【オフィス移転】スタートアップ企業向けオフィスのメリット・デメリットを解説

最近では、時流の変化に応じて事業を拡大させるスタートアップ企業が増えており、オフィス移転を検討している企業も少なくありません。実際にオフィス移転をするには、どのようなことに気をつければよいのでしょうか。

本記事では、スタートアップ企業がオフィス移転をするメリット・デメリットをはじめ、

オフィス形態の種類や物件の選び方などの役立つ情報を詳しくご紹介します。

実際にオフィスを引越しする際の具体的な流れも解説しているので、直近オフィス移転を検討している方にも参考になるはずです。

オフィスを移転する理由は企業によってさまざまです。おもに次の理由が考えられます。

• オフィス面積の最適化
• 生産性の向上
• 従業員のモチベーションアップ
• 立地条件の改善
• 更新のタイミングと重なった　など

スタートアップ企業では、新規業務の立ち上げや業績の向上により短期間で人員が増え、現在のオフィスが手狭になってしまうことがよく見られます。会社が成長していく中で、狭いオフィスのままでは従業員の士気にも影響しかねません。

また、オフィスの移転拡大は、企業の成長をアピールする指標としても利用できます。資金調達や業績拡大のタイミングでオフィスを移転し、さらなる業績アップを目指しましょう。

オフィスを移転して考えられるメリットは、次のとおりです。

• 企業イメージの向上
• 従業員満足度の向上
• 生産性・業務効率の向上

それぞれについて、詳しく説明します。

■企業イメージの向上

オフィスの立地は、企業のブランディングイメージに大きく寄与します。たとえば、都心の一等地にオフィスがあれば、顧客からの信頼を受けやすく、成長企業と判断される可能性が高まります。

また立地の良いオフィスは、市場での優位性だけではなく求職者に出勤のしやすさをアピールできるため、採用活動にも役立てられるでしょう。

■従業員満足度の向上

オフィス環境を整えれば、従業員満足度を高められます。

スタートアップ企業では、少人数で事業を始めるケースも少なくありません。手狭なオフィスからスタートさせて、業績アップとともに条件の良いオフィスに移転することで、従業員のモチベーション向上にもつなげられます。

また、利便性の良い場所を選んだ場合、従業員の通勤の負担を下げられます。

■生産性・業務効率の向上

会話が自然と生まれるような雰囲気のオフィスにすると、従業員同士のコミュニケーションが活性化され、部署間を超えて連携が取りやすくなるため、結果的に生産性と業務効率を向上させることができます。

従業員同士の何気ない雑談やミーティングから、プロジェクトの優れたアイデアが生まれたり、お互いの士気を高め合える交流ができたりと、何かに困ったらすぐに相談できる環境が整います。社長やチームリーダーから、熱い想いを共有される機会も増えることでしょう。

スタートアップ企業にとって、失敗と成功を仲間と分かち合いながら、一つの目標に突き進みやすいオフィス環境は、まさに必要とされているのではないでしょうか。

新しくオフィスを移転する際には、次の5点に留意して選ぶようにします。

• 立地条件
• オフィスの広さ
• イニシャルコストとランニングコスト
• オフィス形態
• 設備面

それぞれの詳細は、次のとおりです。

■立地条件

オフィスを構えるうえで、立地条件はとても重要です。

オフィスの立地場所によっては、企業のブランディングにも効果的です。さらに顧客がアクセスしやすい場所にオフィスを構えれば、コミュニケーションが取りやすくなり、企業へのエンゲージメント向上も期待できるでしょう。

あわせて、BtoBが基本であればオフィス街エリア、個人がターゲットなら住宅地に近い場所など、事業内容を踏まえて立地条件を決めるのも効果的です。

■オフィスの広さ

また、オフィスの広さも考慮に入れなければなりません。

従業員1人当たりの適切なオフィススペースは、業務内容によっても変わりますが2～4坪前後とされています。これを踏まえ、オフィスデザインを設計するにあたり、現在の従業員数だけではなく、将来的な採用人数を視野に入れてオフィスの広さを検討するようにしましょう。

契約更新のタイミングを待たずに再移転すると、引越しのコスト以外に違約金が発生することがあります。今後の事業計画を見据えて、少し広めのオフィスを契約しておくと良いでしょう。

■イニシャルコストとランニングコスト

オフィス移転にかかるイニシャルコストと、運営にかかるランニングコストも検討課題です。

オフィスを移転するには、初期費用として引越し費用や契約金、場合によっては改装費用がかかります。さらに、入居後には賃料以外に光熱費などの固定費が毎月必要になります。

オフィスの賃料は、坪単価となるのが一般的です。坪当たりの価格とオフィスの広さで賃料が決まるため、条件の良いオフィスはその分コストが高額になります。

立地や広さにこだわるあまり、ランニングコストの支払いが苦しくなってしまうと、移転する意味がありません。これらすべてが予算内で対応できるか、事前の検討と判断が重要になるでしょう。

■オフィス形態

オフィスには一般的な賃貸オフィス以外にも、シェアオフィスやレンタルオフィスなど、さまざまな形態があります。

オフィス形態を選ぶには、自社の運営にあった形のオフィスを選ぶことが大切です。次項で詳しく紹介していますので、どのタイプが運営方法に適しているのか、検討してみてください。

■設備面

それぞれのオフィスによって、あらかじめ用意されている設備や機能が異なります。オフィス形態によっては自社ですべて準備しなければならないタイプや、机や椅子、オフィス機器までもともと設置されているタイプのオフィスもあります。

また、セキュリティやインターネット回線の有無についても、初期費用に大きな差が出てしまいます。そのため、移転予定のオフィスビルにセキュリティシステムが導入されているか、インターネット回線の利用形態についても、事前に確認しておくことが重要です。

オフィスにはさまざまな形態があり、タイプによって特徴が異なります。ここでは、次にあげる6種類のオフィス形態について、それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

• 賃貸オフィス
• レンタルオフィス
• シェアオフィス
• コワーキングスペース
• サービスオフィス
• セットアップオフィス

■賃貸オフィス

賃貸オフィスはいわゆる一般的なオフィス形態です。

内装が最低限しかないため、オフィスレイアウトを自由に設計できます。独自のカラーを前面に打ち出したデザインも可能となり、企業イメージ向上を見込めます。

ただし、敷金礼金のほかに内装工事費用がかかること、さらにオフィス完成までに時間がかかります。

また、退去時には原状回復の状態で返却しなければならない場合が多く、退去費用を加味した上で予算を確保しましょう。

■レンタルオフィス

レンタルオフィスは、複数の利用者がいるオフィスの一室を貸し出す形態です。

あらかじめ机や椅子などのオフィス家具やインターネット回線などが設置されています。これらの設備利用料金も賃料に含まれており、賃貸オフィスより価格設定はリーズナブルです。

個室内は占有スペースとなり、個室の扉には施錠が可能です。外部とは遮断されているため、プライバシーやセキュリティも確保されています。

会議室や休憩室などのスペースは、他のレンタルオフィスユーザーと共用のところが多く、その分ランニングコストをおさえて利用できることがメリットです。

しかし、内装や間取りを自由に変更するのは難しいので、オフィスに独自性を求めている場合はおすすめできません。

■シェアオフィス

シェアオフィスは、一つのオフィススペースを複数の企業や個人で共有する形態のオフィスです。家具やインフラはすべて完備されており、比較的短期間での移転が可能です。

また、一等地にあっても一般的なオフィスに比べて価格が安く設定されており、ランニングコストを抑えられます。

ただし、複数企業と共有でオフィスを利用するため、プライバシーの確保は難しい面があります。

■コワーキングスペース

コワーキングスペースは、オープンスペースを複数の企業や個人で共有するタイプです。一般的に専用の個室や占有スペースはなく、その分料金はリーズナブル。

カフェや図書館といったイメージに近く、プライバシーの確保は難しいものの、さまざまな企業や個人と交流できることがメリットです。

ただし、すべてオープンスペースなので、セキュリティ面の不安は否めません。また、法人登記ができないところもあるので、注意が必要です。

■サービスオフィス

サービスオフィスはレンタルオフィスと同様、個室スペースを利用できるタイプです。

受付や秘書などの業務を代行するスタッフが常駐しており、多彩なサービスが受けられます。内装のグレードも高く、個室スペースも確保されていることから、業務に集中して取り組むことができます。

ただし、スタッフが常駐する分、コワーキングスペースやシェアオフィスに比べると料金は割高になります。

■セットアップオフィス

セットアップオフィスは、一般的な賃貸オフィスに内装が施されているタイプです。

内装工事の費用や準備時間がそれほどかからないので、短期間での移転が可能となります。あらかじめ内装が施されていることから、自社の運用にあわせたデザインのオフィスを選ぶことが可能です。

ただしセットアップされている内装は、自由に変更できないのがデメリットです。また、内装のない一般的な賃貸オフィスよりも、賃料が高くなるケースも見られます。

オフィスの移転を検討する場合は、次の流れに沿って進めると良いでしょう。

1. 移転目的と時期を決定する
2. 移転先を決定する
3. 移転計画工事の手配
4. 移転に向けて手続きを開始する

■1．移転目的と時期を決定する

まずは、オフィス移転の目的を明確にしましょう。目的に合わせ、移転の計画を立てていきます。

目的を明確にしたら、移転の時期を決定します。「現在のオフィスを解約するにはいつ告知しなければならないのか」「原状回復が必要ならばどのくらいの期間が必要か」などを確認し、移転先の準備期間も考慮して移転時期を決めましょう。

■2．移転先を決定する

次に、最初に立てた目的が達成できる場所や環境を備えた移転先を探します。

移転先を決める際は、いくつかポイントをあげて優先順位をつけると、物件探しを進めやすくなります。

• 立地条件
• 周辺環境
• 賃貸価格
• オフィスの形態
• 広さ
• 入居前の諸費用
• 最寄り駅からの所要時間
• 空調・セキュリティ・通信などの設備　など

オフィス移転は、現在のオフィスよりも働きやすい環境にすることを前提にして考えます。自社が目指す移転の目的の達成と課題の改善ができるのか、よく考慮して移転先となるオフィスを選ぶことが重要です。

■3．移転計画工事の手配

移転先が決まれば、デザインやレイアウトなど、内装工事の手配を進めます。場合によっては電気や回線の工事も必要となるため、スケジュールはしっかりと立てておくことが大切です。

OA機器やオフィス家具が必要となる場合は、内装やレイアウトのデザインに合わせて選びましょう。移転先の工事だけではなく退出するオフィスの原状回復も、忘れないようにスケジューリングしておきます。

なお、移転先の形態によっては、内装工事やオフィス機器の調達が不要となるケースもあります。

■4．移転に向けて手続きを開始する

移転先や移転時期が決まれば、従業員とスケジュールを共有します。法務局や税務署など、各関係官庁への届け出が必要です。それぞれの期限を確認してスケジュールを立てておくようにしましょう。

オフィスの移転は時間も限られている上、やらなければならないことや確認事項が非常に多く、担当者は混乱しがちです。

「【PDF付き】オフィス移転で活用したいチェックリスト｜必要な手続きを徹底解説」の記事から、オフィス移転に必要なチェックリストがダウンロードできますので、ぜひご利用ください。

オフィス移転は、専門的な知識が求められ、手間もかかります。すべての工程を自社だけで進めるのは、難しいケースも考えられるでしょう。

そのような場合、オフィス移転の専門業者に依頼する選択肢があります。

アイリスチトセでは、お客様のオフィスの物件探しから内装・家具のご提案、引越までワンストップでサポートするサービスを提供しています。また、アイリスグループならではのネットワークを利用することで、スピーディーでよりよいオフィス移転のトータルサポートが可能です。

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オフィス移転は、スタートアップ企業が事業拡大を考える上でとても重要なイベントです。

移転する際は、目的に合わせたオフィス選びが重要なポイントになります。移転の目的を明確にして着実に進めましょう。

また、オフィスの広さや立地、ランニングコストなどを踏まえ、条件とコストのバランスを考えることが求められます。

オフィス移転はやることが多く、手間がかかります。アイリスチトセのオフィス移転トータルサービスなら内装工事や引越しまでトータルでサポートします。ぜひ検討してみてください。

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