タッチダウンオフィスとは？｜設置するメリット・デメリットを解説
オフィスレイアウト・デザイン・設計
近年働き方改革の一環として、多様なワークスタイルを導入する企業が増えました。サービスオフィスやコワーキングスペースといったフレキシブルオフィスの利用者が増えつつある中で、タッチダウンオフィスへの注目が集まっています。
タッチダウンオフィスとは、外出中や出張中の従業員が一時的に仕事場として利用できるスペースです。
この記事ではタッチダウンオフィスとは何か、設置するメリット・デメリットなどを解説します。今後社内での利用希望者が増加する可能性もあるため、ぜひこの機会にチェックしておきましょう。
目次
タッチダウンオフィスとは
タッチダウンオフィスは外出中や出張中の従業員が一時的に仕事場として利用できるスペースです。社外の自社拠点がない場所に設置されることが多いですが、社内に似たようなスペースを作ることも可能です。ここでは、社外に設けるタッチダウンオフィスと社内に作るタッチダウンスペースをそれぞれ解説します。
■社外に設けるタッチダウンオフィス
タッチダウンオフィスは外回りや移動中の合間の利用が想定されているため、交通アクセスの良いターミナル駅周辺に設置されるケースが多くみられます。立ち寄った際にすぐに仕事が始められるよう、オフィス内には次の設備が整っています。
- オフィス家具
- 一連の事務用品
- ネットワーク環境
- 電源コンセント など
社外に気軽に立ち寄れるタッチダウンオフィスが用意されていれば、自社のオフィスに戻る必要がないため、効率的に業務を進められます。
■社内に作るタッチダウンスペース
最近では、社内にタッチダウンオフィスに似た機能を持たせたタッチダウンスペースを設置する企業も増えています。タッチダウンスペースは会議の合間や外出の前後など、準備や最終確認を落ち着いてできる場所として利用できたり、他の支店などに在籍の社員が気軽に立ち寄って仕事をすることもできます。
設置される場所はエントランスやカフェテリア、書庫内などさまざまです。自席に戻るほどではない作業ができるため、効率良く利用することが可能です。また、普段と異なる環境で仕事をすることで、気分転換の場所としても活用できます。
タッチダウンオフィスのメリット
ここからは、タッチダウンオフィスのメリットを解説します。
■従業員間のコミュニケーションが深まる
タッチダウンオフィスを設置すると、従業員同士のコミュニケーションの活性化が期待できます。すべての従業員が自由に出入りすることで、他部署や他職種など普段顔を合わせない従業員と出会う機会が増えるためです。
テレワークの導入が加速する中で、従業員同士のコミュニケーション不足が懸念されています。テレワークによる社内コミュニケーション不足は、総務省が公表した令和3年版情報通信白書の中でも課題の一つとして挙げられています。
※出典：総務省「令和3年版情報通信白書」
従業員同士が顔を合わせる機会が少なくなった今、タッチダウンオフィスの設置はコミュニケーションを活性化できる場所として効果的です。
■業務効率がアップする
タッチダウンオフィスを利用できると時間を有効活用できる、業務効率のアップが期待できます。
社外で活用しているときには、打ち合わせの前後や移動の際に隙間時間が発生することがあります。たとえばその間に資料を作ってしまいたいと思っても、コワーキングスペースやレンタルスペースを探さなければなりません。適当なスペースが見つからなければ、大きなタイムロスになってしまいます。
また、自社に戻って作業する時間の余裕がない場合、隙間時間が無駄になってしまうでしょう。しかし、タッチダウンオフィスがあると、作業するために必要な場所を探す時間や移動時間の削減につながります。隙間時間を有効活用できれば、残業時間の短縮も期待できます。
■業務に集中しやすくなる
仕事中に気分転換を図りたいときも、タッチダウンオフィスの利用が効果的です。集中力が続かないときには、仕事をする場所を変えてみるのも手段の一つです。
仕事をする場所を変えることで気分がリフレッシュされ、集中力を取り戻せる可能性があります。タッチダウンオフィスでは仕事に必要な環境が整備されているため、気分を変えたいときにいつでも利用できます。
仕事への集中力は業務効率にも影響するため、企業側は従業員が気分転換を図れる場所を用意しておくと良いでしょう。
■感染防止対策になる
本拠地となるオフィス以外にタッチダウンオフィスを設置することは、感染症対策にもなります。従業員が働く場所を自然に分散でき、直接顔を合わせる機会を削減できるためです。
社内で感染症が蔓延すると休業する従業員が増え、業務が停滞するリスクがあります。しかし、社外にタッチダウンオフィスがあれば従業員を分散しつつ、業務を進めることが可能です。
■スペース不足を解消できる
オフィスのスペース不足を課題に抱えている企業は、タッチダウンオフィスの設置で解決する可能性があります。特に会議室不足に悩んでいる小規模オフィスは、タッチダウンオフィスの設置を検討してみると良いでしょう。
タッチダウンオフィスは、個人ワークのほかに会議や商談の場としても利用できるためです。外回りの従業員同士でミーティングする場合でも出先から直行できるため、自社に戻る手間も省けます。
タッチダウンオフィスの設置方法
ここからは、タッチダウンオフィスの設置方法を解説します。設置には、おもに次の3つの方法があります。
- コワーキングスペースやシェアオフィスを契約する
- レンタルスペースを借りる
- オフィス内にタッチダウンスペースを設ける
上記のうち、自社に適した方法で設置を検討しましょう。
■コワーキングスペースやシェアオフィスを契約する
タッチダウンオフィスを社外に設置する場合は、コワーキングスペースやシェアオフィスを利用するのが一般的です。
最近ではワークスペースへのニーズが高まっていることから、ターミナル駅周辺の好立地にあるケースも増えています。外回りの職種が多い企業は、従業員の営業範囲内で利便性の良い場所を選ぶと良いでしょう。
なお、コワーキングスペースやシェアオフィスは、利用開始時に入会金が必要なケースもあります。しかし、賃貸オフィスのように敷金や仲介手数料は不要なので、初期費用をおさえられます。
コワーキングスペースとシェアオフィスに関する詳細はこちらの記事でも解説しています。
■レンタルスペースを借りる
タッチダウンオフィスは、レンタルスペースを借りて設置することもできます。レンタルスペースはコワーキングスペースやシェアオフィスと同様に、交通アクセスの良い場所に設置されていることが多く、利便性に優れています。
事務用品やインターネット環境など仕事に必要な環境が整備されているため、契約後すぐにでも利用可能です。部屋は数人用から数十人用までさまざまな広さのものが用意されているため、自社の利用人数や用途に応じて選べる点が魅力です。レンタルスペースは部屋単位で借りられるため、会話や覗き見による情報漏洩を避けられます。
■オフィス内にタッチダウンスペースを設ける
タッチダウンスペースをオフィス内に設置する際の手順は、次のとおりです。
- 設置場所を確保する
- 必要なオフィス家具や備品を準備する
- 従業員に周知する
オフィス内のタッチダウンスペースは、人の出入りが多く従業員の動線上に設置するのが理想的です。たとえば、エントランス付近やカフェテリアなどです。設置場所が決まったら、仕事をするために必要なオフィス家具や備品を準備します。
隙間時間を利用する従業員向けに、スタンディングデスクを設置するのも良いでしょう。タッチダウンスペースの設置後は、利用を促すために従業員に周知します。利用に関する細かいルールは設けず、空きがあれば誰でも気軽に利用できるスペースにしておくことが大切です。
タッチダウンオフィスに必要なもの
タッチダウンオフィスを設置する際には、次のようなものを準備する必要があります。
- オフィス家具
- インターネット環境
- 電源コンセント
- プリンター
- コピー機 など
オフィス家具は専門に取り扱う業者に相談すると、自社のオフィスに適した家具が見つかる可能性があります。
タッチダウンオフィスに必要なオフィス家具でお悩みの場合は、ぜひアイリスチトセにご相談ください。アイリスチトセでは、スタンディングワークに最適な電動昇降デスクや個人ワーク向けのフークテーブルなど、さまざまなオフィス家具を取り揃えています。
タッチダウンオフィスを設置するときのポイント
ここからは、タッチダウンオフィスを設置するときのポイントを解説します。
■社外に設置する場合：アクセスのしやすさを重視する
タッチダウンオフィスは従業員に利用してもらうことが目的なので、社外に設置する場合はアクセスしやすい場所を選ぶようにしましょう。利用しにくい場所に設置しても、多くの利用者を見込めないためです。
タッチダウンオフィスの理想的な場所は駅の近くですが、従業員の移動経路によって適した場所は異なります。事前に従業員を対象にしたアンケート調査を実施した上で場所を決めると、ニーズとのミスマッチが起こりにくくなります。
■オフィス内に設置する場合：設置場所を工夫する
オフィス内のタッチダウンスペースは業務に関する情報交換や雑談など、従業員同士のコミュニケーションの場所にもなります。多くの従業員が気軽に利用するためには、設置場所の工夫が必要です。
たとえばエントランスに設置すれば人通りが多いため、より多くの従業員の利用を期待できます。また、業務の中心になるスペースから離れた場所に設置すると気分転換になるため、仕事に集中して取り組める可能性があります。
設置場所は、自社にとってタッチダウンスペースの効果が発揮できる場所を検討するようにしましょう。
■設置後は社内に周知する
タッチダウンオフィスを設置した後は、すべての従業員に設置場所や利用方法などの一連の情報を周知するようにしましょう。従業員に周知されていなければ、誰がどのようなときに利用するのかわからないためです。
より多くの従業員に利用してもらうためにも、空きがあればいつでも利用できる場所にするのが理想的です。
■専門業者への依頼も検討する
社内にタッチダウンスペースを設置する場合は、オフィスデザインの専門業者に依頼するのも手段の一つです。専門業者に依頼すれば、他社での事例をもとに自社に必要な設備に関する相談もできます。
自社に適したタッチダウンスペースをご検討中なら、ぜひアイリスチトセにご相談ください。アイリスチトセは年間1,000件以上の実績があり、グループの総合力で自社の課題を解決させていただきます。
タッチダウンオフィスを設置するときの注意点
ここからは、タッチダウンオフィスを設置するときに留意しておきたい点を解説します。
■設置費用に見合ったコストをかける
タッチダウンオフィスを社外に設置する場合は、初期費用や維持費などのコストがかかります。実際の利用者が想定より少ないと、自社にとっての導入効果が低くなる可能性があります。そのため、タッチダウンオフィスを設置する際には、利用者数に見合ったコストをかけるようにしましょう。
■セキュリティ対策を見直す
社外にタッチダウンオフィスを設置する場合は、第三者による覗き見や不正アクセスなどのセキュリティリスクが発生します。特にコワーキングスペースやシェアオフィスは、不特定の人が利用するので注意が必要です。セキュリティレベルはサービスごとに異なるため、契約する前に確認するようにしましょう。
まとめ：タッチダウンオフィスの設置で作業効率をアップさせよう
タッチダウンオフィスは、従業員が一時的に仕事場として利用できるスペースです。社外に設置するのが一般的ですが、オフィス内の一角にタッチダウンオフィスと同様の機能があるスペースも設置できます。
気軽に立ち寄れて仕事ができる場所があれば隙間時間を有効活用できるようになり、業務効率のアップを期待できます。しかし、従業員に利用してもらえないと効果を発揮しにくいので、アクセスが良い場所に設置するようにしましょう。