【オフィスの事例あり】レイアウト変更の手順を解説｜業者選びや費用をおさえるコツも

オフィスのレイアウト変更は、会社にとって時間も費用もかかる大きなプロジェクト。失敗を防ぎスムーズに進めるためには、全体の流れや業者選びのポイントを事前に押さえておくことが重要です。本記事では、オフィスレイアウト変更の具体的な進め方や業者の選び方、得られるメリットについてわかりやすく解説します。レイアウト変更によってオフィス環境の改善に成功した企業の事例も紹介していますので、新しいオフィスレイアウトをイメージする際の参考にしてください。

オフィスのレイアウト変更はさまざまな工程を経て進めていきます。基本的な流れとともに、各ステップにおけるポイントを押さえておきましょう。

1. プロジェクトチームを編成する

オフィスのレイアウトを変更する際は、専門チームの発足が理想です。レイアウト変更は計画段階から実施までさまざまな作業工程があり、時間もかかります。担当する人員数を十分確保し、丁寧に進めていくことが大切です。

2. レイアウト変更の目的を明確にする

オフィスのレイアウト変更を成功させるためには、なぜレイアウトを変えるのか、目的をはっきりさせることが重要です。現在のレイアウトが抱えている課題や従業員の要望などを洗い出し、どのようなオフィスが理想なのか、明確なビジョンをもちましょう。

3. スケジュールを計画する

次に、オフィスのレイアウト変更のスケジュールを具体的に計画します。レイアウト変更はさまざまなステップを経ておこなわれるため、「どのステップにどれくらいの期間が必要か」「いつまでに完了させるか」などをしっかり考えておく必要があります。作業のステップによっては通常業務にも影響が生じるので、社内での調整が欠かせません。

また、タイトな計画を組むとトラブルが発生したときに対応が難しいため、余裕をもったスケジュールを立てることも大切です。

4. レイアウト変更を依頼する業者を選ぶ

オフィスのレイアウト変更を、すべて社内で完結させるのは難しいものです。そのため、専門の業者に依頼し連携しながら進めるのが一般的です。レイアウト変更のステップや、作業別に複数の業者と契約するケースもありますが、各業者とのやり取りや調整が発生し、煩雑になることも。

レイアウト変更をスムーズに、かつ負担を減らしながら進めたいのであれば、ワンストップですべてをおこなえる業者に依頼しましょう。

5. 具体的なレイアウトを検討する

業者の選定を経て、見積もり・契約まで完了したら、いよいよ具体的なレイアウトについて検討していく段階です。レイアウト変更の目的や希望などを業者に伝えたうえで、専門的なアドバイスや、レイアウト変更事例の提案などを受けます。作業の内容、工期、コストが予算内に収まるかなどもしっかり擦り合わせましょう。

また、レイアウト変更に伴い必要な手続きがあれば、それも準備をしておきます。

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6. レイアウト変更を実施する

レイアウト変更の内容が固まったら、実際の施工に入ります。施工期間中は業務へ影響が及ぶこともあるため、レイアウト変更に関する情報を社内にしっかり共有・周知し、理解を求めておくことも重要です。

自社のニーズに合った業者選びは、レイアウト変更を成功させるカギになります。選ぶ際に特に注目したいポイントを解説します。

豊富な実績・デザイン力をもっているか

業者の実績やデザイン力は選定において比較しやすいポイントです。これまでの実績数や施工内容などをチェックしましょう。豊富な実績は、工事をしっかり丁寧に完了する能力の裏付けになります。実績を積んでいる業者は経験やスキルが豊かで、多様な施工への対応力も期待できます。

また、デザイン力も業者によって差が出やすい部分です。自社の希望するレイアウト変更を、しっかりとデザインに落とし込んでくれるかどうかも確認しましょう。

ただし、デザインの詳細な部分まで比較検討しようとすると、情報量の多さに選定が難航する可能性があります。業者選定の段階では基本デザインを比較し、選定後に詳細を詰めていく方がスムーズです。

課題を解決する提案力があるか

自社の抱える課題や要望をしっかりとヒアリングし、その内容をもとにレイアウト変更の提案をしてくれる業者を選びましょう。デザイン性が高く洗練されたオフィスレイアウトでも、従業員の働き方に合わず、課題解決につながらなければ成功とはいえません。

希望のコストで対応可能か

業者選びの際は、「レイアウト変更が予算の範囲内で収まるのか」といったコスト面の確認も重要です。見積もりの際は、金額だけではなく内容もしっかりとチェックします。不足している作業がないか、内容が不明な作業がないかなども細かく確認したうえで、金額と内容のバランスがとれた業者を選びましょう。

オフィスのレイアウトを変更するおもなメリットは、業務効率の向上・コミュニケーションの活性化・従業員満足度やエンゲージメント向上の3つです。それぞれ見ていきましょう。

業務効率が向上する

オフィスのレイアウトを業務内容や社内の体制に合わせて変更すれば、業務効率の向上が期待できます。たとえば、オフィス内に動線が不便な部分がある場合、レイアウト変更で改善が可能です。

フレキシブルな働き方をする従業員が多いのであればフリーアドレスの導入、Web会議が多いなら個室・会議ブースの設置など、職場の特徴に合わせたレイアウトに変更することで、より業務にフィットする環境をつくれます。

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コミュニケーションが活性化する

オフィスのレイアウト変更によって、社内コミュニケーションの活性化も可能です。たとえば、デスク配置の工夫や部署間の垣根を低くすることによって、人の流れが生まれやすいオフィスにできます。

また、カフェスペースや休憩スペースなど、人が集まりやすい空間をつくることもコミュニケーションの活性化に有効です。社内コミュニケーションが増えれば、自然にアイデアが生まれる、連携が深まるなど、プラスの効果が期待できるでしょう。

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従業員満足度やエンゲージメントの向上につながる

オフィスのレイアウト変更に合わせて動線を見直す、集中作業に適したブースを設置する、リフレッシュスペースを設けるなど、職場環境の改善に取り組めば、従業員満足度やエンゲージメントの向上が見込めます。レイアウト変更に従業員の声や意見を反映させるのがポイントです。

オフィスのレイアウト変更には多くの費用がかかります。費用を少しでもおさえるためには、レイアウト変更にかかる作業をひとつの業者にまとめて依頼する方法が有効です。それぞれの作業を別々の業者に依頼すると、手間も費用もかさみがちです。

その点、レイアウト変更をトータルでサポートしてもらえる業者を選べば、手間が省けて費用をおさえやすくなります。什器購入が発生するのであれば、家具メーカーに什器購入・設計・施工すべてを依頼した方がコスト面のメリットがあります。

アイリスチトセは、オフィスのレイアウト変更をワンストップでサポートいたします。デザイン・レイアウトの提案から設計、施工まで、まとめてお任せください。

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最後に、実際にオフィスのレイアウト変更を実施し、快適で機能的なオフィスづくりに成功した企業の事例を紹介します。

1. コミュニケーションの活性化に成功｜株式会社Speee

「株式会社Speee」は、さまざまな分野でDX推進を展開している企業です。事業拡大による人員増加を見込み、2023年に本社移転を実施しています。従来は複数のビル、複数のフロアに分かれていたオフィスを1拠点に集約。フロア面積を広げ、なおかつ空間の使い方を工夫して散らばっていた拠点をまとめました。

帰属意識のアップを目指し、デスクはあえて1人1席で位置を決めています。デスクまわりはコンパクトにしてデスク数を確保しました。複数の拠点を1拠点に集約したことで、従業員間のコミュニケーションも大幅に増えました。

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2. 人が自然と集まるレイアウトに｜アスクル株式会社

通販サービスを展開する「アスクル株式会社」では、コロナ禍での働き方の大きな変化を受け、本社のリニューアルプロジェクトを実施。会社・仲間・アプリといったさまざまな「つながり」をコンセプトに、オフィス改装を進めました。

執務室内のハイカウンターやカフェスペースの設置など、人が自然に集まりやすい仕掛けを多数導入しています。また、フリーアドレスやテレカンポッド、集中ブースなど、多様な働き方に対応するスペースも設けました。

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3. 働く場所を選べるオフィスに｜株式会社TBSスパークル

おもに番組制作をおこなう企業の統合によって生まれた「株式会社TBSスパークル」は、2度のオフィス改装を実施。2度目のオフィス改装では、放送以外の事業の成長を狙って部署の壁を超えた職場をつくる、社会的責任を伴う企業としてSDGsへの意識を強めるといった目的でおこなわれました。

働く場所を自由に選べる仕組みを取り入れつつ、人が集まりやすいカフェスペースを設置して交流も促しています。また、オフィス内の不用品をシェアするスペースをつくり、サステナビリティも意識しました。

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4. 働きやすさに着目したレイアウト変更｜第一カッター興業株式会社

建築物解体の専門工事をおこなう「第一カッター興業株式会社」は、本社のオフィス改装時に、次世代のリーダーとなるような若手社員たちを含めてプロジェクトチームを立ち上げました。自社のリブランディングを落とし込む、エンゲージメントを向上させる、シンプルで働きやすい環境を整えるなど、さまざまなニーズをオフィスづくりに詰め込んでいます。

職場の見える化も意識し、役員室や会議室などの壁をガラスパーテーションに。また、フリースペースやフリーアドレスを導入し、働く場所・時間を従業員が選びやすいレイアウトに変更しました。開放的なレイアウトで、人の動きやコミュニケーションも活発になりました。

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5. レイアウト変更でフリーアドレスを導入｜福島コンピューターシステム株式会社

「福島コンピューターシステム株式会社」は、業務系のシステム開発をおこなう企業です。コロナを起点にリモートワークの従業員が増えたことから、本社3フロアを改装しました。席数をそれまでの6～7割まで落とし、フリーアドレスを導入・整備した結果、異なる事業部・プロジェクトメンバーのコミュニケーションが活性化しました。

また、空いたスペースを有効活用し、リフレッシュスペースも設置。レイアウト変更により、自由な働き方に対応できるオフィスをつくり上げたことは、採用面でも大きなアドバンテージとなっています。

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オフィスのレイアウト変更は、単なる模様替えではなく、自社のさらなる成長へとつなげる絶好のチャンスです。「何のためにレイアウトを変更するのか」という目的を社内で明確にしたうえで、適切な計画の策定や業者選びを進めていきましょう。

「レイアウト変更の進め方で悩んでいる」「どの業者に依頼すればよいか迷っている」というご担当者様は、ぜひ一度アイリスチトセにご相談ください。アイリスチトセは「オフィスづくり」のプロ集団です。アイリスグループの総合力を活かし、物件探しから設計、家具の選定、施工まで、理想のオフィスづくりをワンストップでサポートします。

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