全体の雰囲気を明るく」というところがキーポイントだと考えています。

コロナ禍になる前からも当然ですが、コロナ禍に入ってから更に人との関わりが重要になって来たと感じています。
「少し元気がなさそうだな。」とか、「具合が悪いのかな。」とか、そういったちょっとしたことは部署内だけでなく、部署外の人とコミュニケーションを取る中で「気づき」や「声かけ」ができると思っています。

本社が京都にありつつも東京支社は規模が大きくないことから、私たち東京支社の総務は東京の社員のことは任されているような立ち位置で、浅く広く社員のことを把握してほしいという会社からのミッションがあると思っています。

それもあって可能ならすべての事業部をワンフロアでまとめて、もっと自由に行き来できるようなオフィスになったらいいなと思いますが、実現的は難しいというのが現状です。

キャリア採用が増えてきていることもあって異動してきた人なのか、キャリア採用の人なのかも中々パッと見ただけでは判断が付かないくらいなので、よりシームレスな環境にするためにオフィス内で社員が交流できるようなイベントを考えています。
こういったコロナ禍というご時世でもあるので実現するにはまだまだ先になりそうですが・・・

ただ、これらの発想もフリーアドレスを導入したことによって生まれたとものと思っています。
フロア内の交流に取り組んだことで、各階の交流について考えるきっかけにもなりました。
私たちは事業部の縦割りも課題だと考えているので、より良い職場にするためにありとあらゆる方法で風通しを良くできるような環境を整えていきたいと考えています。

その方法のひとつとして、今回の改修、フリーアドレスの導入に至りました。

移転ではなく、改修という方法で働く空間や仕組みを変える取り組みをされた同社。その仕組みによって生まれた働く人の動きと意識の変化についてお話いいただきました。決して全員が前向きとは言えない状況から始まったフリーアドレス(ABW※に近い考え)の導入でしたが、少しでもコミュニケーションが発生するようにと、本社が京都にある中での東京総務としてのミッションを強く意識し、奮闘されている板倉さんの熱意を感じるお話でした。

※Activity Based Working(アクティビティ・ベースド・ワーキング)
時間や場所に縛られず、その都度仕事内容に応じて、最も効率的な方法を自由に選ぶことができる働き方。

本日は、ありがとうございました!

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