オフィスの入退室管理システムとは│メリットと注意点を徹底解説！

オフィスの入退室管理システムは、部屋や建物へのアクセスを厳格に管理するための仕組みです。従来の鍵による運用が抱える課題とあわせて仕組みを整理します。

出入りを記録し制限するシステム

入退室管理システムは、あらかじめ権限を与えられた人物だけに入室を許可し、出入りの履歴を自動で記録する仕組みです。ドアに電子錠を設置し、カードリーダーなどの認証機と連動させて扉を開閉します。記録されたログは管理サーバーやクラウド上に保存され、いつでも閲覧できます。万が一のトラブルや不正侵入が起きた際にも、ログを辿ることで迅速な状況把握が可能です。

物理鍵の運用では限界がある

物理的な鍵を使った運用は、紛失時のリスクが高く、管理者の負担が大きいのが実情です。従業員が増えるほど鍵の複製や貸与の手間が増し、退職時の回収漏れが生じれば不正侵入のリスクも残ります。誰がいつ鍵を開けたのかという履歴も残らないため、プライバシーマーク（Pマーク：個人情報の保護体制を評価・認定する制度）などの監査において、より厳密な管理体制が求められます。

多くの企業で入退室管理システムが導入されている背景には、働き方の変化や衛生面への配慮があります。3つの理由を取り上げます。

働き方の多様化が進んでいる

テレワークやフレックスタイム制の普及によって、従業員の出社時間や勤務形態が多様化したことが大きな要因です。従来の固定された勤務時間とは異なり、早朝や深夜に出入りする従業員も珍しくありません。誰がオフィスに滞在しているかをリアルタイムで正確に把握するため、自動で履歴を記録できるシステムが必要とされています。

フリーアドレスが広がっている

固定席を設けないフリーアドレス制のオフィスが増えたことも、システム導入を後押ししています。従業員が日によって異なるフロアやエリアで働く場合、特定の部署だけが入室できるエリアなど、空間ごとの権限設定が複雑になります。電子的なシステムであれば、従業員ごとのアクセス権限を柔軟に変更でき、セキュリティを担保しながら自由な働き方を実現できます。

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非接触システムの需要が高い

衛生面への配慮から、直接手を触れずにドアを開閉できる非接触型のシステムが求められています。多数の人が触れるドアノブやテンキーの操作を避けるため、顔認証やICカードをかざすだけの方式が好まれます。感染症対策の一環としてだけでなく、荷物で手が塞がっている状態でもスムーズに入室できる利便性の高さも支持されています。

入退室管理システムには複数の認証方式があり、セキュリティレベルや運用コストが異なります。代表的な5つの方式の特徴を比較します。

ICカード認証は導入しやすい

ICカード認証は、社員証や交通系ICカードをリーダーにかざして解錠する、オフィスで最も一般的な方式です。カードリーダーが対応する規格であれば、既存の社員証や交通系ICカードをそのまま活用できるため、専用カードを新規に発行する手間が省け、導入コストと期間を抑えられます。複数拠点での一元管理にも対応しやすい点が魅力です。

ただし、カードの貸し借りによる不正利用や、紛失時の再発行手続きが発生する点には注意が必要です。

スマホ認証は鍵が不要になる

専用アプリをインストールしたスマートフォンを鍵として利用する方式は、従業員が普段持ち歩く端末を活用できる点が優れています。スマートフォン自体に画面ロックなどのセキュリティがかかっているため、紛失時の不正利用リスクを軽減できます。

ただし、端末の充電が切れると利用できなくなる点には注意が必要です。クラウド経由で一時的な入室権限を付与できるため、外部の来客対応にも適しています。

指紋認証はなりすましを防ぐ

指紋認証は、あらかじめ登録した指紋データを読み取って解錠する仕組みです。本人以外は解錠できないため、なりすましを防ぎやすく、強固なセキュリティを構築できます。機密情報を取り扱うサーバールームや研究施設など、厳重な管理が求められる場所に適しています。乾燥や汚れによって読み取り精度が落ちる場合があるため、運用上のルール決めが必要です。

QRコードは一時利用に向く

QRコード認証は、スマートフォンなどに表示させた二次元コードをリーダーに読み取らせる方式です。有効期限や入室可能な部屋を限定した一時的なQRコードを簡単に発行できるため、来客や定期清掃のスタッフ向けに優れています。

発行したコードはメールで事前に送付でき、当日の受付もスムーズです。恒久的な従業員の管理よりも、ゲストの出入りが多いコワーキングスペースや受付業務の自動化に活用されます。

顔認証は非接触で共連れを防ぐ

これまで紹介した方式にはそれぞれ課題がありますが、その多くを解消する手段として注目されているのが顔認証です。

顔認証による入退室管理システムは、カメラで人物の顔を読み取り、あらかじめ登録されたデータと照合して本人確認を行うため、物理的な鍵やカードが一切不要です。紛失や盗難のリスクがなく、手ぶらのまま非接触でスムーズに入退室できる点は、ほかの方式にはない大きな強みといえます。

顔認証の利点を最大限に活かした製品が、アイリスオーヤマの「顔認証入退室管理システム」です。独自のAI技術を搭載したディープラーニングにより、マスクや眼鏡を着用した状態でも個人特定率99％の高精度な認証を実現します。さらにダブルレンズによる3Dモデリングで顔を立体的にとらえるため、写真を用いたなりすましも防止します。認証スピードは最短0.2秒とストレスのない入退室を可能にしながら、強固なセキュリティを両立している点が大きな特長です。

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システム化によって、セキュリティ向上だけでなく管理部門の業務効率化も実現します。具体的なメリットを4つ説明します。

鍵の受け渡しが不要になる

電子システムを導入すると、入社時や退社時に物理鍵を直接手渡しで貸与・回収する手間がなくなります。管理画面上の操作だけで権限の付与や剥奪が完了するため、人事異動の際にも迅速に対応できます。

急な出社が必要になった場合でも、管理者が遠隔操作で一時的に鍵を開けることができ、物理鍵を届けるためにわざわざ出社する必要はありません。

入退室履歴で効率化できる

いつ誰が出入りしたかのログが自動で残るため、勤怠管理や社内調査の業務負担を大幅に軽減できます。出退勤の打刻漏れがあった場合に履歴と照合したり、休日の不正な立ち入りがないかを確認したりする作業が容易になります。

PマークやISMS（情報セキュリティマネジメントシステム：情報の機密性・完全性・可用性を維持・改善するための国際規格に基づく仕組み）の監査時にも、ログを出力するだけで正確な管理状況を報告できます。

鍵の紛失リスクをなくせる

入退室管理システムでは物理的な鍵を持ち歩かないため、紛失リスクそのものを排除できます。万が一ICカードやスマートフォンを紛失した場合でも、システム上で即座にその端末の権限を無効化でき、シリンダー（鍵穴）ごと交換する高額な費用や手間もかかりません。

なかでも顔認証であれば、カードや端末といった持ち物自体が不要なため、紛失や充電切れによるトラブルが発生しません。なくす物がないという点で、紛失リスクを根本的に解消できる方式といえます。

警備の人件費を削減できる

システムの自動化により、これまで有人で対応していたエントランスの受付や巡回警備の業務を削減できます。部外者の侵入をシステムが物理的にシャットアウトし、異常があった際には管理者へ通知が届く仕組みを構築できます。夜間や休日の警備を機械化することで、長期的な視点では人件費の大幅な抑制につながります。

便利なシステムですが、導入前には費用面や環境面での確認事項があります。3つの注意点を把握しておくことが重要です。

初期費用と工事が発生する

システムを導入するにあたり、ドアへの電子錠の設置や配線工事など、物理的な施工と初期費用が発生します。導入する扉の数や既存のドアの材質によって工事費は大きく変動します。

クラウド型のシステムであればサーバー構築費用は抑えられますが、機材代や設置工事費の予算確保と、工事期間中のスケジュール調整が必要です。

停電時の対策が必要になる

電子的な制御で扉を開閉するため、停電が発生するとシステムが稼働しなくなる可能性があります。製品によって、停電時にドアが自動で開いたままになる設定と、閉まったままになる設定の2種類があります。

非常用バッテリーを内蔵している機器を選ぶか、物理鍵でも開けられるようにしておくなど、緊急時の避難経路を確保する対策が重要です。

通信環境に左右される場合も

クラウド型のシステムやスマートフォン認証を利用する場合、オフィス内のインターネット回線やWi-Fi環境が安定している必要があります。通信障害が発生すると、一時的に権限の変更ができなくなったり、履歴がサーバーに送信されなかったりするトラブルが起こります。

機器がオフラインになっても直前の権限データで認証を継続できる製品を選ぶなど、通信トラブルを想定した選定が望ましいでしょう。

自社の課題に合ったシステムを後悔なく選ぶための判断基準を整理します。

認証方式を目的で選ぶ

求めるセキュリティレベルと利便性のバランスを考慮して認証方式を決定します。

なかでも顔認証は、前述のとおり非接触かつ高精度な認証が可能なため、メインエントランスなど人の往来が多い場所に適しています。

そのうえで、コストを抑えたい会議室にはICカードや暗証番号を併用し、来客が多い受付にはQRコードを活用するなど、場所ごとに組み合わせると費用対効果を最適化できます。

取り付け方法を確認する

オフィスのドアの材質や形状によって、取り付け可能な電子錠の種類が異なります。既存の鍵穴を利用して後付けできるタイプは工事が簡単で原状回復もしやすいため、賃貸オフィスに向いています。ドアの中に配線を埋め込むタイプは見た目がすっきりし耐久性が高くなりますが、大掛かりな工事が必要になります。

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自社規模に合う費用か確認

利用する人数やドアの数、クラウド型の月額費用などを総合的に比較し、自社の規模に見合ったコスト体系かを確認します。

初期費用が安くても、ユーザー数が増えるごとに月額料金が高額になるプランもあります。導入時だけでなく、5年程度の長期的な運用を見据えて総ランニングコストを算出することが大切です。

勤怠やカメラと連携できるか

入退室管理システム単体で完結するのではなく、他の社内システムと連動できるかをチェックします。勤怠管理システムと連携すれば、打刻データと入退室ログの乖離を自動で抽出し、長時間労働の防止に役立ちます。防犯カメラと連動させることで、エラーが発生した瞬間の映像をすぐに確認でき、より高度なセキュリティ体制を構築できます。

本記事では、オフィスの入退室管理システムの仕組みやメリット、選び方のポイントについて解説しました。

• 物理鍵の限界を解消し、誰がいつ出入りしたかを正確に記録できる
• 多様化する働き方やセキュリティ監査への対応として需要が高まっている
• 認証方式はICカード・顔認証・スマホなど複数あり、目的別に選ぶ
• 導入時は初期費用や停電時の対策、自社の規模に合うコスト体系を確認する

認証方式ごとにメリットは異なりますが、鍵やカードのように紛失の心配がなく、非接触でスムーズに入退室でき、さらに勤怠管理システムとも連携できる顔認証は、セキュリティと業務効率の両面で多くの課題を一度に解消できる方式です。自社の課題や設置環境を整理したうえで、顔認証を中心に最適なシステムを検討してみてください。

アイリスオーヤマの「顔認証入退室管理システム」は、マスクや眼鏡を着用したままでも高精度な認証が可能で、最短0.2秒のスムーズな入退室を実現します。導入費用や設置方法など、お気軽にご相談ください。

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