オフィス家具の設置でコストパフォーマンスが高い方法とは｜家具の選び方を解説

オフィスの移転や刷新があると、多くのオフィスでは新しいオフィス家具を導入することになります。しかし、値段ばかり気にして品質の低いものを選んだり、逆に機能を重視して想定よりも高い家具を購入したりしてしまうと、オフィスの使い勝手が以前より落ちてしまう、想像よりも費用がかかってしまうといった後悔の原因にもなります。

この記事では、コストパフォーマンスを重視したオフィス家具の調達方法を詳しく紹介します。オフィスの生産性を高めるために有効な選び方のポイントもあわせて解説するため、オフィス家具の導入を検討中の企業の方はぜひご覧ください。

コストパフォーマンスを意識してオフィス家具を用意する場合には、家具そのものの質やデザインだけでなく調達方法にも目を向けることが大切です。オフィス家具のおもな調達方法と、それぞれのコストパフォーマンスを解説します。

■オフィス家具を購入する場合

新しいオフィス家具の調達方法として、まずはシンプルに買い切りの商品を購入する方法があげられます。リースやレンタルと比較して初期の導入コストはかかりますが、所有権は完全に自社のものとなるため、会社の資産として扱うことができます。

購入の場合は調達可能な家具の幅も広く、自社のオフィスや事業のイメージにあったブランド、デザインの家具も選びやすくなります。将来的に中古品として売却することも検討でき、現金化と廃棄費用の節約で効率よく処分することも検討可能です。

しかし、オフィス家具を長期間使用する場合には、自費での家具のメンテナンスや修理が必要となる可能性も考慮しておきましょう。オフィス家具メーカーの保証期間は1年から3年程度のケースが多く、保証対象も異なるため、購入前に確認しておくことが大切です。

オフィス家具の購入は、自社所有権や選べる家具の幅広さにメリットがあり、初期コストの大きさやメンテナンス面が懸念事項として挙げられます。長期的な視点で見ればコストパフォーマンスの高い選択肢といえるでしょう。

■オフィス家具リースを利用する場合

リースの利用も、オフィス家具の調達として一般的な手段の一つです。リースとは、ユーザーが指定する物品をリース会社が購入し、それをユーザーが借りるような形で使用することです。オフィス家具のリースを受けるためには、サービスを提供するリース会社の定めた料金を月額で支払う必要がありますが、多くの場合、購入するよりも初期コストがおさえられます。

レンタルに比べ家具選びの自由度が高いため、コストをおさえたうえでデザイン性や機能性にもこだわりたい場合におすすめの手段と言えます。

リース期間は3年から6年が一般的ですが、契約途中の解約が不可能なケースもあります。オフィス家具が途中で不要になってしまうと余分なコストがかかってしまうため、計画的なリース利用が大切です。また、リース契約に審査が必要な場合もあります。

オフィス家具リースの利用は、初期コストの低さが大きなメリットといえます。リース会社によっては質のよいオフィス家具を利用できる可能性も高まりますが、契約年数や規約には注意が必要です。短期的な活用においてコストパフォーマンスの高い選択肢の一つと考えれらます。

■オフィス家具をレンタルやサブスクで利用する場合

オフィス家具のレンタルやサブスク（サブスクリプションの略。月単位・年単位で料金を支払いサービスを受けられる）の利用も検討してみましょう。リースと同じく初期コストをおさえられますが、より短期間の契約となるケースが多くみられます。

短期契約が可能なため、調達までのつなぎや短期間の利用を考えている企業にとってはリースよりコストパフォーマンスの高い選択肢です。返品や交換の自由度も高く、会計処理も経費処理となります。

一方で、リースよりも契約の区切りが短期的となる分、長期的なコストパフォーマンスでは劣る点も。リースとは違い審査が要らないことがほとんどのため、開業時や臨時オフィス、急ぎの場合にレンタルを利用するような使い分けが大切です。

オフィス家具のレンタル・サブスクは、契約期間の短さから柔軟に利用できるメリットを持っています。初期コストも低く審査も不要ですが、特にレンタルは長期的なコストに懸念点があるため、スタートアップのような企業に向いている選択肢です。

コストパフォーマンスの高いオフィス家具を探す際には、次の探し方を意識しておくことが大切です。

• オフィス家具の通販サイトで比較する
• オフィス家具のメーカーに値引き交渉をする
• 中古家具も選択肢に入れる
• オフィスづくりの専門業者に内装からトータルで依頼する

それぞれの詳細を解説します。

■オフィス家具の通販サイトで比較する

オフィス家具の購入を考える場合には、通販サイトでの比較がおすすめです。同じメーカーの同じオフィス家具でも、より安い商品を探し出せます。

また、異なる通販サイト同士で同一の商品を比較することも有効な選択肢です。通販サイトによっては価格の付け方が異なることもあるため、同じ商品をより安く調達するためにもチェックしておきましょう。

比較はリースやレンタル・サブスクの提供会社選びでも有効です。料金はもちろん、利用可能なオフィス家具の幅はサービスごとに異なるため、検討時には一社だけでなく複数社を利用候補に加えましょう。

■オフィス家具のメーカーに値引き交渉をする

メーカーからオフィス家具を直接購入する場合には、相見積もりによる値引き交渉も有効です。複数社でオフィス家具の調達見積もりをおこない、「この家具は他社の方が安く提供してくれる」「まとめ買いをしたい」といったアピールを検討してみましょう。

しかし値引き交渉は必ずしも成功するとは限りません。交渉の難航が見込まれる場合には、安い見積もり額を提示してくれる会社を選ぶことも検討しましょう。

オフィス家具の販売だけでなく、オフィスデザイン全般を取り扱っている企業であれば、オフィスデザインの刷新もまとめて依頼して値引き交渉をすることも有効です。家具の購入だけでなく、オフィス全体のデザイン変更や改装などを視野に入れている場合は検討してみましょう。

■中古家具も選択肢に入れる

中古家具の購入も検討してみましょう。中古のオフィス家具は新品の半額以下で購入できるケースも多いため、状態のよいものであればコストパフォーマンスの高い方法です。安く買い、長く使うこともできるでしょう。

また、高品質で高価なブランド家具でも、中古であれば現実的な価格で手に入れやすくなります。廃番になった旧式モデルのオフィス家具の調達もできるため、「馴染みのあるものを使いたい」というニーズにも応えやすくなります。

一方で、ひとくちに中古といっても、以前のユーザーの使用期間や使い方によって状態が異なります。保証が切れているものもあり、品質には注意が必要です。また在庫数が少ないケースもあるため、大きなオフィスでは必要な数を調達できない恐れもあります。

少しだけオフィス家具がほしい、高価なオフィス家具を試しに使ってみたい、という場合には、中古家具の購入を検討しても良いですが、品質面のリスクはある程度踏まえたうえでの検討が大切です。

■オフィスづくりの専門業者に内装からトータルで依頼する

「オフィスの移転や刷新に伴ってオフィス家具を導入したい」という場合には、オフィスづくり全般をサポート可能な専門業者に依頼することも検討してみましょう。レイアウトから内装、社風や業務に適したオフィス家具選びまでをフルサポートしてもらえます。

オフィス家具の導入から内装を専門業者にまとめて依頼することで、コストを削減できるだけでなく、デザイン性やブランド性、生産性の高い空間を構築してもらうこともできます。刷新を検討している場合にはコストパフォーマンスの高い選択肢といえるでしょう。

アイリスチトセでは、オフィスづくりに関するサポート全般を承っております。オフィス家具選びやオフィスレイアウトなどでお悩みがございましたら、ぜひアイリスチトセにご相談くださいませ。

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コストパフォーマンスを意識する際には、価格だけでなく、性能や品質から「どのような効果を得られるのか？」といった視点を意識することも大切です。

次の4つのポイントから、オフィス家具選びで重要な要素を把握しましょう。

• オフィス全体の統一感を意識する
• レイアウトを考慮したサイズを把握する
• 実際の使い心地を確かめる
• ライブオフィスで実際の使用シーンを確認する

それぞれの詳細を解説します。

■オフィス全体の統一感を意識する

オフィス全体のデザイン的な統一感を意識して家具を選びましょう。統一感のあるオフィスは、会社の事業理念や社風を従業員や来訪者に訴えかけ、ブランドイメージや価値観の構築に役立ちます。

特に、オフィス家具のカラーやデザインは重要な要素となります。例えば、黒色の壁やコンクリート打ちっ放しデザインの壁はスタイリッシュなイメージを与え、緑色の椅子や木目の床は自然の暖かさを感じさせます。

「自社が従業員や来訪者に与えたいイメージは何か」という観点で、カラーやデザインに統一感を持たせることが大切です。

オフィス家具含め、インテリアは企業のブランドイメージを左右する要素となります。オフィス家具選びの際には機能性だけでなくブランドに対するデザインの統一感も重視しましょう。

■レイアウトを考慮したサイズを把握する

オフィスレイアウトに応じたサイズの家具を用意するようにしましょう。便利な家具でも、オフィス内の移動を妨げるようなサイズでは業務に悪影響を及ぼしてしまいます。オフィス家具で通路幅が圧迫されないようにすることが大切です。

メイン通路がデスクや座席のサイズに圧迫されないように、次の目安を把握しておきましょう。

また、オフィス家具のサイズは使用目的によっても異なります。デスクを例に挙げると、会議用は複数人が着席するため幅が広いものとなり、デスクワーク用であればパソコンや書類を置くための奥行きが求められます。用途に応じたサイズ感の把握は重要です。

オフィス全体の刷新をおこなう場合には、レイアウトそのものを変更することも検討してみましょう。フリーアドレスのオフィスは従業員一人ひとりに席を用意する必要がないため、家具の導入コストやスペースの削減にもつながります。

オフィスのフリーアドレス化に関しては、こちらの記事で詳細や具体例を紹介しています。ぜひご覧ください。

【事例付き】フリーアドレスの代表的なレイアウトと具体例を紹介

■実際の使い心地を確かめる

購入やリース、レンタルの前に、可能な限り実際の使い心地を確かめておきましょう。オフィス家具は長時間使用するものも多く、カタログではわからない使用感や違和感が存在することもあります。

例えば、オフィスチェアの場合にはクッション性が不十分であったり、欲しかった機能が備わっていないことが実際に使用してから判明する場合があります。購入後に欠点が判明しても買い替えは簡単ではないうえに、使用を続ければ業務効率低下などのリスクがあります。

オフィス家具メーカーのショールームや、家具販売店の実店舗などで実物の使い心地を確認できれば、後から後悔するような事態も減らせます。また、実物を直接目にすることでサイズ感もより具体的に把握できるようになるでしょう。

■ライブオフィスで実際の使用シーンを確認する

ライブオフィスを通じて実際の使用シーンを確認すれば、自社にオフィス家具を導入した際の効果をイメージしやすくなります。ライブオフィスとは、実際に従業員が勤務しているオフィスと、家具類やレイアウトのショールームを兼ねた空間です。

ライブオフィスならば普段からそこで働いている人々の姿を通じて使い心地や使用感、風景を確認できます。新しいワークスタイルの発見や、理想のオフィス像のイメージ構築にもつながるでしょう。

アイリスグループ目黒オフィスでもライブオフィスを提供しております。詳細やライブオフィスの見学の方は、次のページもご覧ください。

アイリスグループ目黒オフィス

オフィス家具のコスト削減を狙う場合には、ペーパーレス化を検討してみましょう。各種書類を電子データで保管するため、紙の書類をしまうためのキャビネットの導入費用や、キャビネットを置くためのスペースを削減できます。

ペーパーレス化をおこなうためには社内のシステム変更や教育・IT意識の浸透、書類読み取りなどのさまざまな工程が必要です。一度移行する際のコストや手間はかかりますが、スペースの削減と同時に、IT化による業務効率化の恩恵も得られます。

また、オンライン上でデータを保管できるサービスを利用すれば、社内用サーバーのコストやスペースも削減可能です。業務効率の向上とコスト、スペース削減を目的にペーパーレス化をすることも、オフィスの改善にとって有効な選択肢です。

オフィス家具選びで後悔しないためにはコストパフォーマンスを意識することが大切です。費用をおさえるだけでなく、自社オフィスにとって効果の高い家具を選ぶことで、オフィスのデザイン性やブランド力、業務効率の向上につながることも少なくありません。

オフィス家具の調達手段はおもに購入、リース、レンタル・サブスクの3種類に分けられます。長期的なコストパフォーマンスを意識する場合には購入、短期的なコストパフォーマンスを意識する際にはリースかレンタルなど、調達手段を使い分けることも大切です。

また、オフィス家具の調達先も意識することが大切です。通販サイトの比較やメーカー選びを適切におこなえば、より安く、効果的にオフィス家具を揃えられるでしょう。オフィス全体の刷新も考えている場合は、オフィスづくりの専門業者への依頼も有効です。

アイリスチトセでは、オフィス家具の調達やレイアウトをワンストップでサポート可能です。ライブオフィス見学やオフィス改善のご相談も承っております。オフィスに関するお悩みの解決は、ぜひアイリスチトセにご用命ください。

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