タッチダウンオフィスを導入して働き方改革！意味や設置方法を解説

各企業で働き方改革への動きが高まるなか、近年はタッチダウンオフィスへの注目が集まっています。タッチダウンオフィスとは、臨時的に利用されることを想定したオフィススペースです。

この記事では、タッチダウンオフィスの意味やメリット、設置方法を詳しく解説します。導入をサポートできる補助金・助成金や、よくある疑問もあわせてご紹介します。

タッチダウンオフィスは、外出中や出張中の従業員のための一時的な業務スペースを指す言葉です。パソコン作業や書類のチェック、オフィス家具や事務用品、ネットワーク環境や電源などが整備されたワークスペースです。

通常のオフィスとは違い、臨時的に利用されることが想定されています。外回りの営業職向けに駅の周辺に設ける場合や、他拠点からの訪問者向けに自社オフィス内に設ける場合など、想定される使用者によって設置場所も異なります。

タッチダウンオフィスを導入することで、メインのオフィス以外での業務遂行が可能になります。自社オフィスに戻る手間を省き時間を有効活用できるようになるだけでなく、働く場所やスペース利用の選択肢を増やすことにもつながるでしょう。

タッチダウンオフィスを設置する方法は、おもに次の3パターンがあります。

• 社外のコワーキングスペース・シェアオフィス
• 社外のレンタルスペース
• 社内のデッドスペース

方法によって設置される立地も異なります。それぞれの方法の詳細を把握して、自社ならばどの方法で、どこに設置するのが良いのかを検討してみましょう。

■社外のコワーキングスペース・シェアオフィス

コワーキングスペースとシェアオフィスは、複数の企業や個人事業主と空間を共有するオフィスで、比較的安価に社外に作業スペースを保有できる手段です。

コワーキングスペースとシェアオフィスは一カ月単位でも契約できるうえに、賃貸オフィスと違って敷金や礼金が不要なため気軽に利用可能。ターミナル駅の周辺に立地していることも多く、外回り従業員向けのタッチダウンオフィスに最適です。

また、コワーキングスペースとシェアオフィスは類似した形態のサービスですが、それぞれ重視するポイントが異なることに注意しましょう。前者は異なる企業や個人事業主との交流を重視しオープンスペースを設けているのに対し、後者は仕事に集中するため仕切りのあるスペースが設置されています。

外部との人材交流などを期待する場合にはコワーキングスペースを利用し、単に業務スペースを確保したい場合にはシェアオフィスを利用するなどの使い分けが重要です。

■社外のレンタルスペース

レンタルスペースを利用してタッチダウンオフィスを設置することも有効な選択肢です。レンタルスペースは、コワーキングスペースやシェアオフィスと同様にスペースを借りるサービスですが、個室制となっていることが大きな差異と言えます。

部屋の規模は数人～数十人用までさまざまな広さのものが用意されており、自社の利用人数や用途に応じて選ぶことが可能です。外出先でも組織として動きができるのは魅力の一つです。

個室のため資料や書類を保管しておける点も、コワーキングスペースやシェアオフィスにないメリットです。肩越しにパソコンや書類を覗かれるリスクも減り、プライバシーとセキュリティを両立できます。費用はレンタルスペースの方が高めという点に注意しましょう。

■社内のデッドスペース

社内のデットスペースにオフィス家具や備品を設置することも、タッチダウンオフィスの設置として有効な選択肢の一つです。空き空間であれば、細かなルールは設けず、誰でも気軽に使えるスペースにできます。

ちょっとした用事で他オフィスから訪れた従業員が、自分の拠点に戻る時間を省いて仕事ができるようになれば、企業全体の生産性向上に寄与します。

タッチダウンオフィスの導入によるおもなメリットは次のとおりです。

• 業務の効率化
• 従業員のリフレッシュ
• コミュニケーションの活性化
• 感染症対策

それぞれ詳しく解説します。

■業務の効率化

タッチダウンオフィスは業務効率化の手段として有効な選択肢です。外出中の従業員がオフィスに戻らなくても仕事ができるため、時間をムダなく使えるようになります。

たとえば、外回りの多い営業職が出先のタッチダウンオフィスを利用すれば、自社に戻ることなく、打ち合わせの隙間時間で資料を作成できます。

また、出先での作業をカフェなどでおこなうケースも少なくありませんが、混雑状況やセキュリティ面などの問題から適切な場所を探すことが困難となる場合もあります。タッチダウンオフィスがあれば、探す手間もかからず、安心して利用できるのではないでしょうか。

営業のように外出していることが多い職種の場合は、タッチダウンオフィスの導入で業務の効率化が見込めるでしょう。

■従業員のリフレッシュ

タッチダウンオフィスは従業員のリフレッシュにも役立ちます。オフィスワークや在宅ワークなどで働く場所が固定されている従業員は、普段とは違う場所で働くことが気分転換になることも少なくありません。

リフレッシュによって集中力や業務意欲を回復できれば、業務効率の向上も期待できます。また、普段とは違う環境での作業が良い刺激となり、行き詰っていたタスクの解決方法や、新しいアイデアの創出につながる可能性もあります。

働き方改革を進めるなかで、場所を固定しないフレキシブルな働き方は注目を集め、すでに多くの企業が実践しているようです。「働く場所」の新しい選択肢としても、タッチダウンオフィスは有効なものとなるでしょう。

■コミュニケーションの活性化

タッチダウンオフィスは、コミュニケーションの活性化にも役に立ちます。従業員であれば誰でも利用できるため、普段は別部署で働いている人同士が顔を合わせる機会が増えます。

タッチダウンオフィス内で新たなコミュニケーションが生まれることで、異なる部署や部門、拠点との間の連携が強化され、業務上必要なやり取りを円滑化できます。企業全体の一体感を高めることにもつながるでしょう。

コワーキングスペースなど他のビジネスパーソンとの交流が生まれるタッチダウンオフィスでは、新しいビジネスのきっかけが生まれる可能性もあります。タッチダウンオフィスは、社内外でのコミュニケーションの機会を増やす選択肢としても検討できそうです。

■感染症対策

タッチダウンオフィスは感染症対策にも有効です。すべての従業員が同じオフィスで働く場合と比べ、人員を分散できるためです。仮に感染者が出てオフィスが閉鎖となった場合でも、業務全体が停止するリスクを避けられるという側面もあります。

また、同じ空間に居る従業員の数を減らせるため、感染症が発生した場合の蔓延リスクもおさえられます。空気感染するウィルスなど、閉鎖空間での蔓延が考えられる感染症が流行している場合は、タッチダウンオフィスは対策手段の一つです。

従業員の感染リスクを下げるだけでなく、業務継続性の確保という面でもタッチダウンオフィスは有効です。

タッチダウンオフィスには大きなメリットがありますが、設置と運用においては次のポイントに注意することが重要です。

• 運用前に費用対効果を十分に検討する
• 設置場所は「利便性」を重視する
• 十分なセキュリティ対策を講じる
• タッチダウンオフィスの存在・使い方を従業員に周知する

それぞれの詳細を解説します。

■運用前に費用対効果を十分に検討する

タッチダウンオフィスを設置し、運用を開始する前に、まずは費用対効果を検討しましょう。「タッチダウンオフィスを使う機会があるのか？」「使うとしても費用に見合った頻度で使用されるのか？」と、利用者の有無や数、利用頻度を具体的に想定してみてください。

特に、社外に設けるタッチダウンオフィスは社内設置よりコストがかかる傾向があるため、慎重に考えましょう。例えば外回りの従業員を多く抱えている場合ならば、契約料に見合った十分な効果を得られる可能性があります。

また、運用開始後も費用対効果を意識することが大切です。当初の想定よりも利用者が少ない場合は運用の取りやめも検討しましょう。社外タッチダウンオフィスは短期契約が可能なものも多いため、まずは一カ月といった短期間契約で運用してみるのが賢明です。

■設置場所は「利便性」を重視する

利便性の高い場所にタッチダウンオフィスを設置するようにしましょう。社内に設置するのであれば、オフィス内の人通りが多い動線上に設定しましょう。社外であれば、駅の近くなど交通のアクセスの良い場所を選ぶことをおすすめします。

利便性の良い場所の検討をつける手段としては、「どのような場所にタッチダウンオフィスが欲しいか？」と従業員にアンケートを取ることが有効です。従業員のニーズを把握できれば、ミスマッチを回避し、タッチダウンオフィスを十分に活用してもらえるはずです。

■十分なセキュリティ対策を講じる

社外にタッチダウンオフィスを設置する場合には、十分なセキュリティ対策をおこなうことが欠かせません。コワーキングスペースやシェアオフィスなど、他のビジネスパーソンと空間を共有する場合には、会話の音漏れや肩越しの盗み見などがリスクとして挙げられます。

従業員に情報セキュリティ教育を実施することはもちろん、社用PCへの不正アクセス防止用のセキュリティツールのインストールなども大切です。

■タッチダウンオフィスの存在・使い方を従業員に周知する

せっかくタッチダウンオフィスを設置しても、従業員が存在や使い方を知らなければ意味がありません。タッチダウンオフィスの運用開始と同時に、マニュアルやガイドなどで従業員に周知をおこないましょう。

周知の手段としては、オフィス内の目の付きやすいところでのポスターの提示、資料を配布することなどが考えられます。テレワークなどでオフィスに居ない従業員にも周知する場合には、電子メールの利用も必要です。

また、タッチダウンオフィスの運用を検討していることを事前に伝えておけば、利用の必要性や希望の立地などもあらかじめ把握できます。

タッチダウンオフィスの設置、運用を検討している場合には、全社的な周知を忘れずに実施してください。

国や地方自治体が提供する補助金や助成金を利用すれば、よりコストをおさえてタッチダウンオフィスを設置できることがあります。

タッチダウンオフィスの設置には費用がかかり、特に社外設置型は契約費用が求められるため、必要資金が嵩みがちです。テレワーク向けの補助金や助成金をチェックして、自社での利用が可能かどうかを検討してみましょう。

たとえば、厚生労働省の人材確保等支援助成金（テレワークコース）では、機器の導入で一企業当たり支給対象となる経費の30％を助成してもらえます。自社が受給要件を満たしているか確認してみましょう。

補助金や助成金は年度によって支給額や要件などの詳細が異なります。また、自治体によっても提供の有無や内容が異なるため、自社の利用できるものの最新情報をこまめにチェックしておくことが重要です。

参考：厚生労働省「人材確保等支援助成金（テレワークコース）」

この項目では、タッチダウンオフィスを設置する際に担当者が抱きがちな疑問をピックアップしてご紹介します。

• どのような企業に向いているのか？
• サテライトオフィスとは何が異なるのか？
• 社内へ設置する場合の相談先は？

それぞれの詳細を解説します。

■どのような企業に向いているのか？

タッチダウンオフィスはおもに次のような企業に向いています。

• 生産性を向上させたい企業
• コミュニケーションを活性化させたい企業
• 従業員のメンタルヘルスケアをしたい企業

特に上記のような内容に課題を感じている企業であれば、タッチダウンオフィスの特徴を生かして改善につなげられる可能性があります。

■サテライトオフィスとは何が異なるのか？

サテライトオフィスは本格的なオフィスと同等の機能を持ちますが、社外設置のタッチダウンオフィスはあくまで一時的な作業スペースとして考えられています。

サテライトオフィスは、支社や支店といったニュアンスの強い形態のオフィスです。社外で働ける場所が欲しいという場合にはサテライトオフィスも選択肢に加わりますが、こちらは企業の重要な機能を担い、オフィス業務全般を取り扱います。

経営戦略として新拠点が欲しい場合にはサテライトオフィスの開設が有効ですが、「外回りの営業職向けの作業スペースが欲しい」という程度のニーズに対しては、規模の大きすぎる解決策ともいえそうです。タッチダウンオフィスとは違う場面での選択肢として考えましょう。

■社内へ設置する場合の相談先は？

社内にタッチダウンオフィスを設ける場合には、オフィスのレイアウト変更を伴うため、ぜひオフィスデザインを専門とする業者へ相談してみてください。

オフィスデザイン業者選びでは、デザインやレイアウトのサンプルはもちろん、実績やサポート内容、見積もり額を比較して選ぶことが大切です。もっとも自社にあったオフィスデザイン業者を選びましょう。

アイリスチトセでは、オフィス全般に関するサポートを提供しております。オフィスデザインのご相談も、アイリスチトセへご用命くださいませ。最適な社内タッチダウンオフィスを提案させていただきます。

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タッチダウンオフィスは社外や社内に設置できる一時的な業務スペースです。移動や待機の時間を業務にあてられるようになるため業務の効率化が図れるほか、普段とは違う人とのコミュニケーションや、気分転換によるリフレッシュが期待できます。

また、タッチダウンオフィスは社外に設置するか、あるいは社内に設置するかによって得られるメリットや注意したいポイントも異なります。導入前に従業員にヒアリングやアンケートをおこない、タッチダウンオフィスのニーズを把握しておきましょう。

既存のオフィスや在宅ワークなど、働き方改革が進んだ現代ではワークスペースの選択肢も広がっています。タッチダウンオフィスもその一つです。タッチダウンオフィスが自社にとって、「働く場所」の新しい選択肢となるかを検討してみてください。