クリアデスクとは？クリアスクリーンとの違いやオフィスで実践するメリットを紹介

オフィスのレイアウトによっては、ワークスペースの様子がオフィスに訪れた来客の目に留まることがあります。デスクの上が散らかっていると、社外の人に乱雑な印象を与えかねない可能性があるので注意が必要です。

デスク周りの整理整頓には、クリアデスクが効果的です。この記事ではクリアデスクの意味やオフィスで実践するメリット、課題などを解説します。

クリアデスクとは、離席時や退社時に整理整頓することで、デスクの上に書類やものを放置しない状態を指します。例えば、使い終わった書類や文房具を引き出しに収納する、飲み物のカップを片付けるなどです。

従業員にクリアデスクを徹底させると、デスクの上が整理整頓されるため、清潔かつ整然としたオフィス空間を実現できます。

クリアデスクの目的は整理整頓だけでなく、オフィスにおける情報セキュリティ対策も含まれます。デスクの上に誰もが閲覧したり持ち運べたりできる状態で情報の媒体を放置しておくと、個人情報や機密情報などの情報漏洩につながるリスクがあります。情報漏洩を防止するためにも、オフィスにおいてはクリアデスクの必要性が高まっています。

クリアデスクと類似した用語に、クリアスクリーンがあります。クリアスクリーンとは従業員が離席する際に、パソコンの画面を第三者が覗き見できる状態や操作できる状態にしておかないことです。

具体的には、一定時間経過後に自動ロックするよう設定する、プライバシーフィルターを利用するなどの対策をすることになります。パソコンの画面が誰でも閲覧できる状態のまま放置されていると、たとえ短時間でも情報が盗み見されたり、意図せずとも情報を見られてしまう可能性があります。さらにログアウトせず、第三者がアクセスできる状態であれば、不正利用につながるおそれもあるでしょう。

物理的な作業環境の整理を指すクリアデスクとは異なり、クリアスクリーンはデジタル情報のセキュリティ対策を指しますが、どちらも情報漏洩を防止という目的で重なる部分があります。

近年、オフィスにおけるクリアデスクの必要性が高まっています。その背景にあるさまざまなメリットをご紹介します。

■情報漏洩を防止できる

クリアデスクは情報セキュリティ対策の一環で、予期せぬ情報漏洩を防止することが可能です。デスク上が整理整頓されていない状態では、本来見られてはいけない情報を第三者に見られる、盗まれるなどの危険性があります。

機密情報の漏洩が発覚した場合、取引先との取引中止や株価暴落など、企業イメージ低下による影響は計り知れません。損害賠償が発生する場合、金銭的な負担を強いられることもあります。

情報漏洩は、企業にとって深刻なダメージになりかねません。オフィスでクリアデスクを徹底すると、デスク上に情報が放置されていない状態になるため、情報漏洩の防止につながります。

■不正利用を防止できる

オフィスでクリアデスクを徹底すると、不正利用を防止できる環境を構築できます。従業員の離席時にクリアスクリーンで対策をしても、情報漏洩のリスクはゼロにはならないのが現状です。

例えば、クリアデスクが徹底されていないことにより、ソーシャルエンジニアリング攻撃に遭う危険性があります。ソーシャルエンジニアリング攻撃とは情報通信技術を用いず、情報を盗み出してシステムに侵入する手法です。

デスク上にパスワードやアクセス情報が記載されたメモが残っていれば、第三者が情報を入手し、不正アクセスにつながる危険性があります。

クリアデスクを徹底した場合、従業員が席に戻った際にデスク上の異変に気づきやすくなるため、万が一のときでも早期発見につながります。

■業務効率・生産性の向上が期待できる

従業員にクリアデスクの習慣がつけば、業務が効率化し、生産性の向上が期待できます。実際、ビジネスパーソンが1日に書類を探すために使う時間は平均で20分、年間だと80時間に及ぶというアンケート結果があります。これはあくまでも紙の書類を探すための時間でしかなく、ペンや名刺といった他のものを探す時間を含めればより多くの時間を探し物にあてているのではないでしょうか。デスク上が散らかっている場合、ものを探す手間がかかり、業務に支障をきたす可能性があります。

クリアデスクを徹底すると、片付ける場所が決まっているため、必要なときに必要なものをすぐに取り出すことができます。

デスク上のものを片付けるだけでなく、引き出しや収納の中も整理整頓する習慣がつくでしょう。書類や文房具などを探す手間が省けるため、無駄な時間を削減し、スムーズに業務を進められます。

クリアデスクを徹底することでさまざまな効果が期待できますが、その一方でいくつか課題もあります。

■従業員に浸透させることが難しい

オフィスでクリアデスクを実践する際の課題の一つは、従業員の意識を高めることが難しい点です。クリアデスクはデスク上の整理整頓なので、決してハードルが高いわけではありません。しかし、企業が従業員にクリアデスクを呼びかけても、従業員が意識的に行動しなければ徹底されない可能性があります。

クリアデスクを徹底するためには、オフィスで働く従業員の意識を高めることが重要です。オフィスでクリアデスクを実践する際には、従業員に目的やメリット、必要性などを十分に説明し、理解を得ておく必要があるでしょう。

■クリアデスクに対応できる環境整備が求められる

クリアデスクを実践する際には、対応できる環境が整備されているかを確認しておくことも重要です。ワークスペースが固定席の場合、従業員ごとにデスクがあるため、ある程度のものは自席の引き出しやファイルボックスに収納できるかもしれません。

しかし、業務で使用する書類やものが多い場合、すべてのものを割り当てられたスペースに収納できないケースもあるでしょう。またフリーアドレスを採用している場合は、席に個人の収納スペースがありません。十分な収納スペースがないことが、クリアデスクが徹底されない要因になり得るということです。

従業員のデスク周りの収納スペースが少ない場合は、共用の収納棚やパーソナルロッカーなどの設置の検討も必要です。クリアデスクは、従業員が徹底できる環境を整備してから実践するようにしましょう。

環境整備にはコストがかかる

オフィスのクリアデスクに対応するためには、従業員が業務で使用する書類やものを収納できるスペースが十分に確保されていなければなりません。機密情報が記載された書類は、情報セキュリティを高めるために鍵付きの保管庫が必要です。

しかし、収納場所の確保や保管庫を用意する際には、それなりのコストがかかります。環境整備のためのコストがかかることも、クリアデスクを実施する際の課題と言えるでしょう。

■ルールが曖昧になりやすい

従業員が守るべき決まりごとを示した社内ルールのように、クリアデスクもルール化することが重要です。クリアデスクに関するルールが曖昧なことが原因で、社内で定着しない可能性もあるためです。

一口に書類といっても、記載されている内容によって重要度が異なります。そのため、重要な情報が記載されていない書類の場合、デスク上に残したままでも良いと考える従業員が出てくるかもしれません。

情報セキュリティを高めるためには、個人情報や機密情報が記載されていない書類でも、万が一に備えて収納しておくことが大切です。クリアデスクのルールが曖昧だと定着せず、情報セキュリティリスクも高まるため、ルールは明確にしておくようにしましょう。

オフィスでクリアデスクを実践する際には、収納スペースをはじめとした物理的な環境を整備する必要があります。その後はルールを明確にし、従業員に周知してからクリアデスクを運用するようにしましょう。

■1．ルールを明確化する

まずはオフィスでクリアデスクを実践する前に、運用ルールを策定しましょう。

クリアデスクを徹底するためには従業員にルールを理解してもらい、浸透させる必要があります。クリアデスクのルールの例は、次のとおりです。

• 終業時にはデスクの上をすべて片付けて退社する
• 使用しないアイテムは放置しない
• 重要書類は鍵付きの保管庫に収納する
• 離席時、パソコンはログアウトする
• 私物はデスクの引き出し、またはパーソナルロッカーに収納する　など

デスクの上に文房具が放置されるケースを防止するためには、共有化するのも一つの手です。文房具を共有化し、使用後は指定された場所に戻すルールを策定しておくと、整理整頓の習慣がつきやすくなるでしょう。

■2．従業員に周知する

クリアデスクを定着させるためには、従業員一人ひとりに意識して行動してもらうことが重要です。クリアデスクに関するルールを策定した後は、社内報や研修会などを通じて従業員に周知しましょう。

従業員に周知する際には、クリアデスクの目的や重要性などを伝えると、理解してもらいやすくなります。ただし、無理強いをすると、従業員から反発を受ける可能性があるので注意が必要です。

まずは個人情報や機密情報が記載された書類の取り扱いに限定し、様子を見てみるのも良いでしょう。守れそうなルールからスタートし、徐々にクリアデスクを浸透させることがポイントです。

クリアデスクが定着すると、情報漏洩の防止や生産性の向上などのさまざまな効果が期待できます。しかし、従業員にクリアデスクを呼びかけても、必ず定着するとは限りません。クリアデスクを実践する際には、定着させるためのいくつかのポイントを押さえておく必要があります。

■鍵付きのオフィス家具やロッカーを準備する

オフィスでクリアデスクを定着させるためのポイントの一つは、鍵付きのオフィス家具やロッカーを準備することです。クリアデスクの目的には情報漏洩を防止し、情報セキュリティを高めることも含まれています。

従業員がデスク上の書類を片付けても、第三者が扱える状態であれば、情報セキュリティ対策が十分だとは言えません。例えば、重要書類をデスクの引き出しに収納した場合、鍵がかかっていなければ誰でも取り出せる状態になります。

クリアデスクによって情報セキュリティを高めるためには、鍵付きのデスクやロッカーを準備することも重要です。すべての収納を鍵付きのものにすると、その分コストがかかります。重要書類の収納に限って鍵付きのものにすると、コストをおさえられるでしょう。

■デスク上に置いて良いものをルール化しておく

クリアデスクとは、デスクの上に書類やものが放置されていない状態のことです。デスク上が整理整頓されれば、固定席でもフリーアドレスのようなすっきりとした空間を実現できるでしょう。

しかし、離席時や退社時にデスク上のものをすべて片付けるとなれば、従業員の手間が増えるため、クリアデスクが徹底されない可能性もあります。クリアデスクを定着させるためには、デスク上に置いて良いものもルール化しておくことも重要です。

デスク上に置いて良いもののルール例は、次のとおりです。

• 外出時は外付けモニターに限ってデスク上に残しても良い
• 終業時には固定電話以外のものを片付ける
• 使用後の文房具はデスクのペン立てに片付ける　など

運用ルールが細かくなるほど従業員に負担がかかるため、クリアデスクの定着に支障を来すおそれがあります。ルールを細かく設定する場合は、ワークスペースの一角にデスク上に置いて良いものの一覧を掲示するなど、目に入る位置にルールを記載しておくと、クリアデスクが定着しやすくなるでしょう。

ペーパーレス化を推進する

社内でペーパーレス化を図ると、クリアデスクが浸透しやすくなります。

内閣人事局の「令和3年度内閣人事局の執務環境整備に関する調査業務調査報告書」によると、情報漏洩の原因となった媒体のうち、比率が最も多かったのは紙媒体であることがわかっています。

※出典元：内閣人事局「令和3年度内閣人事局の執務環境整備に関する調査業務調査報告書」

紙の書類が多いと、デスク上は乱雑になりやすい傾向があります。ペーパーレス化を促進することで、クリアデスクもより進めやすくなるでしょう。

また、データ化された書類は、従業員のパソコンで共有することも可能です。ペーパーレス化は無駄な紙の印刷を削減し、コストダウンも期待できます。

■固定席からフリーアドレスに切り替える

従業員にクリアデスクを徹底させるためには、ワークスペースを固定席からフリーアドレスに切り替えるのも一つの手です。フリーアドレスとは固定席を設けず、従業員が自由に席を選べるワークスタイルです。

近年、ワークスペースをフリーアドレスに切り替える企業が増えています。フリーアドレスに切り替えると、コミュニケーションの活性化や自律的な働き方の促進などのさまざまな効果が期待できます。

フリーアドレスは従業員の席が固定されないため、離席時や退社時にはデスク上を整理しなければなりません。必然的に整理整頓する状況を作ればクリアデスクが浸透し、定着する可能性が高まります。

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【事例付き】フリーアドレスの代表的なレイアウトと具体例を紹介

クリアデスクを実践する際には、書類やものを十分に収納できる環境の整備も必要です。ここからはアイリスチトセで取り扱っているオフィス家具を紹介するので、自社でクリアデスクに対応できる環境を整備する際の参考にしてください。

■システム収納SSNシリーズ木扉

システム収納SSNシリーズ木扉は、一つのカギですべての段を施錠できるオールロック機能付き収納庫です。扉にはソフトクローズ蝶番を採用しており、ゆっくりと静かに閉じるため、騒音対策にも役立ちます。

また、引き出しは転倒防止のため、1段引き出すとほかの引き出しは引き出せないセーフティロック機構を装備しています。扉タイプや引き出しタイプなど、複数の組み合わせも可能です。

〈システム収納SSNシリーズ木扉の詳細はこちら〉

■顔認証パーソナルロッカー

従業員の私物を収納できるスペースを確保する際には、パーソナルロッカーを設置する方法もあります。顔認証パーソナルロッカーは、顔認証カメラで個人認証できるパーソナルロッカーです。

顔認証カメラで個人認証できるため、鍵の所持が不要です。預け入れや取り出し、一時取り出しは、すべてパネルで操作できます。ランプの色で空いているロッカーの使用状況を把握できるため、開いている場所を探す手間も省けます。

〈顔認証パーソナルロッカーの詳細はこちら〉

■Free Address Desk

クリアデスクの導入を機に、ワークスペースを固定席からフリーアドレスに切り替える場合は、オフィス家具も見直しましょう。フリーアドレスデスクは基本的に引き出しや収納がないため、離席時や退社時にものを片付ける習慣をつけやすくなります。

Free Address Deskは、フリーアドレス向けのロングデスクです。デスクの脚は、ループ脚・パネル脚の2種類があります。コンセントBOX付やコンセントBOX付タスクライトも展開しており、用途に応じてタイプを選ぶことが可能です。

〈Free Address Deskの詳細はこちら〉

オフィスでクリアデスクを徹底すると、不正利用の防止や生産性向上などのさまざまな効果が期待できます。デスク上に、個人情報や機密情報が記載されている書類が残されないことにより、情報セキュリティを高めることも可能です。

情報漏洩は企業にとって大きなダメージになるため、あらゆる手段を講じて情報セキュリティを高める必要があります。情報セキュリティを高めるためには、クリアデスクの実践と同時にペーパーレス化を図ることも重要です。クリアデスクの定着には従業員の協力が不可欠なので、目的や重要性を正しく理解してもらうようにしましょう。