フリーアドレスとは？導入のメリット・デメリットから事例まで解説

フリーアドレスとは、従業員が席を自由に選択して業務をおこなうワークスタイルです。テクノロジーの進化や働き方の変化などを受け、ワークスペースをフリーアドレスに切り替える企業が増えています。しかし、フリーアドレスを導入するにあたって、どのようなレイアウトにすればよいのか悩む企業もあるでしょう。そこで、フリーアドレスの概要やレイアウト事例、成功させるためのポイント、導入手順などを紹介します。

近年、多くの企業がオフィスの在り方を見直す中で、柔軟な働き方を可能にする「フリーアドレス」に注目が集まっています。まずはフリーアドレスの概要や、注目されている背景を解説します。

従業員が好きな座席で働けるワークスタイル

フリーアドレスとは、決められた席を設けずに従業員が空いた席を自由に選べる座席ルールです。従来のような固定席とは違い、業務内容や気分に合わせて席を選べるのが特徴です。

ノートパソコンやスマートフォンといったデバイスを持って席に座り、インターネットに接続して業務を進めます。書類や資料などの共有物はキャビネットに、個人の荷物はロッカーに収納するのが一般的です。

フリーアドレスが注目されている背景

多様な働き方を採用し、オフィスの使い方を見直す企業が増えたことで、人数の変化に柔軟な対応ができるフリーアドレスの注目度も高まっています。また、無線LANやモバイル端末の普及など、情報通信技術（ICT）の進化もフリーアドレスの導入を後押しする要因になっています。

フリーアドレスを導入することで得られるおもなメリットは次のとおりです。

1. 部署やチームを超えたコミュニケーションが生まれる

毎日選ぶ席が異なれば隣の席の従業員も変わるため、部署やチームを超えたコミュニケーションが発生しやすくなります。進捗状況をお互いに把握しやすいだけではなく、今まで話す機会が少なかった従業員同士がコミュニケーションをとることで、新たなアイデアが出る可能性もあります。

2. オフィススペースを有効活用できる

テレワークや外回り、出張などをおこなう従業員が多い企業がフリーアドレスを採用すれば、オフィススペースを有効活用できます。

従来の固定席だと在籍するすべての従業員の席が必要です。しかし、フリーアドレスの場合は常時オフィスにいる従業員の最大数の席を確保しておけばよいので、座席数を減らして空いたスペースを他の目的に使用できます。

3. レイアウトを変更しやすい

フリーアドレスは座席と従業員が紐づいていないので、レイアウトの変更が容易です。従来の固定席では、席の変更があった際にデスクを動かし、荷物を持って場所を移動する必要がありました。

その点、フリーアドレスであれば席が固定されていないため、レイアウト変更に柔軟に対応できます。また組織や人数に変更があっても、オフィスのレイアウトを変更する必要がありません。

4. 業務効率・生産性の向上につながる

フリーアドレスは従業員が好きな座席を選べるため、主体性の向上や自律的な働き方の促進が期待できます。

一人で集中できる座席を選ぶ、他の従業員とコミュニケーションをとれる座席に移動するなど、各々の気質や業務内容に応じたスペースで働けるので、仕事への意欲が上昇しやすいでしょう。仕事に対して前向きな姿勢になることで、業務効率や生産性の向上につながります。

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5. オフィス維持費の削減につながる

フリーアドレスでは座席を固定しないため、従業員の常駐人数に対して必要なデスク数や、オフィス面積をおさえられます。これにより、オフィスの賃料や光熱費、管理コストの削減が期待できます。さらに、ペーパーレス化をあわせて進めれば、書類の印刷や保管にかかるコストもおさえられるでしょう。

フリーアドレスの導入前にデメリットも理解しておきましょう。

1. 部下の管理やチーム間のコミュニケーションが難しくなる

フリーアドレスでは従業員がそれぞれ異なる場所で働くため、上司が部下の状況を把握しづらくなります。さらに、チームメンバーが離れて座ることで、気軽な声かけや相談の機会が減り、情報共有がスムーズに進まないおそれもあります。

2. 座席の確保や環境の変化がストレスにつながる

好きな席で働ける点はフリーアドレスの大きな魅力ですが、なかには毎回異なる席や環境で仕事をすることに落ち着かず、「集中しにくい」「苦痛」と感じる従業員が出てくる可能性があります。

また、出社のタイミングによっては希望する席を確保できず、ストレスにつながることも。私物を持ち歩く、席を確保するなどの手間が増え、日々の業務負担が大きくなるケースも考えられます。

3. 書類や持ち物の管理が負担になりやすい

フリーアドレスでは、荷物の管理が負担になることがあります。固定席であれば自分の席に書類や荷物を置いておけますが、フリーアドレスでは移動時に持ち運び、退社時に片づける必要があります。

荷物を移動させることで紛失のリスクも高まるので、フリーアドレスを導入する際は、荷物の管理についても考えておくことが大切です。

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4. 席が固定化しやすい

フリーアドレスでは自分で働く場所を選べるため、「落ち着く席」「使いやすい席」が自然と決まってしまい、座席が固定化しやすくなるデメリットもあります。その状態が続けば、交流促進や空間の効率化といったフリーアドレス本来のメリットを得られにくくなります。

5. 電話の取次ぎや来客対応に手間がかかる

フリーアドレスでは、「誰がどこで仕事をしているのか」がわかりにくいのが難点です。電話や来客があった際、該当の従業員をすぐに探し出せず、対応に手間がかかる場合があります。そうならないよう、各従業員の居場所がわかるツールやチャットなどのデジタルツールを活用しましょう。

フリーアドレスを導入する際は、目的を明確にし、導入する部署を慎重に選定しましょう。これにより、スムーズな運用が可能になります。また、座席の運用形態やレイアウト設計、必要なオフィス家具・ツールの準備も欠かせません。フリーアドレスを円滑に導入するための手順を詳しく解説します。

1. フリーアドレス導入の目的を明確にする

まずは、「なぜフリーアドレスを導入するのか」という目的の明確化が重要です。目的があいまいなまま導入すると、従業員の理解が得られない、フリーアドレスという働き方が浸透しない、従業員がストレスを感じるといったリスクにつながります。導入前に目的を明確化し、社内の意見も取り入れた上で運用していくことが大切です。

2. フリーアドレスを導入する部署を選定する

フリーアドレスは、業務内容によって向き・不向きがあります。導入が向いているのは、外回りや社外ミーティングが多い営業部門や企画部門です。在席率が低い部署にフリーアドレスを導入すれば、座席を減らすことができ、省スペースにつなげやすくなります。

反対に、フリーアドレスの導入が向かないのは、電話対応や社内からの問い合わせが多い人事部門や経理部門、総務部門などです。これらの部署は固定席の方が業務効率がよいでしょう。また、顧客に関する情報や機密書類を扱う機会も多いので、席を移動するフリーアドレスだと書類紛失や情報漏洩のリスクが高まります。

フリーアドレスの導入をスムーズに進めるためにも、各部署の業務内容を把握した上で導入可否を決めていきましょう。

3. 座席の運用形態を決定する

フリーアドレスには「完全フリーアドレス」と「グループアドレス」の、おもに2種類の運用形態があります。

完全フリーアドレスは、部署や部門に縛られず、各従業員が自分の好きな座席を選べるスタイルです。チームの垣根を超えたコミュニケーションが生まれやすく、空席を減らしてオフィスを効率的に活用できる点がメリットです。ただし、従業員の所在を把握しにくくなるため、チーム内の連携や管理面では工夫が求められます。

グループアドレスは、部署や部門、職種といったグループごとにエリア分けされた中から、自由に座席を選べるスタイルです。グループごとに座るためチームメンバーの動向を掴みやすく、情報共有やチームマネジメントをしやすいといったメリットがあります。

ただし、選べる座席が限定される、チームの人数や出社状況によっては空席が生まれやすい、チーム以外の人とコミュニケーションをとりづらいなどの点には注意が必要です。

完全フリーアドレスとグループアドレスのどちらを採用するかは、業務内容・組織の規模・出社頻度などを踏まえて判断することが大切です。

4. レイアウトやオフィス家具、ツールなどを検討する

フリーアドレス導入に向けて、レイアウトやオフィス家具、必要なツールなどを検討し、環境を整えましょう。フリーアドレスの導入に向けた検討の一例は、次のとおりです。

• 必要な座席数を把握した上でレイアウトを考える。
• 大型のロングデスクやキャスター付きのデスクなど、フリーアドレスに適したオフィス家具を設置する。
• 荷物を置くワゴンやパーソナルロッカーを用意する。
• 座席管理システムやWeb会議システム、チャットツールなどを整備する。

5. 運用を定着させる仕組みをつくる

フリーアドレスを導入した後は、運用ルールや導入の意図を全従業員に共有し、日常業務の中で定着させていくことが重要です。実際の運用状況を確認しながら従業員の声を取り入れ、レイアウトやルールを柔軟に見直すと、より効果的な運用につながります。

さらに、定期的に振り返りと改善を重ねることで、より快適で機能的な働き方を維持できます。

フリーアドレスの導入を成功させるには、事前の準備が欠かせません。従業員への共有や運用ルールの策定、ペーパーレス化の推進、レイアウト設計など、適切な対策を講じることで、快適で効率的なオフィス環境を実現できるでしょう。

フリーアドレスの導入目的を従業員に周知する

フリーアドレスの導入を決めたら、「何のために導入するのか」「どのような働き方を目指すのか」といった目的を従業員に周知しましょう。導入の背景や狙いを伝えることで、従業員がフリーアドレスの意義を理解しやすくなります。

また、導入前に説明会や意見交換の場を設け、従業員の理解と納得を得ておくと、よりスムーズに定着しやすくなります。

明確で実用的な運用ルールをつくる

フリーアドレスを定着させるには、運用ルールを明確にする必要があります。ルールは日常業務に直結する内容を採用し、従業員の意見を取り入れた上で無理のないものにすることがポイントです。

ペーパーレス化を進める

フリーアドレスの導入を成功させるには、ペーパーレス化が欠かせません。紙の書類を使用したままフリーアドレスを導入すると、席を移動する度に書類を持ち運ぶ必要がある他、サインや捺印が必要な際に該当従業員を探す手間もかかります。

その点、ペーパーレス化すれば書類の持ち運びが不要になります。契約書や請求書も電子化すると、離れた席の人ともやり取りできて効率的です。

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フリーアドレスに役立つツール・グッズを揃える

従業員がどの席を選んでもコミュニケーションや管理に問題が生じないよう、フリーアドレスに役立つツールやグッズを揃えましょう。

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レイアウトを綿密に設計する

フリーアドレスを導入する際はレイアウトが重要です。単にデスクの位置を変えるだけでは非効率になりかねません。適切な座席数を把握した上で、フリーアドレスを導入する目的に合わせたレイアウト設計をしましょう。

ただ、オフィスのレイアウト変更では専門的な知識を要するケースがあるため、導入は社内で完結するよりも専門業者に依頼する方が安心な場合もあるでしょう。

アイリスグループのアイリスチトセでは、オフィス移転トータルサービスを展開しています。物件紹介からオフィスデザイン、内装工事、家具の手配、引越しまでワンストップでサポート。オフィス移転に合わせてフリーアドレスの導入を検討しているのであれば、ぜひお気軽にご相談ください。

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フリーアドレスの基本的なレイアウトは対向式、同向式、背面式の3種類です。フリーアドレスのおもなレイアウトを、実際に導入している企業の事例をもとに紹介します。

対向式：東洋熱工業株式会社

対向式は複数のデスクを向かい合わせ、一つの島のように配置するレイアウトです。複数のデスクをまとめられるため、部署やチームごとに配置しやすいという特徴があります。

東洋熱工業株式会社では、オフィスの改装を機にワークスペースにフリーアドレスを導入しました。ワークスペース内には対向式の他に、ソファ席を設置。対向式は背後に導線を確保する必要があるため、スペースの中央に配置しました。

同向式：アイリス北目町ビル

同向式はすべてのデスクを同じ向きに配置するレイアウトで、銀行の店舗やコールセンターなどでよく見られます。対向式のように向かいのデスクにいる従業員の視線が視界に入らないため、業務に集中しやすい点がメリットです。

アイリス北目町ビルでは、建物の改装とともに体感型オフィスとしてリニューアルした際に、フリーアドレス席として複数のタイプを導入しました。同向式の席は従業員が業務に集中できるよう、壁面に向かって配置されています。

背面式：SOC株式会社

背面式は、従業員同士が背中合わせになるようにデスクを配置するレイアウトです。工夫次第で、円形や四角形などのさまざまなパターンで配置することも可能です。部署やチームごとに配置すると、メンバー同士のコミュニケーションがとりやすくなります。

SOC株式会社では、ワークスペース内に背面式の席を配置しました。緑を多く取り入れることで、リラックスできるオフィスづくりも意識しています。

フリーアドレスの導入には、従業員同士のコミュニケーションの活性化や、オフィススペースの有効活用、コストの削減など、さまざまなメリットがあります。しかし、その効果を最大限に引き出すには、「席の固定化を防ぎ、働く環境を常に最適化する」という運用側の努力が不可欠です。

またオフィス面積には限りがあるため、自社だけではイメージどおりのレイアウトが実現できない可能性もあります。オフィスデザインの専門家への相談も検討し、理想的なフリーアドレスを実現しましょう。

アイリスチトセでは、アイリスグループの総合力でプランニングから内装工事までをトータルでサポートしています。コミュニケーションやチームワークなどのさまざまな観点からオフィス環境を分析し、最適なプランを提案します。ぜひお気軽にご相談ください。

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