会話量を増やすことが働き方改革

Column

今回はアイリスグループで働くデザイナーの実践例として「リアルな働き方」をテーマにアイリスチトセ株式会社でオフィス空間を提案するWork Space Designの統括ディレクター、阿世賀 大介さんからお話を聞きました。

これまでの働き方とこれからの働き方

今回、当社デザイナーのリアルな働き方というテーマですが、新型コロナウィルスの蔓延によって、今までと働き方が変わったと感じることはありますか?

テレワークやWEB会議が増えました。
これまでもテレワークという働き方やWEB会議という会議方法はありましたが、そこまで浸透していなかったと思います。しかし、新型コロナウィルスの感染拡大によって一気にテレワークやWEB会議が浸透し、今やどこの会社でも導入されています。

こうしたニューノーマル(新しい常識)に順応していくにあたって良いことも難しいと感じたこともありました。
まずは、良いこととして社内外含めて「エリアの垣根がなくなったこと。」です。

今までは物理的な距離を気にしていたミーティングも、WEB会議にすることで社内外問わず、すぐにミーティングができるようになりました。時間を合わせてWEB会議ツールでつなぐだけなのでオフィスだろうが、自宅だろうが場所は関係ありません。

そしてテレワークをすることによって「個人の作業に集中できること。」も良いと感じました。
オフィスに来るとやはりどうしても、声を掛けられることが多くなります。

ですがテレワークも取り入れることによって自分のペースで、個人作業に集中する時間を作ることができるのです。
それによってワークライフバランスをとることができる。

ご自身でもワークライフバランスの変化は実感されていますか?

僕の場合は、家庭を持っているので在宅勤務によって家族と過ごす時間が増えました。
テレワークによって通勤時間や打ち合わせの移動時間が短縮されたことによって、時間が生まれました。その時間を有効活用することによってワークライフバランスがとれるようになったということですね。

コロナ禍で見えた働き方の課題

なるほど、では逆に難しいと感じたのはどういった時でしょうか?

逆に難しいと感じたことについては、相手の状況が見えづらいという部分です。
WEB会議で例えると、資料を共有すると参加者全員の顔は見えないですし、タイムラグの発生などで話をしている相手の熱量、空気感がわかりにくいことが多々あります。

『あれ?ちゃんと聞いてる?(笑) 』とか、
『どういう熱量なんだ…この人…。』なんてことが出てくるんです。(笑)

更にWEB会議をする際に参加人数が多ければ多いほど、発言が減るのでこちらが意図することが伝わっているのかどうかがわかりにくいのです。

テレワークも同様にZoomなどでカメラを繋いでいない時には相手の状況が見えづらくなったという課題が生まれました。
リアルオフィスだと、同じ拠点で働いている限りあまり発生しない課題です。

この課題を改善するにあたって、どのような取り組みをされていますか?

WEB会議での課題に関しては、ブレスト(ブレインストーミング)をする時にはなるべく出社するようにしています。

対面して話すことによって、オンラインだと生まれにくい雑談も生まれます。
そうして始めはなんてことない話をしていく中で、頭が整理されて生まれる気づきやアイデアがある。

これは非常に大事なことだと考えています。
リアルだと同時に複数人で会話ができるので、その場で生まれた気づきやアイデアに対して、それぞれがどのように感じているのか、どんどん議論できますし、発言をしていなくても表情やリアクションで感じ取ることもできます。

ですが、これは単にWEB会議で行う「ブレスト」への対処であって相手の状況が見えづらいという、今の働き方に対する根本的な課題解決にはなりません。

場所にとらわれないチームワーク作り

状況が見えづらいという課題の根本的な解決については、どういったことを実践されているのでしょうか?

チームの体制を変えました。
組織の細分化です。これはリーダーの意識改革でもあります。

この取り組みには、米AmazonのCEOジェフ・ベゾス氏が提唱する「2枚のピザ理論」という考えを取り入れています。ざっくり要約すると、2枚のピザを分け与えられる人数でチームを組むことが理想的だという考えです。

2枚のピザを分けるとすると大体5~8人になるかと思いますが、それ以上の人数なってくると目が行き届かず管理が難しい。
そこで組織を細分化し、「目の届く」チームリーダーを立てました。

細分化した組織では、とにかくショートミーティングをたくさん実施し、仕事のサイクルを早く回転させて進捗を知るようにしています。ショートミーティングはオンラインで行っているので、実施ハードルが低く、簡単にミーティングができます。
ここは先ほどお話した、WEB会議のいいところですね。

更に社内コミュニケーションを取るにあたって、チャットアプリのSlackが大活躍しています。
アイリスグループ全体でコミュニケーションのツールとして全社員がSlackを利用しているのですが、実務として例えばプロジェクトごとでチャンネルを作り、メンバー同士リアルタイムでやり取りができます。

このチャットツールは非常に便利です。どこが便利かというと大きく3つのポイントがあります。

・デザイン案などの情報を時系列に沿って共有可能
・相手のタイミングを気にせずチャットができるカジュアルさ
・一体感と主体性を持たせることができる

チャンネルごとに時系列でトークが残りますので、どのタイミングで見てもどういった会話がなされていたか、チャンネルのメンバーであれば、いつでも遡ることができます。
そして対面だと相手の状況を確認してから声をかけると思いますが、チャットだと気にせずできますし、メールのように畏まった文章にする必要もありません。気軽にやり取りができます。
更に全員が同じ情報を見ることができるので、それぞれが状況を理解して一斉に動き出せるのです。

ここまでお話した、実際の取り組みでわかるように働き方を改革するにあたって、「会話量を増やす」ことが非常に重要だと考えています。
Face to Face 、電話、Eメール、Slackなど、あらゆるツールがあると思いますが、手段は問いません。
スピード感と公平な情報量、透明性にこだわりを持って取り組んでいます。

そして、仕組みだけではチームは上手く機能しないので、「+ANDの精神」をチームでのルールとして意識しています。
これはどういったことかというと、出てきた意見を否定するのではなく、そこに「プラス」していけばもっといいものになるよね。という考えです。

なぜならチームビルディングしていく中でオフィス、自宅だろうが、場所に関係なく、「どうやってチームワークを発揮するか。」が重要で常にそこを追求しているからです。

コミュニケーションなくして、チームワークを発揮できているチームって見たことがないと思います。
だからこそ、会話量を増やしてコミュニケーションを大事にしています。

それは業務連絡だけではなく、悩んでいたら、そのまま言います。ヘルプ!ってね。(笑)
一人一人で抱え込まないように、そういった空気感を作るためにも私が率先して助けを求めています。(笑)

こうした取り組みを実践していくことによって、今後も時代の変化を受け入れながら生産性を落とすことなく、働き方を常に新しくしていくことができると考えています。

誰もが予想できなかったパンデミック、どの会社も働き方を変えざるを得ない状況でした。1年以上の時間が経ってやっと慣れてきましたが、比例して課題もよく見えるようになりました。その見えてきた課題に対して、どう向き合うのか、どう実践していくのか、「デザイナーの働き方」という焦点で阿世賀さん自身の考えや取り組みについてお話いただきました。
働き方改革という言葉はよく耳にしますが、「じゃあ具体的にどうするの?」という悩みを持っている企業はまだまだたくさんいらっしゃると思います。オフィス空間を提案している阿世賀さんだからこそ感じる、リモートの良さとオフィスの良さも含んだ働き方について、伺うことができました。

本日はありがとうございました!

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