フォンブースをオフィスに設置！導入のメリットや選び方とは
ブース
近年フリーアドレスなど、オフィスにオープンスペースを設置する企業が増えています。しかし、個人で集中したい場合やWeb会議を行う際など、共有スペースでは快適にはおこないにくい業務が発生することがあります。
オフィスに個室空間を作る方法はいくつかありますが、多くの企業で導入されている手段がフォンブースの設置です。
そこでこの記事では、フォンブースに関する基礎知識やメリットに加え、製品の選び方や実際のフォンブース製品をご紹介します。フォンブースのオフィス空間における有用性を把握したうえで、自社に最適な製品の導入を検討してみましょう。
目次
フォンブースとは
まずフォンブースとはそもそも何なのか、言葉の意味とフォンブースが求められている背景を解説します。
◾️オフィス内に設けられた個室空間
フォンブースはオフィス内に設置可能な個室空間です。個室ブースや集中ブースとも呼ばれることもあります。種類やサイズもさまざまで、幅広い用途で活用できます。
フォンブースでは、オープンスペースであるオフィス空間から隔離をおこなえるため、プライバシーの確保が必要な業務に向いています。また、防音パネルなどが壁面に搭載されたものは遮音性や防音性も高いため、音声通話をおこなう場合にも有効です。
また、複数人を収容可能なサイズのフォンブースは1on1ミーティングや小人数会議に使用することもできます。
「オフィスの中に個室が欲しい」と思った際に、工事不要で空間を後付けできるフォンブースは有効な選択肢となるでしょう。
◾️Web会議の普及に伴い導入する企業が増えている
近年、オフィスにフォンブースを設置する企業が増えています。理由としては、おもにWeb会議やWeb商談が普及したことがあげられます。コロナ禍以後のテレワークの普及で、企業同士のやり取りの場は対面に限られなくなっています。
しかし、Web会議をオープンスペースのオフィスでおこなうと、周囲の騒音がマイクに入ってしまい自分や相手が会話に集中できないケースや、会話やパソコンの画面から機密情報が漏れ聞こえてしまうというリスクが発生します。
フォンブースで外部からの音を遮り、内部からの音を漏れ聞こえないようにできれば、自分と相手の両方にとって快適にWeb会議をおこなえます。
加えて、固定デスクを減らし従業員が自由な場所で働けるフリーアドレス制のオフィスが増えていることも、フォンブースの需要増加の背景としてあげられます。自由度を高めつつ、フォンブースでプライバシーや集中空間を維持することが可能です。
フォンブースの種類
フォンブースにはおもに次の3種類に分けられます。
| クローズ型 | セミクローズ型 | オープン型 | |
| ブースの型 | 床、4面の壁、天井のすべてが囲われている ※消防法に注意が必要 |
床、4面の壁が囲われている（天井が空いている） | 4面のうち3面は囲われ、1面が空いている |
| 基本的な用途 |
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| 遮音性・吸音性 | 高 | 中 | 低 |
| 価格帯 | 高 | 中 | 低 |
種類ごとに価格や機能性も異なるため、自社の予算と相談したうえで最適なものを選ぶことが大切です。それぞれの種類ごとの特徴を把握しましょう。
◾️クローズ型
クローズ型のフォンブースは、床と4面の壁、天井が囲まれた完全個室型の空間です。電話ボックスのような形状で、遮音性と防音性に優れています。機密性の高い会議やプライバシーを保護したい際に最適です。
なお、クローズ型のフォンブースは導入時に消防法に関する注意が必要です。消防法上では、居室扱いの空間は消防設備の設置や火災警報スピーカーの設置が義務づけられます。クローズ型のフォンブースは、種類によっては居室と扱われるため注意しましょう。
クローズ型フォンブースのような個室ブースと消防法の関係については、こちらの記事でより詳しく解説しています。
個室ブースを設置する際には消防法の確認が必要｜特例の内容や申請手順を紹介
◾️セミクローズ型
セミクローズ型フォンブースは、床と4面が壁に囲まれ、天井がオープンになっているタイプです。クローズ型に比べて安価に設置できる点が魅力的と言えるでしょう。一方、遮音性や吸音性はクローズ型に劣る場合もあり、重要機密を守りたい場合には不向きなこともあります。
セミクローズ型であっても、吸音効果のある素材を使用した製品を選べば一定以上の防音性を期待できるでしょう。平常的なWeb会議や商談をおこなう場合であれば問題なく使用できます。
また、セミクローズ型は個人ワークにも向いています。作業をおこなう程度であれば十分な程度の遮音性が確保できるため、コストパフォーマンスに優れた選択肢にできるでしょう。
◾️オープン型
オープン型フォンブースは、3面がパーティションで囲まれ、1面がオープンになっているタイプです。遮音性は期待できませんが、クローズ型やセミクローズ型に比べて設置が容易かつ安い値段のため、個人ワークスペースを複数設けたい場合に有効です。
机に向かえば外部からの視線はシャットアウトできるため、従業員にとって集中しやすい環境を用意できます。また、壁の一面が空いていることから使用者の様子が伺えるため、周りからの連絡や声がけがしやすいメリットがあります。
オフィスにフォンブースを設置する3つのメリット
オフィスにフォンブースを設置することで、次の種類のメリットを期待できます。
- Web会議に活用できる
- 業務への集中力向上が期待できる
- 情報漏洩を防止できる
それぞれの詳細を解説します。
◾️Web会議に活用できる
フォンブースを使用してWeb会議をおこなうとオフィス内の音の混入や背景への移り込みを防止しやすくなります。特に他社との商談の際、相手に自社の会話や社内状況を見られにくくなるため、セキュリティを保ったまま話し合いをおこなえるようになるでしょう。
フォンブースの種類によって遮音性や吸音性も異なるため、自社のおこなうWeb会議の機密性に応じて最適なスペースを選ぶようにしましょう。例えば、機密性の高い会議をおこなう機会の多い企業にはクローズ型のフォンブースが向いています。
フォンブースの導入にあわせて、Web会議に必要な機材を用意することも大切です。次の記事で詳細を解説しているため、あわせてご覧ください。
Web会議を始める際に必要なもの一覧｜機材やセットの選び方を詳しく解説
◾️業務への集中力向上が期待できる
個人向けワークスペースとしてフォンブースを設置することで、一人仕事の多い従業員の集中力向上を期待できます。音と視線を遮ることで、デスクの集まった執務スペースやフリーアドレスなどのオープンスペースよりも目の前の業務に打ち込みやすくなるでしょう。
加えて、フォンブースを使っている従業員は自分の仕事に集中して仕事をしていることがわかるため、話しかけられることによる業務の中断を回避しやすくなります。
また、電話やWeb会議での話し声をフォンブースに隔離することで、オープンスペースで作業する従業員の集中力向上も期待できるという側面もあります。外部との音声通話が多いオフィスで他従業員の集中力を確保する際にも、フォンブースは有効です。
◾️情報漏洩を防止できる
フォンブースは情報漏洩防止の観点からも利便性の高い選択肢です。吸音性の高いフォンブースでWeb会議や1on1ミーティングをおこなえば内部から外部へ声が漏れないため、機密やプライバシーに関する会話の漏洩を防止できます。
特に、完全個室タイプのクローズ型フォンブースは防音機能も高いため、情報漏洩の防止に有効です。取引先との重要な商談や会議、従業員のプライバシーやキャリアなどのデリケートな情報を取り扱う相談やミーティングなどをおこなう際には重宝されるでしょう。
フォンブースを利用したWeb会議やミーティングは利用者と相手方の双方の情報を保護することに役立ちます。情報漏洩のリスクをおさえつつ、セキュリティ意識をもって業務に取り組む際の手助けとなるでしょう。
設置するフォンブースの選び方
フォンブースは種類や製品のモデルによって機能性や費用が異なります。自社にとって最適なものを選び、コストパフォーマンスの高い導入をおこなうことが大切です。
オフィスにフォンブースを導入する際の選び方を解説します。
◾️活用の目的に合っているか
まずは自社でのフォンブースの活用目的を定め、目的に合致した性能を持った種類のフォンブースに絞り込むことが大切です。クローズ型は完全な個室空間と高い遮音性・吸音性を持っていますが、目的によってはオーバースペックとなる場合があります。
個人用のワークスペースの設置、集中力を高めるための業務スペースを複数設置したい場合は、コストパフォーマンスに優れたオープン型が向いているでしょう。一方でWeb会議をおこなう場合はセミクローズ型、さらに機密性を高めたいならクローズ型が向きます。
また、フォンブースを設置できるオフィススペースが確保できるかも踏まえておくことが大切です。現在のオフィス空間に余裕が無い場合には、複数人の会議に使用できる比較的大型のフォンブースの導入は難しいでしょう。
◾️初期費用
フォンブースの導入にかかる初期費用に注意しましょう。クローズ型が最も高く、セミクローズ型が次いで安価、オープン型が最も安いという傾向にあります。
フォンブースにあまり費用をかけられない、という場合は現在のオフィス内にある既存の家具で似たような空間を設置できないか検討してみることも有効です。例えば、デスクをパーテーションで囲えば、オープン型フォンブースと同等の機能を獲得できます。
本格的なフォンブースをより安く調達したい場合には、オフィス家具のレンタルやサブスクリプション（サブスク）を利用することも有効な選択肢です。レンタルやサブスクは初期費用こそおさえられますが、利用期間に応じて費用がかさむため注意しましょう。
フォンブース向けオフィス家具3選
フォンブースに活用できるオフィス家具をご紹介します。
- TELECUBE by IRISCHITOSE
- Focus booth７
- シンプルブース
◾️TELECUBE by IRISCHITOSE
TELECUBEはクローズ型のフォンブースとして使用可能なブースです。フロント照明や換気設備を完備しており、快適に使用できます。サイズも1人用、2人用、4人用があるため、面積や用途に応じて選択できます。オプションで液晶モニターやチェアも付属可能です。
家具として扱われるため、消防法上でも設備設置が免除されています。企業オフィスや金融機関、教育機関でも導入されており、実績も豊富です。機密性の高いWeb会議やミーティングに使うフォンブースをお求めの方は、ぜひご検討ください。
◾️Focus booth７
Focus booth７はセミクローズ型のフォンブースです。一つひとつは省スペースで運用可能ですが、連結してフォンブースを増やすこともできます。ドアはスライド式の曇りガラスで、視界を遮りプライベート感を高め、従業員の集中力維持に役立ちます。
内装はフェルトパネルで吸音性も高く、音声通話にも利用可能です。調光式のフロントLED照明が標準装備でコンセントも1口用意されているため、個人ワークからWeb会議まで幅広くご利用いただけます。
◾️シンプルブース
シンプルブースはセミオープン型とオープン型の中間的なフォンブースを確保できる製品です。扉はありませんがパーテーションには高さがあり、外部からの視線を遮りやすくなっています。
ブース同士の連結も簡単で、組み合わせによって必要な数のフォンブースを容易に作れます。複数のワークスペースが必要な場合にはぜひ導入をご検討ください。
オフィスのフォンブースと消防法
フォンブースをオフィス内に設置する際は、消防法に注意しましょう。消防法は火災の予防に加え、発生時の被害を最小化するための法律です。
天井や壁で覆われた個室ブースは消防法によって居室と定められることがあります。居室には必要な消防設備の設置をおこなうことが義務付けられるため、フォンブースを設置する際には居室扱いとなるかどうかに注意することが求められます。
仮に居室扱いとなったとしても、下記の条件を満たすことで火災感知器やスプリンクラーなどの設備設置義務の免除を受けられます。
- 床面積が6平方メートル以下
- 天井と壁が不燃材料で仕上げ
- 住宅用下方放出型自動消火装置が設置され、適切に点検・維持管理されている
- ブース内に易燃性の可燃物が存在しない
- ブース内の音圧が65デシベル以上になる
導入するフォンブースの扱いが居室となるか、免除を受けられるかどうかは予め確認しておきましょう。消防法については次の記事もご覧ください。
オフィスのフォンブースの運用ポイント
フォンブースのメリットを最大限に活用するために、次のポイントをおさえておきましょう。
- 設置場所はオープンスペースから離す
- 利用ルールを周知・徹底する
それぞれの詳細を解説します。
◾️設置場所はオープンスペースから離す
オフィスにフォンブースを設置する際、特にオフィス内の人の行き交いが多く、従業員が自由に働く場所を選ぶフリーアドレスのスペースからは離しておくことが大切です。
フォンブースのおもなメリットはWeb会議やミーティングでの遮音・吸音や集中力の向上、情報漏洩の防止にあります。多くの人の目に触れたり、盛んに会話がおこなわれている場所にフォンブースを置くとメリットを発揮しにくくなってしまうでしょう。
ワークスペースに加え、人通りの多い入口・エントランス付近や多くの従業員が使用するメインの動線にも注意が必要です。
◾️利用ルールを周知・徹底する
フォンブースの利用ルールを作成し、周知と適用を徹底しましょう。単に設置するだけでなく、運用するうえでのルールを定めておくことで、効果的な利用の促進や目的外の利用防止に役立ちます。
目的別のルール例をピックアップすると次のとおりです。自社での運用時の参考としてみてください。
| フォンブース利用者のためのルール | フォンブースの外に居る人のためのルール | フォンブースの目的外使用を防止するためのルール |
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ルールを作成したら、各従業員に周知をおこないましょう。ホワイトボードやプリントなどで、フォンブース近くにルールを掲示しておくことも有効です。
まとめ：オフィスの目的に合わせてフォンブースを導入しよう
オフィス内に個室空間を設置できるフォンブースは、Web会議やミーティング、個人ワークをおこなう際の有効な選択肢です。
フォンブースは大きく分けて3種類存在します。セキュリティを重視する場合はクローズ型、クローズ型より安価に調達したい場合はセミクローズ型、個人用ワークスペースを用意したい場合はオープン型を選ぶなど、目的に応じた導入をおこなうようにしましょう。
アイリスチトセでは、業務やオフィスの方向性に最適なフォンブースをご提案いたします。フォンブースやその他オフィスに関するお悩みごとがございましたら、ぜひアイリスチトセにご相談ください。