オフィス物件の探し方｜流れや理想的な物件を見つけるコツも紹介

漠然としたイメージだけでは、理想的なオフィス物件を探すのは難しいでしょう。物件探しをする際には条件を整理し、自社に適したものを探すことが大切です。

この記事では、基本的な物件探しの流れを解説します。理想的な物件を見つけるためのチェックポイントやコツも解説するので、自社の物件を探す際に役立ててください。

一口にオフィス物件といっても、一般的な賃貸オフィスのほかにもさまざまな種類があります。それぞれ特徴が異なるため、自社の条件に適した選択肢がないかチェックしてみてください。

■賃貸オフィス

賃貸オフィスは、従来型の一般的な貸事務所のことです。毎月賃料を支払い、スペースの一部を借りる形態です。賃貸住宅と同様に、入居する際には敷金や保証金、仲介手数料を支払うことになります。

また、一般的な賃貸オフィスの場合、入居時には内装工事、退去時には原状回復工事が必要になるケースがほとんどです。入居時のコストをおさえるなら、内装や設備をそのままの状態で借りられる居抜き物件という選択肢もあります。

■フレキシブルオフィス

近年、フレキシブルオフィスと呼ばれる新しい形態のオフィスが数多く登場しています。フレキシブルオフィスとは、多様な目的で利用できるオフィスのことです。

サービスオフィス

サービスオフィスは、業務に必要な環境が整備された状態で利用できるオフィスサービスです。オフィス家具や通信環境などが整備されているため、入居後はすぐに業務を開始できます。

また、サービスオフィスには、電話対応や秘書代行などのサービスが数多く用意されています。敷金や仲介手数料が不要なので、入居時のコストをおさえることが可能です。駅の近くやオフィス街など、アクセスが便利な場所に立地しているケースが多い傾向があります。

レンタルオフィス

レンタルオフィスは、業務に必要な最低限の環境が整備されている貸事務所です。個室から数十人用まで多様なタイプが用意されており、ワークスペースは自社専用で利用できます。

一方でワークスペース以外の会議室やラウンジなどは、ほかの利用者と共有です。敷金や仲介手数料が不要なケースが多いため、入居時のコストをおさえられます。ただし、入居時には入会金が必要です。

セットアップオフィス

セットアップオフィスは、すでに内装が完成した状態で借りられるオフィスです。サービスオフィスと同様に業務に必要な環境が整備されているため、入居後はすぐに業務を開始でき、コストカットにもなります。

セットアップオフィスの場合、仲介手数料が必要です。物件によっては、敷金が0円のケースもあります。また、セットアップオフィスは、おしゃれで働きやすさを重視してデザインされているため、従業員のモチベーションアップが期待できます。

シェアオフィス

シェアオフィスは、一つの空間を複数の人や企業で共有するオフィスサービスです。個室や会議室も用意されており、必要に応じて利用可能です。ワークスペースは基本的にフリーアドレス形式なので、自由に席を選べます。

賃貸オフィスと同様に毎月賃料を支払う料金形態ですが、仲介手数料は不要です。入居時には、賃料の1カ月分が目安の敷金が必要です。また、法人登記や住所利用できるシェアオフィスもあり、起業したばかりの企業やスタートアップ企業からのニーズが高い傾向にあります。

サテライトオフィス

サテライトオフィスは、本拠地から離れた場所に設置されたオフィスのことです。多様な働き方への対応だけでなく、緊急事態が発生したときのBCP対策を目的として設置されるケースもあります。

オフィス形態は、自社のみで利用する専用タイプと複数の人や企業で利用する共有タイプの2種類です。専用タイプは、設置する場所によって、都市型・郊外型・地方型に分けられます。共有タイプの場合、自社の施設ではなく、サービスオフィスやシェアオフィスなどを利用する企業もあります。

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、物理的なオフィスが存在しない仮想事務所のことです。ワークスペースとしては利用できないため、仕事をする場所を別に用意しなければなりません。

ただし、法人登記は可能なため、郵便物の受け取りや銀行口座を開設することが可能です。バーチャルオフィスは、都心の一等地に住所があるケースも多く、自社のブランディング効果を狙って利用する企業もあります。

関連記事▼
フレキシブルオフィスの6つの種類を徹底比較！メリットを理解して新しいオフィス選びを実現

オフィス物件を探す際には、まず目的や必要な面積などの条件を整理することからスタートします。理想的な物件を見つけるためにも、探し方と契約までの流れを把握しておきましょう。

■1．条件を整理する

オフィス物件の面積や立地はさまざまです。理想的な物件を見つけるには、自社が求める面積や立地を明確にする必要があります。

目的を明確化する

具体的な物件探しを始める前に、まずは何を目的にオフィスを探すのかを明確化しましょう。目的の例は次のとおりです。

• 起業する
• 従業員の増員で手狭になった本社を移転する
• 毎月の賃料をおさえたい
• 利便性が高い場所にオフィスを構えたい
• 企業イメージを向上させたい　など

理由としては、具体的な目的がなければ計画を進めていく上で方向性がブレる可能性があるためです。たとえば企業イメージを向上させたい場合、賃料が高くても都心部や商圏を重視して立地を選ぶ必要があります。

一方で毎月の賃料をおさえたい場合は、多少不便でも郊外や面積の狭い物件を選択肢にするべきでしょう。

必要な面積を割り出す

オフィスに必要な面積は、従業員一人あたりのワークスペース×従業員の人数で計算するのが一般的です。従業員一人あたりの目安は、2～3坪程度です。ただし、業務内容によって必要なスペースは異なります

たとえば営業や現場作業などの外回りが中心の業務の場合、従業員一人あたり2.5坪程度でも十分です。一方でデスクワークが中心の業務の場合、3坪程度を目安に検討しましょう。

また、オフィス空間にはOA機器や設備などを設置するスペースも必要です。そのため、ワークスペース以外のスペースも考慮し、自社にはどのくらいの面積が必要かを総合的に判断しましょう。

なお、オフィスの一人あたりに必要な面積や適切な広さは、こちらの記事で詳しく紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。

オフィスでの一人当たり面積の目安は？適切な広さで働きやすい環境

立地を決める

オフィス物件を探す際には、どの立地を選ぶかが重要になります。立地は、企業イメージや従業員の通勤のしやすさなどに大きく影響するためです。まずは、オフィスの候補地となるエリアを3つ程度絞りましょう。

範囲が広いと候補となる物件数が多くなり、新オフィスを決めるまでに時間がかかります。そのため、都道府県ではなく、最寄り駅や区などのできるだけ狭い範囲で絞り込むのがポイントです

予算計画を立てる

一般的な賃貸オフィスの場合、毎月の賃料のほかに、入居時には敷金や保証金、仲介手数料などの費用が発生します。移転する際には、オフィス家具の購入費用や引越し代も必要です。

また、移転時に忘れてはならないのが、現オフィスの原状回復工事です。現オフィスが一般的な賃貸オフィスなら、退去時に入居時の状態に戻すための原状回復工事費がかかります。

入退去にともなう費用が高額になり、予算を上回ってしまう可能性もあります。そのため、事前にどのくらいの費用がかかるかを洗い出し、範囲内でおさまるように予算計画を立てましょう。

■2．不動産会社に連絡する

オフィスの移転に必要な条件を整理した後は、希望するエリア内の不動産会社に連絡し、物件を紹介してもらいましょう。ただし、すべての不動産会社がオフィス物件に対応しているとは限りません。

連絡する際には、オフィス物件に対応しているかの確認が必要です。オフィス物件に特化した不動産会社なら、保有している物件数も多いため、より条件に近い物件を見つけられる可能性があります。

■3．物件の内覧をする

不動産会社から紹介を受けた物件の中で、自社の条件に合うものが見つかったら、内覧を申し込みましょう。オフィス物件を探す上で、内覧は重要な工程の一つです。

実際に物件を見ると、不動産会社から提供された情報と異なる部分がある可能性も考えられるためです。契約後に何らかの問題点が発覚するケースもあるため、内覧ではさまざまな場所を細かくチェックするようにしましょう。

■4．入居の申し込み・契約

内覧で問題がなければ、物件の入居申し込みをしましょう。物件を借りる際には審査があるため、まずは入居申し込みをして結果を待つ必要があります。申込の際には、次の書類を不動産会社に提出します。

• 入居申込書
• 保証申込書
• 決算報告書
• 今期試算表
• 登記簿謄本の写し
• 会社概要が記載された書類
• 口座残高の写し　など

申込時に、連帯保証人の身分証明書や収入証明書の提出を求められることもあるため、事前に確認しておきましょう。審査に通過すると、正式な契約に進むことが可能です。

契約時に必要な書類は、次のとおりです。

• 登記簿謄本
• 印鑑証明書
• 連帯保証人の住民票・印鑑証明書
• 実印　など

印鑑証明書や連帯保証人の住民票などは、発行から3カ月以内のものに限られます。また、各種保険や鍵引渡し書などのさまざまな書類への押印が必要になるため、自社のゴム印を準備しておきましょう。

オフィス物件を探す際には、いくつかチェックしておきたいポイントがあります。チェックポイントを押さえて、理想的な物件を見つけましょう。

■建物の専有部分

オフィス物件の内覧で優先的にチェックすべきポイントは、建物の専有部分です。専有部分は従業員が実際に働く場所なので、さまざまな場所を細かくチェックしましょう。専有部分のおもなチェックポイントは、次のとおりです。

• 照明器具のタイプや照度
• 空調設備のタイプや動作時間
• 窓の大きさや開閉の可否
• 方角
• セキュリティシステム
• 電力の容量
• 天井の高さ
• スプリンクラーの有無　など

このほかにも専有部分にトイレが設置されている場合は、清掃の有無や費用の負担などを確認しておきましょう。

■建物の共用部分

建物内は他社の従業員も利用するため、共有部分にはどのような設備があるか、どのような状態なのかを確認しましょう。共有部分のおもなチェックポイントは、次のとおりです。

• エントランス
• エレベーター
• 業務用エレベーターの有無
• メールボックス
• ごみ集積場
• トイレの数
• 駐車場
• 喫煙所の有無　など

共用部分は、清掃頻度や清潔感も確認しておく必要があります。清潔感がなければ、企業イメージの低下にも繋がりかねません。

■物件の周辺環境

オフィス物件を探す際には建物だけでなく、周辺環境もチェックしましょう。周辺状況のおもなチェックポイントは、次のとおりです。

• 建物自体の雰囲気
• 飲食店やコンビニ、郵便局の有無
• カーシェアサービスの有無
• 治安の良し悪し
• テナントの属性　など

従業員が残業で遅い時間に帰宅する可能性を想定し、夜間の治安の良し悪しもチェックする必要があります。

また、競合他社や取引先は、同じ建物への入居を避けるのが一般的です。屋外に設置されている看板やメールボックスなどを利用し、テナントの属性も併せてチェックしましょう。

最後に、理想的なオフィス物件を見つけるコツを解説します。

■スケジュールに余裕を持たせる

自社が求める条件に合う物件は、すぐに見つかるとは限りません。物件探しから移転までは、6カ月以上かかるケースもあります。さまざまな事態を想定し、オフィスを移転する際には余裕のあるスケジュールを組むようにしましょう。

タイトなスケジュールを組んでしまうと、予定に間に合わせることが優先になり、物件に関して妥協しなければならない点が多くなってしまう可能性があります。また、物件が見つかった後も内装工事や引越しの準備などのさまざまな工程があるため、スケジュールには余裕を持たせることが大切です。

■企業イメージを意識する

オフィスは企業イメージにも影響を与えるため、どの場所でどのような物件を選ぶかが重要になります。ステークホルダーは建物の外観や周辺環境、内部の雰囲気などを感じ取り、企業のイメージを判断します。

治安が悪く劣化が著しいオフィスの場合、ステークホルダーに悪い印象を与えかねません。一方でオフィスのイメージがよければ好印象を与えられることもあるので、企業イメージを意識してオフィス物件を選びましょう。

■複数の不動産会社を比較する

オフィス物件は、一つの不動産会社だけで取り扱っているとは限りません。物件によっては、複数の不動産会社で取り扱っているケースもあります。理想的な物件を見つけるには、複数の不動産会社を比較するのがコツの一つです。

仲介手数料の金額は不動産会社ごとに異なり、オーナーと賃貸交渉してくれるケースもあるからです。仲介手数料が安く、賃料の交渉が成立すれば、入居時や入居後のコストをおさえられます。オフィス物件を探す際には複数の不動産会社に問い合わせ、比較するようにしましょう。

■ワンストップで依頼できる専門業者に依頼する

理想的な物件を見つけるには、自社だけで奔走しても難しい場合もあります。工程ごとに依頼する業者が異なる場合は、それぞれとやり取りする必要があるため、手間がかかります。

オフィスを移転する際には、オフィスづくりの専門業者に依頼するのも手段の一つです。専門業者に依頼すると、プランニングから引越しまでをトータルでサポートしてもらえます。

実績の高い業者なら、より自社の理想に近いオフィス移転を実現できるでしょう。アイリスチトセは、年間1,000件以上のオフィス移転・改修を手がけています。高い実績と長年培ってきたノウハウをもとに、ご要望をお聞きした上で、自社に適したプランを提案させていただきます。オフィス家具も数多く取り揃えておりますので、ご興味がおありの企業様はこちらからご相談ください。

アイリスチトセのオフィスサービスはこちら

オフィス物件を探す際には、自社が求める条件を整理することからスタートします。実際にオフィスで働くのは従業員なので、さまざまな立場の従業員の意見を聞くことも大切です。

従業員の意見が反映されると労働環境が改善され、満足度の向上にもつながります。「働きたくなるオフィス」が実現できれば求職者にも良い印象を与え、優秀な人材の確保にも寄与するでしょう。

オフィス物件探しでお悩みの企業・ご担当者の方はぜひ弊社にご連絡ください。オフィス探しだけでなく、オフィスの移転やレイアウト、デザインのご相談など、オフィスづくりに関するあらゆるご相談を承ります。

アイリスチトセのオフィスサービスはこちら