働き方の変化に対応してソロワークスペースを確保しよう！メリットや課題も解説

近年、フリーアドレスを始めとしたフリースペースを採用するオフィスが増えていますが、同時にソロワーク用のスペースを設置する企業も増えています。ソロワーク専用のスペースは個人ワークだけでなく、Web会議での利用や感染症対策など幅広く活用できます。

この記事ではオフィスにおけるソロワークスペースの重要性や設置方法などを解説します。ワークスタイルの変革を検討している場合や現在のオフィス業務に課題を感じている場合は、ぜひ解決の参考にしてください。

音性の高いフルクローズ型のブース「TELECUBE by IRISCHITOSE」

ソロワークとは一人で集中する働き方です。近年、多様な働き方を実現する施策の一環として、フリーアドレス制のようなコミュニケーション重視のレイアウトやオフィス環境を採用する企業が増えました。新しいワークスタイルは利点も多いですが、一方で次のようなさまざまな課題が見えてきています。

• 周囲の雑音や人の動きが気になり集中しにくい
• 話しかけられる度に業務がストップし進捗に影響する
• Web会議での映り込みや雑音が気になる
• 機密事項を扱い際セキュリティ面に不安がある

集中して個人業務に取り組みたい場合やWeb会議をおこなう際、共用のフリースペースでは不都合があることも多いでしょう。オフィスにソロワークに適した環境を整備することは課題解決の一つの手段になります。そのため、最近では多くの企業で集中ブースやレイアウト変更によるソロワークスペースの整備が検討されています。

ソロワークは企業と社員双方にとってメリットの多い施策です。具体的にどのような利点があるのかご紹介します。

■社員の生産性向上

オープンスペースでは、集中して仕事したいときでも電話や事情を知らない同僚の声掛けで作業が中断しがちです。ソロワークスペースのように個人作業に集中できる環境が整っていれば一人で仕事に没頭でき、その分能率や業務効率の向上も期待できます。

またABWを実施している会社なら、通常はチームメンバーの近くでコミュニケーションを図りながら仕事を進め、一人で集中したいときだけソロワークスペースを活用するという、メリハリある働き方が可能です。

周囲を気にせずに済むソロワークスペースがあれば、Web会議を実施しやすくなるでしょう。Web会議には移動や場所確保などの事前準備の解消、交通費や会場費の削減など多くのメリットがあり、社員個人の生産性向上だけではなく業務全体の効率化にもつながります。

ABWについてはこちらの記事で詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。

ABW型オフィスの導入で働き方改革！導入する流れから企業事例まで

■情報漏洩を防げる

ソロワークは、周りに人がいないためセキュリティが高く、情報漏洩の観点からも安全度が高い空間です。オープンスペースでのWeb会議はセキュリティが万全とは言えません。ましてや社外でリモートワークをしている場合、どこで誰が聞き耳を立てているかわかりません。

情報漏洩が起きた場合の問題は深刻で、個人情報や取引先の情報などが流出すれば、会社の信用は失われて大きな被害や損害が生じます。

Web会議での活用も想定するのであれば、声が漏れないように防音の設備が整ったブースが適しています。防音や遮音に優れたボックス型の個室ならよりセキュリティレベルも高く、気密性の高い打合せの場合に利用しやすくなります。

■オフィスの感染症対策になる

一人で仕事をすれば、飛沫感染のリスクを減らせます。新型コロナウイルス感染症が蔓延するなか、企業には社員の安心・安全を確保する施策が求められています。感染対策として、ソロワークの推奨やソロワークスペースの設置は有用です。

会社によっては「個室を準備するスペースがない」「社外にソロワーク用の場所を借りるにはコスト面が心配」など、一人で作業する場所の確保に悩むところもあるでしょう。

しかし完全な個室を準備しなくても、ソロワークによる感染症対策は可能です。半個室型のブースならパネルで空間を区切れば簡単に作ることもでき、あるいは既存のデスクに卓上パネルを取り付ける方法もあります。

利点の多いソロワークですが、推進するにあたっていくつか課題もあります。課題としてあがりやすい2点を解説します。

■オフィス全体のレイアウトの見直しが必要

オフィス内に空いたスペースがない場合、ソロワークスペースを確保するためにはオフィス全体のレイアウト変更が必要になることがあります。

ソロワークスペースをより使い勝手の良いものにするためには、目的に合わせて種類や設置場所を決める必要があります。たとえば、ブースを導入するのであれば、余裕を持った設置スペースを確保し、周囲の動線も考慮したレイアウトが必要です。また、パソコン用の電源や通信設備の確保、場合によっては消火設備の設置など検討すべき事項は多岐に渡ります。

ソロワークスペース設置の目的は「より働きやすい環境づくり」です。ソロワークスペースに注力するあまり、他のスペースの使い勝手が悪くなっては意味がありません。快適な業務環境を整備するには、大幅なレイアウト変更が必要になる可能性も考慮しておきましょう。

オフィスレイアウトの考え方に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■法令の専門的な知識が必要

ソロワークスペースを設けるにあたって注意が必要なのは、消防法や建築基準法です。卓上パネルや天井まで届かない高さのパーテーションで仕切る程度なら問題はありませんが、設置したワークスペースが個室とみなされる場合は消防法の規制がかかります。

特に気をつけたいのが、天井まで届くパーテーションです。この場合も「新たな部屋」とみなされて、個室と同じ法律の規制がかかります。消防署への届け出も必要になるので事前に法律を確認しましょう。個室に対して注意が必要な、消防法における義務は次のとおりです。

• 火災報知器
• 消火設備
• 排煙設備
• 避難経路の確保
• 防火管理者の届け出

社員の安全を守る重要な規則です。どのような法令が適用されるか不安な場合は専門家にアドバイスを求めるという手もあります。相談先については記事後半の「ソロワークスペースの導入でよくある疑問」で後述します。

一概にソロワークスペースといってもいくつかのタイプがあり、特徴が異なります。また今回紹介するボックス型・半個室型のほかにも、卓上パネルやオフィスで空いている部屋を活用するなどの方法もあります。自社に適したかたちを模索してください。

オフィスを個室化する方法に関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■ボックス型

ボックス型、またはフルクローズ型と呼ばれます。扉がついた公衆電話のようなスタイルのソロワークスペースです。周囲の音を遮断できるので、重要なオンライン会議や気密性の高い情報を扱うのに向いています。

遮音性や吸音性に優れたボックス型は、床、4面の壁、天井のすべてが覆われています。大きな工事は不要なため設置自体は簡単ですが、設置にあたって所轄の消防署への届け出が必要です。また設置場所やブースの仕様によっては消防法や建築基準に抵触する恐れがあるため、設置の際は専門業者に確認してもらう方が良いでしょう。

■半個室型

クローズ型と比較してオープン型やセミクローズ型とも呼ばれます。デスクの周りをパーテーションや壁などで覆うタイプのほか、セミクローズ型のブースもあります。

出入りする部分や天井などがオープンなので遮音・吸音面ではボックス型に劣るものの、周囲が視界に入らないため一人で集中して仕事に取り組めます。またヘッドセットマイクを利用すれば、Web会議は問題なくおこなえるでしょう。

パーテーションで仕切るだけなのでレイアウトの変更もしやすく、コストもおさえられます。しかし背後から覗き込まれたり音が漏れたりする可能性があるため、機密性の高い情報を扱うのには向いていません。機密事項を扱う際には、個室もしくはボックス型の方が適していると言えるでしょう。

ソロワークスペース設置を検討しているなら、押さえておきたいポイントがあります。ここでは設置に際するポイントについて解説します。

■利用目的を明確化

自社のワークスタイルや社員のニーズに合わせたスペースを設置するために、ソロワークスペースを設置する目的の明確化が重要です。ソロワークスペースにはさまざまな種類があり、おもな利用目的により導入すべきタイプが異なります。

「オンライン会議のため」「機密事項を扱う際に使用」「一人で作業に没頭したいときに利用」など、まずは目的を明確化しましょう。ソロワークの環境に何を望むのか、アンケートを通して社員にヒアリングするのも手です。

またソロワークスペース用のデスクや防音設備なども、目的によって形態が異なります。Web会議用にソロワークスペースを設備するなら、防音やカメラに映りこむ背景への配慮、ヘッドセットやスピーカーの設備が必要です。また多くの資料を扱う業務担当者の利用を想定するなら、大きめのデスクを準備しましょう。

Web会議を始める際に必要なものに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。

■通信環境を整備

ソロワークでは通信環境が必要になるケースが多いです。通信環境がないとWeb会議ができず、社内のシステムや資料へもアクセスできません。インターネットはもちろんのこと、ヘッドセットやカメラなどの周辺機器や電源を整備しましょう。

業務によっては、電源が必要な機材を複数使用する場合があります。コンセント口は複数用意し、机の上など使用しやすいところに一つは設置すると便利です。

■利用ルールの作成と遵守

ソロワークスペースを設置すると同時に、利用ルールを作成して周知を図りましょう。ルールはメールや掲示でわかりやすく伝え、遵守を徹底してもらうよう働きかけることが大切です。たとえば、特定の社員ばかりが利用するような事態になると、ほかの社員の不満を招きかねません。

作成しておきたいルール例には、次のものがあげられます。

• 利用時間
• 予約方法
• 飲食の制限
• 使用後の片付け
• 利用時の外部からの声掛け
• 備品の持ち出し禁止

一例なので自社の稼働状況に合わせて、ルールを作成すると良いでしょう。半個室タイプの場合は外から利用状況がわかるので利用中のプレートを出す必要はありませんが、ボックスタイプのドアがあるタイプの場合は外から中の状況が見えない場合があります。利用中のプレートを出すなど、中の状況がわかるようにする工夫も必要です。

またルール順守の定期的な確認や、社員に対する利用状況のヒアリングもおこなうと良いでしょう。

オフィスにソロワークスペースを設置する際におすすめの家具を3つご紹介します。

■TELECUBE by IRISCHITOSE

集中しておこないたい業務や、周りの雑音を気にせずにオンラインミーティングをする際におすすめなのが、天井まで覆われている完全個室タイプの「TELECUBE by IRISCHITOSE」です。

ボックス型で遮音性が高いため、機密性の高い業務も可能です。デスク正面の両脇に並んだライン上の照明は暗くなりがちな手元を明るく照らし、オンラインミーティング時には表情を鮮明に見せてくれます。壁にモニターの設置が可能なので、2画面での作業やPC画面の拡大に活用しても良いでしょう。

2人用や4人用もあるので、ソロワークスペース以外に複数のミーティング場所としても利用可能です。換気ファンにより、常に新鮮な空気を取り込みます。

TELECUBE by IRISCHITOSE

■シンプルブース

「シンプルブース」はパネルを連結して、半個室型ブースを組み立てます。シンプルながら表面材のフェルトには吸音効果があるので、雑音を気にせずに仕事に集中できるでしょう。集中する業務や、通常のWeb会議に便利です。

オフィス内にブースエリアを作りたい場合には、複数の「シンプルブース」を連結できます。「ボックスタイプは高額なので、もう少しコストをおさえられる集中ブースを社内に取り入れたい」「セミオープンタイプを探している」「単体ではなく連結して使いたい」という企業におすすめです。

シンプルブース

■Focus booth series

「Focus booth series」は全部で7種類ありますが、すべてセミクローズ型で、ほどよく視界が遮られます。一人で集中して作業したいときや通常のWeb会議に最適です。

Focus booth 6（上の画像）は6角形のようなフォルムが特徴。デザイン性が高く、オフィスのアクセントにもなります。シリーズによってフォルムが異なるので、自社のオフィスデザインをイメージしながら選択すると良いでしょう。

またカラーも豊富で色はダークグレー、ライトグレー、グレージュ、イエロー、ブルー、オレンジがあります。

サイズや素材は次のとおりです。

Focus booth series

ソロワークスペースの導入を考える際の、よくある疑問についてお答えします。

■オフィス家具はリースでも良いか？

オフィス家具をオフィス内に設置する際には、「購入」「レンタル」「リースの3つの選択肢があります。「初期費用を少しでもおさえたい」「一定期間しか利用しない」場合はレンタルやリースが向いています。

しかしレンタルやリースしたオフィス家具に、所有権はありません。そのため契約期限が切れたら、再度契約を延長するかオフィス家具を返却する必要があります。もしも「気に入ったオフィス家具を長く使いたい」「レンタル品という枠の中だけでなくオフィスデザインに合わせて家具も自由に選びたい」と考えているのなら、購入のほうが良いでしょう。

それぞれメリット・デメリットが異なります。長期間利用する予定のオフィス家具は購入、人員の変化などですぐに使わなくなるものはリースというように、購入、レンタル、リースを使い分けるのも手です。

■どこに相談したら良いか？

「自社に適したソロワークスペースはどのようなものか」「具体的にどのように設置すれば良いか」などソロワークの推進で不安がある際は、オフィスづくりの専門業者に相談するのがおすすめです。

経験豊富な業者は提案力が高く、オフィスに関するさまざまな疑問やニーズに的確なアドバイスをしてくれます。ソロワークだけでなく、ワークスタイルの変革に伴うオフィス整備など、多角的な相談も可能です。また、プランニングだけではなく実際の施工までトータルサポートしている業者もあるので、より良いパートナーをみつけられればスムーズに改革を進められます。

アイリスチトセには年間1,000件以上の移転・改修実績があり、オフィス移転はもちろん働く環境やニーズに合わせるリノベーションに関してもご相談を承っております。実際にアイリスグループが働くオフィスを見学して、ソロワークスペースを体感することも可能です。ご興味がある場合は、公式サイトよりお気軽にお問合せください。

フリーアドレスやABWなどの新しい働き方にともない、多くの企業でソロワークが取り入れられ始めています。オフィス内にソロワークスペースを設置するケースも多く、企業が抱える課題解決の一手段として注目が高まっています。

ソロワークを推進する際は、ソロワークスペースを設置する目的を明確にし社員のニーズを把握するなど計画的におこなう必要があります。場合によってはオフィス全体のレイアウト変更が必要になることがあり、また設置するブースの種類によっては関連法案の確認もしなければなりません。慎重に計画を立てて進めると良いでしょう。

どのように取り組めば良いか、自社に適したかたちはなにかといった迷いがある場合はオフィスづくりの専門業者に相談してみるのも手です。課題解決に向けた的確なアドバイスをもらえるでしょう。

アイリスチトセではオフィスに関するさまざまなご相談をお受けしております。ソロワークスペースやより働きやすいオフィスの整備を検討されているなら、ぜひ一度ご連絡ください。