ユニバーサルレイアウトとは？ユニバーサルデザインとの違いや導入事例を紹介

近年、テレワークやオフィスのフリーアドレス化など新しい働き方が広まっています。組織の変更に対して柔軟に対応できるオフィスづくりが求められているなか、ユニバーサルレイアウトと呼ばれるオフィスレイアウトが注目を集めています。

この記事ではユニバーサルレイアウトとはどのようなレイアウトなのか、どのようなメリットがあるのかを解説します。記事の後半ではユニバーサルレイアウトの導入事例も紹介するので、自社に導入するかをぜひ検討してみてください。

ユニバーサルレイアウトとは、役職席を決めずにデスク数や配置を均一にするレイアウトで、「ユニバーサルプラン」と呼ばれることもあります。汎用的なレイアウトのため、組織変更や働き方の変化にも対応しやすいとして注目を集めています。

ユニバーサルレイアウトはフリーアドレスとも共通点が多いですが、大きく異なるのは固定席の有無です。固定席を設けないフリーアドレスに対し、ユニバーサルレイアウトは従業員一人ひとりの固定席を設けます。かつては部署ごとにデスクを対向式に配置し、従業員同士が向かい合うように着座する島型対向式レイアウトが主流でした。

しかし、島型対向式レイアウトは組織変更や従業員の増減などのたびに、レイアウトの変更が必要です。一方のユニバーサルレイアウトは組織の事情に関わらず柔軟に対応できるため、導入する企業が増えています。

　　・フリーアドレスオフィスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

ユニバーサルレイアウトを導入すると多様な働き方に対応できる、他部署との連携がしやすいなどのメリットが得られます。

■多様な働き方に対応できる

ユニバーサルレイアウトは役職や部署、業務の特性に縛られないため、従業員の働き方が変わっても柔軟に対応できます。たとえば組織変更や従業員の増減があった場合でも、レイアウトを大幅に変更する必要がありません。

組織変更なら、従業員が身の回りの物を持ってデスクを移動するだけで済みます。また、従業員が増えたときは、同じタイプのデスクを追加するだけで対応できます。ユニバーサルレイアウトは組織の事情に柔軟に対応できるため、ほとんど手間がかかりません。

■他部署との連携が取りやすい

ユニバーサルレイアウトは島型対向式レイアウトのように、部署ごとに座席が区切られておらず、必要に応じて配置を変更できます。たとえば複数の部署で同時進行しているプロジェクトがある場合、関連部署を隣接させることも可能です。

また、デスクが横並びなので、動線が確保しやすくなります。その結果、他部署との連携が取りやすくなり、コミュニケーションの活性化も期待できるでしょう。可動式のチェアやワゴンなどのオフィス家具を取り入れれば、より移動しやすくなります。

■オフィス家具や私物の管理が容易になる

ユニバーサルレイアウトでは、同じデザインのオフィス家具で統一するのが一般的です。オフィス家具の過不足があってもすぐに把握できるため、管理しやすくなります。

また、座席の移動が必要になった場合には、可動式のワゴンを利用すると便利です。私物を入れた可動式ワゴンを移動するだけで、スムーズに席替えできます。同じデザインの可動式ワゴンを取り入れると、従業員が座席を移動しても統一感あるオフィス空間を保つことが可能です。

■感染症対策につながる

ユニバーサルレイアウトは、座席ごとの間隔を均一にしたレイアウトです。工夫次第ではソーシャルディスタンスを確保できるため、感染症対策につながります。たとえば対面での着座を避ける、横並びの座席は一つあけて着座するなどです。

座席数の関係で対面の着座を避けられない場合は、卓上タイプのパーテーションを使用するのも手段の一つです。

ユニバーサルレイアウトならソーシャルディスタンスを保つことができ、人の密集を避けながら仕事をできます。感染症対策がしっかりと施されたオフィスであれば、従業員も安心して働けます。

ユニバーサルレイアウトには役職者の配置が難しい、従業員の所属部署がわかりにくいなどの課題があります。ユニバーサルレイアウトの導入を検討している場合は、課題の解決策も模索しておきましょう。

■役職者の配置が難しい

ユニバーサルレイアウトは役職者の席を設けず、デスクを横一列に配置するレイアウトです。島型対向式レイアウトのように役職席が一目でわからないため、役職者をどこに配置するかが課題になります。

配置によっては、役職者の席から遠い場所で作業する従業員まで目が行き届かず、部下の管理がしづらくなる可能性があります。課題を解決するためには、役職者の意識改革が必要です。

役職者は別の列にいる部下はもちろんのこと、部署内のすべての従業員に気を配るよう意識しましょう。

■従業員の所属部署がわかりにくい

オフィス家具は同じデザインで統一するのが一般的なので、従業員がどの部署に所属しているのかがわかりにくい側面があります。

また、島型対向式レイアウトのようにチームが島ごとに区分けされていないため、仲間意識が生まれにくく、メンバーの孤立を招く可能性もあります。このような課題を解決するために、ミーティングスペースを設置しましょう。

デスクから近い場所にミーティングスペースを設置すると、即時打ち合わせができるため、所属部署の判別や孤立感の解消を期待できます。

ユニバーサルレイアウトを導入する際には何らかの課題に直面する可能性もありますが、いくつかのポイントを押さえておけば、スムーズに導入できるでしょう。

ここからは、ユニバーサルレイアウトを導入する際のポイントを解説するので、ぜひ参考にしてください。

■従業員の理解を得ておく

オフィスのレイアウトが突然変わると、従業員が混乱する可能性があります。特に長らく島型対向式レイアウトを採用していたオフィスでは、部署内の従業員同士の座席が離れることに不満が出るかもしれません。

混乱を避けるためにも、ユニバーサルレイアウトに変更する際にはメリットや目的を明確にし、事前に従業員の理解を得ておくようにしましょう。従業員に全貌を周知し、変化に対応できるよう工夫することが大切です。

■可動式のオフィス家具を取り入れる

オフィス家具を選ぶ際には、可動式のデスクやチェアを検討してみましょう。可動式のオフィス家具は移動しやすいため、個人ワークやミーティングなど、業務内容に合わせてフレキシブルに対応できます。

ここからは、ユニバーサルレイアウトにおすすめのオフィス家具をご紹介します。

VIGOR-OBP

VIGOR-OBPは、洗練されたデザインのなかに多彩な機能を集約したキャスター付きのチェアです。ガスシリンダー上下昇降機能があるため、着座する人の身長に合わせて座席の高さを調節できます。背座ともにメッシュで通気性が良く、夏場も蒸れにくく快適なオフィスワークを実現します。

また、VIGOR-OBPは国内オフィス家具メーカー初の海洋プラスチック再生樹脂を採用しているため、多方面からの注目度が上昇中です。1脚当たり2.35キログラムの海洋プラスチックを使用しており、年間23トン程度の削減を目指しています。

VIGOR-OBTの詳細はこちら

Move Up

Move Upは、配線ユニットカバーが設置された可動式のデスクです。連結パーツが付いているため、独立使用だけでなく複数台を組み合わせての使用も可能です。可動式なので、組織変更や従業員の増減に合わせて容易にレイアウトの変更ができます。

Move Upの詳細はこちら

■新たなコミュニケーション方法を検討する

ユニバーサルレイアウトを導入する際には、従業員同士の新たなコミュニケーション方法を検討しましょう。ユニバーサルレイアウトには、島型対向式レイアウトに比べて業務中のコミュニケーションが取りにくい側面があるためです。

同じ部署の従業員が近くの席にいるとは限らず、配置によっては少し話すだけでも席まで移動しなければなりません。円滑にコミュニケーションが取れるよう、チャットツールを導入するのも手段の一つです。

また、ユニバーサルレイアウトは着座のままではミーティングしにくいレイアウトなので、近くに打ち合わせができるスペースの設置も検討しましょう。

　　・オフィスコミュニケーションの活性化に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

最後に、ユニバーサルレイアウトの導入事例をご紹介します。

■アケボノ産業株式会社

アケボノ産業株式会社では、オフィスをユニバーサルレイアウトに変更する際にブラックカラーを基調としたオフィス家具を導入しました。隣席や対面席の間には卓上タイプのクリアパーテーションを設置し、感染症対策が施されています。チェアとワゴンは可動式なので、組織変更にも柔軟に対応できます。

■株式会社フォアキャスト・コミュニケーションズ

株式会社フォアキャスト・コミュニケーションズではフリーアドレスデスクを連結し、ユニバーサルレイアウトを実現しました。オフィス内には向きの異なるデスクを配置し、デッドスペースを有効活用しています。

オフィスの一角にはセミクローズ型の個室ブースを設置し、従業員が業務内容に応じて働く場所を選べるよう工夫されています。

■博光電気株式会社

博光電気株式会社では、作業スペースにユニバーサルレイアウトを導入しました。スペースの中央にデスクが一列に配置されているため、座席前後に動線が十分に確保されています。また、全席ハイテーブルなのでスタンディングワークへの切替も可能です。

オフィス家具一式が同じデザインに統一されているため、過不足を把握しやすく、該当部署の業務効率化が期待できます。

ユニバーサルレイアウトは部署に関わらずデスクを横一列に配置するため、既存のレイアウトと大きく異なる場合はオフィス内で混乱を来す可能性があります。

そのため、メリットや目的を明確にし、従業員から十分に理解を得る必要があります。自社でレイアウトの変更を検討中なら、アイリスチトセにご相談ください。アイリスチトセでは豊富な実績から、自社に最適なレイアウトをご提案いたします。

アイリスチトセのオフィスサービスはこちら